Noções básicas de exportações de planilhas e relatórios do Smartsheet
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No aplicativo Smartsheet, você pode exportar qualquer planilha ou relatório para os seguintes formatos:
- Microsoft Excel
- Imagem (PNG) (somente gráfico de Gantt)
- Planilhas do Google
- Microsoft Project (somente gráfico de Gantt como XML)
Para melhorar a automação das exportações de dados, introduzimos dois pontos de entrada nas planilhas:
- Na barra superior de navegação, selecione Arquivo > Exportar. Você tem cinco opções para exportar os dados e quatro opções para automatizar a exportação de dados.
- Além disso, na barra superior de navegação, você pode selecionar o menu Conexão e escolher Criar fluxo de trabalho ou Gerenciar fluxos de trabalho para gerenciar a automação da exportação diretamente do Data Shuttle.
Depois que você exportar uma planilha ou relatório, o navegador os salvará no computador. Ele armazena o arquivo exportado em uma pasta com base nas configurações do navegador.
Sua exportação não inclui tudo. Agrupamentos e linhas de resumo são excluídos e os anexos são descartados. Para incluir anexos, crie um backup da planilha.
Para localizar rapidamente o arquivo exportado, abra a pasta Downloads do navegador. Use o atalho de teclado Crl+J no Windows ou Command+Option+L no macOS.
Use a opção de enviar como anexo para gerar exportações recorrentes
Para enviar por e-mail para você ou outras pessoas uma versão em PDF ou Excel da planilha ou relatório em uma agenda recorrente, consulte os seguintes artigos de ajuda:
Exportar para o Microsoft Excel
Para exportar qualquer planilha ou relatório do Smartsheet para uso no Microsoft Excel, selecione Arquivo > Exportar > Exportar para Excel.
Os dados exportados podem não aparecer no Excel exatamente como aparecem no Smartsheet. A seguir, apresentamos uma lista das principais diferenças:
- Gráficos de Gantt: o Excel não oferece suporte para o formato de gráfico de Gantt. A exportação de um gráfico de Gantt para o Excel exporta apenas a lista de tarefas em que ele se baseia.
- Fórmulas: devido à diferença entre a sintaxe de fórmulas do Excel e do Smartsheet, as fórmulas não são preservadas.
Para resolver isso, remova o sinal de igual no início das fórmulas para armazená-las como textos e, em seguida, salve a planilha. Depois de abrir o arquivo Excel, você poderá adicionar o sinal de igual de volta e modificar a sintaxe para que as fórmulas funcionem no Excel. - Comentários e resumos de planilhas: aparecem em guias separadas na pasta de trabalho exportada.
- Relatórios: são limitados a 20.000 linhas. Se o relatório tiver mais de 20.000 linhas, você deverá criar vários relatórios que extraiam menos linhas e exportar cada um deles como um arquivo Excel separado. Saiba mais sobre a criação de relatórios.
Se uma classificação for aplicada ao seu relatório, menos de 20.000 linhas poderão ser exportadas. - Tipos de coluna: o Excel não oferece suporte para as colunas de menu suspenso, lista de contatos, caixa de seleção e símbolos (Harvey Balls etc). Ao exportar planilhas que usam colunas desses tipos, apenas os valores em formato texto são exportados. Valores em colunas do tipo booleana (caixas de seleção, etc) são exportados como True ou False, de acordo com o estado do item na célula.
Exportar para imagem (formato PNG)
Para exportar qualquer planilha ou relatório que inclua um gráfico de Gantt para um formato PNG, siga estas etapas:
- Abra a planilha que deseja exportar.
- Na barra de ferramentas, alterne a planilha ou o relatório para a Exibição de Gantt.
- Selecione Arquivo > Exportar > Exportar Gantt para imagem (PNG).
- Na seção Seleção do formulário Exportar Gantt para imagem (PNG), opte por exportar a planilha inteira ou linhas selecionadas.
- Se a opção Linhas selecionadas não estiver disponível, feche o formulário Exportar Gantt para imagem (PNG), selecione as linhas a serem impressas e reabra o formulário.
