Learn about advanced report capabilities including sharing and filtering, exporting, calculating utilization and forecasting a probability of winning.
Resource Management のレポートを共有する
有効な Resource Management ログインと適切な権限レベルを持つユーザーのみが共有レポートを表示できます。
- シートの右上隅にある [共有] を選択します。
- ポップアップから URL をコピー/貼り付けし、チーム メンバーにメッセージを送ります。チームはこのリンクからレポートに移動できます。
レポートを削除するには、レポート名にカーソルを合わせ、削除アイコンを選択します。
レポートでフィルターを使用する
レポートをフィルターして、レポートの実行後に表示される情報をカスタマイズできます。プロジェクトや分野別にフィルターしたり、複数のフィルターを使用して特定のデータに焦点を当てたり、アウトプットを合理化したりできます。
1 つまたは複数のアイテムをフィルターするには、該当する項目のチェックボックスをクリックするか、フィルター ボックスの上部にある [すべて選択] または [すべて選択解除] を使用します。また、検索バー機能を使用することで、探している特定のフィルターを簡単に見つけられます。
チェックボックスではなくオプションの名前をクリックして選択すると、選択したもの以外のすべてのオプションのチェックボックスが自動的にオフになります。
レポートからデータをエクスポートする
レポート データは、[エクスポート] メニューまたは [元のデータをリクエストする] の 2 つの方法でエクスポートできます。
[エクスポート] メニューを使用する場合:
- レポートを作成します。
- レポートの右上隅にある [エクスポート] を選択します。
- ファイルの形式を選択します。
電子メールを使用する場合:
電子メールで送信される CSV リンクは、Resource Management のレポート サイズ制限の対象ではないため、他のツールで高度な分析を行うために大規模なデータセットをエクスポートする方法として優れています。
[元のデータをリクエストする] は、利用状況レポートでは使用できません。
- レポートを作成します。
- [レポートの実行] の横にある [元のデータをリクエストする] を選択します。
CSV ファイルの準備が整うと、Resource Management アカウントに関連付けられているメール アドレスに、CSV ファイルをダウンロードするためのリンクが記載された電子メールが届きます。レポートの範囲やシステムの負荷によっては、電子メールが届くまでに最大 24 時間かかる場合があります。
ピボット テーブル レポート設定
まず、レポートを作成し、データを .csv ファイルとしてエクスポートします。
ここでは、得られたデータをもとにピボット テーブルを作成する際に役立つ便利なレポートをいくつかご紹介します。
クライアントとプロジェクトの予算の概要
- ビュー: 予算: 金額
- 時間枠: 過去 90 日間と今後 90 日間
- 最初のグループ化: クライアント
- 次のグループ化: プロジェクト
- 表示: プロジェクト タイプ: 確定
先月の請求可能な稼働率
- ビュー: 時間と料金: 時間と金額
- 時間枠: 先月
- 最初のグループ化: 分野
- 次のグループ化: チーム メンバー
- 表示: プロジェクト タイプ: 確定
まず、利用可能な合計時間を計算します。これは、先月の総稼働日に各人の 1 日の稼働時間を掛けた値です。次に、請求可能な合計時間を計算します。稼働率とは、請求可能な作業に費やされた合計時間の割合です。
個々のプロジェクト予算レポート
- ビュー: 時間と料金
- 時間枠: カスタム日付範囲: プロジェクト期間
- 最初のグループ化: フェーズ
- 次のグループ化: チーム メンバー
- 表示: プロジェクトの名前とクライアント
今日の時間をレポートの発生した時間に含める
チームが今日追跡している時間がレポートの発生した時間と金額に反映されない場合は、ユーザー アカウントの [発生した期間] が [過去の日付のみ] に設定されています。
この設定は、リソース管理者であれば [アカウント設定] > [発生した期間] で変更できます。そこでは、アカウント全体で発生した時間と金額について、[過去の日付のみ] を含めるか、[過去の日付と今日] を含めるかを決定できます。
プロジェクト別の稼働率を計算する
リソースがプロジェクトに対して費やした時間を確認したい場合は、2 つのレポート (時間と料金と稼働率) を実行し、レポートのエクスポートを使用して、プロジェクトの各人の時間が稼働率に与える影響の表示方法をカスタマイズします。
リソースがプロジェクトに費やされた時間を確認します。
- 時間と料金のレポートを実行します。レポートをチーム メンバー別、プロジェクト別の順にグループ化します。
