動的レポート範囲 (DRS)

近日中に、プログラム レポートがレポート作成のニーズを満たす主な選択肢になります。動的レポート範囲は自動的に移行され、ユーザーや作業に影響を与えることなく、プログラム レポートになります。

レポート ID、URL、共有、フィルター、グループ化、列の選択、Dynamic View、コレクションまたはダッシュボードへの組み込みなど、レポートに関連するその他すべてを保持できます。主な変更点は、既存のレポートのレポート範囲設定がシートからプログラムに移行することです。

ブループリントに動的レポート範囲が含まれていない場合、それらのレポートのオプションは、ブループリント ビルダーの [ブループリント コンポーネント] ページで灰色で表示されます。

プログラム レポートの仕組みについての詳細情報をご覧ください。

動的レポート範囲 (DRS) は、ブループリント構成中にポートフォリオレベルのレポートをより効率的かつスケーラブルに維持するための方法を提供します。これにより、ソリューションで、必要なブループリント ツールキットのソース シートのみを使用して、スタンドアロン レポート (ブループリント ツールキットの外部に存在し、複製されないレポート) の範囲を自動的に更新できます。

留意点

DRS はポートフォリオ アイテムの一部です。

  • Control Center のプライマリ リードのみが DRS を作成できます。ブループリントで必要なすべての DRS レポートに対する管理者権限を持っていることを確認してください。
  • 新しい DRS を追加するには、意図しない変更が行われないように、すべてのブループリント設定を慎重に設定する必要があります。
  • DRS はスタンドアロンのレポートであり、テンプレートの一部ではないため、グローバル更新は適用されません。
  • 中間層レポートを必要とする多層構造には、ワークスペース レポートを使用します。
  • アーカイブ中に DRS からシートを削除するルールを設定して、関連性とパフォーマンスを維持します。
  • DRS では通常、複数のアクティブな Control Center プロジェクトでシートが使用されます。レポートのグループ化を使用して、データの書式を設定し、効果的に表示しましょう。
  • ブループリント ソース シートに非表示の列を含め、グループ化の主要なプロジェクト プロファイル データを保存します。以下に例を挙げます。
    • プロジェクト名/ID
    • プロジェクト マネージャー (またはその他の重要な連絡先)
    • 組織データ (プログラム、部門)
  • レポートのコンテンツが Smartsheet の標準レポート限度内に収まるようにします。

  • DRS は、以下の方法で進行中のプロジェクトに遡及的に適用できます。

    • ポートフォリオレベルのレポートを作成する。
    • Control Center の構成で DRS として追加する。
    • 新しいプロジェクトに関連するシートが自動的に DRS に含まれるようにする。

    元のシートは、作成時にアクティブなプロジェクト ツールキット内に存在している必要があります。

  • DRS で使用されているブループリント テンプレート シートの名前は変更しないでください。名前を変更すると、新しく作成されたプロジェクト シートがレポートに追加されなくなります。
  • テンプレートの名前を変更する必要がある場合は、「シート名」のようなフィルターが設定されたワークスペース レポートを使用して、正しいシートを選択します (プロジェクトごとに新しいワークスペースを作成する場合は実行できません)。

有料メンバーまたは管理者は、シート名フィルターを使用して DRS の機能を模倣し、ワークスペース レポートを作成できます。ただし、このアプローチは、プロジェクトごとに新しいワークスペースを作成するソリューションでは効果的に拡張できない場合があります。

動的レポート範囲 (DRS) を使用するタイミング

DRS は以下のような場合に最適です。

  • 個々のワークスペースを活用するソリューション。
  • レポートに含まれる範囲 (シート数) を最小化することで、ポートフォリオレベルのレポートを自動的に管理します。
  • DRS レポートには、以下を含めることができます。
    • プロジェクト別の影響の大きいリスク (範囲: プロジェクト RAID ログ)
    • プロジェクト別マイ タスク (範囲: プロジェクト スケジュール)
    • 部門または地域別のタスク
    • プランニング用の未割り当てタスクまたはプレースホルダー リソース
    • 保留中の承認
    • 未解決の RAID
  • ワークスペース レポートと比較してレポートの範囲を制限することで、パフォーマンスを最適化します。範囲が大きいとパフォーマンスが低下する可能性があります。

ベスト プラクティス

Do

  • Smartsheet でレポートを作成してから、列、フィルター、グループ化/サマリー、並べ替え条件などを Control Center ブループリントで DRS として追加する。
  • レポートをブループリントに追加する前に、自動プロビジョニングをオフにする。
  • DRS のプレフィックスやサフィックスなど、一貫した命名規則を使用して、簡単に識別できるようにする。
  • DRS レポートを専用の場所 (フォルダーまたはワークスペース) に整理して、ナビゲーションと権限管理を容易にする。
  • パフォーマンスの低下を避けるために、レポートの範囲内でサポートできるライブ プロジェクトの数を予測する。

Don’t

  • DRS レポートでシートを手動で追加または削除する。プロジェクトの作成時またはアーカイブ時に Control Center でシートが再構成されます。
  • エンドユーザーが一時的なニーズに合わせてプログラム レポートのフィルターを変更することを期待する。代わりに、現在のユーザー フィルターの使用や、複数のプログラム レポートの作成を検討してください。
  • Control Center ブループリント テンプレート フォルダーに DRS を含める。
  • レポートを更新せずに、既存の DRS に含まれるシートの名前を変更する。
  • 以前にプロビジョニングされたプロジェクトで使用されたテンプレートを削除する。グローバル更新がブロックされる可能性があります。
  • 複数の Control Center プログラムを 1 つの DRS に接続する。
  • 以前にプロビジョニングされたプロジェクトで使用されているテンプレートを削除する。