Administração e configuração do conector Jira do Smartsheet

O conector Jira do Smartsheet sincroniza as informações entre o Smartsheet e uma ou mais instâncias do Jira. Este artigo explica como configurar o conector Jira do Smartsheet com o Jira Cloud e o servidor Jira auto-hospedado.

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Permissões

Para criar ou editar um fluxo de trabalho, as seguintes permissões são necessárias:

  • Você deve ser um Usuário licenciado no ambiente do Smartsheet. É preciso ter permissões de editor ou superior em qualquer planilha mapeada no fluxo de trabalho.
  • Você deve ter uma conta funcional do Jira com direitos de acesso adequados aos projetos do Jira para os quais deseja criar um fluxo de trabalho.

Verifique se a conexão inicial com o ambiente Jira foi estabelecida pelo conector Jira do Smartsheet premium do seu plano. É preciso ser administrador de sistema do Smartsheet e do Jira para configurar o conector.

O conector Jira do Smartsheet está disponível como uma oferta premium. Se o conector Jira do Smartsheet estiver incluído no plano que você adquiriu, faça login para iniciar a criação de fluxos de trabalho entre o Smartsheet e o Jira.


Terminologia e tipos de permissão

Antes de começar, veja abaixo alguns termos úteis: 

  • Conexão: o link entre o Smartsheet e uma instância específica do Jira.
  • Fluxo de trabalho: o link dentro do conector Jira que conecta os elementos do Jira a uma planilha do Smartsheet. 

Três tipos de usuários podem interagir com o conector Jira do Smartsheet:

  • Administrador de sistema do Smartsheet - Pode gerenciar administradores do conector Jira e usuários do conector Jira a partir do aplicativo do Smartsheet. Os administradores de sistema também podem habilitar uma configuração para restringir o acesso ao conector.
  • Administrador do conector Jira - Um tipo de usuário exclusivo para o conector. Pode designar usuários do conector Jira e adicionar pessoas à lista de acesso restrito (depois que um administrador de sistema ativar essa configuração).
  • Usuário do conector Jira - Um tipo de usuário exclusivo para o conector. Pode criar fluxos de trabalho para sincronizar informações entre o Smartsheet e o Jira. (Isso só estará disponível depois que a configuração da lista de restrição de usuários for habilitada no conector.)

Recursos por tipo de permissão

Esta tabela exibe quais usuários podem concluir tarefas específicas usando o conector Jira.

 Administrador de sistema do SmartsheetAdministrador do conector JiraUsuário do conector Jira
Criar fluxos de trabalhoSim*Sim*Sim
Editar os próprios fluxos de trabalhoSim*Sim*Sim
Desabilitar os próprios fluxos de trabalhoNãoNãoSim
Ver todos os fluxos de trabalho na organizaçãoSimSimNão
Desabilitar fluxos de trabalho na organizaçãoSimSimNão
Habilitar ou executar fluxos de trabalho na organizaçãoNãoNãoNão
Atribuir a função de usuário do conector JiraSimSimNão
Atribuir a função de administrador do conector JiraSimNãoNão
Habilitar a configuração "Restrição de acesso"SimSimNão
Adicionar pessoas à lista de restrição de acesso (depois que as restrições forem habilitadas)SimSimNão

 *Administradores de sistema do Smartsheet e administradores do conector podem criar e editar seus fluxos de trabalho se o recurso para restringir lista de acesso estiver desativado. Se o administrador de sistema ativar a configuração Restringir usuários no conector Jira, você também deverá manter a função Usuário do Jira no Smartsheet.


Configuração de conexão

Para começar a usar o conector Jira do Smartsheet, primeiro configure a conexão entre o Smartsheet e sua instância do Jira para que os usuários possam criar fluxos de trabalho para conectar elementos específicos no Smartsheet e no Jira. 

Pode ser necessário definir as Configurações de firewall antes de estabelecer essa conexão. 

A Smartsheet aconselha o uso de uma conta de e-mail licenciada genérica (por exemplo, smartsheet-jira@seudomínio.com) para que o Smartsheet e o Jira estabeleçam a conexão. Isso evita a necessidade de refazer conexões ou fluxos de trabalho se a pessoa que gerencia o link do Jira sair da organização, pois não é possível alterar a propriedade da conexão.