- [エクスポート] > [このレポートを CSV にエクスポート] に移動します。
- 時間と料金レポートを稼働率レポートに転換し、チーム メンバー別でのみグループ化します。時間と料金レポートおよび稼働率レポートの両方の期間が同じであることを確認します (例: 今月)。[エクスポート] > [このレポートを CSV にエクスポート] に移動します。
- エクスポートの両方を開き、一方のエクスポートからすべてのデータを別のスプレッドシートの新しいタブにコピーします。データをコピーしたファイルを閉じると、2 つのタブにデータが含まれているファイルのみが残ります。
- 時間と料金レポートがエクスポートされたシートで、右側に 2 列の新しいヘッダーを追加し、「稼働可能な時間」および「プロジェクトごとの稼働率」とそれぞれタイトルをつけます。
- 「稼働可能な時間」列で VLOOKUP 関数 (両方のシートで検索する値としてユーザーの名前を使用) を実行し、稼働率レポートのエクスポートから時間と料金レポートのエクスポートに、利用可能な時間データを入力します。これで、プロジェクトごとの稼働率を計算するための生データ (プロジェクトごとの合計時間/稼働可能な時間) が得られます。
- 「プロジェクトごとの稼働率」列で、各プロジェクトの「合計時間」列の値を、その人の稼働可能な時間で割ります。これをパーセンテージに変換します。チャートは下の画像と一致しているはずです。これにより、チーム メンバー 1 人あたりのプロジェクトごとの使用率を計算できます。
ユーザーとプロジェクトのカスタム フィールドを追加する
ユーザー用のカスタム フィールドでは、プロファイルにスキル、認定、マネージャー、組織構造などのプロパティを追加できます。プロジェクトの場合は、カスタム フィールドを使用してビジネス固有の基準をプロジェクトに追加し、ポートフォリオ編集者、プロジェクトの優先度、終了の可能性、ビジネス ユニット、 プロジェクト ID、場所などのプロパティを指定します。
Resource Management を他のビジネス ツールやシステムと統合する場合は、他のツールで使用されているのと同じタグや識別子を使用してカスタム フィールドを追加します。
プロジェクトとユーザーは、複数のカスタム フィールドを持つことができます。スケジュール、プロジェクト ポートフォリオ ページ、または レポート でフィールドをフィルターできます。
カスタム フィールドを作成する
カスタム フィールドを追加できるのは、リソース管理者のみです。
- 右上の [設定] を選択します。
- ドロップダウン リストから [アカウント設定] を選択します。
- 左のナビゲーション メニューから [プロジェクト カスタム フィールド] または [ユーザー カスタム フィールド] を選択します。
- [追加] を選択し、次の情報を入力します。
- フィールド名: カスタム フィールドとそのフィルターの表示名。
- フィールドの説明: このカスタム フィールドの使用方法を説明します (任意)。
- フィールド タイプ: テキスト フィールド、ドロップダウン メニュー、または複数選択ドロップダウン メニューを選択します。ドロップダウン メニューと複数選択ドロップダウン メニューを使用すると、表示されるオプションを指定できます。
- 既定値: 新しいプロジェクトやユーザー向けにこのフィールドに事前入力される値。この値を既存の割り当てに入力するには、[既存のすべてのプロジェクト/ユーザーに既定値を適用する] を選択します。
- このフィールドをどのように使用しますか？: この値が必要かどうかを判断します。
- プロジェクトページまたは個人ページに表示
- アカウント全体のフィルター オプションと、スケジュール内のユーザー ビューの表示オプション
- 管理者のみが編集可能 (ユーザー カスタム フィールドのみ)
- [保存] を選択してカスタム フィールドを作成します。新しいフィールドは、必要に応じて、既定値を持つすべてのプロジェクトまたはユーザーに表示されます。リソース管理者とポートフォリオ編集者は、必要に応じて、プロジェクト設定またはプロファイル設定のカスタム フィールドを編集できます。
カスタム フィールドの更新
[アカウント設定] でカスタム フィールドを更新すると、そのフィールドを使用しているすべてのプロジェクトとユーザーに更新が表示されます。
[アカウント設定] からカスタム フィールドを削除した場合、プロジェクトまたはユーザーはその設定内でその値を保持します。少なくとも 1 人のプロジェクトまたはユーザーがその値を設定に関連付けている限り、そのオプションはスケジュールとレポートのフィルター オプションに表示されます。
フィルター
レポートでカスタム フィールドをフィルターすると、データ セット内の特定のアイテムを表示できます。たとえば、優先度の高いプロジェクトや特定のポートフォリオ編集者に属するプロジェクトをフィルターできます。複数のフィルターを適用できます。グループ化したデータで使用できるフィルターのみが表示されます。