Administração e configuração do conector Jira do Smartsheet

O conector Jira do Smartsheet sincroniza as informações entre o Smartsheet e uma ou mais instâncias do Jira. Este artigo explica como configurar o conector Jira do Smartsheet com o Jira Cloud e o servidor Jira auto-hospedado.

PLANS

  • Business
  • Enterprise
  • Smartsheet Advance Package

Permissões

Para criar ou editar um fluxo de trabalho, as seguintes permissões são necessárias:

  • Você deve ser um Usuário licenciado no ambiente do Smartsheet. É preciso ter permissões de editor ou superior em qualquer planilha mapeada no fluxo de trabalho.
  • Você deve ter uma conta funcional do Jira com direitos de acesso adequados aos projetos do Jira para os quais deseja criar um fluxo de trabalho.

Além disso, verifique se a conexão inicial com o ambiente Jira foi estabelecida pelo conector Jira do Smartsheet premium do seu plano.

Se o administrador de sistema ativar a configuração Restringir usuários no conector Jira, você também deverá manter a função "Usuário do Jira" no Smartsheet. 

O conector Jira do Smartsheet está disponível como uma oferta premium.

Se o conector Jira do Smartsheet estiver incluído no seu plano, use o seguinte URL para fazer login e criar fluxos de trabalho entre o Smartsheet e o Jira: https://connectors.smartsheet.com/c/jira

Terminologia e níveis de permissão

Antes de começar, veja abaixo alguns termos úteis: 

  • Conexão: o link entre o Smartsheet e uma instância específica do Jira.
  • Fluxo de trabalho: o link dentro do conector Jira que conecta os elementos do Jira a uma planilha do Smartsheet. 

Existem três tipos de usuários que podem interagir com o conector Jira do Smartsheet:

  • Administrador de sistema do Smartsheet : gerencia e restringe os administradores e usuários do conector Jira. 
  • Administrador do conector Jira: estabelece a conexão entre uma instância do Jira e o conector Jira do Smartsheet.
  • Usuário do conector Jira: cria fluxos de trabalho que sincronizam informações entre o Smartsheet e o Jira.

Recursos por tipo de permissão

Use este gráfico como referência para recursos com base nos tipos de usuários que podem acessar o conector.

Recurso

Administrador de sistema do Smartsheet

Administrador do conector Jira

Usuário do conector Jira

Criar fluxos de trabalho

Sim*

Sim*

Sim

Editar os próprios fluxos de trabalho

Sim*

Sim*

Sim

Desabilitar os próprios fluxos de trabalho

Não

Não

Sim

Ver todos os fluxos de trabalho na organização

Sim

Sim

Não

Desabilitar fluxos de trabalho na organização

Sim

Sim

Não

Habilitar ou executar fluxos de trabalho na organização

Não

Não

Não

Atribuir a função de usuário do conector Jira

Sim

Sim

Não

Atribuir a função de administrador do conector Jira

Sim

Não

Não

Habilitar a configuração "Restrição de acesso"

Sim

Sim

Não

Adicionar pessoas à lista "Restrição de acesso" (depois que as restrições forem habilitadas)

Sim

Sim

Não

*
Administradores de sistema do Smartsheet e administradores do conector poderão criar e editar seus próprios fluxos de trabalho se o recurso Restrição de acesso estiver desabilitado. Se a função Restrição de acesso estiver habilitada, eles deverão ter a função de usuário do conector. Consulte Restrição de acesso ao conector Jira do Smartsheet para saber mais sobre a configuração "Restrição de acesso".

    Configuração de conexão

    Para começar a usar o conector Jira do Smartsheet, primeiro configure a conexão entre o Smartsheet e sua instância do Jira para que os usuários possam criar fluxos de trabalho para conectar elementos específicos no Smartsheet e no Jira. 

    Pode ser necessário definir as Configurações de firewall antes de estabelecer essa conexão. 

