Administração e configuração do conector Jira do Smartsheet
O conector Jira do Smartsheet sincroniza as informações entre o Smartsheet e uma ou mais instâncias do Jira. Este artigo explica como configurar o conector Jira do Smartsheet com o Jira Cloud e o servidor Jira auto-hospedado.
Se o administrador de sistema ativar a configuração Restringir usuários no conector Jira, você também deverá manter a função "Usuário do Jira" no Smartsheet.
O conector Jira do Smartsheet está disponível como uma oferta premium.
Se o conector Jira do Smartsheet estiver incluído no seu plano, use o seguinte URL para fazer login e criar fluxos de trabalho entre o Smartsheet e o Jira: https://connectors.smartsheet.com/c/jira
Terminologia e níveis de permissão
Antes de começar, veja abaixo alguns termos úteis:
- Conexão: o link entre o Smartsheet e uma instância específica do Jira.
- Fluxo de trabalho: o link dentro do conector Jira que conecta os elementos do Jira a uma planilha do Smartsheet.
Existem três tipos de usuários que podem interagir com o conector Jira do Smartsheet:
- Administrador de sistema do Smartsheet : gerencia e restringe os administradores e usuários do conector Jira.
- Administrador do conector Jira: estabelece a conexão entre uma instância do Jira e o conector Jira do Smartsheet.
- Usuário do conector Jira: cria fluxos de trabalho que sincronizam informações entre o Smartsheet e o Jira.
Recursos por tipo de permissão
Use este gráfico como referência para recursos com base nos tipos de usuários que podem acessar o conector.
Recurso |
Administrador de sistema do Smartsheet |
Administrador do conector Jira |
Usuário do conector Jira |
Criar fluxos de trabalho |
Sim* |
Sim* |
Sim |
Editar os próprios fluxos de trabalho |
Sim* |
Sim* |
Sim |
Desabilitar os próprios fluxos de trabalho |
Não |
Não |
Sim |
Ver todos os fluxos de trabalho na organização |
Sim |
Sim |
Não |
Desabilitar fluxos de trabalho na organização |
Sim |
Sim |
Não |
Habilitar ou executar fluxos de trabalho na organização |
Não |
Não |
Não |
Atribuir a função de usuário do conector Jira |
Sim |
Sim |
Não |
Atribuir a função de administrador do conector Jira |
Sim |
Não |
Não |
Habilitar a configuração "Restrição de acesso" |
Sim |
Sim |
Não |
Adicionar pessoas à lista "Restrição de acesso" (depois que as restrições forem habilitadas) |
Sim |
Sim |
Não |
*
Administradores de sistema do Smartsheet e administradores do conector poderão criar e editar seus próprios fluxos de trabalho se o recurso Restrição de acesso estiver desabilitado. Se a função Restrição de acesso estiver habilitada, eles deverão ter a função de usuário do conector. Consulte Restrição de acesso ao conector Jira do Smartsheet para saber mais sobre a configuração "Restrição de acesso".
Configuração de conexão
Para começar a usar o conector Jira do Smartsheet, primeiro configure a conexão entre o Smartsheet e sua instância do Jira para que os usuários possam criar fluxos de trabalho para conectar elementos específicos no Smartsheet e no Jira.
Pode ser necessário definir as Configurações de firewall antes de estabelecer essa conexão.
A Smartsheet aconselha o uso de uma conta de e-mail licenciada genérica (por exemplo, smartsheet-jira@seudomínio.com) para que o Smartsheet e o Jira estabeleçam a conexão. Isso evita a necessidade de refazer conexões ou fluxos de trabalho se a pessoa que gerencia o link do Jira sair da organização, pois não é possível alterar a propriedade da conexão.
Embora apenas a função de administrador de sistema do Smartsheet OU de administrador do conector Jira do Smartsheet seja necessária, a Smartsheet recomenda ter as duas funções para configurar o conector.
A conta usada para a configuração deve permanecer ativa com direitos de administrador no Jira e no Smartsheet. A remoção do status de administrador deste usuário aciona um erro: ausência de credenciais de usuário neste ponto de extremidade. A restauração das permissões de administrador corrige a conexão, retomando a sincronização normal do fluxo de trabalho. Se as credenciais de administrador do Jira forem removidas, recrie o link do aplicativo devido a alterações de token.
Como o conector Jira do Smartsheet permite a implementação de fluxos de trabalho automáticos, o aplicativo deve ter credenciais de administrador de sistema do Jira para criar ou configurar um Webhook com a API REST do Jira. As credenciais do administrador de sistema do Jira são usadas apenas para criar e configurar os webhooks.
Etapa 1: registrar um novo servidor do Jira no conector Jira do Smartsheet
Se quiser configurar o conector com o servidor do Jira auto-hospedado e um firewall, siga as instruções nas Configurações de firewall do conector Jira.
- Faça login no conector Jira do Smartsheet Se for solicitado acesso à sua conta do Smartsheet, selecione Permitir.
- Clique no menu superior esquerdo e selecione Administração da conta.
- Selecione Registrar novo servidor do Jira.
- Na página de Configurações:
- Insira o URL do
- O URL da API do JIRA é provavelmente o mesmo do seu host do JIRA.
- Em Nome, aceite o nome padrão ou altere-o para um descritor mais útil.
