Monitoramento da carga de trabalho no Smartsheet

Ative o monitoramento da carga de trabalho em suas planilhas para calcular a disponibilidade dos recursos atribuídos ao trabalho em projetos. As melhores práticas recomendam permitir o monitoramento da carga de trabalho para todo o trabalho comprometido, de forma que os gerentes de projeto possam ter uma visão mais precisa da disponibilidade de uma pessoa. Normalmente, uma planilha de projeto tem as colunas: data de início, data de término, duração, porcentagem de conclusão e predecessores. 

Você deve ser um membro (ou usuário licenciado do Smartsheet no modelo legado) para ativar e visualizar o monitoramento da carga de trabalho. Você só pode monitorar a carga de trabalho de usuários que estão no seu plano.  As permissões dos usuários têm os seguintes recursos:

• Usuários com permissões de administrador ou superior podem habilitar o monitoramento da carga de trabalho. 
• Os usuários com permissões de editor e superiores podem visualizar o mapa de calor da carga de trabalho (na exibição em grade) e editar o cronograma de carga de trabalho.
• Os usuários com permissões de visualizadores e superiores podem visualizar o mapa de calor e o cronograma de carga de trabalho. 

 Se você tiver uma conta do Resource Management, deverá ativar a autenticação do Smartsheet para usar os recursos de monitoramento da carga de trabalho.

Se você tem um plano do Resource Management e usa o monitoramento da carga de trabalho, os dados do projeto ficam visíveis no Resource Management para administradores e outros usuários com acesso integral ao plano. 

Configurar o monitoramento da carga de trabalho

Na exibição em tabela

Você pode configurar o monitoramento da carga de trabalho em Cargas de trabalho  na barra de ferramentas ou em Configurações   na extremidade direita da barra de ferramentas. Ambas as experiências fornecem o mesmo resultado, mas são ligeiramente diferentes.

Painel de configuração da carga de trabalho

1. Selecione Cargas de trabalho  na barra de ferramentas. O painel de configuração da carga de trabalho é aberto.

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2. Selecione as colunas para mapeamento. Consulte a seção Colunas do projeto abaixo para ver as descrições das colunas.
3. Selecione Aplicar.

Monitoramento da carga de trabalho no painel Configurações

1. Selecione Configurações  na barra de ferramentas. O painel Configurações é aberto.
2. Selecione a coluna Data de início e Data de término. Faça isso para que a opção Carga de trabalho possa ser ativada.

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3. Selecione as colunas para mapeamento. Consulte a seção Colunas do projeto abaixo para ver as descrições das colunas.

Se você tiver várias instâncias do Resource Management, aparecerá uma opção para selecionar à qual você deseja conectar a planilha.

4. Selecione Aplicar.

Na exibição em grade

1. Abra o painel do Resource Management .
2. Selecione as colunas para mapeamento. Consulte a seção Colunas do projeto abaixo para ver as descrições das colunas.
3. Selecione Monitorar carga de trabalho.

Colunas do projeto

Independentemente do método de configuração escolhido acima, as colunas do projeto que você precisa selecionar ou criar são as seguintes:

• Data de início e Data de término são obrigatórias e devem ser do tipo data. 
• Recurso atribuído é obrigatória e deve ser uma coluna de contato.
• Porcentagem de alocação é uma coluna opcional e deve ser uma coluna do tipo texto/número. Ela especifica quanto do tempo de uma pessoa (ou de um recurso temporário) pode ser alocado para a atribuição do projeto. A coluna de alocação varia de 0% a 100%, e o padrão é 100% nas linhas com uma data de início, data de término e atribuída a um contato, mas você pode atualizá-la conforme necessário na planilha ou no cronograma de carga de trabalho. Se você excluir o valor da alocação, a tarefa não aparecerá mais no mapa de calor ou no cronograma de carga de trabalho.

A alocação padrão não é aplicada a linhas pai ou linhas que têm uma fórmula de coluna na coluna de alocação.

• Fase é opcional e deve ser uma única coluna de seleção suspensa. Ela pode ser adicionada durante a configuração ou posteriormente, nas Configurações de projeto. Saiba mais sobre como integrar as fases do projeto entre o Smartsheet e o Resource Management. 

Cronograma de carga de trabalho

Depois de ativar o monitoramento de carga de trabalho para seu projeto, você pode usar o cronograma de carga de trabalho para ver as condições de superalocação em detalhes.

Para ver o cronograma de carga de trabalho:

• Na exibição em tabela: selecione Cargas de trabalho  na barra de ferramentas.
• Na exibição em grade: expanda o mapa de calor da carga de trabalho em um cronograma de carga de trabalho em tela cheia.

Aqui, você pode ver quais outros projetos estão contribuindo para a superalocação e pode modificar as atribuições a fim de resolver o problema ou colaborar com outros proprietários para alterar as atribuições dos projetos deles. Só é possível editar atribuições no cronograma de carga de trabalho que se apliquem à planilha que você abriu. Você pode usar o botão expandir/recolher ao lado de cada nome de recurso para visualizar o mapa de calor de alocação de recursos.

