Smartsheet para Jira: Criando e editando fluxos de trabalho de sincronização

Você pode usar o Smartsheet para Jira a fim de rastrear e gerenciar problemas do Jira no Smartsheet. Depois que um administrador estabelecer uma conexão entre o Smartsheet e o Jira (servidor em nuvem ou auto-hospedado), você poderá rastrear itens de trabalho, monitorar o progresso e fazer atualizações entre os dois serviços.

Os fluxos de trabalho de sincronização permitem compartilhar informações entre os dois sistemas. Você poderá especificar as direções de sincronização ao configurar o mapeamento de campo para os fluxos de trabalho.

Neste artigo:


Criação de fluxos de trabalho: Iniciando

Instalação do Smartsheet para Jira

Depois que a integração for adquirida, um Admin do Smartsheet para Jira (um tipo de conta exclusivo para a integração) ou alguém que seja tanto Administrador de sistema do Smartsheet quanto Admin do Jira deverá instalá-lo usando sua respectiva instância do Jira:

Permissões necessárias para usar a integração

Para criar fluxos de trabalho no Smartsheet para Jira, você precisa ter todos os seguintes tipos de conta:

  • Usuário licenciado do Smartsheet - Seu Administrador de sistema do Smartsheet poderá lhe fornecer uma licença. Confira Gerenciamento de usuários para obter mais informações.
  • Usuário Jira - Seu Admin de sistema do Smartsheet poderá transformá-lo em um usuário Jira. Confira Gerenciamento de usuários para obter mais informações.
  • Conta no Jira - Você deverá ser capaz de entrar no aplicativo do Jira. Entre em contato com o Admin do Jira da sua organização para obter detalhes.

Fazendo login no Smartsheet para Jira

Depois que o Smartsheet para Jira for instalado e configurado, você usará a seguinte URL para criar e sincronizar fluxos de trabalho com a integração:
https://connectors.smartsheet.com/c/Jira 


Operação com fluxos de trabalho de sincronização

Crie fluxos de trabalho no Smartsheet para Jira a fim de sincronizar problemas entre o Jira e o Smartsheet. Com o Smartsheet para Jira, você terá a opção de enviar informações em uma única direção (do Jira para o Smartsheet ou do Smartsheet para o Jira) ou bidirecionalmente, atualizando instantaneamente os problemas em ambos os aplicativos.

Você poderá sincronizar com uma planilha existente ou criar uma nova planilha para iniciar um projeto do Smartsheet usando problemas do Jira.

Criar um novo fluxo de trabalho

  1. Faça login no Smartsheet para Jira (https://connectors.smartsheet.com/c/Jira).
     
  2. No painel do Smartsheet para Jira (menu superior esquerdo > Painel), clique em Adicionar fluxo de trabalho para iniciar o assistente de fluxo de trabalho.

    novo fluxo de trabalho
  3. Escolha a direção desejada para o fluxo de trabalho.

    IMPORTANTE: Você não poderá alterar isso mais tarde. Se você mudar de ideia, será necessário criar um novo fluxo de trabalho.
     
  4. Selecione uma planilha que deseja associar aos Projetos do Jira (ou clique em Criar uma nova planilha) e selecione projetos do Jira para associar a essa planilha.

    NOTAS:
    • Se você selecionar uma planilha existente, as colunas Chave do Problema e Erro serão adicionadas à planilha, pois são necessárias para o conector funcionar.
    • Observe que você poderá selecionar vários projetos Jira para incluir no seu fluxo de trabalho. Se você selecionar vários projetos, só será possível aplicar filtros Jira apenas com a JQL (Linguagem de Consultas do Jira). (Confira o artigo de ajuda da JQL do Jira para obter mais informações.)
       
  5. Clique em Continuar para seguir o restante das etapas do assistente.
     
  6. Para obter ajuda com a configuração de campos e filtros, confira a seção deste artigo em Mapeamento de campos e filtros.

