適用対象

Resource Management

機能

この機能を使用できるユーザー

リソース管理者、プロジェクト マネージャー、ユーザー スケジューラー は、プロジェクトのワークリストを使用してタスクと割り当てを管理できますが、ワークリストを作成することはできません。

プロジェクト ワークリストを使用してタスクと割り当てを管理する

プロジェクト ワークリストには、プロジェクトのすべての作業アイテムと割り当てがフェーズ別に整理されて表示されます。

    Who can use this?

    Plans:

    • Resource Management

    Permissions:

    リソース管理者、プロジェクト マネージャー、ユーザー スケジューラー は、プロジェクトのワークリストを使用してタスクと割り当てを管理できますが、ワークリストを作成することはできません。

    Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

    ワークリストを使用して以下のことができます。

    • すべての作業とそのステータス、割り当て先を確認する
    • プロジェクト計画の作成と編集
    • 誰がいつ、何に取り組むべきかを示す 
    • 主要な成果物やマイルストーンに向けた作業アイテムを追加する

    ワークリストを使用するには、まずプロジェクトを設定する必要があります。

    フェーズ

    フェーズは、プロジェクトをさまざまな種類の作業に分割します。まずフェーズを追加し、その後に各フェーズに作業アイテムを追加します。

    ワークリストにフェーズを追加するには:

    1. ワークリストの左上のフェーズを選択します。ワークリストの一番下に新しいフェーズ行が表示されます。
    2. フェーズに名前を付けます。さらにフェーズを追加する場合は Enter キーを押します。完了したら画面上の任意の場所を選択します。  
    3. フェーズを編集するには、新しい行を選択します。右のサイドバーにプロパティ ペインが開きます。 

    フェーズの日付を調整するには:

    1. フェーズ行の開始日または終了日を選択して、カレンダーを開きます。 
    2. カレンダーから新しい日付を選択します。 

    各フェーズの日付は、フェーズを作成する際に設定してください。次のフェーズを追加すると、そのフェーズの開始日は前のフェーズの終了直後となります。

    ワークリストへの作業アイテムの追加

    作業アイテムは、プロジェクト、フェーズ、またはユーザーに対するプロジェクトの成果物、期待事項、責任を定義します。

    作業アイテムを追加するには:

    1. ユーザーにカーソルを合わせて、[作業アイテム] を選択します。   
    2. 右ペインで、[作業アイテムのプロパティ] を入力します。  

    行にカーソルを合わせると、プロジェクトまたはフェーズのグループの一番下にある [+ 作業アイテム] がアクティブになり、アイテムに関する詳細を追加できます。

    作業アイテムを割り当てるには:

    1. 作業アイテム行を選択して、作業アイテムの詳細を開きます。
    2. [チーム メンバーを割り当てる] を選択します。

    または

    • 作業アイテムにカーソルを合わせて、[割り当てる] を選択します。 

    ワークリストに作業アイテムをコピーする

    作業アイテムを複製して、プロジェクトまたはプロジェクトのフェーズにコピーできます。作業アイテムのコピーは、次のような場合に有効です。

    • 複数の人が同じ作業に取り組んでいる場合。作業アイテムを複数回コピーし、各コピーを担当するユーザーに割り当てます。 
    • デザイン レビューなど、多くのプロジェクト フェーズで同様の割り当てを使用する場合。各フェーズに作業アイテムをコピーし、日付を編集します。
    • 作業アイテムを移動する必要がある場合。作業アイテムを新しいフェーズにコピーし、古い作業アイテムを削除します。

    作業アイテムをコピーするには:

    1. ワークリストで、コピーする作業アイテムを選択します。  
    2. 右の詳細ペインの一番下にある [コピー] を選択します。 
    3. 作業アイテムをコピーするプロジェクトまたはフェーズを選択します。

    ワークリストから作業アイテムを削除する

    作業アイテムを削除できるのはリソース管理者とポートフォリオ編集者のみです。作業アイテムを削除すると、行全体と割り当てを含むそのすべての内容が削除されます。割り当てに対してすでに追跡された時間は削除されません。

    1. 作業アイテム行を選択します。 
    2. 右ペインの一番下にある [削除] を選択します。 

    ワークリストへのユーザーの追加

    フェーズにチーム メンバーを追加するには:

    ワークリストにチーム メンバーを追加する方法は 2 つあります。

    • プロジェクトまたはフェーズを選択し、右パネルから [+ チーム メンバーを追加する] を選択します。
    • 最後のフェーズまたはプロジェクト エントリの下にマウスオーバーし、[チーム メンバー] を選択します。右側のパネルにチーム ディレクトリが表示されます。 

    複数のフェーズにチーム メンバーを追加するには:

    1. [ワークリスト] の上部の [チーム メンバー] を選択します。 
    2. 右パネルで、チーム メンバーを追加するフェーズを選択します。あるいは、プロジェクト全体を選択することもできます。 
    3. パネル下部の [フェーズを追加する] を選択します。 
    4. 追加するチーム メンバーを選択します。

    すべての割り当てには開始日と終了日があります。既定では、担当者の割り当てがプロジェクト レベルなのか、フェーズ レベルなのかに応じて、割り当てはプロジェクトまたはフェーズの開始日と終了日を継承します。

    ワークリストでの稼働ステータスの指定

    各作業アイテムのステータスを指定できます。リソース管理者、ポートフォリオ編集者、作業に割り当てられたユーザーは、プロジェクト期間中にステータスを変更できます。 

    ステータスを使用して、注意が必要な項目を特定します。ステータス設定は、組織で使用する名称に合わせてカスタマイズできます。

    作業アイテムが表示される場所には、必ずステータスも表示されます。稼働ステータスの詳細情報をご確認ください。

    ワークリストの日付の変更

    プロジェクトやフェーズの日程には変更がつきものです。フェーズと割り当てを定義している場合、アイテムを 1 つずつ編集することなく日付を変更できます。

    日付をシフトするには:

    1. [ワークリスト] でプロジェクト名またはフェーズ名を選択します。これはプロジェクトまたはフェーズ セクションの上部に太字で表示されています。 
    2. 右パネルで、[日付をシフトする] を選択します。
    3. 新しい開始日を入力し、[保存] を選択します。

    プロジェクトの日付をシフトすると、すべてのフェーズ、割り当て、タスクの期日もシフトします。