フィルターは、シートから必要なデータを表示する優れた方法です。
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特定の希望条件を列でフィルタリングして一致するシート行を表示できます。列で確認できる条件の一部を以下に示します。
- 特定の値、またはリストに含まれている値に一致する。
- リストに含まれているどの値にも一致しない。
- ある値より大きい、小さい、または等しい値。
- 空白または空
- 数値以外
- 日付以外
複数の条件を設定した場合に、表示する行を次から選択できます。
- すべての条件に一致する行
- 少なくとも 1 つの条件に一致する行
適切な権限を持つユーザーは、フィルターを自分だけのために作成したり、他のユーザーと共有したりすることができます。
この記事で説明している共有フィルター機能は、ビジネス プランおよびエンタープライズ プランに含まれています。プランと料金に関する詳細については、「プランと価格」のページをご覧ください。
必要な権限
フィルターを使用してシートで何ができるかは、そのシートにどのような共有権限 を持っているかによって異なります。
| フィルターの操作 | 閲覧者 | 編集者 | 所有者または管理者 |
|---|---|---|---|
| 既存のフィルターを複製する | はい | はい | はい |
| 無題のフィルターを作成する* | はい | はい | はい |
| フィルターを作成して名前を付ける | いいえ | はい | はい |
| シートの共同作業者全員にフィルターを共有する (ビジネス プランおよびエンタープライズ プランでのみ使用可能) | いいえ | いいえ | はい |
シートの無題のフィルターは各ユーザーのみが使用するもので、自由に設定できます。
フィルターの作成
ツールバーで、[フィルター] > [新しいフィルター] の順に移動します。[フィルター] エディターが表示されます。
Brandfolder Image
名前付きフィルターを作成するには、[名前] フィールドに入力します (シートに対して編集者以上の権限が必要です)。
または、
無題のフィルターを作成するには、[名前] フィールドを空白のままにします。
[次に一致する行を表示] で、データにフィルターを適用するための条件を 1 つ以上設定します。
列のデータ タイプによって、その列に使用できる条件演算子は異なります。たとえば、[＝次を含む値] は文字列と連絡先でのみ使用でき、[＝次の範囲の値] は日付と数値でのみ使用できます。
- [次に一致する行を表示] の横にあるリンクを、[すべての条件] または [少なくとも 1 つの条件] に切り替えることができます。
- 他のシート共同作業者とフィルターを共有するには (シート管理者以上の権限が必要)、[フィルターの共有] チェックボックスをオンにします。
- シートで階層を使用している場合は、[親行を含める] チェックボックスをオンにすると、親行にフィルターをかけることができます。
- [適用] を選択すると、フィルター結果が表示されます。
フィルターに一致する行が表示され、その他の行は非表示になります。
[フィルター] メニューには、作成したフィルターの名前が表示されます。フィルターに名前がない場合は、[無題のフィルター] と表示されます。フィルターを共有すると、フィルター名の横に共有アイコン
Brandfolder Image
が表示されます。
フィルターの変更
既存のフィルターの条件は、いつでも戻って変更できます。
[フィルター] メニューから、フィルターの名前にカーソルを合わせ、編集アイコン Brandfolder Image
を選択します。
ウィンドウのタイトルには、変更しているフィルターの名前が表示されます。タイトルを確認して、正しいフィルターを変更するようにしてください。
- [フィルターの編集] ウィンドウで条件を更新します。
- [適用] を選択します。
更新されたフィルターがシートに適用されます。
編集者以上の権限を持っていない場合、変更できるのは無題のフィルターのみです。
フィルターをオフにする
現在シートに適用されているフィルターを停止するには、上部バーでフィルター名を選択します。メニュー アイテム名が [フィルター オフ] に変わります。
フィルターを削除する
シートからフィルターを削除する方法は次のとおりです。
- [フィルター] メニューから、フィルターの名前にカーソルを合わせ、削除アイコン
Brandfolder Image
を選択します。 - [削除] を選択します。
その他のフィルター
ボード ビューとタイムライン ビューでは、一時的なフィルターを追加することで、データをさらにフィルターできます。これらのアドホック フィルターは単独で使用することも、保存したフィルターと組み合わせて使用することもできます。
- [フィルターの追加] を選択します。
- 列のドロップダウン リストから、列と条件を選択します。
フィルターは、必要に応じて保存したり、共有したりできます。
条件の設定に関するヒント
フィルターの条件を指定する際には、最も効果的な条件の設定方法について考えることでしょう。ここでは、そのヒントをいくつかご紹介します。
- フィルターに指定した条件すべてに一致したものを使うのか、または条件のうち 1 つでも一致していれば使うのかを指定するには、[次に一致する行を表示] の横にあるリンクをクリックして、[すべての条件] と [少なくとも 1 つの条件] のいずれかに切り替えます。
- [＝空白] 条件を使用して、データが欠けている可能性のある行を見つけます。
- シートで階層を使用している場合は、[親行を含める] チェックボックスをオンにすると、フィルターに親行を含めることができます。
- [現在のユーザー] フィルターを作成すると、共同作業者が割り当てられたタスクに焦点を当てることができます。詳細については、「割り当て済みタスクの表示」を参照してください。
- [行] フィルターの条件として、クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行で絞り込みます。
フィルターを使用して、純粋な数値を含む行を検索するには、数値をテキストに変換する必要があります。これを行うには、新しい列と数式を次のように作成します。
=[NumberColumn]1 + ""
ここで、[NumberColumn] は列名、行番号は 1 です。この数式を新しい列の残りの部分にコピーします。
フィルターでは純粋な数値を検索することができません。
フィルター条件として、クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行を使用する
[行] フィルター条件を使用して、操作を実行する必要があるクリティカル パス タスク、添付ファイル/リンク、コメントや、特定のユーザーが編集できないようにロックされている行を絞り込みます。
最初のドロップダウン フィールドで [行] を選択すると、これらのオプションが表示されます。
クリティカル パス データを分離する
シートでクリティカル パスの行を強調表示するように設定している場合は、[はクリティカル パス上にあります] または [はクリティカル パス上にありません] 条件を使用してフィルターすることで、クリティカル パスの行を表示または非表示にすることができます。シートでクリティカル パスを有効化する手順については、「プロジェクトでクリティカル パスを追跡する」を参照してください。
添付ファイル/リンクやコメントのある行をすばやく検索する
[行] 条件を使用して、添付ファイル/リンクやコメントを含む行を表示/非表示にするフィルターを作成できます。[には添付ファイル/リンクがあります] または [にはコメントがあります] を使用すると、添付ファイル/リンクをダウンロードしたり、コメント スレッドにすばやく返信したりする必要がある行のみを分離できます。[には添付ファイル/リンクがありません] または [にはコメントがありません] という条件を使用すると、添付ファイル/リンクまたはコメントのある行が非表示になります。
ロック済み/ロック解除済みの行の検索
シートに対して管理者の共有権限を持つユーザーのみが編集できる行の表示/非表示を切り替えるには、[行はロックされています] または [行はロックされていません] を使用します。これを使うと、編集者権限を持つユーザーが、編集できる行を絞り込むことができます。