Modificar ou excluir um fluxo de trabalho

Depois de criar um fluxo de trabalho, você poderá alterar os campos incluídos, alterar a direção do mapeamento dos campos, atualizar ou modificar um filtro ou excluir completamente um fluxo de trabalho:

  1. Comece no Painel do Smartsheet para Jira (menu superior esquerdo > Painel).
  2. Na coluna Nome, localize o nome do fluxo de trabalho e clique em ConfiguraçõesConfigurações do fluxo de trabalho, ao lado do nome do fluxo de trabalho.
  3. Selecione a ação que você deseja executar.

 


Uso de mapeamento de campos e filtros

Quando você usa o Smartsheet para Jira, o mapeamento de campo e os filtros permitem controlar quais dados são trocados e como eles se movem entre os dois sistemas.

Mapeamento de campos

Os campos do Jira são mapeados nas colunas de uma planilha do Smartsheet. Os campos do Jira dos quais você poderá selecionar dependerão de quais campos estão disponíveis nos projetos selecionados para o fluxo de trabalho. Ao configurar o mapeamento de campo, você poderá especificar a direção em que deseja que os dados fluam.
Eis algumas coisas que devemos ter em mente ao configurar o mapeamento:

  • As colunas de Chave de problema e de Erro são obrigatórios e serão adicionados aos mapeamentos de campo dos fluxos de trabalho por padrão. Elas não podem ser removidas do fluxo de trabalho e só podem fluir do Jira para o Smartsheet - embora você possa selecionar as colunas para as quais elas estão mapeadas. Se você excluir uma dessas colunas da planilha do Smartsheet, o Jira retornará um código de erro da próxima vez que os dados forem sincronizados. (Confira Localização e correção de erros de fluxo de trabalho para obter mais informações.)

    NOTA: A Chave do Problema é o identificador principal dos problemas no JIRA. Sem esse valor obrigatório, o Conector do Smartsheet para Jira não é capaz de gravar as alterações desse problema no Jira.

     
  • Certos campos do Jira aparecerão com apenas uma opção de mapeamento unidirecional (Chave do Problema, Link do Jira, Link do Problema, Data de Criação, etc.). Esses campos são somente leitura no Jira e não podem ser gravados no Smartsheet.
  • Os campos devem estar na tela Criar Problema, no aplicativo Jira, para aparecer como opções no assistente de fluxo de trabalho. Mais informações sobre as telas do Jira podem ser encontradas no artigo da Documentação da Atlassian, em Definição de uma tela.
  • Você sempre deve especificar uma coluna do Smartsheet na qual mapear os campos. Eles não podem ser deixados em branco.
  • Ao criar novas colunas em um fluxo de trabalho, o tipo de coluna criado na planilha variará dependendo do tipo de campo que está sendo mapeado (por exemplo, um valor de data do Jira será mapeado em uma coluna de data).

    NOTA: A coluna mapeada no assistente de fluxo de trabalho mostrará o tipo de coluna na planilha entre parênteses.
     
  • O campo Relator no Jira será exibido como as opções “Endereço de e-mail do Relator” e “Nome de exibição do Relator” no assistente de fluxo de trabalho.
  • O campo Destinatário no Jira será exibido como as opções “Destinatário” e “Nome de exibição do destinatário” no assistente de fluxo de trabalho.

 

  • Para usar o campo Destinatário no Jira com uma coluna Lista de contatos no Smartsheet, verifique se o e-mail do usuário é o mesmo no Smartsheet que o login do usuário no Jira. (Para obter mais informações sobre tipos de colunas, confira o artigo Tipos de colunas, na Central de Ajuda.)
  • Os seguintes campos no Jira serão adicionados automaticamente ao criar um novo fluxo de trabalho. Ao criar um fluxo de trabalho a partir de uma planilha existente do Smartsheet, as colunas já presentes com os nomes dos campos correspondentes serão mapeadas automaticamente no assistente de fluxo de trabalho. Esses campos são: (Tipo de problema, Resumo, Endereço de e-mail do relator, Descrição, Prioridade, Destinatário)

Mapeamento dos campos Tempo de resolução e para a Primeira resposta

Você também pode mapear os campos Tempo de resolução e Tempo para a primeira resposta no Jira a fim de aproveitar as informações de SLA (Contrato de Nível de Serviço) no Smartsheet. Use esses dados para obter um panorama mais preciso de suas métricas de SLA.

