Exportar uma planilha, um relatório ou uma área de trabalho

Entenda como exportar planilhas, relatórios ou áreas de trabalho do Smartsheet.

Quem pode usar isso?

Planos:

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Permissões:

  • Proprietário
  • Administrador
  • Editor

Descubra se essa capacidade está incluída em Smartsheet Regions ou Smartsheet Gov.

No aplicativo Smartsheet, você pode exportar qualquer planilha ou relatório para os seguintes formatos:

  • Microsoft Excel
  • PDF
  • Imagem (PNG) (somente gráfico de Gantt)
  • Planilhas do Google
  • Microsoft Project (somente gráfico de Gantt como XML)

Depois que você exportar uma planilha ou relatório, o navegador os salvará no computador. Ele armazena o arquivo exportado em uma pasta com base nas configurações do navegador. 

A exportação não inclui tudo. Agrupamentos e linhas de resumo são excluídos e os anexos são descartados. Para incluir anexos, crie um backup da planilha.

Para localizar rapidamente o arquivo exportado, abra a pasta Downloads do navegador. Use o atalho de teclado Ctrl+J no Windows ou Command+Option+L no macOS.

Veja como automatizar a exportação de dados.

Você pode exportar áreas de trabalho, pastas e planilhas ou relatórios individuais.

Exportar áreas de trabalho

  1. No painel da área de trabalho, selecione o menu dos três pontos acima do nome da área de trabalho.
  2. Selecione Export (Exportar).

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Exportar pastas

  1. No painel da área de trabalho, clique com o botão direito do mouse na pasta que quer exportar.
  2. Selecione Export (Exportar). 
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Exportar planilhas ou relatórios

Você tem duas opções diferentes para exportar sua planilha ou relatório:

  • Na barra de navegação superior, selecione File (Arquivo) > Export (Exportar).
  • No painel da área de trabalho, clique com o botão direito do mouse na planilha ou no relatório e selecione Export (Exportar).
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Para planilhas, você pode gerenciar a automação de exportação diretamente pelo Data Shuttle selecionando Connections (Conexões) > Create workflow (Criar fluxo de trabalho) ou Manage workflows (Gerenciar fluxos de trabalho) na barra de navegação superior.

Outra possibilidade para planilhas é ativar a exibição em tabela pelo alternador de exibição na barra de ferramentas superior e selecionar Data Integrations (Integrações de dados) > Create workflow Criar fluxo de trabalho ou Manage workflow (Gerenciar fluxo de trabalho). O painel Integrações de dados à direita permite agendar importações e exportações de dados de sistemas de armazenamento compatíveis e do Smartsheet.

Gerar exportações recorrentes

Para enviar por e-mail para você ou outras pessoas uma versão em PDF ou Excel da planilha ou relatório em uma agenda recorrente, consulte os seguintes artigos de ajuda:

Exportar para o Microsoft Excel

Para exportar qualquer planilha ou relatório do Smartsheet para o Microsoft Excel, selecione File (Arquivo) > Export (Exportar) > Export to Microsoft Excel (Exportar para Microsoft Excel).

Os dados exportados podem não aparecer no Excel exatamente como aparecem no Smartsheet. A seguir, apresentamos uma lista das principais diferenças:

  • Gráficos de Gantt: o Excel não oferece suporte para o formato de gráfico de Gantt. A exportação de um gráfico de Gantt para o Excel exporta apenas a lista de tarefas em que ele se baseia.
  • Fórmulas: as fórmulas não são preservadas devido às diferenças entre a sintaxe de fórmula do Excel e do Smartsheet. Para contornar isso, remova o sinal de igual no início das fórmulas para armazená-las como texto e, em seguida, salve a planilha. Depois de abrir o arquivo Excel, você poderá adicionar o sinal de igual de volta e modificar a sintaxe para que as fórmulas funcionem no Excel.
  • Comentários e resumos da planilha: aparecem na pasta de trabalho exportada em guias separadas.

  • Relatórios: são limitados a 20.000 linhas. Se o relatório tiver mais de 20.000 linhas, você deverá criar vários relatórios que extraiam menos linhas e exportar cada um deles como um arquivo Excel separado. Saiba mais no artigo Trabalhar com planilhas de origem em relatórios. 

    Se uma classificação for aplicada ao seu relatório, será possível exportar menos de 20.000 linhas.

  • Tipos de coluna: o Excel não oferece suporte para as colunas de menu suspenso, lista de contatos, caixa de seleção e símbolos (Harvey Balls etc.). Apenas os valores em formato de texto são exportados ao exportar planilhas que usam colunas desses tipos. Valores em colunas booleanas (caixas de seleção etc.) são exportados como True (Verdadeiro) ou False (Falso), conforme o estado do item na célula.