- Selecione sua versão do JIRA.
- Depois de definir esses itens na página de Configurações, selecione Continuar.
- Na página de Configurações, consulte a Chave do consumidor, o Nome do consumidor e a Chave pública. Copie esses valores, pois você precisará deles.
Etapa 2: criar um link de aplicativo (AppLink) para o Smartsheet no Jira
- Entre no Jira (você precisa de permissões de administrador do Jira).
- Acesse Configurações do Jira (o ícone de engrenagem no canto superior direito) e selecione Produtos.
- Selecione Produtos e, em Integrações, selecione os links doAplicativo.
Nas versões anteriores auto-hospedadas do Jira, escolhaConfigurações(ícone de engrenagem) > Aplicativos e selecione Links de aplicativos.
4. Selecione Criar link; uma caixa pop-up Criar link aparece. Preencha os campos da seguinte forma:
- Para o Jira Cloud, selecione o link direto do aplicativo, insira https://app.smartsheet.com para o URL do aplicativo e selecione Continuar (ou Criar novo link).
- Para as versões 9 e posterior do Jira auto-hospedado, selecione produtos da Atlassian, acesse https://app.smartsheet.com para o URL do aplicativo e selecione Continuar (ou Criar novo link).
5. Se alguma das mensagens a seguir aparecer, selecione Continuar e deixe o novo URL inalterado.
- Não houve resposta do URL que você inseriu. Talvez seja um URL inválido. Corrija o URL abaixo, se necessário, e selecione Continuar.
-OU- - O URL do aplicativo informado foi redirecionado uma vez. Verifique o campo do URL redirecionado para confirmar que é um URL confiável.
6. Agora você terá uma caixa pop-up de Link de revisão ou Aplicativos de link. Preencha os campos da seguinte forma:
- Na caixa Nome do aplicativo, digite Smartsheet.
- Em Tipo de aplicativo, aceite o valor padrão de Aplicativo genérico.
- Para a versão 9 ou posterior do Jira auto-hospedado, marque a caixa Criar vínculo de entrada.
- Selecione Continuar.
Etapa 3: editar o link do aplicativo
- Para o link do aplicativo que você acabou de criar na etapa 2, selecione o menu de três pontos que aparece quando você passa o cursor sobre o link do aplicativo ou selecione o ícone Editar
(dependendo da versão).
- Uma caixa pop-up Configurar aparece. Selecione Autenticação de entrada.
- Preencha os campos da seguinte forma:
- Nome do prestador de serviços (se necessário): Smartsheet
- Nome do consumidor: cole o Nome do consumidor que você copiou do conector Jira na etapa 1
- Chave do consumidor: cole a Chave do consumidor que você copiou do conector Jira na etapa 1
- Chave pública/segredo compartilhado: cole a Chave pública que você copiou do conector Jira na etapa 1
- Descrição: adicione uma descrição conforme desejado
- Se o campo Solicitar URL do token, Acessar URL do token ou Autorizar URL for necessário no seu ambiente Jira, use este URL para preencher esses campos: https://api.smartsheet.com/2.0/token
- Na parte inferior da "Autenticação de entrada", selecione "Salvar" e, em seguida, "Fechar" no canto inferior direito.
Etapa 4: concluir a conexão do Jira com o Smartsheet
- Volte à configuração do conector Jira do Smartsheet (ainda deve estar na página de Configuração em que você copiou as chaves) e selecione Continuar.
- Na tela Conectar, selecione Conectar para concluir a conexão no lado do Smartsheet.
- Uma tela de diálogo pergunta se você permite que o Smartsheet tenha acesso de leitura e redação no seu ambiente do Jira. Selecione Permitir.
Sua conexão entre o Smartsheet e o Jira já está configurada! Os usuários licenciados da sua conta já podem criar fluxos de trabalho entre itens no Jira e planilhas no Smartsheet.
Você pode conectar vários ambientes do Jira à sua conta Smartsheet com o conector Jira do Smartsheet. Repita as instruções acima para cada instância adicional do Jira que quiser registrar.
Limitações do conector
- O conector Jira do Smartsheet tem uma capacidade máxima de 20 mil linhas, o que está de acordo com o limite de linhas do Smartsheet.
- Limite a extração de dados a dez projetos ao mesmo tempo para garantir um desempenho melhor.
- Evite mapear para a coluna "Data de término" se as dependências estiverem habilitadas.
- O conector reclassificará a planilha cada vez que ela for executada; use relatórios para classificação personalizada.
- A reclassificação manual das tarefas do Jira pode causar erros; em vez disso, use o agrupamento personalizado.
- Atribua tarefas aos sprints do Jira, não ao Smartsheet, devido a restrições de conexão unidirecional.
- O complemento de portfólio do Jira, que introduz o tipo de problema de iniciativa, não é compatível.
- Talvez você tenha preocupações com o nível de esforço ao se conectar a grandes planos do projeto.
- As colunas de configurações de projeto específicas, de ID exclusivo e gerada pelo sistema podem causar complicações (unidirecional ou sem mapeamento) ao mapear o conector.
- Verifique se você tem acesso de administrador ou editor em ambas as plataformas para evitar erros relacionados a permissões nas atualizações do fluxo de trabalho.