Este artigo contém as etapas para criar e editar fluxos de trabalho de sincronização no conector Jira do Smartsheet.
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O conector Jira do Smartsheet está disponível como uma oferta premium. Para obter informações sobre preços, entre em contato com a nossa equipe de vendas. Se você adquiriu o conector Jira do Smartsheet no seu plano, faça o login para criar fluxos de trabalho entre o Smartsheet e o Jira.
Faça login no conector Jira do Smartsheet
Introdução
Antes de criar seu primeiro fluxo de trabalho entre uma planilha no Smartsheet e no Salesforce, os dois aplicativos devem ter uma conexão. Certifique-se de que um administrador do seu plano tenha realizado a configuração inicial da conexão.
Pré-requisitos
Para criar fluxos de trabalho no conector Jira do Smartsheet, é necessário ter as seguintes permissões:
- Você deve ser um usuário do Smartsheet com permissões de editor ou superior em qualquer planilha mapeada.
- Você precisa de uma conta do Jira. Você deve ser capaz de entrar no Jira e ter acesso aos projetos para os quais deseja criar um fluxo de trabalho.
- Se o administrador de sistema ativar a configuração Restringir usuários no conector Jira, ele deverá atribuir a você a função de usuário do conector Jira do Smartsheet. Ele pode atribuir essa função no centro de administração do Smartsheet ou na interface do conector Jira.
Criar um fluxo de trabalho
Depois de obter permissões e estabelecer a conexão inicial com o ambiente do Jira, os usuários podem criar fluxos de trabalho para sincronizar informações entre o Jira e o Smartsheet.
Com o conector Jira do Smartsheet, você poderá enviar informações em uma única direção (do Jira para o Smartsheet ou do Smartsheet para o Jira) ou bidirecionalmente, atualizando instantaneamente os problemas nos dois aplicativos.
Você poderá sincronizar com uma planilha existente ou criar uma nova planilha para iniciar um projeto do Smartsheet usando problemas do Jira.
Embora você só precise de permissões de editor ou superior na planilha de destino, recomendamos que você tenha, pelo menos, níveis de permissão de administrador, pois pode ser necessário adicionar novas colunas à planilha durante o processo de criação do fluxo de trabalho.
Etapa 1: inicie o assistente de fluxo de trabalho
- Faça login no conector Jira do Smartsheet.
- Selecione Adicionar fluxo de trabalho para iniciar o assistente de fluxo de trabalho.
Você também pode acessar o conector Jira na exibição em tabela selecionando Integrações de dados > Gerenciar conectores > Jira ou Integrações de dados > Criar fluxo de trabalho. Em seguida, selecione o bloco Jira no painel Integrações de dados.
Etapa 2: defina as configurações
- Escolha a direção desejada para o fluxo de trabalho. Você não pode alterá-la depois de salvar o fluxo. Isso determina se o fluxo de trabalho é manual ou automático.
Para tornar os campos bidirecionais ou sincronizados entre o Smartsheet e o Jira automaticamente, selecione Manter os itens atualizados automaticamente no Smartsheet e no Jira. Assim como nessa configuração, você pode decidir mais tarde se deseja tornar um campo específico bidirecional ou com apenas uma sincronização unidirecional.
- Selecione a planilha na qual deseja sincronizar dados do Jira ou Criar uma nova planilha…, você não pode alterar isso depois de salvar o fluxo de trabalho.
Só é possível criar um fluxo de trabalho do conector por planilha.
- Selecione os projetos do Jira que você deseja sincronizar com a planilha. Você não pode alterar isso depois de salvar o fluxo de trabalho.
Selecione Continuar.
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Etapa 3: faça o mapeamento dos campos
O Smartsheet mapeia os campos do Jira para as colunas. Os campos do Jira que você pode selecionar dependem de quais campos estão disponíveis nos projetos selecionados para o fluxo de trabalho. Ao configurar o mapeamento de campo, você poderá especificar a direção em que deseja que os dados fluam.
Conclua os mapeamentos nessa página, exclua ou adicione campos do Jira e colunas do Smartsheet conforme desejado e selecione Continuar quando terminar.
Pontos a considerar
- Você deve especificar uma coluna do Smartsheet na qual mapear os campos do Jira. A coluna do Smartsheet não pode estar em branco.
- Você deve incluir a Chave do problema e a Coluna de erro, que são mapeadas automaticamente para o seu campo e fluem apenas do Jira para o Smartsheet. Se você usar uma planilha existente, o sistema adicionará uma nova chave de problema e uma coluna de erro, mas você poderá mapear esses campos para colunas existentes. A chave do problema serve como o identificador de item principal do Jira e é mapeada para a coluna principal da planilha para linhas pai corretas e criação de hierarquia. A exclusão de qualquer uma dessas colunas do Smartsheet interrompe o fluxo de trabalho e aciona um código de erro durante a próxima sincronização de dados.
