Monitoramento da carga de trabalho no Smartsheet

O monitoramento da carga de trabalho está disponível para os membros do EAP (Programa de primeiros usuários) que não têm o Resource Management. O EAP será expandido para outras organizações em breve.

Nas planilhas do projeto, você pode ativar o monitoramento da carga de trabalho, que calculará a disponibilidade dos recursos atribuídos para trabalhar no projeto. Você pode calcular a disponibilidade de todas as atribuições em projetos em que o monitoramento de carga de trabalho está ativado. Está entre as melhores práticas ativar o monitoramento de carga de trabalho para todo o trabalho comprometido de modo que os gerentes de projeto possam ter a imagem mais precisa da disponibilidade de uma pessoa. Uma coluna de porcentagem (%) de alocação está em cada planilha do plano do projeto. Esta coluna pode especificar quanto do tempo de uma pessoa pode ser alocado para a atribuição do projeto. 

A opção para monitorar a carga de trabalho da sua equipe aparece quando:

• Se começar a partir de uma planilha em branco, você adiciona duas colunas de tipo de data e uma coluna de tipo de contato
• Se começar na exibição de Gantt, um modelo de planilha de projeto ou modelo de assistente de projetos, imediatamente ao abrir a planilha
• Se você abrir uma planilha existente com dados que incluem duas colunas de tipo de data e uma coluna de tipo de contato

Selecionar Experimentar na caixa de sugestão abre o Painel do Resource Management para iniciar o monitoramento da carga de trabalho. Você não verá a caixa de sugestão novamente em outras planilhas, portanto, precisará navegar diretamente para o Painel do Resource Management para ativar o rastreamento de carga de trabalho em outras planilhas. Se você selecionar Agora não na caixa de sugestão, não a verá novamente em nenhuma planilha por 30 dias. 

Uma planilha de projeto normalmente é uma planilha com data de início, data de término, duração, porcentagem concluída e coluna de predecessores. No entanto, o Smartsheet configurará automaticamente as colunas adicionais necessárias para criar uma planilha de projeto usando o Resource Management em segundo plano se você concordar em configurar o monitoramento da carga de trabalho. 

Mapa de calor da carga de trabalho

Depois de ativar o monitoramento da carga de trabalho do seu projeto no painel do Resource Management, o painel exibirá um mapa de calor da carga de trabalho que destaca a superalocação. O mapa de calor da carga de trabalho permite que você identifique problemas de pessoal. Uma barra vermelha indica quando os recursos estão superalocados, solicitando que você tome medidas para resolver eventuais problemas de pessoal.

Agenda da carga de trabalho

Você pode expandir o mapa de calor da carga de trabalho em uma agenda em tela inteira para ver as condições de superalocação em detalhes. Aqui, você verá quais outros projetos estão contribuindo para a superalocação e pode modificar a atribuição a fim resolver o problema ou colaborar com outros proprietários para alterar as atribuições de seus projetos. Você só pode editar atribuições na agenda de carga de trabalho que pertencem à planilha que você abriu. 

Você deve salvar a planilha antes que as alterações de atribuição na planilha sejam refletidas na agenda de carga de trabalho. No entanto, quando você faz alterações de atribuição na agenda de carga de trabalho, essas alterações serão sincronizadas automaticamente na planilha. Contudo, você não precisa salvar a agenda da carga de trabalho, pois as alterações de atribuição são sincronizadas imediatamente quando salvas.

Configure o mapa de calor e a agenda da carga de trabalho 

1. Abra sua planilha de plano de projeto
2. Selecione o ícone de painel do Resource Management
3. Habilite o monitoramento da carga de trabalho na planilha de projeto
4. Revise o mapa de calor da carga de trabalho para ver as pessoas designadas a trabalharem no plano do projeto e para garantir que ninguém seja superalocado.

Os indicadores de superalocação têm maior probabilidade de aparecer quando o monitoramento da carga de trabalho está ativado para outros projetos em que os recursos estão trabalhando. Outros gerentes de projeto devem ativar o monitoramento da carga de trabalho para seus projetos. Isso melhora a visibilidade de todos os recursos de trabalho que estão disponíveis.

5. Expanda o mapa de calor da carga de trabalho na agenda de carga de trabalho em tela cheia para ver quais outros projetos estão ocupando tempo e contribuindo para a superalocação.
6. Ajuste as atribuições de projeto na agenda de carga de trabalho ou na planilha de projeto para resolver a superalocação. Certifique-se de trabalhar com outros gerentes de projeto para ajustar as atribuições em seus projetos quando necessário.
7. Revise rotineiramente o mapa de calor da carga de trabalho para identificar outros problemas de pessoal durante todo o ciclo de vida do projeto. 

Você não pode monitorar a carga de trabalho de colaboradores gratuitos externos neste momento. Você deve torná-los usuários não licenciados no centro de administração para monitorar a carga de trabalho.