Use aprovações para gerenciar o tempo e as despesas da sua organização.
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Ativar o fluxo de trabalho de aprovações
Administradores de recursos podem configurar aprovações de entradas de tempo e despesas para suas organizações. Em Account Settings (Configurações da conta), navegue até a seção Approvals Workflow (Fluxo de trabalho de aprovações).
- Se você estiver trabalhando no Resource Management no Smartsheet, selecione o menu de três pontos no canto superior direito e selecione Account Settings (Configurações da conta).
- Se você estiver trabalhando no Resource Management de modo autônomo, selecione Settings > Account Settings (Configurações > Configurações da conta).
Aqui você pode:
- Habilitar o fluxo de trabalho de aprovação para tempo e despesas
Bloquear entradas após aprovação
Você precisa habilitar essa configuração para garantir que os usuários não possam adicionar tempos ou despesas adicionais após a aprovação das entradas. Sem habilitar essa configuração, os usuários não podem editar tempos ou despesas aprovadas, mas podem adicionar tempo ou despesas adicionais às entradas aprovadas.
- Permita que proprietários de projetos aprovem o tempo e as despesas dos projetos que possuem.
- Configurar notificações por e-mail para aprovações de tempo e despesas
- Permitir que o aprovador desbloqueie todas as entradas de tempo e despesas enviadas
Exibição do aprovador
Defina quem aprova o tempo e as despesas nas configurações de perfil da pessoa.
Para acessar a exibição do aprovador:
- Selecione My Work (Meu trabalho) (sua página de perfil).
- Selecione a guia Approvals (Aprovações).
- No painel esquerdo, selecione Approver View (Exibição do aprovador).
Se você for um aprovador, esta é sua exibição padrão. Os editores de projeto veem essa exibição por padrão quando os proprietários do projeto são aprovadores.
Aprovações como um proprietário de projeto
Você pode configurar o Resource Management para que os proprietários do projeto possam revisar e aprovar o tempo e as despesas dos projetos que possuem. Se você for proprietário de um projeto, verá as planilhas de horas relacionadas aos seus projetos, mas não verá o tempo inserido para projetos pertencentes a outras pessoas.
Você pode filtrar as planilhas de horas que vê pelas seguintes categorias:
- Período: exibir as planilhas de horas deste ano, deste trimestre, deste mês, desta semana, do ano passado etc.
- Status de aprovação: exibir as planilhas de horas pelo status de aprovação atual
- Rejeitadas: planilhas de horas que você não aprovou
- Aprovadas: planilhas de horas que você aprovou
- Aprovação pendente: planilhas de horas que os usuários enviaram para sua aprovação
- Não enviadas: planilhas de horas que os usuários acessaram, mas não editaram o valor nem aceitaram o cronograma
- [nenhum]: planilhas de horas de usuários que ainda não tomaram medidas no cronograma que você atribuiu a eles
- Aprovador: exibir as planilhas de horas atribuídas a você ou a outros aprovadores
- Proprietário do projeto: filtrar as planilhas de horas por seus proprietários de projeto
- Pessoas: exibir as planilhas de horas de usuários específicos
- Projeto: exibir as planilhas de horas associadas a um projeto específico
- Cliente: exibir as planilhas de horas de usuários atribuídos a um cliente específico
- Área: exibir as planilhas de horas pela natureza do trabalho dos usuários (por exemplo: RH, TI)
- Função: filtrar as planilhas de horas pela função dos usuários (por exemplo: gerente, redator)
- Etiquetas de pessoas: filtrar as planilhas de horas pelas etiquetas de pessoas dos usuários
- Nome da fase: exibir as planilhas de horas associadas a uma fase específica do projeto
- Etiquetas de projeto: filtrar as planilhas de horas por sua categoria de projeto
- Tipo de licença: filtrar as planilhas de horas pelos tipos de licença dos usuários
- Habilidades: filtrar as planilhas de horas pelas habilidades das pessoas
A exibição do aprovador agrupa entradas de tempo em planilhas de horas semanais. Cada planilha de horas mostra as horas monitoradas para cada projeto, por pessoa, por semana.
