Administração e configuração do conector Jira do Smartsheet

Se o administrador de sistema ativar a configuração Restringir usuários no conector Jira, você também deverá manter a função "Usuário do Jira" no Smartsheet. 

O conector Jira do Smartsheet está disponível como uma oferta premium.

Se o conector Jira do Smartsheet estiver incluído no seu plano, use o seguinte URL para fazer login e criar fluxos de trabalho entre o Smartsheet e o Jira: https://connectors.smartsheet.com/c/jira

Terminologia e níveis de permissão

Antes de começar, veja abaixo alguns termos úteis: 

• Conexão: o link entre o Smartsheet e uma instância específica do Jira.
• Fluxo de trabalho: o link dentro do conector Jira que conecta os elementos do Jira a uma planilha do Smartsheet. 

Existem três tipos de usuários que podem interagir com o conector Jira do Smartsheet:

• Administrador de sistema do Smartsheet : gerencia e restringe os administradores e usuários do conector Jira. 
• Administrador do conector Jira: estabelece a conexão entre uma instância do Jira e o conector Jira do Smartsheet.
• Usuário do conector Jira: cria fluxos de trabalho que sincronizam informações entre o Smartsheet e o Jira.

Recursos por tipo de permissão

Use este gráfico como referência para recursos com base nos tipos de usuários que podem acessar o conector.

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Administradores de sistema do Smartsheet e administradores do conector poderão criar e editar seus próprios fluxos de trabalho se o recurso Restrição de acesso estiver desabilitado. Se a função Restrição de acesso estiver habilitada, eles deverão ter a função de usuário do conector. Consulte Restrição de acesso ao conector Jira do Smartsheet para saber mais sobre a configuração "Restrição de acesso".

Configuração de conexão

Para começar a usar o conector Jira do Smartsheet, primeiro configure a conexão entre o Smartsheet e sua instância do Jira para que os usuários possam criar fluxos de trabalho para conectar elementos específicos no Smartsheet e no Jira. 

Pode ser necessário definir as Configurações de firewall antes de estabelecer essa conexão. 

A Smartsheet aconselha o uso de uma conta de e-mail licenciada genérica (por exemplo, smartsheet-jira@seudomínio.com) para que o Smartsheet e o Jira estabeleçam a conexão. Isso evita a necessidade de refazer conexões ou fluxos de trabalho se a pessoa que gerencia o link do Jira sair da organização, pois não é possível alterar a propriedade da conexão.

Embora apenas a função de administrador de sistema do Smartsheet OU de administrador do conector Jira do Smartsheet seja necessária, a Smartsheet recomenda ter as duas funções para configurar o conector.

A conta usada para a configuração deve permanecer ativa com direitos de administrador no Jira e no Smartsheet. A remoção do status de administrador deste usuário aciona um erro: ausência de credenciais de usuário neste ponto de extremidade. A restauração das permissões de administrador corrige a conexão, retomando a sincronização normal do fluxo de trabalho. Se as credenciais de administrador do Jira forem removidas, recrie o link do aplicativo devido a alterações de token.

Como o conector Jira do Smartsheet permite a implementação de fluxos de trabalho automáticos, o aplicativo deve ter credenciais de administrador de sistema do Jira para criar ou configurar um Webhook com a API REST do Jira. As credenciais do administrador de sistema do Jira são usadas apenas para criar e configurar os webhooks.

Etapa 1: registrar um novo servidor do Jira no conector Jira do Smartsheet

Se quiser configurar o conector com o servidor do Jira auto-hospedado e um firewall, siga as instruções nas Configurações de firewall do conector Jira.

1. Faça login no conector Jira do Smartsheet Se for solicitado acesso à sua conta do Smartsheet, selecione Permitir.
2. Clique no menu superior esquerdo e selecione Administração da conta.
3. Selecione Registrar novo servidor do Jira.
4. Na página de Configurações:
   • Insira o URL do
   host do JIRA do ambiente Jira que deseja conectar ao seu ambiente Smartsheet (por exemplo, https://mbfcorp.atlassian.net/). 
5. O URL da API do JIRA é provavelmente o mesmo do seu host do JIRA. 
6. Em Nome, aceite o nome padrão ou altere-o para um descritor mais útil. 
7. Selecione sua versão do JIRA.
8. Depois de definir esses itens na página de Configurações, selecione Continuar.
9. Na página de Configurações, consulte a Chave do consumidor, o Nome do consumidor e a Chave pública. Copie esses valores, pois você precisará deles.

Etapa 2: criar um link de aplicativo (AppLink) para o Smartsheet no Jira

1. Entre no Jira (você precisa de permissões de administrador do Jira).
2. Acesse Configurações do Jira (o ícone de engrenagem no canto superior direito) e selecione Produtos.
   
