Resource Management の統合と API

Resource Management API を使用すると、Resource Management データベースにデータを取得して追加できます。

API を使用するには、チームの誰かが統合用のコードを作成する必要があります。または、統合を誰かに依頼することも可能です。

技術的な詳細をお探しですか？Smartsheet の API ドキュメントをお読みください。

Resource Management へのデータの取り込みまたは取り出しを行うその他の方法については、以下を参照してください。

• Zapier

• QuickBooks へエクスポート

• カレンダーのサブスクリプション

APIは、リソース管理リソースを作成、読み取り、更新、削除するために呼び出すことができる標準のHTTP REST操作を実装しています。

ドキュメントサイトAPIドキュメントサイトには、以下のドキュメントなどが含まれています。

• 始めにに関する記事。

• ガイドは、製品リソースと統合の使用を詳述しています。

• 操作リファレンスドキュメントは、OpenAPIを使用して指定されています。リファレンスドキュメントをOpenAPI仕様（OAS）ドキュメントファイルとしてJSON（.json）またはYAML（.yaml）でオプションでダウンロードできます。

統合オプションに関するご質問があればお寄せください。より実践的なサポートが必要な場合は、アカウント担当者にお問い合わせの上、コンサルティングサービスチームによる開発サポートについてご相談ください。

トライアルプランに参加している場合は、サポートに連絡してアクセスをリクエストできます。

リソース管理の管理者で、開発者APIタブにトークンが表示されない場合は、アカウントオーナーに連絡してください。アカウントオーナーは、トークンへのアクセスを制御します。

カレンダーのサブスクリプションは、Resource Management からカレンダーへの一方向の同期を行います。カレンダーで行った変更は、Resource Management には反映されません。

サブスクリプション URL には、過去 7 日間から 30 日間の割り当てがカレンダーに自動的に入力されます。

割り当てがカレンダーに入力されると、カレンダーの時間をブロックしない、プライベートな終日のイベントとしてカレンダーに入力されます。カレンダー イベントには、Resource Management の次の情報が含まれます。

• プロジェクト名
• フェーズ名
• 割り当て (作業アイテム) 名
• 割り当ての日付
• クライアント名
• 割り当て
• 割り当ての説明
• 割り当てられたサブタスクの数 (完了済み、残り、合計)

カレンダーのサブスクリプションを有効にする

注: カレンダーのサブスクリプションを有効にするには、リソース管理者である必要があります。

1. 右上の [設定] ボタンを選択します。

2. ドロップダウン リストから [アカウント設定] を選択します。

3. [アカウント設定] ページの一番下までスクロールして、カレンダーのサブスクリプションを有効または無効にするオプションを見つけます。 

リソース管理者がアカウントのカレンダーのサブスクリプションを有効にすると、チーム メンバーは個別にカレンダーのサブスクリプションを有効にすることができます。

1. 右上の [設定] ボタンを選択します。

2. ドロップダウン リストから [個人設定] を選択します。 

3. [有効] ボタンをクリックすると、カレンダー サブスクリプション用 URL が生成されます。

チーム メンバーはこの URL を使用して、Resource Management の割り当てを Google カレンダー、Outlook.com、Apple iCloud などのカレンダー クライアントと自動的に同期できます。URL はパブリックです。このリンクをほかのユーザーと共有すると、Resource Management の割り当てを表示できます。アクセス権を持たないユーザーとこのリンクを誤って共有してしまった場合は、[URL をリセットする] ボタンをクリックすると簡単に新しいリンクを生成できます。URL をリセットする場合は、新しい URL を使用して所望のクライアントを再接続する必要があります。

所望のカレンダーにカレンダーのサブスクリプションを追加する

Resource Management のカレンダーのサブスクリプションを個人カレンダーに追加するには、サブスクリプション URL をコピーし、カレンダー クライアント用に以下の手順を実行します。

• Google カレンダー (注: Google カレンダーに変更が表示されるまで最大 12 時間かかる場合があります)
• iCloud (Apple カレンダー)
• Outlook

QuickBooks のリソース管理のデータを使用する場合は、まずレポートを作成してからエクスポートする必要があります。

この手順は PC デスクトップ専用です。

レポートを作成する

エクスポートするデータを含むレポートを作成します。たとえば、10 月の請求書発行というレポートを作成できます。必要に応じて設定をカスタマイズします。プロジェクト、フェーズ、休暇、または QuickBooks で使用したいデータに関するレポートを作成してエクスポートできます。

