Smartsheet para Conector Jira Configuração do administrador (servidor em nuvem e auto-hospedado)

Use o Smartsheet para Conector Jira a fim de criar fluxos de trabalho para sincronizar informações entre o Smartsheet e uma ou mais instâncias do Jira.O Conector pode ajudar a automatizar e otimizar uma ampla variedade de processos de negócios, incluindo colaboração entre desenvolvedores de produtos e software, emissão de bilhetes e gerenciamento de casos de TI, e roll-up de projetos e relatórios executivos para equipes técnicas e não técnicas.

Este artigo fornece instruções sobre como configurar o Smartsheet para Conector Jira com o Servidor Jira Cloud e o Servidor Jira Auto-Hospedado.

Se você deseja configurar o Conector com um servidor Jira auto-hospedado e tem um firewall, confira o artigo Requisitos de Firewall do Conector Jira, que explica os requisitos do servidor e do firewall que precisarão estar em vigor antes da configuração de uma conexão.

Antes de começar: Requisitos

Você criará fluxos de trabalho no Conector do Smartsheet para Jira a fim de controlar a sincronização automática dos dados entre os dois sistemas. Antes de fazer isso, você precisará comprar e configurar o Conector.Para obter informações sobre preços e compras, entre em contato com a nossa equipe de vendas.

Os usuários da nuvem devem estar cientes das recentes alterações de privacidade feitas pela Atlassian. Confira Smartsheet para Jira: alterações importantes na privacidade do Jira Cloud para obter mais informações.

Tipos de permissão necessários

Para configurar o Conector do Smartsheet para Jira, você deve ser um administrador no aplicativo Jira. Você também precisa ter uma das seguintes funções:

• Um Administrador de sistema no Smartsheet. (Confira o artigo Tipos de usuários para obter mais informações.)
  -OU-
• Um Administrador do conector (essa função no nível da conta é exclusiva para o Smartsheet para Conector Jira confira os Tipos de permissão do Smartsheet para Jira a fim de obter mais informações).

Perguntas frequentes: Por que um Administrador do Jira precisa fazer login para configurar o Smartsheet para Conector Jira?

Para garantir uma configuração bem-sucedida, eis o que será necessário:

• O caminho (URL) para o host do Jira que você planeja usar.
• A Chave do Consumidor e a Chave Pública fornecidas pelo Smartsheet para Jira. Para obtê-los, siga as etapas abaixo em Configurar a conexão entre o Jira e o Smartsheet.
• Jira Cloud ou Jira versão 7.2 (ou posterior) para servidores Jira auto-hospedados.
• Suporte para campos Sprint. Observe que os campos Sprint não são compatíveis com as versões anteriores à 6.7.7. (Se a sua versão do Jira não oferecer suporte aos campos Sprint, eles não aparecerão no Conector.)
• Duas contas em nível de administrador:
  • Administrador de sistema do Smartsheet: Para acessar os recursos de administrador do Conector
    -E-
  • Administradores do Jira: Para acessar e configurar o Jira

Faça login no Conector do Smartsheet para Jira

Depois de comprar o Smartsheet para Conector Jira, você usará a seguinte URL para fazer login e configurar o Conector: https://connectors.smartsheet.com/c/jira 

IMPORTANTE: Se você deseja configurar o Conector com um servidor Jira auto-hospedado e tem um firewall, confira o artigo Requisitos de Firewall do Conector Jira, que explica os requisitos do servidor e do firewall que precisarão estar em vigor antes da configuração de uma conexão.

Configurar a conexão entre o Jira e o Smartsheet

Para registrar uma instância do Jira para uso no Smartsheet, você deve ter permissões no nível de administrador para as instâncias do Smartsheet e do Jira às quais deseja criar uma conexão.

Registrar uma instância do Jira com o Conector

Para registrar uma instância do Jira com o Conector:

1. Em um navegador da web, navegue até a página de login do Smartsheet para Conector Jira e clique em Fazer login com o Smartsheet.
2. Se lhe for solicitado acesso à sua conta do Smartsheet, clique em Permitir.
   
   A página Adicionar fluxo de trabalho será exibida.
    
3. Clique no ícone de menu, no canto superior esquerdo da página, e selecione Administração da conta.
   
   
    

4. Selecione Registrar novo servidor Jira.

5. No formulário exibido, digite o URL do host do Jira que deseja usar.

6. Aceite ou modifique o nome padrão, selecione sua versão do Jira e clique em Continuar.

Você poderá registrar várias instâncias do Jira com o Conector simultaneamente. Repita as instruções acima para cada instância adicional do Jira que quiser registrar.