    A Smartsheet aconselha o uso de uma conta de e-mail licenciada genérica (por exemplo, smartsheet-jira@seudomínio.com) para que o Smartsheet e o Jira estabeleçam a conexão. Isso evita a necessidade de refazer conexões ou fluxos de trabalho se a pessoa que gerencia o link do Jira sair da organização, pois não é possível alterar a propriedade da conexão.


    Embora apenas a função de administrador de sistema do Smartsheet OU de administrador do conector Jira do Smartsheet seja necessária, a Smartsheet recomenda ter as duas funções para configurar o conector.

    A conta usada para a configuração deve permanecer ativa com direitos de administrador no Jira e no Smartsheet. A remoção do status de administrador deste usuário aciona um erro: ausência de credenciais de usuário neste ponto de extremidade. A restauração das permissões de administrador corrige a conexão, retomando a sincronização normal do fluxo de trabalho. Se as credenciais de administrador do Jira forem removidas, recrie o link do aplicativo devido a alterações de token.

    Como o conector Jira do Smartsheet permite a implementação de fluxos de trabalho automáticos, o aplicativo deve ter credenciais de administrador de sistema do Jira para criar ou configurar um Webhook com a API REST do Jira. As credenciais do administrador de sistema do Jira são usadas apenas para criar e configurar os webhooks.

      Etapa 1: registrar um novo servidor do Jira no conector Jira do Smartsheet

      Se quiser configurar o conector com o servidor do Jira auto-hospedado e um firewall, siga as instruções nas Configurações de firewall do conector Jira.

      1. Faça login no conector Jira do Smartsheet Se for solicitado acesso à sua conta do Smartsheet, selecione Permitir.
      2. Clique no menu superior esquerdo e selecione Administração da conta.
      3. Selecione Registrar novo servidor do Jira.
      4. Na página de Configurações:
        • Insira o URL do
        host do JIRA do ambiente Jira que deseja conectar ao seu ambiente Smartsheet (por exemplo, https://mbfcorp.atlassian.net/). 
      5. O URL da API do JIRA é provavelmente o mesmo do seu host do JIRA
      6. Em Nome, aceite o nome padrão ou altere-o para um descritor mais útil. 
      7. Selecione sua versão do JIRA.
      8. Depois de definir esses itens na página de Configurações, selecione Continuar.
      9. Na página de Configurações, consulte a Chave do consumidor, o Nome do consumidor e a Chave pública. Copie esses valores, pois você precisará deles.

      Etapa 2: criar um link de aplicativo (AppLink) para o Smartsheet no Jira

      1. Entre no Jira (você precisa de permissões de administrador do Jira).
      2. Acesse Configurações do Jira (o ícone de engrenagem no canto superior direito) e selecione Produtos.
        Imagem exibindo as configurações dos produtos do Jira.
      3. Selecione Produtos e, em Integrações, selecione os links doAplicativo.Imagem exibindo links de aplicativos do Jira.

      Nas versões anteriores auto-hospedadas do Jira, escolhaConfigurações(ícone de engrenagem)  > Aplicativos e selecione Links de aplicativos.
       

            4. Selecione Criar link; uma caixa pop-up Criar link aparece. Preencha os campos da seguinte forma: 

      • Para o Jira Cloud, selecione o link direto do aplicativo, insira https://app.smartsheet.com para o URL do aplicativo e selecione Continuar (ou Criar novo link).

      Imagem exibindo a criação de um novo link no Jira.

      • Para as versões 9 e posterior do Jira auto-hospedado, selecione produtos da Atlassian, acesse https://app.smartsheet.com para o URL do aplicativo e selecione Continuar (ou Criar novo link).

      Imagem da versão 9 e posterior do Jira

          5. Se alguma das mensagens a seguir aparecer, selecione Continuar e deixe o novo URL inalterado.

      • Não houve resposta do URL que você inseriu. Talvez seja um URL inválido. Corrija o URL abaixo, se necessário, e selecione Continuar.
        -OU-
      • O URL do aplicativo informado foi redirecionado uma vez. Verifique o campo do URL redirecionado para confirmar que é um URL confiável. 

