Smartsheet Gov: 複数のシートのデータをレポートする

概要

行レポート: 複数のシートから行情報を表示できます。たとえば、自分に割り当てられ、高優先度のラベルが付けられ、完了していないすべてのタスクを表示し、それらのタスクを複数のシートから表示したい場合は、列レポートを使用してそれを実行できます。

レポートはシートのように送信、共有、公開できます。レポート内のデータを編集したり並べ替えたりすることもできます。レポートには情報が保存されないため、シートとは異なることに注意してください。そのため、レポートはプランのシート制限数にはカウントされません。

レポートの所有者と管理者は、レポート ビルダーでレポートの条件を編集できます。

• レポート セルのデータを編集するには、編集者権限以上の権限でレポートとソース シートを共有する必要があります。
• レポートのセルのデータを表示するには、閲覧者権限以上の権限でレポートとソースシートを共有されている必要があります。 

行レポートを作成する

ステップ1: レポートコンテナを作成する

レポートはレポート ビルダーで作成します。次の手順を実行してください

1. 選択してくださいソリューションを作成する（プラス左側のサイドバーの (アイコン) タブをクリックします。
2. 選択してください報告タイルを選択して行レポート。
3. レポートの名前を入力し、「行レポート」を選択して、わかりました。

新しいレポートが [ホーム] タブのシートフォルダー内に作成されます。

ステップ2: レポートに含める基準を選択する

レポート ビルダーで使用可能な条件オプションを使用してレポートを作成します。

どこ？

選択してくださいどこ？ボタンをクリックし、レポートに含めるシートとワークスペースを選択します。作成したシートや共有されたシートは、このリストから利用できます。

レポートに新しいシートが自動的に含まれるようにするには、ワークスペース全体を参照します。新しいシートがワークスペースに追加されると、レポートはそれを自動的に参照します。ワークスペースの詳細については、ワークスペース内のアイテムの管理。

留意点

• 少なくとも1つのシート、フォルダー、またはワークスペースを選択する必要がありますどこ？他のオプション (誰が?、何を?、いつ?) がレポート ビルダーで使用可能になる前に、このチェックボックスをオンにする必要があります。
• フォルダーを選択した場合、そのフォルダーを選択した後に追加された新しいシートは、レポートに含まれません。フォルダーを削除するどこ？その後、新しく追加されたシートを含めるように再度追加します。

担当者

選択してください誰が？ボタンをクリックし、レポートに表示するユーザーを選択します (たとえば、割り当て先が Steve の場合)。レポートに含めるユーザーを含む列の列名を選択します。ここでは、連絡先リスト列タイプの列を選択できます。ステップ 2/2 で、タスクを表示するユーザーの名前を選択します。（列タイプの詳細については、列の種類。

レポートをより多目的にするには、現在のユーザー基準として誰が。たとえば、レポートを共有する予定があり、レポートを閲覧する人が自分に割り当てられたタスクを確認できるようにしたい場合は、割り当て先列を選択し、現在のユーザー。

目的

結果の基準となるレポート基準を選択します（例： ％ 完了等しい1—ここで、1 は 100% を表します。

時期

表示する特定の日付または日付範囲を選択します (例: 期日が今後 7 日間以内の行を表示する)。このリストから選択できるのは日付タイプの列のみです。

ステップ3: レポートに表示する情報を選択する

レポートに表示するシート列を選択するには、コラムレポート ビルダー フォームで。列を配置するには、シート上の別の場所に列をドラッグします。レポート条件で選択した列は、プライマリ列およびシート名列とともに、レポートに自動的に追加されます。これらのデフォルトの列を表示しないように選択することも、列名を選択して追加の列を追加することもできます。

ステップ4: レポートを実行して表示する

選択保存レポートを生成します。

一般的に、初めてレポートを実行する際にはそれ以後に実行する際よりも長い時間がかかります。

レポート ビルダーウィンドウを閉じ、レポートを表示します。

レポート 1 ページにつき 100 行が表示されます。レポートの条件を満たしたものが 500 行を超える場合、レポート下部にある [前へ] および [次へ] のボタンを使ってページを移動します。

ヒント: レポートに日付列が含まれている場合は、ガント ビューとカレンダー ビューでデータを表示できます。左のツールバーのガント ビュー アイコン とカレンダー ビュー アイコン を使用して、ビューを切り替えます。

