Resource Managementでレポートを使用および編集する

レポートの承認フィルター

承認ベースのフィルターを使用して、関連する承認者または承認ステータスに基づいて時間エントリを表示します。たとえば、チーム メンバーごとにグループ化され、承認ステータスでフィルターをかけた時間と料金のレポートを使用して、組織全体の各チーム メンバーの未送信時間を確認できます。

• 承認者: 時間を承認するリソース管理者またはプロジェクト マネージャーは、このフィルターに名前が表示されるため、特定の人が承認した時間でフィルターをかけることができます。
• 承認ステータス: 承認済み、保留中の承認、未送信の時間でフィルターをかけることで、レポートに表示される時間のエントリをフィルターにかけることができます。

また、レポート データを承認ステータス別、承認者別にグループ化することもできます。

レポート データは、[エクスポート] メニューまたは [元のデータをリクエストする] の 2 つの方法でエクスポートできます。

[エクスポート] メニューを使用する場合:

1. レポートを作成します。
2. レポートの右上隅にある エクスポート を選択します。 
3. ファイルの形式を選択します。 

電子メールを使用する場合:

電子メールで送信される CSV リンクは、Resource Management のレポート サイズ制限の対象ではないため、他のツールで高度な分析を行うために大規模なデータセットをエクスポートする方法として優れています。

[元のデータをリクエストする] は、利用状況レポートでは使用できません。 

1. レポートを作成します。
2. [レポートの実行] の横にある 元のデータをリクエストする を選択します。

CSV ファイルの準備が整うと、Resource Management アカウントに関連付けられているメール アドレスに、CSV ファイルをダウンロードするためのリンクが記載された電子メールが届きます。レポートの範囲やシステムの負荷によっては、電子メールが届くまでに最大 24 時間かかる場合があります。

元のデータレポートをエクスポートする を選択すると、人、プロジェクト、割り当てに関連するすべての属性を含むレポートが得られます。このレポートをCSVにエクスポートする を選択すると、リソース管理に表示されているのと同じデータを含むCSVが得られます。

サマリーレポートCSVをエクスポートすると、列の順序が変更される可能性があり、適用されたフィルターもCSVに表示されます。

詳細レポート

組織でビジネスまたはエンタープライズのSmartsheetプランを利用し、Smartsheet認証を使用している場合は、詳細レポートを作成することで、レポートのデータをさらに分析し、Smartsheetで共有することができます。詳細レポートを作成することで、Smartsheet のエコシステムにデータを保存し、高度な分析を実行したり、データを操作したりすることができます。レポートデータをSmartsheetに保存すると、Bridge、Data Shuttle、Data Meshなど、Smartsheetの高度な機能を使用できます。

ビジネスプランまたはエンタープライズプランで Smartsheet 認証を使用している場合は、高度なレポートを作成して Smartsheet でデータをさらに分析および共有できます。Smartsheet に保存されたデータで Pivot アプリを使用することもできます。

まず、レポートを作成し、データを .csv ファイルとしてエクスポートします。

データのエクスポート

1. レポートを開いた状態で、右上の [エクスポート] > [参照元データを CSV としてエクスポート] を選択します。
2. リソース管理からファイルをダウンロードし、見つけられる場所に保存します。

ピボットテーブルでの使用を検討すべきレポート

ここでは、得られたデータをもとにピボット テーブルを作成する際に役立つ便利なレポートをいくつかご紹介します。

クライアントとプロジェクトの予算の概要

• 表示:「予算」>「金額」
• 時間枠:過去 90 日と次の 90 日間
• 最初のグループ作成者:クライアント
• 次にグループ分けする:プロジェクト
• 表示:プロジェクトタイプ > 確認済み

先月の請求可能な稼働率

• [時間と料金] > [金額と時間] を表示
• 時間枠:先月
• 最初のグループ別：規律
• 次にグループ分けする基準:チームメンバー
• 表示:プロジェクトタイプ > 確認済み

稼働率とは、請求可能な作業に費やされた合計時間の割合です。

1. 利用可能な合計時間、つまり先月の合計勤務日数に、各人の勤務日の時間を掛けたものを計算します。 
2. 請求可能な合計時間を計算します。 
3. パーセンテージを計算します。

個々のプロジェクト予算レポート

• 表示:時間と料金
• 時間枠:カスタム日付範囲
  • 開始日:プロジェクトの初日
  • 終了日:プロジェクトの最終日
• 最初のグループ:フェーズ
• 次にグループ分けする基準:チームメンバー
• ショー: 
  • プロジェクト:プロジェクト名
  • クライアント:クライアント名