Você pode ver o total de horas confirmadas e agendadas para cada projeto, juntamente com uma diferença calculada (positiva para mais do que o agendado, negativa para menos do que o agendado).
Os recursos que enviam tempo em relação a um projeto não ficam visíveis para o proprietário do projeto, a menos que sejam adicionados ao projeto como um membro da equipe com tempo enviado em relação ao projeto.
Certifique-se de ter adicionado esse recurso como membro da equipe no seu projeto para poder aprovar o tempo.
Proprietários de projetos não podem exibir o tempo enviado por recursos atribuídos a outros projetos, a menos que:
- Eles tenham permissões de editor de portfólio ou superior
- O proprietário do projeto é um aprovador de recursos
- Os recursos façam parte do projeto como membros da equipe e tenham enviado tempo em relação ao projeto.
Certifique-se de ter adicionado esse recurso como membro da equipe no seu projeto para poder aprovar o tempo.
Exibir detalhes de tempo e despesas
Você pode exibir mais detalhes nas planilhas de horas que vê na exibição do aprovador.
| Para fazer isso | Siga esta etapa |
|---|---|
| Verifique a divisão diária das horas, incluindo categorias e notas. | Na planilha de horas, selecione uma linha do projeto. |
| Exiba a divisão detalhada das despesas, incluindo categorias e notas. | |
| Acesse a página de perfil de uma pessoa e exiba as entradas de tempo. | Selecione o nome da pessoa. |
Filtrar planilhas de tempo ou despesas
Você pode aprovar o tempo para projetos específicos em vez de toda a planilha de tempo ou despesas. Para exibir entradas de tempo de um projeto ou conjunto específico de projetos e aprová-las:
- No painel esquerdo, use os filtros de projeto ou de etiquetas do projeto.
- Depois de configurar esses filtros, você verá apenas as planilhas de horas para os projetos ou categorias de projetos que selecionou.
- Na planilha de horas, selecione Approve & Lock (Aprovar e bloquear).
Isso não afeta as entradas de projetos que você não selecionou no filtro.
Para aprovar tempo ou despesas
Use notificações para alertar as pessoas quando as entradas de tempo ou despesas forem rejeitadas ou aprovadas.
Na parte inferior da planilha de horas, selecione Approve & Lock (Aprovar e bloquear) para aprovar a entrada de tempo ou despesa.
Para garantir que os usuários não possam adicionar tempo ou despesas a entradas aprovadas, ative a configuração que bloqueia automaticamente as entradas de tempo e despesas após a aprovação. Você pode fazer isso na seção Approvals Workflow (Fluxo de trabalho de aprovações) das Account Settings (Configurações da conta).
Para rejeitar a planilha de tempo ou despesas
- Na área inferior esquerda da planilha de tempo ou despesas, digite uma nota na caixa de texto.
- Se você rejeitar a entrada de tempo sem deixar uma observação, o sistema solicitará que você deixe uma observação.
- Selecione Reject (Rejeitar).
Depois de rejeitar a planilha de tempo ou despesas, ela é redefinida como Não enviada. O responsável pelo envio precisa ajustar a entrada de tempo ou despesas e reenviar para aprovação.
Usar minhas exibições
Crie uma exibição salva ou várias exibições salvas para diferentes situações.
Ao criar uma exibição salva, você pode acessá-la facilmente acessando My View (Minha exibição).
Para criar uma exibição salva
- Acesse a guia Approvals (Aprovações).
- No painel esquerdo, selecione Approver View (Exibição do aprovador).
- No painel esquerdo, ajuste o período desejado, o status de aprovação e outros filtros.
- Navegue para cima até My Views (Minhas exibições).
- Selecione + Save Current View (+ Salvar exibição atual).