O Smartsheet para Conector Jira fornecerá as chaves Pública e de Consumidor que você usará no Jira para estabelecer uma conexão segura entre os dois serviços. Siga as etapas da próxima seção - Configurar o host do Jira para Uso com o Smartsheet - para concluir a configuração.

É recomendável usar uma conta de serviço genérica no Smartsheet e no Jira (exemplo: smartsheet-jira@yourdomain.com) para configurar a conexão com o Jira. Os proprietários da conexão não podem ser alterados. Portanto, o uso de uma conta genérica ajudará a evitar a necessidade de reconstruir conexões ou fluxos de trabalho se a pessoa que gerencia a conexão com o Jira deixar sua organização, por exemplo.

Configurar o host do Jira para uso com o Smartsheet

Para habilitar uma conexão entre o Jira e o Smartsheet, você estabelecerá e configurará um Link de aplicativo (também conhecido como AppLink na documentação do Jira) entre os dois sistemas.

IMPORTANTE: Se você deseja configurar o Conector com um servidor Jira auto-hospedado e tem um firewall, confira o artigo Requisitos de Firewall do Conector Jira, que explica os requisitos do servidor e do firewall que precisarão estar em vigor antes da configuração de uma conexão.

Criar um Link de aplicativo

Para gerar um AppLink no aplicativo do Jira:

1. Entre no Jira com permissões de administrador do Jira.
2. Acesse as Configurações do Jira.
3. Selecione Produtos e, em Integrações, clique em Links de aplicativo.
   NOTA: Nas versões auto-hospedadas do Jira anteriores, escolha o > Aplicativos, depois selecione Links de aplicativos.
4. Digite o URL do aplicativo ao qual você deseja se vincular (https://app.smartsheet.com) e clique em Criar novo link.
   
   NOTA: Se uma das seguintes mensagens for exibida para você, clique em Continuar e deixe o novo URL como está. (Você corrigirá isso mais tarde): 
   • Nenhuma resposta foi recebida do URL digitada - ele pode não ser válido. Corrija o URL abaixo, se necessário, e clique em Continuar.
     
     
     -OU-
      
   • O URL de aplicativo informado foi redirecionado uma vez. Verifique o campo do URL redirecionado para garantir que seja um URL confiável.
      
5. Na caixa de diálogo Links de aplicativos, na caixa Nome do aplicativo, digite Smartsheet. Para Tipo de aplicativo, aceite o valor padrão de Aplicativo Genérico e clique em Continuar.
   
   

Você receberá uma mensagem informando que o Link de aplicativo foi criado com sucesso. Siga as etapas da próxima seção para configurar o Link de aplicativo.

Configurar o Link de aplicativo

Você precisará ter as chaves Pública e de Consumidor do Smartsheet para Conector Jira em mãos para concluir essas etapas. (Para obtê-los, siga as etapas acima em Configurar a conexão entre o Jira e o Smartsheet.)

1. No Jira, na página Configurar Links de Aplicativo (escolha > Configurações > Aplicativos, e selecione Links de Aplicativo no menu), localize o Link de Aplicativo do Smartsheet que você criou na seção anterior e clique no ícone Editar .
   
   NOTA: Nas versões auto-hospedadas do Jira anteriores, escolha o > Aplicativos, depois selecione Links de aplicativos.
    
2. Na caixa de diálogo Configurar, clique em Autenticação de entrada e cole as chaves Pública e de Consumidor nas caixas apropriadas.
   
   DICA: Faça a rolagem para localizar a caixa Chave pública.
    
3. Caso seja necessário o URL do token de solicitação, o URL do token de acesso ou o URL de autorização em seu ambiente do Jira, use este URL para preencher esses campos:
   
   https://api.smartsheet.com/2.0/token
   
   NOTA: Caso haja a necessidade de uma chave de consumidor e um segredo compartilhado, use a chave de consumidor e a chave pública da janela de Configuração no Conector Jira.
    
4. Continue rolando a caixa de diálogo, clique no botão Salvar e, em seguida, clique em Fechar.

Documentação adicional do Link de aplicativo do Jira

Para obter mais informações sobre os Links de aplicativos no Jira, confira a documentação do Jira:

Gerenciar acesso ao conector e permissões do fluxo de trabalho

O que você pode fazer no Conector depende de quais restrições foram ativadas, bem como das permissões que você possui sobre os itens tanto no Smartsheet (permissões de compartilhamento de planilhas) quanto no Jira (permissões de leitura/gravação no campo do problema).