- Campos específicos do Jira aparecem apenas com uma opção de mapeamento unidirecional (Chave do problema, Link do Jira, Link do item, Data de criação). Esses campos são somente leitura no Jira e não podem ser gravados no Smartsheet. Dependendo das permissões da sua conta do Jira, você só pode ver campos específicos.
- Se você selecionar Nova coluna no Smartsheet ao criar um mapeamento, o tipo de coluna dependerá do campo que você está mapeando (por exemplo, uma Data do Jira mapeia para uma coluna de Data do Smartsheet), e o tipo aparecerá entre parênteses.
- O campo Relator no Jira exibe as opções Endereço de e-mail do relator e Nome de exibição do relator no assistente de fluxo de trabalho.
- O campo Destinatário no Jira exibe as opções Destinatário e Nome de exibição do destinatário no assistente de fluxo de trabalho.
- Para usar o campo Destinatário no Jira com uma coluna Lista de contatos no Smartsheet, verifique se o e-mail é o mesmo no login do Smartsheet e do Jira.
Você pode mapear os campos Tempo para a resolução e Tempo para a primeira resposta do Jira, embora isso exija as seguintes considerações:
- O tempo para a primeira resposta e o tempo para a resolução são divididos em subcategorias (como meta de duração mais antiga, duração mais cedoe meta de duração contínua), portanto, cada subcategoria deve ser mapeada para sua coluna na planilha.
- Os dados desses campos são exibidos em minutos como um número inteiro.
- Tempo para Duração mais curta da resolução e Duração mais longa só terão valores quando o problema do Jira tiver sido resolvido pelo menos uma vez.
- Tempo para Duração vigente da resolução só terá um valor enquanto o problema não for resolvido.
Etapa 4: filtros opcionais
Criar filtros é uma maneira opcional, mas útil, de controlar os dados sincronizados entre o Smartsheet e o Jira. Se você não quiser filtrar seus dados, selecione Continuar nas páginas Filtros do JIRA e Filtros de planilha e pule para a Etapa 5.
Com base nas suas necessidades de dados, você pode escolher entre os filtros do Jira e da planilha. Use os filtros do Jira para importar informações específicas do Jira para o Smartsheet, como problemas vinculados a um destinatário específico. Opte por filtros de planilha para sincronizar com o Jira se quiser apenas linhas específicas do Smartsheet, como aquelas com uma caixa de seleção marcada.
Filtros do Jira
Se você estiver sincronizando apenas um projeto do Jira, defina seus filtros selecionando Adicionar filtro, o campo Jira pelo qual filtrar e os critérios de filtro. Todos os filtros configurados dessa maneira têm uma relação AND.
Você pode definir os filtros do Jira com uma consulta JQL personalizada se estiver sincronizando vários projetos do Jira. Isso permite que você use os operadores AND e OR.
Um filtro JQL inválido desativa o fluxo de trabalho. Se você estiver enfrentando problemas com uma consulta JQL no fluxo de trabalho, verifique se ela é válida no Jira.
Filtros de planilha
Defina filtros de planilha selecionando Adicionar filtro, as colunas do Smartsheet pelas quais filtrar e os critérios de filtro. Todos os filtros adicionados têm uma relação AND.
Os critérios de filtro disponíveis dependem das colunas presentes na planilha. Se desejar filtrar opções que não estão listadas, adicione a nova coluna à planilha primeiro.
Etapa 5: defina grupos de linhas (opcional)
Por padrão, os fluxos de trabalho do conector Jira mantêm a hierarquia de Históricos, Tarefas e Subtarefas do Jira. Por exemplo, os problemas filho de um Histórico são exibidos na planilha abaixo desse Histórico como linhas filho. Para desativar, desmarque Manter agrupamento de hierarquia do Jira: histórico, tarefa, subtarefa etc.
Você pode adicionar linhas e subagrupamentos por campos do Jira ou valores de coluna principal à sua planilha como uma etapa opcional. Para adicionar um agrupamento de linhas, selecione Adicionar grupo e selecione o campo do Jira pelo qual deseja agrupar ou, em Adicionar grupo personalizado, liste o valor da coluna principal pelo qual deseja agrupar.
Se o fluxo de trabalho mantiver a hierarquia do Jira, os itens filho aparecerão abaixo do problema pai.
