適用対象
機能
この機能を使用できるユーザー
- 編集者
- 管理者
- 所有者
Data Shuttle の使用事例とよくある質問
Data Shuttle を使用することで、自信を持って意思決定を行い、プラットフォーム間でデータを一元化し、日常的なビジネスプロセスを自動化し、効率的に運用できるようになります。この記事では、Data Shuttle のアップロードとオフロードの使用方法に関する使用事例や実例をいくつか紹介するとともに、Data Shuttle に関するよくある質問に対する回答もご紹介します。
ご利用可能なユーザー
プラン:
- Smartsheet Advance Package
前提条件
Data Shuttle を使用するための前提条件は以下のとおりです。
アクセス レベルを確認するには、datashuttle.smartsheet.com にログインしてください。
Data Shuttle によるアップロード
Data Shuttle でのアップロードには、CSV、XLSX、または Google スプレッドシート形式でダウンロードされたデータが必要です。
Data Shuttle でアップロード ワークフローを作成すると、以下を実行できます。
- 外部のタイムトラッキング ツールから実際の労働時間をインポートする。
- 外部の会計システムから実際の経費をインポートする。
- SFDC (Salesforce) 以外の CRM ツールからデリバリー セールス パイプラインを更新する。
- 外部システムのデータをデータ収集シートに結合し、Control Center のプロビジョニングを推進する。
- カスタム フォーム作成ツールから Smartsheet にデータをインポートする。
Data Shuttle によるオフロード
Data Shuttle を使用すると、データを添付ファイル/リンクとして Smartsheet のシートや外部クラウド ソース (OneDrive/SharePoint、Google ドライブ、Box など) にオフロードできます。
Data Shuttle でオフロード ワークフローを作成すると、以下を実行できます。
- Smartsheet の重要な情報を、Smartsheet を使用していないユーザーに表示する。
- 複雑なデータをシンプルな構造でエクスポートし、データベースに取り込む。
- シートをクラウド ストレージ システムで毎週利用できるようにし、電子メールの添付ファイル/リンクとして送信する。
- 複雑なソリューション構築のために、変更およびフィルタリングされたシート データを別のシートに添付ファイル/リンクとして送信する。
- データのエクスポートとアーカイブを行う。また、エクスポートされたバージョンをバックアップとして保持することでデータの監査を実行する。
Data Shuttle に関するよくある質問
Data Shuttle の使用を始めるにはどうすればよいですか？
Data Shuttle ラーニング トラックをぜひご覧ください。Data Shuttle を使用するために必要なすべての内容を確認できます。
Data Shuttle を使用すると、Smartsheet と他のシステムを直接、自動的に接続できますか？
Data Shuttle では、他のシステムからエクスポートされた CSV や XLSX の自動アップロードと、Smartsheet からエクスポートされた CSV や XLSX の生成を実行できます。他のシステムとは直接接続できませんが、既存のシートに情報をアップロードして統合するプロセスを合理化するために使用できます。
また、特定のシステム (Jira、Salesforce、Microsoft Dynamics 365 との双方向同期を含む) との統合機能とコネクタを備えています。他のシステムとのカスタム統合は Bridge by Smartsheet でも作成できます。
Data Shuttle のアップロード ワークフローの取り込みポイントとして使用できるデータ ソースは何ですか？
Smartsheet のシートや行に添付されているか、Google ドライブ、Microsoft OneDrive/SharePoint、Box に保存されている CSV、XSLX、Google スプレッドシート ファイルを使用できます。
- Commercial プランでは、システムの権限に基づいて以下のドライブが既定でアクセス可能ですが、システム管理者によってアクセスが制限されている場合があります。
- Google ドライブ
- OneDrive/SharePoint
- Box
- Smartsheet Gov プランでは、Microsoft の GCC High 製品のドライブも利用できます。ただし、既定では大半のドライブにアクセスできません。アクセスをアクティブ化するにはサポートに連絡してください。
Smartsheet は外部の SQL サーバーに ODBC を接続できますか？
ライブ データ コネクタは、ODBC 対応のあらゆるサード パーティ アプリを統合することができます。ODBC はデスクトップ向けの製品であるため、ユーザーはサード パーティ製品をインストールできる必要があります。つまり、クラウド サービスでは稼働しないということです。
インストールができない場合は、Data Shuttle が外部ストレージ サービスから取得できるように、エクスポートを行う必要があります。
アーカイブされたワークフローも合計にカウントされますか？
はい。ワークフローは完全に削除する必要があります。削除しない場合、ワークフローの合計数にカウントされます。
Data Shuttle は Smartsheet Gov や Smartsheet EU リージョンでも使用できますか？
はい。Data Shuttle は、Smartsheet Commercial US と Smartsheet Commercial EU、および Smartsheet Gov で使用できます。詳細については、Smartsheet Gov と Smartsheet リージョンに関する記事をご覧ください。
Data Shuttle のアップロード ワークフローと、XLSX ファイルの Smartsheet へのインポートの違いは何ですか？
XLSX ファイルを Smartsheet にインポートすると、新しいシートを作成できます。周期的に変更を組み込む必要がある既存のシートがある場合は、Data Shuttle アップロード ワークフローを作成した方が効率的です。
Data Shuttle では、どこにファイルをオフロードできますか？
Data Shuttle では、Smartsheet から OneDrive/SharePoint、Google ドライブ、Box にオフロードしたり、Smartsheet のシートに添付ファイル/リンクとしてオフロードしたりできます。添付ファイル/リンクの形式は、Excel XLSX または CSV のいずれかです。
作成した Data Shuttle ワークフローを表示するには、どうすればよいですか？
ユーザーは、自分が作成したワークフローを表示できます。Smartsheet のシステム管理者は、組織内のユーザーが作成したすべてのワークフローを表示できます。詳細については、「既存の Data Shuttle ワークフローを管理する」をご覧ください。
Data Shuttle では、特殊文字はどのように処理されますか？
Data Shuttle 経由でインポートするファイルは、UTF-8 でエンコードされている必要があります。
インポートまたはエクスポートしたデータをフィルターできますか？
はい。データのサブセットのみをインポートまたはエクスポートするよう、アップロードおよびオフロードのワークフローにフィルターを設定できます。
アップロードおよびオフロードできる行数に制限はありますか？
ソースからデータをアップロードして、5,000 行を超える置き換えを実行する必要がある場合、または 2 万行にデータを結合する必要がある場合は、フィルターを適用するか、選択した列だけをマッピングすることができます。共通のデータ カテゴリを使用して複数のワークフローを作成し、データを複数のシートに振り分けることもできます。最大 2 万行をオフロードできます。
プランに Data Shuttle が含まれている場合、誰がそれを使用できますか？
Data Shuttle が含まれているプランのユーザーは誰でも、datashuttle.smartsheet.com にログインしてアクセスできます。Data Shuttle はユーザーが最初にログインするまで起動ツール内に表示されます。システム管理者は、ユーザー管理センターで、Data Shuttle やその他のプレミアム アプリへのアクセスを制限できます。