Lembre-se do seguinte ao mapear esses campos:

  • Tanto o “Tempo para a primeira resposta” quanto o “Tempo de resolução” são divididos em subcategorias (como meta de duração mais curta, duração mais curta e meta de duração contínua), portanto cada subcategoria deve ser mapeada para sua própria coluna na planilha.
  • Os dados desses campos serão mapeados na planilha como um número inteiro em minutos.
  • O mapeamento das metas (mais curta, vigente e mais longa) permite sincronizar os SLAs que você definiu no Jira para aproveitar as fórmulas do Smartsheet e os recursos de visualização.
  • A duração mais curta e a duração mais longa do tempo de resolução só terão valores quando o problema do Jira houver sido resolvido pelo menos uma vez.
  • A duração vigente do tempo de resolução só terá um valor enquanto o problema não houver sido resolvido.

Filtros do Jira

Use filtros para controlar melhor o volume e o tipo de problemas com os quais você trabalha. Use um filtro, por exemplo, para exibir os problemas do Jira atribuídos a determinadas pessoas ou de um determinado tipo ou para enviar apenas determinadas linhas do Smartsheet ao Jira.

Por exemplo, um Filtro pode ser usado para exibir os problemas do Jira atribuídos a determinadas pessoas - de um determinado tipo - ou para sincronizar apenas determinadas linhas do Smartsheet ao Jira.

Você pode usar um dos dois métodos a seguir para definir critérios nos filtros do Jira em seu fluxo de trabalho:

  1. JQL (Linguagem de Consultas do Jira) - Embora a JQL exija compreensão de programação de computadores, você poderá aplicar uma lógica de filtragem mais avançada - por exemplo, usando os operadores AND e OR com vários critérios.

    NOTA: Se o filtro da JQL for inválido, o fluxo de trabalho será desativado. Se você estiver enfrentando problemas com uma consulta da JQL no fluxo de trabalho, tente verificar se ela é válida no Jira.
     
  2. Assistente de fluxo de trabalho - Se você criar vários filtros usando o assistente de fluxo de trabalho, lembre-se de que os critérios de filtro sempre usam um operador AND para filtros sucessivos. Observe também que os critérios e operadores serão específicos para os projetos do Jira usados ​​no fluxo de trabalho:
    • Os critérios de filtro que aparecem por padrão dependem dos tipos de projeto do Jira que você mapeou. É possível adicionar mais critérios clicando em adicionar campo, na parte inferior da página de filtro.
    • Os operadores de filtro variam de acordo com o tipo de campo (por exemplo, os campos de texto terão operadores apropriados para texto).

Para o Jira Cloud, determinados campos não serão utilizáveis ​​ao filtrar problemas do Jira no Conector Jira. Para obter mais informações, confira nosso artigo Smartsheet para Jira: Artigo sobre alterações importantes na privacidade do Jira Cloud.

Filtros da planilha

Eis algumas coisas que você pode esperar ao criar filtros de planilhas:

  • Se você criar vários filtros usando o assistente de fluxo de trabalho, lembre-se de que os critérios de filtro sempre usarão um operador AND para filtros sucessivos.
  • Os critérios de filtro estarão disponíveis para escolha e vão depender das colunas presentes na sua planilha. Se você deseja filtrar por outras opções que não estão listadas, primeiro você precisará adicionar a nova coluna pela qual deseja filtrar.
  • Os operadores de filtragem variam de acordo com o tipo de campo (por exemplo, os campos de texto terão operadores apropriados para texto, como “está em branco” ou “contém”).

Práticas recomendadas para trabalhar com dados Jira no Smartsheet

Salvar e atualizar com frequência

Como você trabalhará em dois sistemas, as oportunidades de erros de sincronização aumentarão, à medida que mais pessoas estarão trabalhando juntas. Para ajudar a minimizar o risco de problemas de sincronização, salve as alterações e atualize suas planilhas sempre que fizer alguma atualização. Salvar e atualizar com frequência garantirá que os demais vejam suas alterações e que essas alterações sejam sincronizadas com o Jira e o Smartsheet de acordo com os fluxos de trabalho configurados.