3. Selecione Produtos e, em Integrações, selecione os links doAplicativo.

Nas versões anteriores auto-hospedadas do Jira, escolhaConfigurações(ícone de engrenagem)  > Aplicativos e selecione Links de aplicativos.
 

      4. Selecione Criar link; uma caixa pop-up Criar link aparece. Preencha os campos da seguinte forma: 

• Para o Jira Cloud, selecione o link direto do aplicativo, insira https://app.smartsheet.com para o URL do aplicativo e selecione Continuar (ou Criar novo link).

• Para as versões 9 e posterior do Jira auto-hospedado, selecione produtos da Atlassian, acesse https://app.smartsheet.com para o URL do aplicativo e selecione Continuar (ou Criar novo link).

    5. Se alguma das mensagens a seguir aparecer, selecione Continuar e deixe o novo URL inalterado.

• Não houve resposta do URL que você inseriu. Talvez seja um URL inválido. Corrija o URL abaixo, se necessário, e selecione Continuar.
  -OU-
• O URL do aplicativo informado foi redirecionado uma vez. Verifique o campo do URL redirecionado para confirmar que é um URL confiável. 

    6. Agora você terá uma caixa pop-up de Link de revisão ou Aplicativos de link. Preencha os campos da seguinte forma:

• Na caixa Nome do aplicativo, digite Smartsheet. 
• Em Tipo de aplicativo, aceite o valor padrão de Aplicativo genérico.
• Para a versão 9 ou posterior do Jira auto-hospedado, marque a caixa Criar vínculo de entrada.
• Selecione Continuar.

Etapa 3: editar o link do aplicativo

1. Para o link do aplicativo que você acabou de criar na etapa 2, selecione o menu de três pontos que aparece quando você passa o cursor sobre o link do aplicativo ou selecione o ícone Editar (dependendo da versão). 
2. Uma caixa pop-up Configurar aparece. Selecione Autenticação de entrada.
   
3. Preencha os campos da seguinte forma: 
   • Nome do prestador de serviços (se necessário): Smartsheet
   • Nome do consumidor: cole o Nome do consumidor que você copiou do conector Jira na etapa 1
   • Chave do consumidor: cole a Chave do consumidor que você copiou do conector Jira na etapa 1
   • Chave pública/segredo compartilhado: cole a Chave pública que você copiou do conector Jira na etapa 1
   • Descrição: adicione uma descrição conforme desejado
   • Se o campo Solicitar URL do token, Acessar URL do token ou Autorizar URL for necessário no seu ambiente Jira, use este URL para preencher esses campos: https://api.smartsheet.com/2.0/token
4. Na parte inferior da "Autenticação de entrada", selecione "Salvar" e, em seguida, "Fechar" no canto inferior direito. 

Etapa 4: concluir a conexão do Jira com o Smartsheet

1. Volte à configuração do conector Jira do Smartsheet (ainda deve estar na página de Configuração em que você copiou as chaves) e selecione Continuar.
2. Na tela Conectar, selecione Conectar para concluir a conexão no lado do Smartsheet.
3. Uma tela de diálogo pergunta se você permite que o Smartsheet tenha acesso de leitura e redação no seu ambiente do Jira. Selecione Permitir. 

Sua conexão entre o Smartsheet e o Jira já está configurada! Os usuários licenciados da sua conta já podem criar fluxos de trabalho entre itens no Jira e planilhas no Smartsheet. 

Você pode conectar vários ambientes do Jira à sua conta Smartsheet com o conector Jira do Smartsheet. Repita as instruções acima para cada instância adicional do Jira que quiser registrar. 

Limitações do conector

1. O conector Jira do Smartsheet tem uma capacidade máxima de 20 mil linhas, o que está de acordo com o limite de linhas do Smartsheet.
2. Limite a extração de dados a dez projetos ao mesmo tempo para garantir um desempenho melhor.
3. Evite mapear para a coluna "Data de término" se as dependências estiverem habilitadas.
4. O conector reclassificará a planilha cada vez que ela for executada; use relatórios para classificação personalizada.
5. A reclassificação manual das tarefas do Jira pode causar erros; em vez disso, use o agrupamento personalizado.
6. Atribua tarefas aos sprints do Jira, não ao Smartsheet, devido a restrições de conexão unidirecional.
7. O complemento de portfólio do Jira, que introduz o tipo de problema de iniciativa, não é compatível.
8. Talvez você tenha preocupações com o nível de esforço ao se conectar a grandes planos do projeto.
9. As colunas de configurações de projeto específicas, de ID exclusivo e gerada pelo sistema podem causar complicações (unidirecional ou sem mapeamento) ao mapear o conector.
10. Verifique se você tem acesso de administrador ou editor em ambas as plataformas para evitar erros relacionados a permissões nas atualizações do fluxo de trabalho.