Os fluxos de trabalho do conector respeitam as permissões específicas do aplicativo

O Conector respeita as permissões concedidas a você nos aplicativos Jira e Smartsheet. Como resultado, o Conector poderá ler, gravar, atualizar e excluir dados de acordo com as permissões concedidas a cada indivíduo em ambos os aplicativos.

Por exemplo, se a pessoa que criou um fluxo de trabalho no Conector não tiver permissão para editar dados específicos do projeto no aplicativo Jira, o fluxo de trabalho que criado por ela não poderá editar os dados desse projeto por meio do Conector.

Perguntas frequentes: Quais dados do Jira o Smartsheet acessa com o Conector Jira?

Gerenciar quem pode acessar o conector

Os administradores do sistema Smartsheet e os administradores do Conector podem controlar quem tem acesso ao Conector. Um Administrador de sistema do Smartsheet deve habilitar uma configuração para restringir o acesso ao Conector, de modo que somente determinados usuários possam criar e editar seus próprios fluxos de trabalho.

DICA: Os usuários do Conector poderão modificar os dados do Smartsheet e do Jira por meio dos fluxos de trabalho do Conector criados por eles. Por esse motivo, os Administradores de sistema e Administradores do Conector podem querer limitar o acesso apenas às pessoas da organização com sólidos conhecimentos de trabalho sobre os aplicativos do Smartsheet e do Jira.

Eis as etapas para um administrador de sistema do Smartsheet restringir o acesso ao Conector:

1. Faça login no Smartsheet para Conector Jira (https://connectors.smartsheet.com/c/Jira) com suas credenciais do Smartsheet.
2. Clique no ícone de menu, no canto superior esquerdo da página, e selecione Gerenciamento de usuários.
3. Marque a caixa de seleção ao lado da opção Restringir quais usuários podem acessar a integração do Smartsheet para Jira.
   
   
   Os endereços de e-mail de qualquer pessoa que tenha criado fluxos de trabalho anteriormente serão adicionados a uma lista de
   usuários com permissão para acessar a integração.
    
4. Adicione o endereço de e-mail de qualquer pessoa a quem você deseje conceder acesso ao Conector.

NOTA: Depois de ativar a configuração para restringir usuários, você poderá conceder eles acesso ao Conector Jira dentro do formulário de Gerenciamento de usuários do Smartsheet. Uma permissão em nível de usuário chamada Usuário do Conector Jira ficará visível para os Administradores de sistema do Smartsheet, que terão a capacidade de conceder aos usuários acesso ao Conector diretamente do Smartsheet.

Remover o acesso de alguém ao Conector

Os Administradores de sistema do Smartsheet e os Administradores do Conector também podem remover os usuários do Conector clicando no ícone excluir , à direita das informações de conta dessa pessoa.
Os usuários removidos da lista não poderão mais criar ou editar seus próprios fluxos de trabalho.

NOTA: Se alguém que foi removido da lista de acesso tiver criado fluxos de trabalho anteriormente, seus fluxos de trabalho ainda permanecerão ativos por até 10 minutos. Após esse período, eles serão desativados automaticamente.

Se você for um Administrador de sistema do Smartsheet, também poderá gerenciar os Administradores do Conector Jira e os Usuários do Conector Jira no aplicativo do Smartsheet. Para obter mais informações sobre o gerenciamento de usuários no aplicativo do Smartsheet, confira o artigo Gerenciamento de usuários.

Perguntas frequentes: Vocês salvam minha senha do Jira?

Tipos de permissão do Smartsheet para Conector Jira

Existem três tipos de usuários que podem interagir com o Smartsheet para Conector Jira:

• Administrador de sistema do Smartsheet - Pode gerenciar Administradores do Conector Jira e Usuários do Conector Jira a partir do aplicativo do Smartsheet.Os Administradores de sistema também podem habilitar uma configuração para restringir o acesso ao Conector.
• Administrador do Conector JIRA - Um tipo de usuário exclusivo para o Conector. Pode designar Usuários do Conector Jira e adicionar pessoas à lista de acesso restrito (depois que um Administrador de sistema ativar essa configuração).
• Usuário do Conector Jira - Um tipo de usuário exclusivo para o Conector. Pode criar fluxos de trabalho que sincronizam informações entre o Smartsheet e o Jira. (Isso só estará disponível depois que a configuração da lista de restrição de usuários tiver sido ativada no Conector.)

