フィルターを作成してデータの表示/非表示を切り替える

適用対象

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

適切な権限があれば、フィルターを作成して、自分で使用したり、ほかのユーザーと共有したりすることができます。 概要は、 「フィルターの基本」をご覧ください。

たとえば、[現在のユーザー] フィルターを共有として作成すれば、自分のシートの共同作業者全員がそれぞれに割り当てられているタスクをすばやく確認できます。 [現在のユーザー] フィルターを共有として作成するには、「割り当てられているタスクの表示」をご覧ください。

こちで解説している共有フィルター機能は、ビジネス プランおよびエンタープライズ プランでご利用いただけます。 どの機能がどのプランに含まれているかなど、プランと価格の詳細については、「プランと価格」のページをご覧ください。

フィルターを使った作業に必要な権限

フィルターを使ってシートで何ができるかは、そのシートにどのような共有権限を有しているかで異なります。

フィルターを使った作業 閲覧者 編集者 所有者または管理者
「無題のフィルター」を作成する
作成されたフィルターを適用する
再利用のためにフィルターに名前を付ける 不可
シートの全共同作業者に共有すべきフィルターを指定する (チーム プラン以上) 不可 不可

シートレベルの共有権限に関する詳細については、「共有権限レベル」をご覧ください。


フィルターの作成と使用

「無題のフィルター」でデータをフィルターする

シートへのアクセス権がある場合、「無題のフィルター」を作成して、最適な方法でシートのデータを閲覧することができます。 「無題のフィルター」構成は、各ユーザー固有の構成になります。

  1. ツールバーで、[フィルター] > [新しいフィルター] をクリックします。
    [新しいフィルターの作成] ウィンドウが開きます。
  2. [新しいフィルターの作成] ウィンドウで、[次に一致する行を表示] の下から、シート内のデータに適用する条件を選択して [適用] をクリックすると、フィルターの結果が表示されます。

    [フィルター] メニューには「 無題のフィルター」と表示され、指定した条件に従ってデータがフィルターされていることが確認できます。

ヒント: 特定のデータ タイプにしか使用できない条件があります。 たとえば、「=次を含む値」は文字列と連絡先にしか使用できません。また、「=次の範囲の値」は日付と数値にしか使用できません。

フィルターに名前を付けて保存または共有する

シートに対して編集者以上の権限を持つユーザーは、後で利用するためにフィルターに名前を付けて保存することができます。 シートに対して管理者権限を持つユーザーは、名前を付けたフィルターを共有して、シートにアクセスできるチーム メンバーなら誰でもそのフィルターを適用できるようにすることができます。

ビジネス アカウントおよびエンタープライズ アカウントを持つユーザーだけが、ほかの共同作業者にフィルターを共有できます。

[新しいフィルターの作成] ダイアログ ボックス

  1. [名前] ボックスにフィルター名を入力します。
  2. [フィルターの共有] チェックボックスをオンにし、シートにアクセスできるすべてのユーザーがそのフィルターを使用できるようにします。

フィルター名の横にある共有マーク 共有画像 は、それが、シート管理者によって共有用に保存されたフィルターであることを示しています。

フィルターを変更する

フィルターは、作成後であっても、いつでもその条件 (シートの情報を表示または非表示にするための条件) を変更することができます。 フィルターの変更方法は次の通りです。

  1. 変更するフィルターをシートに適用します ([フィルター] メニューから選択)。

    注: 編集者以上の権限がない場合、変更できるのは「無題のフィルター」のみとなります。
  2. [フィルター] メニューから、フィルターの名前にカーソルを合わせ、鉛筆アイコン 編集アイコンを選択します。

    ヒント: ウィンドウのタイトルには、変更しようとするフィルターの名前が表示されます。 タイトルを確認して、正しいフィルターを変更するようにしてください。
  3. [フィルターの編集] ウィンドウで条件を更新し、[適用] をクリックします。

更新後のフィルターがシートに適用されます。

フィルターの適用を解除する

フィルターを解除する (シートへの適用を停止する) には、[フィルター オフ] を選択します。

フィルターを削除する

フィルターを削除 (シートおよびメニューから削除) するには、[フィルター] メニューにてそのフィルターを選択してシートに適用し、[現在のフィルターを削除] を選択します。

条件設定のヒント

フィルターに条件を設定していくと、フィルターを最大限に有効に活用するにはどのような条件設定がよいのかを知りたくなるでしょう。 以下にそのヒントをいくつかご紹介します。

  • 条件の適用方法を変える: すべての条件に一致したデータを表示するのか、条件の 1 つにだけ一致したデータを表示するのかを指定するには、[次に一致する行を表示] の横のリンクをクリックし、[すべての条件][少なくとも 1 つの条件] のどちらかを選択します。
  • 空白のセルをフィルターする: =空白」条件を使用して、データが入っていない行を見つけます。
  • 親行を含める: シートに階層がある場合、[親行を含める] チェックボックスをオンにすると、親行を含めてフィルターすることができます。 (シートの階層に関する詳細については、「階層」をご覧ください)
  • 自分に割り当てられたタスクをフィルターする: 現在のユーザー」フィルターを作成すると、共同作業者は自分に割り当てられたタスクのみを画面に表示できるようになります。 詳細については、 「割り当てられているタスクの表示」をご覧ください。
  • 」のフィルター条件を使用して、クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行を絞り込みます。 詳細については、以下のセクションをご覧ください。

クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行をフィルターする

クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行をフィルター条件として使用すると、特定の行を表示したり非表示にしたりすることができます。 「」のフィルター条件を使用すると、クリティカル パスのタスク、添付ファイル/リンク、およびアクションが必要なコメントや、特定のユーザーが編集できないようにロックされた行を絞り込むことができます。

最初のドロップダウン フィールドで「」を選択するとオプションが表示されます。

行をフィルターするためのダイアログボックスとドロップダウン

フィルターを使用してクリティカル パスを絞り込む

クリティカル パスの行だけを強調する設定をしている場合、「はクリティカル パス上にあります」または「はクリティカル パス上にありません」というフィルターを条件として適用することで、クリティカル パスの行を表示または非表示にできます。 シートのクリティカル パスを有効化する手順については、「プロジェクトのクリティカル パスの追跡」をご覧ください。

フィルターを使って、添付ファイル/リンクやコメントを含む行をすばやく見つける

「行」条件を使ってフィルターを作成し、添付ファイル/リンクやコメントを含む行を表示または非表示にすることができます。 「には添付ファイル/リンクがあります」または「にはコメントがあります」を条件に使用して、対象となる行のみを絞り込み、添付ファイル/リンクをダウンロードしたり、コメント スレッドにより迅速に返信したりすることができます。 「には添付ファイル/リンクがありません」または「にはコメントがありません」という条件を使うと、添付ファイル/リンクやコメントのある行が非表示になります。

シート内で添付ファイル/リンクやコメントを活用する方法については、以下のヘルプ記事をご覧ください。

フィルターを使ってロック済み/ロック解除済みの行を見つける

行はロックされています」または「行はロックされていません」をフィルター条件に使用すると、シートの管理者レベルの共有権限を持つユーザーだけが編集できる行を表示または非表示にできます。 このフィルターを使用すると、編集者権限を持つユーザーは、自分が編集できる行を絞り込むことができます。

ロック済みの行に関する詳細は、「列および行のロックとロック解除」をご覧ください。