Ao definir grupos de linhas personalizados pela coluna Principal da planilha, você pode usar um valor existente na coluna principal ou criar um valor para criar um agrupamento de linhas pai. Se o grupo de linhas personalizado não estiver inserido na hierarquia existente, a nova linha pai aparecerá na parte inferior da planilha.
Lembre-se do seguinte ao definir grupos de linhas:
- Se o campo Chave do item for mapeado para uma coluna que não é a coluna principal da planilha, você não poderá criar itens no Jira a partir do Smartsheet enquanto o agrupamento de linhas estiver habilitado. Você ainda pode inserir outros problemas no Jira e sincronizá-los com o Smartsheet.
- Os itens sem valor de agrupamento definido no Jira aparecem em uma hierarquia chamada Campo [Grupo] não definido.
Etapa 6: salve seu fluxo de trabalho
O campo Resumo de atualizações na página Salvar mostra o número de campos a serem atualizados no Jira e no Smartsheet. Se o número de Resumo de atualizações parecer inesperadamente alto ou baixo, volte e adicione ou remova filtros conforme necessário.
- Quando você definir o número de Resumo de atualizações, rotule o fluxo de trabalho em Nome do fluxo de trabalho. Isso ajuda você a localizá-lo rapidamente no painel do conector Jira.
- Para converter novas linhas no Smartsheet em itens no Jira, marque a caixa ao lado de Sincronizar novas linhas criadas no Smartsheet com o Jira.
- Por fim, depois de todos os ajustes, selecione Salvar fluxo de trabalho.
Depois de salvar o fluxo de trabalho, você não poderá alterar nenhum dos valores na página Configurações, como a direção do fluxo de trabalho, a planilha que você está sincronizando ou os projetos do Jira incluídos nesse fluxo de trabalho.
Depois de salvar o fluxo de trabalho, você acessará o painel, e o fluxo de trabalho será executado e atualizado automaticamente com base nas configurações do fluxo de trabalho.
Uma sincronização bidirecional continua a ser executada automaticamente, a menos que seja desativada ou excluída. Para que uma configuração de sincronização unidirecional seja atualizada, você deve executar manualmente o fluxo de trabalho.
Editar fluxos de trabalho
Você sempre pode editar o fluxo de trabalho criado. Os administradores do Jira do Smartsheet podem desativar ou excluir fluxos de trabalho organizacionais, mas não podem editá-los.
Para editar o fluxo de trabalho, selecione o ícone de engrenagem à esquerda do nome do fluxo de trabalho e selecione uma das seguintes opções:
- Editar fluxo de trabalho: volte ao assistente de fluxo de trabalho para editar o fluxo de trabalho (não é possível alterar a direção do fluxo de trabalho, a planilha sincronizada ou os projetos do Jira incluídos).
- Renomear fluxo de trabalho: altera o nome do fluxo de trabalho.
- Desabilitar/habilitar fluxo de trabalho: interrompe ou inicia a automação do fluxo de trabalho.
- Excluir fluxo de trabalho: exclui totalmente o fluxo de trabalho (não é possível recuperar fluxos de trabalho excluídos).
Filtrada pelo conector (não sincronizada)
Vamos supor que uma linha da planilha não seja sincronizada com o Jira devido a condições de filtro no fluxo de trabalho ou porque o problema não existe mais no Jira. Nesse caso, a linha será movida automaticamente para a seção Filtrada pelo conector (não sincronizada) da sua planilha.
Mesmo que uma linha não esteja mais sendo sincronizada, ela poderá conter dados, anexos ou comentários essenciais da coluna. Por isso, o Smartsheet não exclui linhas da planilha. Em vez disso, ele cria a seção Filtrada pelo conector (não sincronizada) para manter as informações filtradas pelo conector.
Você não pode desativar a funcionalidade Filtrada pelo conector (não sincronizada), pois ela protege contra a perda de dados devido ao fluxo de trabalho acidental ou a outras alterações.
Se você tiver certeza de que não precisa dos itens listados na linha Filtrada pelo conector (não sincronizada), pode excluir as linhas da sua planilha. As linhas em questão não retornam à planilha até que atendam aos critérios de filtro definidos no fluxo de trabalho do conector.
Por exemplo, na imagem abaixo, quatro linhas filho estão atualmente filtradas (não sincronizadas) pelo conector.
Se uma linha for movida para Filtrada pelo conector (não sincronizada), mas começar a corresponder aos critérios de filtro novamente, ela começará a sincronizar automaticamente e passará da seção Filtrada pelo conector (não sincronizada) da sua planilha para a seção da planilha correta (com base nos agrupamentos de linhas).