Embora apenas a função de administrador de sistema do Smartsheet OU de administrador do conector Jira do Smartsheet seja necessária, a Smartsheet recomenda ter as duas funções para configurar o conector.

A conta usada para a configuração deve permanecer ativa com direitos de administrador no Jira e no Smartsheet. A remoção do status de administrador deste usuário aciona um erro: ausência de credenciais de usuário neste ponto de extremidade. A restauração das permissões de administrador corrige a conexão, retomando a sincronização normal do fluxo de trabalho. Se as credenciais de administrador do Jira forem removidas, recrie o link do aplicativo devido a alterações de token.

Como o conector Jira do Smartsheet permite a implementação de fluxos de trabalho automáticos, o aplicativo deve ter credenciais de administrador de sistema do Jira para criar ou configurar um Webhook com a API REST do Jira. As credenciais do administrador de sistema do Jira são usadas apenas para criar e configurar os webhooks.

 

Etapa 1: registrar um novo servidor do Jira no conector Jira do Smartsheet

Se quiser configurar o conector com o servidor do Jira auto-hospedado e um firewall, siga as instruções nas Configurações de firewall do conector Jira.

  1. Faça login no conector Jira do Smartsheet Se for solicitado acesso à sua conta do Smartsheet, selecione Permitir.
  2. Clique no menu superior esquerdo e selecione Administração da conta.
  3. Selecione Registrar novo servidor do Jira.
  4. Na página de Configurações:
    • Insira o URL do
    host do JIRA do ambiente Jira que deseja conectar ao seu ambiente Smartsheet (por exemplo, https://mbfcorp.atlassian.net/). 
  5. O URL da API do JIRA é provavelmente o mesmo do seu host do JIRA
  6. Em Nome, aceite o nome padrão ou altere-o para um descritor mais útil. 
  7. Selecione sua versão do JIRA.
  8. Depois de definir esses itens na página de Configurações, selecione Continuar.
  9. Na página de Configurações, consulte a Chave do consumidor, o Nome do consumidor e a Chave pública. Copie esses valores, pois você precisará deles.

 

Etapa 2: criar um link de aplicativo (AppLink) para o Smartsheet no Jira

  1. Entre no Jira (você precisa de permissões de administrador do Jira).
  2. Acesse Configurações do Jira (o ícone de engrenagem no canto superior direito) e selecione Produtos.
    Imagem exibindo as configurações dos produtos do Jira.
  3. Selecione Produtos e, em Integrações, selecione os links doAplicativo.Imagem exibindo links de aplicativos do Jira.

 

Nas versões anteriores auto-hospedadas do Jira, escolhaConfigurações(ícone de engrenagem)  > Aplicativos e selecione Links de aplicativos.

      4. Selecione Criar link; uma caixa pop-up Criar link aparece. Preencha os campos da seguinte forma: 

  • Para o Jira Cloud, selecione o link direto do aplicativo, insira https://app.smartsheet.com para o URL do aplicativo e selecione Continuar (ou Criar novo link).

Imagem exibindo a criação de um novo link no Jira.

  • Para as versões 9 e posterior do Jira auto-hospedado, selecione produtos da Atlassian, acesse https://app.smartsheet.com para o URL do aplicativo e selecione Continuar (ou Criar novo link).

Imagem da versão 9 e posterior do Jira

    5. Se alguma das mensagens a seguir aparecer, selecione Continuar e deixe o novo URL inalterado.

  • Não houve resposta do URL que você inseriu. Talvez seja um URL inválido. Corrija o URL abaixo, se necessário, e selecione Continuar.
    -OU-
  • O URL do aplicativo informado foi redirecionado uma vez. Verifique o campo do URL redirecionado para garantir que seja um URL confiável. 

    6. Agora você terá uma caixa pop-up de Link de revisão ou Aplicativos de link. Preencha os campos da seguinte forma:

Imagem exibindo aplicativos de link.

  • Na caixa Nome do aplicativo, digite Smartsheet
  • Em Tipo de aplicativo, aceite o valor padrão de Aplicativo genérico.
  • Para a versão 9 ou posterior do Jira auto-hospedado, marque a caixa Criar vínculo de entrada.
  • Selecione Continuar.