Bloquear colunas para evitar erros

Os dados no campo Chave do Problema (que é um campo obrigatório) não devem ser modificados no Smartsheet. Para proteger a integridade dos dados nesta coluna, o Proprietário da planilha - ou alguém com quem ela tenha sido compartilhada com privilégios de Admin - deverá bloquear a coluna de Chave do Problema. Para obter mais informações, confira Bloqueando e desbloqueando colunas e linhas na Central de Ajuda do Smartsheet.

Exibir alterações

Você pode usar o comando Exibir histórico para ver um registro das alterações feitas em uma célula. Para planilhas que incluem dados compartilhados entre Smartsheet e Jira, o nome do usuário associado à alteração sempre será o nome da pessoa que criou o fluxo de trabalho.

Para obter mais informações sobre como rastrear alterações no Smartsheet, confira Exibição do histórico de células na Central de Ajuda do Smartsheet.

Enviar dados do Smartsheet para o Jira apenas para linhas específicas

Para lhe oferecer maior controle sobre quais linhas enviarão explicitamente dados de volta ao Jira, crie uma coluna de Atualizar Problema no Jira na planilha do Smartsheet e um filtro no fluxo de trabalho do Smartsheet para Jira:

  1. No Smartsheet, na planilha que você planeja conectar aos projetos do Jira, crie uma nova coluna, selecione o tipo Caixa de seleção e dê a ela o nome de “Atualizar problemas no Jira”.
     
  2. Faça login na página do Smartsheet para Jira e siga as etapas para criar um fluxo de trabalho, especificando um fluxo de trabalho bidirecional no assistente de fluxo de trabalho.(Ou clique em ConfiguraçõesConfigurações do fluxo de trabalho > Editar fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho bidirecional que você já criou para abrir o assistente para esse fluxo de trabalho.)
     
  3. Adicione um filtro que sincronize apenas as linhas da planilha que tenham a coluna Atualizar Problema no Jira marcada.

Na próxima vez que a planilha e os projetos do Jira forem sincronizados, os dados serão enviados de volta ao Jira apenas para as linhas em que a caixa de seleção Atualizar Problema no Jira estiver marcada.


Localização e correção de erros de fluxo de trabalho

Vários recursos estão disponíveis para ajudá-lo a detectar e resolver erros ao criar e executar fluxos de trabalho. Esses recursos incluem:

  • A página Histórico do fluxo de trabalho no Smartsheet para Jira. (Para obter mais informações sobre como usar isso, confira “Revisão do histórico do fluxo de trabalho”, abaixo).
     
  • Relatórios de erro: À medida que os problemas ocorrem, os relatórios de erros são enviados por e-mail ao proprietário do fluxo de trabalho e à pessoa que editou o problema/a linha no fluxo de trabalho que causou o problema.
     
  • A coluna Erro de sincronização no Smartsheet (uma coluna desse tipo deve existir em todas as planilhas associadas a projetos do Jira).

    Ao editar ou visualizar a planilha, você poderá rastrear qualquer erro de sincronização no fluxo de trabalho com por meio da coluna Erro de sincronização.

Revisão do histórico do fluxo de trabalho

Para acessar a página do Histórico de Execuções:

  1. Clique em Painel, no menu (canto superior esquerdo), para visualizar a lista de fluxos de trabalho.

    Painel do Conector

  2. Clique no carimbo de data e hora, em Data da execução para ver a página do Histórico de Execuções de um fluxo de trabalho.

