複数のシートを使ったデータのレポート

レポートを使用すると、複数のシートの情報をまとめ、指定した条件を満たすアイテムのみを表示できます。たとえば、自分に割り当てられ、高優先度としてラベルが付けられた未完了のすべてのタスクを、複数のシートから確認しようとする場合に、該当するタスクを示すレポートを作成できます。

レポートはシートと同様に、送信、共有、および公開できます。レポート内のデータの編集や並べ替えも可能です。またシートと違って、レポート内には実際には情報は保存されていません。そのため、レポートはアカウントのシート制限にはカウントされません。

共有されたレポートにさらに柔軟性を持たせるには、レポートに表示する行の条件の 1 つとして現在のユーザーを設定します。現在のユーザーはシートを閲覧中のユーザーであり、Smartsheet のサインイン時に使用するメール アドレスに基づいています。たとえば、現在のユーザーの条件を使えば、チーム メンバー全員が自分自身に割り当てられたタスクを確認できる 1 つのレポートを作成できます。複数のレポートを作成する必要はありません。

このページの内容:

レポートを作成できるユーザー 

レポートを作成するには、この機能を含むプランのライセンス ユーザーである必要があります。どのプランにレポート機能が含まれているかについては、「プランと価格」のページをご覧ください。ご利用のプランのタイプが不明な場合は、「Smartsheet のプランとユーザー タイプを特定する」を参照してください。


レポートの作成

ステップ 1: レポート コンテナーを作成する

レポート ビルダーでレポートを作成します。次の手順に従ってはじめます。

  1. [メニュー] アイコン (Smartsheet の画面左上) をクリックし、続いて [ソリューション センター] (プラス マーク) アイコンをクリックします。
  2. 左パネルで [作成] をクリックし、[レポート] タイルを選択します。
  3. レポート名を入力し、[OK] をクリックします。
    

新しいレポートがシート フォルダー内に作成されます。



  4. レポートを右クリックして [開く] をクリックすると [レポート ビルダー] ウィンドウが開きます。


ステップ 2: レポートに含める条件を選択する

レポート ビルダーで使用できる条件オプションを活用してレポートを作成します。

レポート ビルダー

どこ?

[どこ?] ボタンをクリックしてレポートに含めるシートとワークスペースを選択します。リストには、自分が作成したシート、または自分に共有されたシートがすべて含まれます。

次のことに留意してください。

  • レポート ビルダーの [どこ?] のリストでシート、フォルダー、またはワークスペースを少なくとも 1 つ選択すると、ほかのオプション ([誰?]、[何?]、および [いつ?]) が利用できるようになります。
  • フォルダー選択後に新しいシートをフォルダーに追加した場合、そのシートはレポートに含まれません。 新しく追加したシートをレポートに含めるには、[どこ?] からいったんフォルダーを削除し、再度追加し直します。

誰?

[誰?] ボタンをクリックし、レポートを表示するユーザーを選択します (たとえば、[割り当て先] が [スティーブ])。レポートに含めるユーザーの名前を含む列の列名をクリックします。ここでは、列タイプが「連絡先リスト」の列が選択できます。ステップ 2/2 で、タスクを確認したいユーザーの名前を選択します (列タイプの詳細については、「列タイプ」をご覧ください)。



ヒント: [誰?] の条件として [現在のユーザー] を選択すると、さらに用途の広いレポートを作成できます。たとえば、ユーザーが自分に割り当てられたタスクを確認できるレポートを共有しようとする場合、[割り当て先] 列を選択してから、[現在のユーザー] を選択します。

レポート ビルダーの [現在のユーザー]

何?

結果が基づくべきレポート条件を選択します (例: % Complete = 1 の場合)。

いつ?

表示する特定の日付または日付範囲を選択します (例: 期日が今後 7 日間以内の行を表示する)。このリストでは日付タイプ列のみ利用可能です。

ステップ 3: レポートに表示する情報を選択する

[レポート ビルダー] ウィンドウの [列] をクリックしてレポートに表示するシート列を選択します。列を配置するには、ドラッグしてシート内の適切な場所へ移動します。既定では、[プライマリ] 列および [シート名] 列に加え、レポート条件に使用した列が自動的にレポートに追加されます。これらの既定の列を非表示にすることも可能です。また、列名をクリックして列を追加することもできます。

ステップ 4: レポートを実行して表示する

[保存] をクリックしてレポートを生成します。

一般的に、初めてレポートを実行する際にはそれ以後に実行する際よりも長い時間がかかります。

[レポート ビルダー] ウィンドウを閉じ、レポートを表示します。

レポート 1 ページにつき 500 行が表示されます。レポートの条件を満たしたものが 500 行を超える場合、下部にある [前へ] および [次へ] のボタンを使ってページを移動します。