          6. Agora você terá uma caixa pop-up de Link de revisão ou Aplicativos de link. Preencha os campos da seguinte forma:

      Imagem exibindo aplicativos de link.

      • Na caixa Nome do aplicativo, digite Smartsheet
      • Em Tipo de aplicativo, aceite o valor padrão de Aplicativo genérico.
      • Para a versão 9 ou posterior do Jira auto-hospedado, marque a caixa Criar vínculo de entrada.
      • Selecione Continuar.

      Etapa 3: editar o link do aplicativo

      1. Para o link do aplicativo que você acabou de criar na etapa 2, selecione o menu de três pontos que aparece quando você passa o cursor sobre o link do aplicativo ou selecione o ícone Editar JIRA-edit-icon (dependendo da versão). 
      2. Uma caixa pop-up Configurar aparece. Selecione Autenticação de entrada.
        Imagem exibindo a configuração da autenticação do Smartsheet.
      3. Preencha os campos da seguinte forma: 
        • Nome do prestador de serviços (se necessário): Smartsheet
        • Nome do consumidor: cole o Nome do consumidor que você copiou do conector Jira na etapa 1
        • Chave do consumidor: cole a Chave do consumidor que você copiou do conector Jira na etapa 1
        • Chave pública/segredo compartilhado: cole a Chave pública que você copiou do conector Jira na etapa 1
        • Descrição: adicione uma descrição conforme desejado
        • Se o campo Solicitar URL do token, Acessar URL do token ou Autorizar URL for necessário no seu ambiente Jira, use este URL para preencher esses campos: https://api.smartsheet.com/2.0/token
      4. Na parte inferior da "Autenticação de entrada", selecione "Salvar" e, em seguida, "Fechar" no canto inferior direito. 

       

      Etapa 4: concluir a conexão do Jira com o Smartsheet

      1. Volte à configuração do conector Jira do Smartsheet (ainda deve estar na página de Configuração em que você copiou as chaves) e selecione Continuar.
      2. Na tela Conectar, selecione Conectar para concluir a conexão no lado do Smartsheet.
      3. Uma tela de diálogo pergunta se você permite que o Smartsheet tenha acesso de leitura e redação no seu ambiente do Jira. Selecione Permitir

      Imagem exibindo a mensagem Bem-vindo ao Jira Permitir ou Negar.

      Sua conexão entre o Smartsheet e o Jira já está configurada! Os usuários licenciados da sua conta já podem criar fluxos de trabalho entre itens no Jira e planilhas no Smartsheet

      Você pode conectar vários ambientes do Jira à sua conta Smartsheet com o conector Jira do Smartsheet. Repita as instruções acima para cada instância adicional do Jira que quiser registrar. 

      Limitações do conector

      1. O conector Jira do Smartsheet tem uma capacidade máxima de 20 mil linhas, o que está de acordo com o limite de linhas do Smartsheet.
      2. Limite a extração de dados a dez projetos ao mesmo tempo para garantir um desempenho melhor.
      3. Evite mapear para a coluna "Data de término" se as dependências estiverem habilitadas.
      4. O conector reclassificará a planilha cada vez que ela for executada; use relatórios para classificação personalizada.
      5. A reclassificação manual das tarefas do Jira pode causar erros; em vez disso, use o agrupamento personalizado.
      6. Atribua tarefas aos sprints do Jira, não ao Smartsheet, devido a restrições de conexão unidirecional.
      7. O complemento de portfólio do Jira, que introduz o tipo de problema de iniciativa, não é compatível.
      8. Talvez você tenha preocupações com o nível de esforço ao se conectar a grandes planos do projeto.
      9. As colunas de configurações de projeto específicas, de ID exclusivo e gerada pelo sistema podem causar complicações (unidirecional ou sem mapeamento) ao mapear o conector.
      10. Verifique se você tem acesso de administrador ou editor em ambas as plataformas para evitar erros relacionados a permissões nas atualizações do fluxo de trabalho.
      Este artigo foi útil?
      SimNão