既存のグラフを変更する

既存のレポートから、レポートビルダーレポートの上部にあるボタンをクリックします。

列ヘッダーを右クリックするか、列メニューの点を選択して [列の追加] または [列の削除] を選択することでも、レポートの列の追加/削除を行うことができます。

検索の際には、以下の点に注意してください。

• レポートに表示される書式設定 (セルのフォントの色、背景の色、太字など) は元のシートの書式設定に準じます。
• 行階層はレポートには表示されません。
• 数式を含むセルはレポートから変更できません。
• シートで依存関係が有効になっている場合
  • シート内の行の終了日は依存関係の設定に基づいて自動計算されるため、レポートから終了日を編集することはできません。その代わり、行で開始日と期間を編集すると、終了日が自動的に再計算されます。
  • 先行タスクの開始日をレポートから編集することはできません。その代わり、先行タスクの開始日と期間を編集すると、依存タスクと関連付けられた日付が自動的に再計算されます。

詳細については、ヘルプ センターの記事をご覧ください。依存関係を有効にし、先行タスクを使用します。

レポート条件の操作に関するヒント

レポート条件を削除する

既存のレポートから、レポートビルダーレポートの上部にあるボタンをクリックします。

既存の値を選択して編集します。

レポート基準を削除するには、その基準の上にマウスを移動し、基準の右側に表示される削除ボタン (x) を選択します。

複数の条件を使用する

任意のセクションに複数の条件を追加するには、誰が、何、 またはいつまた。例えば、何セクションでは、次のような基準を設定することもできます。優先度は高いそしてステータスは進行中です。

複数の条件があるセクションでは、And 演算子と Or 演算子を使用します。

デフォルトでは、複数の条件がある場合、セクション内にAND演算子が表示されます。これは、列が全てレポートに表示する基準を選択します。そして演算子を次のように変更しますまたはオペレーター。この場合、条件を 1 つでも満たしている行はレポートに表示されます。同じセクション内に AND と OR 両方の演算子を使用する方法はありません。

セクション間で AND 演算子と OR 演算子を使用する

デフォルトでは、AND演算子は誰が、何、 そしていつレポート ビルダーのセクション。上記と同じように、AND 演算子をクリックしてすべて OR に変更できますが、セクションをまたがって両方の演算子を混合することはできません。

「Is Not」条件を作成する

レポートから情報を除外したい場合は、選択したアイテムを除外チェックボックス。たとえば、住所列が空白でない行を表示する場合は、「空白」条件を選択し、選択したアイテムを除外チェックボックス。

校正に関する問題のトラブルシューティング

誰のフィールドに括弧内に間違った番号が表示される

連絡先の横に表示される括弧内の数は、選択されたすべてのシートの連絡先列における表示回数を示します。この数と、レポートで生成された行数が一致しない場合は、連絡先名が Smartsheet 連絡先リストから選択されたのではなく、シートのセルに手動入力された可能性があります。

元のシートを開き、各セルのチーム メンバー名にカーソルを重ねます。「連絡先情報を追加」というメッセージが表示された場合は、リンクを選択して連絡先名にメールアドレスを追加します。レポートを再実行すると、括弧内の数字に予想される行数が表示されます。

共有レポートが空白で表示される

他のユーザーがレポートを表示する場合、レポートが参照している基礎となるシートにレポートが共有されていないと、レポートは空白として表示されるか、情報が少なく表示されます。レポートでは、まだ誰かに共有されていないシートにはアクセスできません（詳細については、シート、レポート、ダッシュボードを共有する。

レポートのデータを編集する必要がない場合は、レポートを公開して読み取り専用形式で表示することができます。公開すると、公開バージョンでデータを表示するために、基礎となるシートを共有する必要はありません。見るレポートを公開する。

レポートの列が空白で表示される

これは、レポート ビルダーの [Who]、[What]、[When] セクションで使用されている列の名前が、基になるシートで変更されている場合に発生する可能性があります。わかります[列名] - (列が見つかりません)レポート ビルダーの列設定がシートに存在しない場合。

これを修正するには、更新された列名を指すようにレポート ビルダーを更新し、古い列名を削除します。