フィルターを作成してシートのデータの表示/非表示を切り替える

適切な権限を持つユーザーは、フィルターを作成し、自分自身で使用したり、共有するほかのユーザーと一緒に使用したりすることができます。概要は、「フィルターの基本」でご確認いただけます。

たとえば現在のユーザー フィルターを共有として作成すれば、シートの共同作業者全員が自分に割り当てられたタスクを簡単に確認できるようになります。現在のユーザー共有フィルターの作成については、「自分に割り当てられたタスクを表示」をご覧ください。  

注: このページで紹介している共有フィルター機能は、ビジネス プランとエンタープライズ プランでご利用いただける機能です。どの機能がどのプランに含まれているかなど、プランと価格の詳細については、「プランと価格」のページをご覧ください。

本記事の内容:

フィルターの作成と使用

• 「無題のフィルター」でデータをフィルター
• フィルターに名前を付けて保存/共有
• フィルターの変更
• フィルターの適用解除
• フィルターの削除

条件設定のヒント

 

フィルター作業に必要な権限

フィルターを使ってシートで何ができるかは、そのシートにどのような共有権限を有しているかで異なります。

フィルターを使った作業	閲覧者	編集者	所有者または管理者
「無題のフィルター」を作成する	可	可	可
作成されたフィルターを適用する	可	可	可
再利用のためにフィルターに名前を付ける	不可	可	可
シートの全共同作業者に共有すべきシートを指定する (チーム プラン以上)	不可	不可	可

シートの共有権限に関する詳細については、「共有権限レベル」をご覧ください。

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フィルターの作成と使用

「無題のフィルター」でデータをフィルター

無題のフィルターは、シートにアクセスできるユーザーなら誰でも作成し、使用できます。作成した「無題のフィルター」のフィルター結果はそのユーザーの画面にのみ表示されます。

1. フィルター メニューをクリックし、[新しいフィルター] を選択します。
   
   [新しいフィルターの作成] ウィンドウが開きます。
    
2. [次に一致する行を表示] の下にてシートに適用したい条件を選択し、[適用] をクリックすると、フィルターの結果が表示されます。
   
   フィルター メニューには「無題のフィルター」と表示されます。これにより、指定した条件に従ってデータがフィルターされていることが確認できます。

フィルターに名前を付けて保存/共有

シートに対して編集者以上の権限を持つユーザーなら、後で利用するためにフィルターに名前を付けることができます。シートに対して管理者権限があれば、名前を付けたフィルターを共有し、シートにアクセスできるユーザーなら誰でもそのフィルターを適用できるようにすることができます。

1. [名前] ボックスにフィルター名を入力します。
2. [フィルターの共有] チェックボックスにチェックをし、シートにアクセスできるすべてのユーザーがそのフィルターを使用できるようにします。

フィルター名の横にある共有マーク は、それが、シート管理者によって共有用に保存されたフィルターであることを示しています。

フィルターの変更

フィルターは、作成後でも、いつでもその基準 (シートのデータを表示または非表示にするための条件) を変更することができます。フィルターの編集方法は次の通りです。

1. 変更したいフィルターをシートに適用します (フィルター メニューから選択)。
   
   注: 編集者以上の権限がない場合、変更できるのは無題のフィルターのみとなります。
    
2. フィルター メニューから[現在のフィルターを編集] を選択し、[フィルターの編集] ウィンドウを開きます。
   
   ヒント: ウィンドウのタイトルには、変更しようとするフィルターの名前が表示されます。タイトルを確認して、正しいフィルターを変更するようにしてください。
    
3. [フィルターの編集] ウィンドウにて条件を更新し、[適用] をクリックします。

更新後のフィルターがシートに適用されます。

フィルターの適用解除

フィルターのシートへの適用を解除するには、フィルター名の左にある [フィルターの削除] をクリックします。

フィルターの削除

フィルターを削除 (シートおよびメニューから削除) するには、フィルター メニューにてそのフィルターを選択してシートに適用し、それから [現在のフィルターを削除] を選択します。

条件設定のヒント

フィルターに条件を設定していくと、フィルターを最大限に有効に活用するにはどのような条件設定がよいのかを知りたくなるでしょう。ここにそのためのヒントを少しご紹介します。

• 基準の適用方法を変える: すべての基準に一致したデータを表示するのか、1 つでも基準に一致したデータを表示するのかを指定するには、[次に一致する行を表示] の横のリンクをクリックし、[すべての条件] と [少なくとも 1 つの条件] のどちらかを選択します。
• 空白セルをフィルターする: 「＝空白」条件を使用すると、データが入っていない行を見つけることができます。
• 親行を含める: シートに階層がある場合、[親行を含める] チェックボックスをクリックすれば親行を含めてフィルターすることができます (シートの階層に関する詳細については、「階層」をご覧ください)。
• 自分に割り当てられたタスクをフィルターする: 「現在のユーザー」フィルターを作成すると、共同作業者は自分に割り当てられたタスクのみを画面に表示できるようになります。 詳細については、「自分に割り当てられたタスクを表示」をご覧ください。
• 行のフィルター条件を使って、クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行を絞り込みます。詳細は下記のセクションをご覧ください。

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クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行のフィルター

クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行をフィルター条件として使って、特定の行を表示/非表示にできます。行のフィルター条件を使って、クリティカル パスのタスク、添付ファイル/リンク、およびアクションが必要なコメントや、特定のユーザーが編集できないようにロックされた行を絞り込むことができます。

最初のドロップダウン リストで [行] を選択して、これらのオプションを表示します。

フィルターを使ってクリティカル パスだけを抽出する

クリティカル パスの行だけを強調する設定をしている場合、「はクリティカル パス上にあります」または「はクリティカル パス上にありません」というフィルターを条件として適用し、クリティカル パスの行を表示または非表示にできます。シートでクリティカル パスを有効にする手順は、「プロジェクトのクリティカル パスの追跡」をご覧ください。

フィルターを使用して添付ファイル/リンクとコメントのある行を素早く見つける

行の条件のフィルターを作成して、添付ファイル/リンクまたはコメントを含む行を表示/非表示にすることができます。「には添付ファイル/リンクがあります」または「にはコメントがあります」を条件として使用して対象となる行だけを抽出し、添付ファイルのダウンロードやコメントへの返信を素早く行います。「には添付ファイル/リンクがありません」または「にはコメントがありません」という条件を使うと、添付ファイル/リンクやコメントのある行が非表示になります。 

シートの添付ファイル/リンクとコメントを使った作業についての詳細は、以下のヘルプ記事をご覧ください。

• 添付ファイル/リンクの削除、編集、およびバージョン管理
• コメントの活用

フィルターでロックされた行またはロックされていない行を探す

「[行] はロックされています」または「[行] はロックされていません」フィルター条件として使用し、シートの管理者レベルの共有権限を持つユーザーだけが編集できる行を表示または非表示にします。これにより編集者権限を持つユーザーは、自分が編集できる行を絞り込むことができます。

ロックされた行についての詳細は、「列および行のロックとロック解除」をご覧ください。