人やプロジェクトにカスタムフィールドを使用できます。

• 人: スキル、資格、マネージャー、組織構造などのプロパティを追加します。

• プロジェクト: ポートフォリオ編集者、プロジェクトの優先度、終了の可能性、ビジネスユニット、プロジェクトID、場所などのプロパティを指定するために、ビジネス固有の基準を追加します。

プロジェクトや人に複数のカスタムフィールドを追加し、スケジュール、プロジェクトポートフォリオページ、またはレポートのフィルターとして使用できます。

リソース管理を他のビジネスツールやシステムと統合する際は、カスタムフィールドと同じタグや識別子を使用してください。

カスタムフィールドを作成する

1. [アカウント設定] を開きます。
   1. Smartsheetのリソース管理で、右上隅の3点リーダーメニューを選択し、次に[設定]を選択します。
   2. スタンドアロンのリソース管理で、[設定] > [アカウント設定]を選択します。
2. 左側で、[プロジェクトカスタムフィールド]または[人カスタムフィールド]を選択します。
3. [追加]を選択し、次の情報を入力します:
   • フィールド名: カスタムフィールドの表示名とフィルター
   • フィールドの説明: このカスタムフィールドの説明（オプション）
   • フィールドタイプ: [テキストフィールド]、[ドロップダウンメニュー]、または[複数選択ドロップダウンメニュー]を選択します。ドロップダウンメニューと複数選択ドロップダウンメニューを使用すると、表示されるオプションを指定できます。
   • 既定値: 新しいプロジェクトや人にこのフィールドに事前入力される値。[既存のユーザー/プロジェクトに既定値を適用する]を選択して、この値を既存の割り当てに入力します。
   • このフィールドはどのように使用されますか？: この値が必要かどうかを判断します:
     • プロジェクトページまたは個人ページに表示
     • アカウント全体のフィルターオプションと、スケジュール内の人のビューの表示オプションとして利用可能
     • 管理者のみが編集可能です（人のカスタムフィールドのみ） 

4. 保存 を選択してカスタムフィールドを作成します。 

   新しいフィールドは、必要に応じて、既定値を持つすべてのプロジェクトまたはユーザーに表示されます。 

カスタムフィールドを更新

いつでもカスタムフィールドを更新できます。カスタムフィールドを選択し、変更を加えて保存します。更新は、そのフィールドを使用しているすべてのプロジェクトとユーザーに表示されます。

ただし、カスタムフィールドを削除した場合、プロジェクトまたはユーザーはその設定内でその値を保持します。少なくとも 1 人のプロジェクトまたはユーザーが設定に値を関連付けている限り、そのオプションはスケジュールのフィルターオプションとレポートに表示されます。

リソース管理者とポートフォリオ編集者は、必要に応じて、プロジェクトまたはプロファイル設定のカスタムフィールドを編集できます。

カスタムフィールドでフィルター 

特定のアイテムをデータセットに表示するために、レポートでカスタムフィールドをフィルターとして使用できます。 

たとえば、優先度の高いプロジェクトや特定のポートフォリオ編集者に属するプロジェクトをフィルターできます。そのポートフォリオ編集者に属する優先度の高いプロジェクトのみを表示するために、両方のフィルターを適用することもできます。 

グループ化したデータで使用できるフィルターのみが表示されます。

有効な Resource Management ログインと適切な権限レベルを持つユーザーのみが共有レポートを表示できます。

1. シートの右上隅にある [共有] を選択します。 
2. ポップアップから URL をコピー/貼り付けし、チーム メンバーにメッセージを送ります。チームはこのリンクからレポートに移動できます。

レポートを削除するには、レポート名にカーソルを合わせ、削除アイコンを選択します。

詳細レポート

組織でビジネスまたはエンタープライズの Smartsheet プランを利用し、Smartsheet 認証を使用している場合は、詳細レポートを作成することで、レポートのデータをさらに分析し、Smartsheet で共有することができます。また、Smartsheet のライセンス ユーザー (旧共同作業者モデル) またはメンバー (ユーザー サブスクリプション モデル) のいずれかである必要があります。

関連する Smartsheet のシート、レポート、ダッシュボード、またはワークスペースを、Resource Management ライセンスを持たない Smartsheet プランのユーザーを含む、必要な共同作業者と共有できます。