- Na seção Opções, selecione quais colunas incluir na imagem.
- Por padrão, somente a Coluna principal é incluída, mas você pode selecionar o nome da Coluna principal — ou o botão Editar — para incluir outras colunas.
Personalize o cronograma impresso na exportação da imagem
Se você usar um Intervalo de datas personalizado, a extensão do intervalo dependerá da escolha da Exibição da linha do tempo. Por exemplo, no formulário Configurações de projeto, você define o título principal da exibição da linha do tempo como Anos. Também escolhe 1º de março como data de início e 30 de junho como data de término. O PDF mostrará um ano completo devido à sua escolha de linha do tempo.
Para reduzir a linha do tempo impressa, na guia Exibição da linha do tempo do formulário Configurações de projeto, altere a opção do Título principal para Trimestres ou Semanas. Para obter mais informações, confira Modificar configurações de dependências e Gantt.
Exportar para Planilhas do Google (Google Sheets)
Para exportar qualquer planilha ou relatório do Smartsheet para o Google Sheets, selecione Arquivo > Exportar > Exportar para o Google Sheets.
Semelhante aos arquivos exportados no Excel, os arquivos exportados para o Google Sheets não aparecerão exatamente como no Smartsheet. A seguir, apresentamos uma lista das principais diferenças:
- Gráficos de Gantt: o Google Sheets não oferece suporte para o formato de gráfico de Gantt. A exportação de um gráfico de Gantt para o Google exporta apenas a lista de tarefas.
- Tipos de coluna: Assim como o Excel, o Google Sheets não oferece suporte para as colunas de menu suspenso, lista de contatos, caixa de seleção e símbolos (Harvey Balls etc). Ao exportar planilhas que usam colunas desses tipos, apenas os valores em formato texto são exportados. Valores em colunas booleanas (por exemplo, caixas de seleção) serão exportados como True ou False, de acordo com o estado do item na célula.
- Resumos de planilha: aparecem em uma guia separada na pasta de trabalho exportada
- Fórmulas: a sintaxe de fórmula do Smartsheet não é a mesma do Google Sheets, portanto as fórmulas não são preservadas.
Para resolver isso, remova o sinal de igual no início das fórmulas para armazená-las como textos e, em seguida, salve a planilha. Após abrir o Google Sheets, você poderá adicionar o sinal de igual novamente e modificar a sintaxe para fazer a fórmula funcionar no Google Sheets. - Para revogar o acesso ao Smartsheet ou alterar a conta do Google para a qual você está exportando, consulte as instruções do Google para remover o acesso ao site ou aplicativo.
Não consegue encontrar seu download? Verifique seu Google Drive pessoal. É aí que o Smartsheet coloca as exportações.
Exportar para o Microsoft Project
Todas as planilhas que incluírem um gráfico de Gantt poderão ser exportadas para o formato do Microsoft Project. Essa opção não está disponível para relatórios.
- Abra a planilha que deseja exportar.
- Na barra de ferramentas, alterne a planilha para a Exibição de Gantt.
- Selecione Arquivo > Exportar > Exportar para o MS Project para baixar a planilha em formato XML.
- Para importar o arquivo XML, abra o Microsoft Project.
Como o Smartsheet e o Microsoft Project possuem funcionalidades distintas, a planilha exportada poderá ser exibida de maneira diferente nos dois aplicativos. Nesses casos, você pode querer copiar os dados de um programa e colá-los no outro usando os atalhos de teclado Ctrl+C e Ctrl+V (Windows) ou Command+C e Command+V (macOS).
Exportar para PDF
Para exportar uma planilha ou um relatório para o formato PDF, selecione Arquivo > Exportar > Exportar para PDF.
Ao exportar uma planilha ou um relatório para o formato PDF, você pode configurar o layout e escolher quais colunas incluir.
Na seção Opções do formulário Configuração do PDF, a planilha ou relatório devem estar na Exibição de Gantt se você quiser escolher quais colunas incluir no arquivo PDF. Saiba mais sobre impressão de uma planilha ou relatório do Smartsheet.