Na exibição em grade, você deve salvar a planilha antes que as alterações de atribuição sejam refletidas no cronograma de carga de trabalho. Na exibição em tabela, isso é feito automaticamente. Em ambas as exibições, as alterações no cronograma de carga de trabalho são sincronizadas automaticamente com a planilha. 

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Use o cursor para expandir os detalhes da atribuição para um indivíduo ou use Expandir tudo para exibir detalhes adicionais da atribuição para todos. 

A exibição do cronograma de carga de trabalho consolida as atribuições em todas as planilhas nas quais o monitoramento da carga de trabalho está habilitado, e os recursos atribuídos na planilha também têm atribuições em outras planilhas. 

Cores do cronograma de carga de trabalho

Mapa de calor da carga de trabalho

Depois de ativar o monitoramento da carga de trabalho para o projeto, o painel do Resource Management mostra um mapa de calor da carga de trabalho que destaca a superalocação. 

Você precisa estar na exibição em grade para ver o mapa de calor da carga de trabalho.

Uma barra vermelha indica quando os recursos estão superalocados, solicitando que você tome medidas para resolver os problemas de pessoal.

A disponibilidade, a superalocação e o mapa de calor de alocação aparecem para os últimos 60 dias.

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Cores do mapa de calor da carga de trabalho

Desativar o monitoramento de carga de trabalho

• Na exibição em tabela: abra Configurações e desative Cargas de trabalho.

• Na exibição em grade: no painel do Resource Management, selecione o menu de reticências e, em seguida, selecione Desativar o monitoramento da carga de trabalho. 

Os projetos arquivados estão ocultos do cronograma de carga de trabalho.  Se você tiver uma conta do Resource Management, entre para visualizar os projetos arquivados no cronograma do Resource Management. 

Excluir uma planilha com monitoramento de carga de trabalho

Quando você exclui uma planilha no Smartsheet conectada a um projeto do Resource Management, o projeto no Resource Management é excluído ou arquivado.

• Se não houver entradas de tempo associadas, o projeto será excluído.
• Se houver entradas de tempo associadas, o projeto será arquivado.

Se você excluir o projeto no Resource Management, nenhuma alteração será feita na planilha. 

Alternar contas do Resource Management

Se você tem várias contas do Resource Management, pode alternar o projeto para uma conta diferente, se necessário.

Na exibição em tabela:

1. Selecione Configurações.
2. Desative Cargas de trabalho.
3. Ative cargas de trabalho. Siga as etapas na seção Configurar o monitoramento da carga de trabalho e selecione a nova organização desejada quando solicitado.

Na exibição em grade:

1. Selecione o menu de três pontos  .
2. Selecione Desativar o monitoramento da carga de trabalho.
3. No painel do Resource Management, selecione Monitorar carga de trabalho.
4. Selecione a conta que deseja usar para o projeto. 

Exibir o projeto no Resource Management

Aplicável a usuários com uma conta do Resource Management. Para obter mais informações sobre a compra do Resource Management by Smartsheet, entre em contato com a equipe da sua conta ou entre em contato com o suporte.

Os usuários que têm uma licença do Resource Management e com os quais a planilha foi compartilhada podem visualizar o projeto nele. Na exibição em grade, no mapa de calor da carga de trabalho, selecione o nome do projeto para abri-lo no Resource Management. Você pode consultar informações adicionais sobre orçamentos, linha do tempo, localização e muito mais.

Seu nível de permissão do Resource Management determina a quantidade de informações que você pode ver no Resource Management para o projeto. Saiba mais sobre o que os usuários podem fazer e ver com os níveis de permissão. 

Atualizar para ter acesso aos recursos do Resource Management

Os recursos do Resource Management do Smartsheet fornecem perfis aprimorados e expandidos para capturar as habilidades, a função, a disciplina e a disponibilidade de meio período de uma pessoa e muito mais. Essas informações permitem que o Resource Management apresente recomendações de pessoal baseadas em habilidades, planeje os cronogramas das pessoas e muito mais.
 
O Resource Management cria automaticamente perfis de usuário (recursos não gerenciados) quando eles são atribuídos a um projeto que utiliza o monitoramento da carga de trabalho. O Resource Management funciona em segundo plano, possibilitando o monitoramento da carga de trabalho. Se você optar por atualizar para os recursos do Resource Management, esses dados ficarão disponíveis. Saiba mais sobre Perfis de recursos não gerenciados.  

Se você já usa o Resource Management by Smartsheet, os dados do monitoramento da carga de trabalho serão sincronizados automaticamente com a instância do Resource Management. 

Ativar o monitoramento da carga de trabalho durante o teste gratuito do Smartsheet

Se você não tem uma conta do Smartsheet, mas deseja conhecer o monitoramento da carga de trabalho, inicie um teste gratuito do Smartsheet. Para ativar o monitoramento da carga de trabalho assim que o teste for iniciado:

1. Selecione o ícone do perfil e Gerenciamento de usuários.

   A opção Gerenciamento de usuários só está disponível para a pessoa que iniciou o teste gratuito. 

2. Selecione Adicionar usuário. 
3. Na janela Configuração da conta, preencha o nome da conta.
4. Salve as alterações. 
5. Agora, o ícone do Resource Management aparece no local certo. Selecione o ícone para iniciar o monitoramento da carga de trabalho.