Exportar para imagem (formato PNG)

Para exportar qualquer planilha ou relatório que inclua um gráfico de Gantt para um formato PNG, siga estas etapas:

  1. Abra a planilha que deseja exportar. 
  2. Na barra de ferramentas, alterne a planilha ou o relatório para Gantt View (Exibição de Gantt). 
  3. Selecione File (Arquivo) > Export (Exportar) > Export Gantt to Image (PNG) (Exportar Gantt para imagem em PNG).
  4. Na seção Selection (Seleção) do formulário Export Gantt to Image (PNG) (Exportar Gantt para imagem em PNG), escolha exportar a planilha inteira ou linhas selecionadas.
    • Se a opção Selected Rows (Linhas selecionadas) não estiver disponível, feche o formulário Export Gantt to Image (PNG) (Exportar Gantt para imagem em PNG), selecione as linhas a serem impressas e reabra o formulário.
  5. Na seção Options (Opções), selecione as colunas que serão incluídas na imagem. 
    • Por padrão, somente a coluna principal é incluída, mas você pode selecionar o nome da Primary Column (Coluna principal) ou o botão Edit (Editar) para incluir outras colunas.

Personalize o cronograma impresso na exportação da imagem

Se você usar um intervalo de datas personalizado, o período dependerá da sua escolha de exibição da linha do tempo. Por exemplo, no formulário Project Settings (Configurações de projeto), você define o título principal da exibição da linha do tempo como Anos. Também escolhe 1º de março como data de início e 30 de junho como data de término. O PDF mostrará um ano completo devido à sua escolha de linha do tempo.

Para reduzir a linha do tempo impressa, na guia Timeline Display (Exibição da linha do tempo) do formulário Project Settings (Configurações de projeto), altere a opção do título principal para Trimestres ou Semanas. Para obter mais informações, consulte Configurações de projeto nas planilhas.

Exportar para o Google Sheets

Para exportar qualquer planilha ou relatório do Smartsheet para o Google Sheets, selecione File (Arquivo) > Export (Exportar) > Export to Google Sheets (Exportar para o Google Sheets).

Semelhante aos arquivos exportados no Excel, os arquivos exportados para o Google Sheets não aparecerão exatamente como no Smartsheet. A seguir, apresentamos uma lista das principais diferenças:

  • Gráficos de Gantt: o Google Sheets não oferece suporte para o formato de gráfico de Gantt. A exportação de um gráfico de Gantt para o Google exporta apenas a lista de tarefas.
  • Tipos de coluna: o Google Sheets não aceita colunas de lista suspensa, lista de contatos, caixa de seleção e símbolos (Harvey Balls etc.). Apenas os valores em formato de texto são exportados ao exportar planilhas que usam colunas desses tipos. Valores em colunas booleanas (por exemplo, caixas de seleção) são exportados como True (Verdadeiro) ou False (Falso), conforme o estado do item na célula.
  • Resumos de planilha: aparecem em uma guia separada na pasta de trabalho exportada.

  • Fórmulas: a sintaxe da fórmula do Smartsheet é diferente do Google Sheets. Por isso, as fórmulas não são mantidas. 

    Para resolver isso, remova o sinal de igual no início das fórmulas para armazená-las como textos e, em seguida, salve a planilha. Após abrir o Google Sheets, você poderá adicionar o sinal de igual novamente e modificar a sintaxe para fazer a fórmula funcionar no Google Sheets.

  • Para revogar o acesso ao Smartsheet ou alterar a conta do Google para a qual você está exportando, consulte as instruções do Google para remover o acesso ao site ou aplicativo.

Não consegue encontrar seu download? Verifique seu Google Drive pessoal. É aí que o Smartsheet coloca as exportações.

Exportar para o Microsoft Project

É possível exportar todas as planilhas que incluírem um gráfico de Gantt para o formato do Microsoft Project. Essa opção não está disponível para relatórios.

  1. Abra a planilha que deseja exportar.
  2. Na barra de ferramentas, alterne a planilha para a Gantt View (Exibição de Gantt). 
  3. Selecione File (Arquivo) > Exportar > Export to MS Project (Exportar para o MS Project) para baixar a planilha em formato XML.
  4. Para importar o arquivo XML, abra o Microsoft Project.

Como o Smartsheet e o Microsoft Project possuem funcionalidades distintas, a planilha exportada poderá ser exibida de maneira diferente nos dois aplicativos. Nesses casos, você pode copiar os dados de um programa e colá-los no outro usando os atalhos de teclado Ctrl+C e Ctrl+V (Windows) ou Command+C e Command+V (macOS).

Exportar para PDF

Para exportar uma planilha ou um relatório para o formato PDF, selecione File (Arquivo) > Export (Exportar) > Export to PDF (Exportar para PDF). 

Ao exportar uma planilha ou um relatório para o formato PDF, você pode configurar o layout e escolher quais colunas incluir.

Na seção Options (Opções) do formulário PDF Setup (Configuração do PDF), não é possível escolher quais colunas incluir no arquivo PDF se a planilha ou o relatório não estiverem na exibição de Gantt. Saiba mais sobre como imprimir uma planilha ou um relatório do Smartsheet.