ヒント: レポートに [日付] 列が含まれる場合、ガント ビューまたはカレンダー ビューでデータを表示できます。上部のツールバーの [ガント ビュー] および [カレンダー ビュー] ボタンを使用してこれらのビューを切り替えます。

トップに戻る  


既存のレポートの編集

既存のレポートを表示中に、上部の [レポート ビルダー] ボタンをクリックしてレポート ビルダーを開きます。

レポート内の列を追加または削除するには、列ヘッダーを右クリックして [列の追加] または [列の削除] を選択します。

以下は、レポートを編集する場合の注意事項です。

  • レポートに表示される書式設定 (セル、フォントの色、背景色、太字など) は、元のシートの書式設定に準じます。

  • 行階層はレポートには表示されません。

  • 数式を含むセルはレポートから変更できません。

  • シートで依存関係が有効になっている場合
     
    • シート内の行の終了日は依存関係設定に基づいて自動計算されるため、レポートから終了日を編集することはできません。その代わり、行で開始日と期間を編集すると、終了日が自動的に再計算されます。
    • 先行タスクに基づいて設定されるタスクの開始日をレポートから編集することはできません。その代わり、先行タスクの開始日と期間を編集すると、依存タスクに関連する日付が自動的に再計算されます。

       
    詳細は、ヘルプ センターの「依存関係の有効化および先行タスクの使用」をご覧ください。


トップに戻る  


レポート条件活用のヒント

既存のレポートを表示中に、上部の [レポート ビルダー] ボタンをクリックしてレポート ビルダーを開きます。

既存の値をクリックして編集します。

レポート条件を削除するには、条件の上にマウスオーバーし、条件の右に表示されている削除ボタン [x] をクリックします。

条件の削除

複数の条件の使用

[誰?][何?]、または [いつ?] を再度クリックして、任意のセクションの複数の条件を追加します。たとえば、[何?] セクションでは [優先度 = '高'] および [ステータスが進行中] といった条件を設定できます。

セクション内での複数条件の AND および OR 演算子の使用

既定では、複数条件がある場合、セクション内に AND 演算子 (および) が表示されます。つまり、すべての条件にあてはまる行のみがレポートに表示されます。任意の AND 演算子 (および) をクリックし、すべて OR 演算子 (または) に変更することも可能です。この場合、条件を 1 つでも満たしている行はレポートに表示されます。同じセクション内に AND と OR 両方の演算子を使用する方法はありません。

セクションをまたいだ AND および OR 演算子の使用

既定では、レポート ビルダーの [誰?][何?][いつ?] セクション間に AND 演算子 (および) が設定されています。任意の AND 演算子 (および) をクリックしてすべて OR 演算子 (または) に変更できますが、セクションをまたいで両方の演算子を混合することはできません。

"≠" 条件の作成

レポートから情報を除外する場合、[選択したアイテムを除外する] のチェックボックスをオンにします。たとえば、「住所」列が空白でない行を表示する場合、[空白] を条件として設定し、[選択したアイテムを除外する] のチェックボックスをオンにします。


レポートに関するトラブルシューティング

[どこ?] に誤った数字が括弧付きで表示される

連絡先名の隣に表示される括弧内の数字は、選択したシート全体の [連絡先リスト] 列でその連絡先が表示されている回数を表します。この数字がレポートで生成された行数と一致しない場合は、その連絡先が [マイ Smartsheet 連絡先] から選択されたものではなく、シートのセルに手動で入力されたものである可能性があります。

元のシートを開き、各セルのチーム メンバー名にマウスオーバーして修正します。マウスオーバーした時に [連絡先情報の追加] と表示されたら、リンクをクリックして連絡先にメール アドレスを追加します。レポートを再実行すると、括弧内には正しい行数が表示されるはずです。

共有されたレポートは空白表示になる

レポートの参照先のシートを共有されていないユーザーがレポートを閲覧すると、レポートは空白として表示されるか、または一部の情報のみ表示されます。レポートが共有されても、共有されていないシートにアクセスすることはできません (詳細は、「シート、レポート、およびダッシュボードの共有」をご覧ください)。

レポート上のデータを編集してもらう必要がない場合は、レポートを読み取り専用で公開できます。レポートを公開する場合は、元のシートをほかのユーザーに共有しなくてもデータは表示されます (「レポートの公開」をご覧ください)。

この記事はお役に立ちましたか?
はいいいえ