1. 上部のナビゲーションで [レポート] を選択します。 
2. 右上の [新規レポート] を選択します。
3. 左側のパネルで、次の設定を適用します。
   • [時間と料金] > [時間] を表示
   • 時間枠:カスタム日付範囲
     • 開始日:10 月 1 日 
     • 終了日:10 月 31 日
   • 最初のグループ基準:プロジェクト (この期間内のすべてのプロジェクトを表示)
   • 次にグループ分け基準:チームメンバー (この期間内に社内のすべての人が働いたすべての時間を表示します)
4. [レポートを実行] を選択します。

レポートを個人ページまたはレポートページに保存すると、後で簡単にアクセスできます。右上の [保存] を選択し、場所を選択します。

データのエクスポート

1. レポートを開いた状態で、右上の [エクスポート] > [QuickBooks のタイムエントリのエクスポート] を選択します。 
   これにより、すべてのリソース管理データを含む.IIF ファイル (QuickBooks 固有のファイル) が保存されます。 
2. リソース管理からファイルをダウンロードし、見つけられる場所に保存します。

QuickBooks を開く

1. 請求レートが添付されている従業員がQuickBooksに登録されていることを確認してください。QuickBooksを会計と給与計算に使用している場合、これはすでに設定されている可能性があります。
2. QuickBooks を開きます。 
3. [ファイル] > [ユーティリティ] > [インポート] > [.IIF ファイルのインポート] に移動し、保存した.IIF ファイルを参照します。
4. 請求するプロジェクトを選択します。ページの下部にある [請求書を作成] を選択します。 

請求書には、QuickBooksで設定された請求レートが反映され、リソース管理に記録されている時間と一致している必要があります。

QuickBooks データ マッピング

リソース管理からダウンロードした.IFF ファイルを QuickBooks にインポートするためにフォーマットする必要はありません。ただし、QuickBooks と Resource Management 間でデータが一致していることを確認し、マッピングを理解してください。

すべてのアイテムのスペルとスペースは、2 つのシステム間でまったく同じである必要があります。

QuickBooks データは次のようにリソース管理にマップされます。

• QuickBooks: 顧客 = リソース管理:クライアント
• QuickBooks: ジョブ = リソース管理:プロジェクト
• QuickBooks: 従業員 = リソース管理:人
• QuickBooks: サービスアイテムまたはアイテム = リソース管理:タスクカテゴリ
• QuickBooks: メモまたは説明 = リソース管理:メモ
• QuickBooks: レート = リソース管理:請求レート

統合のための複数のソリューションが存在します。各方法の機能、実装の課題、コストの内訳をご紹介します。

リソース管理者は、Resource Management API との統合を設定できます。

エクスポート

このオプションは、Resource Management からデータを抽出したい場合に使用します。.CSV にエクスポートして、データを Excel または他のスプレッドシートプログラムに取り込むことができます。

レポートからデータをエクスポートする方法をご覧ください。

Zapier

Zapier は、使いやすいポイント アンド クリック インターフェイスを通じて、完全な API のサブセットを提供します。Zapier を使用する場合、ソフトウェア エンジニアが統合用のカスタム コードを作成する必要がないため、API を使用するよりもコストが安く、より速く実行できる場合があります。Zapier では弊社の API で可能な堅牢な統合は許可されていませんが、プロジェクトの作成や割り当ての追加などのツール間のシンプルなアクションに最適です。

統合しようとしているアプリケーションが Zapier プラットフォームに接続されていない可能性があります。この種の統合を行う前に、Zapier の Web サイトをご確認ください。また、使用状況によっては、Zapier サービスの毎月のサブスクリプションが必要な場合があります。

API

これは、最も堅牢で柔軟性があり、実装が困難なソリューションです。このオプションには、最も多くの統合機能がありますが、効果的に実装するには Web 開発スキルが必要です。

統合方法の比較

このグラフは、Web サイトと比較した場合の、各統合方法の機能の概要と比較を示しています。

• 完全: すべての機能を利用可能
• 部分的: 全機能のサブセットを提供。詳細については、ドキュメント全文をご参照ください。
• 読み取り専用: レコードの表示のみ可能