Recursos por tipo de usuário

A tabela a seguir descreve o nível de interação com o Smartsheet para Conector Jira, dependendo do tipo de usuário.

*Admins de sistema do Smartsheet e Admins do Conector podem criar e editar seus próprios fluxos de trabalho se o recurso restringir lista de acesso estiver desativado. Se a lista de restrição de acesso estiver ativada, eles deverão ter a função de Usuário do Conector. Confira Gerenciar quem pode acessar o Conector para obter mais informações sobre a lista de restrição de acesso.

Perguntas frequentes sobre o Conector Jira

Por que um Administrador do Jira precisa fazer login para configurar o Smartsheet para Conector Jira?

O Smartsheet utiliza uma tecnologia conhecida como webhooks, que permite que o Conector receba notificações do Jira sobre Problemas que estão sendo criados ou atualizados no Jira e permite a implementação de fluxos de trabalho automáticos. O modelo de permissão do Jira (confira o artigo de suporte do Jira nos webhooks) determina que o aplicativo (neste caso, o Smartsheet) deve ter credenciais de Administrador de sistema do Jira a fim de criar ou configurar um webhook com a API REST do Jira. É importante observar o seguinte:

• As credenciais de Administrador de Sistema do Jira são usadas apenas para criar e configurar os webhooks.
• Sempre que um usuário licenciado do Smartsheet cria um fluxo de trabalho no Conector do Smartsheet para Jira, ele é obrigado a fazer login com sua própria conta do Jira usando o protocolo OAuth. Isso garante que as permissões já configuradas no Jira para um usuário sejam aplicadas quando eles selecionam Projetos e campos do Jira e tentam recuperar ou editar dados do Jira a partir do Smartsheet.
• Quando o Smartsheet lê ou edita quaisquer dados no Jira durante a execução do fluxo de trabalho, mesmo se acionado a partir de uma notificação de webhook, isso sempre é feito usando as credenciais da pessoa que criou o fluxo de trabalho.
• Todas as “credenciais” são recuperadas do protocolo OAuth padronizado e o Smartsheet nunca terá acesso a nenhum dado de nome de usuário ou senha do Jira.

A conta de Administrador de Sistema do Jira usada para configurar a integração inicialmente, deve permanecer como uma conta ativa e também como Administrador de Sistema do Jira, de modo que, como os colaboradores podem continuar a criar fluxos de trabalho, os webhooks podem ser criados.

NOTA: Se o Administrador de sistema for removido do Smartsheet, será retornado um erro informando o seguinte:“Ausência de credenciais de usuário neste endpoint”. Quando o mesmo usuário recuperar sua permissão de Administrador de Sistema do Smartsheet, a conexão será restaurada e todos os fluxos de trabalho começarão a ser sincronizados conforme o esperado. Se as credenciais de administrador forem removidas do lado do Jira, o link de aplicativo precisará ser reconstruído porque o token será alterado.

Quais dados do Jira o Smartsheet acessa com o Conector Jira?

O Smartsheet recupera apenas os dados especificados por um fluxo de trabalho criado por alguém. Um criador de fluxo de trabalho especifica quais dados sincronizar mapeando os campos associados dos Projetos do Jira para planilhas e colunas no Smartsheet e escolhendo campos específicos para filtrar.

O Smartsheet recupera certos tipos de metadados, como a lista de todos os campos no projeto do Jira que foram selecionados no momento em que o fluxo de trabalho foi criado. Isso permite que as pessoas que têm acesso ao Conector Jira e àquele projeto mapeiem qualquer um dos campos desejados disponíveis. Outros metadados incluem, entre outros, uma lista de usuários disponíveis no projeto do Jira especificado, pois isso permite atribuir um problema no Jira a partir de dentro do aplicativo do Smartsheet.

NOTA: Toda a recuperação de metadados e dados será feita usando as credenciais OAuth do usuário do Jira - não as credenciais do Administrador de sistema. Isso garante que as permissões do Jira de alguém sejam aplicadas ao selecionar projetos e campos, além de tentar recuperar ou editar dados do Jira no Smartsheet.

Vocês salvam minha senha do Jira?

Todas as “credenciais” são recuperadas por meio do protocolo OAuth padronizado e o Smartsheet nunca tem acesso a nenhuma senha de usuário do Jira.

Criar e editar fluxos de trabalho para sincronizar o Smartsheet e o Jira

Agora que você configurou o Smartsheet para Conector Jira, confira o nosso artigo sobre a Criação e edição de fluxos de trabalho para obter detalhes sobre o processo de sincronização entre os dois sistemas.