 

Etapa 3: editar o link do aplicativo

  1. Para o link do aplicativo que você acabou de criar na etapa 2, selecione o menu de três pontos que aparece quando você passa o cursor sobre o link do aplicativo ou selecione o ícone Editar JIRA-edit-icon (dependendo da versão). 
  2. Uma caixa pop-up Configurar aparece. Selecione Autenticação de entrada.
    Imagem exibindo a configuração da autenticação do Smartsheet.
  3. Preencha os campos da seguinte forma: 
    • Nome do prestador de serviços (se necessário): Smartsheet
    • Nome do consumidor: cole o Nome do consumidor que você copiou do conector Jira na etapa 1
    • Chave do consumidor: cole a Chave do consumidor que você copiou do conector Jira na etapa 1
    • Chave pública/segredo compartilhado: cole a Chave pública que você copiou do conector Jira na etapa 1
    • Descrição: adicione uma descrição conforme desejado
    • Se o campo Solicitar URL do token, Acessar URL do token ou Autorizar URL for necessário no seu ambiente Jira, use este URL para preencher esses campos: https://api.smartsheet.com/2.0/token
  4. Na parte inferior de Autenticação de entrada, selecione Salvar e, em seguida, Fechar no canto inferior direito.

     

Etapa 4: concluir a conexão do Jira com o Smartsheet

  1. Volte à configuração do conector Jira do Smartsheet (ainda deve estar na página de Configuração em que você copiou as chaves) e selecione Continuar.
  2. Na tela Conectar, selecione Conectar para concluir a conexão no lado do Smartsheet.
  3. Uma tela de diálogo pergunta se você permite que o Smartsheet tenha acesso de leitura e redação no seu ambiente do Jira. Selecione Permitir

Imagem exibindo a mensagem Bem-vindo ao Jira Permitir ou Negar.

Sua conexão entre o Smartsheet e o Jira já está configurada! Os usuários licenciados da sua conta já podem criar fluxos de trabalho entre itens no Jira e planilhas no Smartsheet

Você pode conectar vários ambientes do Jira à sua conta Smartsheet com o conector Jira do Smartsheet. Repita as instruções acima para cada instância adicional do Jira que quiser registrar. 


Restringir o acesso ao conector Jira do Smartsheet

Se você quiser restringir ainda mais quem pode criar fluxos de trabalho no conector Jira do Smartsheet, poderá restringir o acesso a determinados usuários licenciados em sua conta. O que você pode fazer no conector Jira sempre depende de quais permissões você tem sobre os itens tanto no Smartsheet (permissões de compartilhamento de planilhas) quanto no Jira (permissões de leitura/gravação no campo do problema), independentemente da existência de restrições adicionais habilitadas.

O conector respeita as permissões concedidas a você no Jira e no Smartsheet. Por exemplo, suponha que a pessoa que criou um fluxo de trabalho no conector não tenha permissão para editar dados específicos do projeto no Jira. Nesse caso, o fluxo de trabalho não pode editar os dados desse projeto por meio do conector.

Para restringir o acesso

Para limitar quem pode criar fluxos de trabalho com o conector Jira, o administrador de sistema do Smartsheet/Jira pode ativar a configuração Restringir acesso.

  1. Entre no conector Jira do Smartsheet com as suas credenciais do Smartsheet.
  2. Selecione no ícone de menu no canto superior esquerdo da página e, em seguida, selecione Gerenciamento de usuários.
  3. Marque a caixa de seleção Restringir quais usuários podem acessar a integração do Smartsheet para Jira

    Brandfolder Image
    restrict access to the Smartsheet Jira Connector
  4. Adicione o endereço de e-mail de qualquer pessoa para quem você deseje conceder acesso ao conector.

Para remover o acesso

Todos os usuários removidos da lista não podem criar ou editar seus fluxos de trabalho.

  1. Entre no conector Jira do Smartsheet com as suas credenciais do Smartsheet.
  2. Acesse Gerenciamento de usuários.
  3. Selecione o ícone Excluir à direita das informações da conta dessa pessoa.
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