  3. Você poderá clicar no carimbo de data e hora, em Última execução de uma instância de execução específica para ver eventuais mensagens de erro.
    Última execução

Tipos de sincronização no histórico de execução do fluxo de trabalho do Conector JIRA

  • Sincronizar com o Smartsheet: O fluxo de trabalho é executado para alterações do Jira que foram sincronizadas com o Smartsheet
  • Sincronizar com o JIRA: O fluxo de trabalho é executado para alterações do Smartsheet que foram sincronizadas com o JIRA
  • Localizador de linhas filtradas: O fluxo de trabalho é executado para alterações feitas em qualquer problema que deva ser filtrado com base na sua configuração de fluxo de trabalho. O Localizador de linha filtrada é um processo de segundo plano que é executado a cada 2 horas. Os problemas filtrados serão adicionados à hierarquia Filtradas pelo conector - não sincronizadas na sua planilha. Confira Como usar “Filtradas pelo conector - não sincronizadas” para obter mais informações.

NOTA: O processo do Localizador de linhas filtradas será executado apenas com tipos de fluxo de trabalho automatizados. Esse processo será executado mesmo se você não houver especificado filtros em seu fluxo de trabalho.


Solução de problemas de fluxo de trabalho

Classificação manual das linhas

Devido ao processo do localizador de linhas filtradas que é executado para os tipos de fluxo de trabalho automáticos, o recurso manual de problemas sincronizados do Jira não será respeitado. Os problemas retornarão automaticamente ao seu estado original (em ordem crescente da Chave do problema) quando o processo do localizador de linhas filtradas for executado. Se você quiser classificar os problemas sincronizados com um fluxo de trabalho automático, considere a possibilidade de usar a opção de Agrupamento de linhas no seu fluxo de trabalho.

O processo do Localizador de linhas filtradas não é executado para fluxos de trabalho manuais, portanto, você poderá classificar manualmente as linhas na sua planilha se estiver usando esse tipo de fluxo de trabalho.

Erro: Campo 'não pode ser definido. Ele não está na tela apropriada ou é desconhecido.

Você receberá esse erro se o valor do campo que está tentando definir não estiver presente na tela Editar do Jira (no Jira, você poderá especificar quais campos serão exibidos na tela Editar). Para que um campo seja editável no Smartsheet para Jira, esse campo deve ser configurado para estar presente na tela Editar do Jira.

Para resolver esse problema, siga um desses procedimentos:

  • Opção 1: Configure a tela Editar no Jira e adicione o campo especificado à tela. Para obter mais informações sobre as telas do Jira, incluindo as etapas para alterar a configuração, confira Definindo uma tela na documentação do Jira.

    -ou-
     
  • Opção 2: Mapeie o campo especificado apenas em uma direção, de modo que a seta na etapa Mapear campos do Jira para colunas da planilha esteja apontando do Jira para o Smartsheet. Observe que, como isso criará um mapa unidirecional, eventuais revisões feitas nos campos do Smartsheet não serão propagadas para o Jira.

Não foi possível salvar o problema no Jira

Você precisa ter permissões de gravação nos projetos Jira conectados para salvar dados nele.

Os dados não são removidos de uma planilha após a atualização do filtro

O Smartsheet não excluirá os dados que você já extraiu do Jira, pois cada linha pode conter dados, anexos ou comentários importantes da coluna.

Quando os problemas do Jira da sua planilha não atenderem mais aos critérios de filtragem do fluxo de trabalho, o Smartsheet criará uma seção “Filtradas pelo conector - não sincronizadas” na parte superior da planilha a fim de manter as informações filtradas pelo conector. As linhas “filtradas” não serão sincronizadas até que atendam aos critérios de filtragem novamente e elas poderão ser excluídas se a sua equipe não precisar mais delas na planilha.

Confira o artigo Como usar “Filtradas pelo conector - não sincronizadas” para saber mais.

Erro ao atualizar a coluna de erro no Smartsheet

Será exibido um erro se a coluna Erro de sincronização for removida da planilha conectada no Smartsheet. Para resolver este problema, verifique se a planilha contém a coluna Erro de sincronização. Se necessário, você poderá editar o fluxo de trabalho para mapear a coluna Erro de sincronização de volta à planilha. Para obter detalhes sobre isso, confira a seção acima sobre a modificação de fluxos de trabalho

Quando você mapear a coluna Erro de sincronização de volta ao fluxo de trabalho, ela será recriada à direita de todas as outras colunas da planilha.