コレクションを使用すると、ワークスペースの特定のアイテムを Google ドキュメントや PowerBI ダッシュボードなどの他のコンテンツと組み合わせて、そのカスタマイズされたアイテム セットだけを他のユーザーと共有できます。
USM Content
ワークスペース内のコレクションを共有する
コレクションを共有するには、そのコレクションが存在するワークスペースの管理者である必要があります。
コレクションを共有するには、以下を行う必要があります。
- ワークスペース パネルを開きます。
- 共有するコレクションを選択し、3 点リーダー メニューを選択します。
- [コレクションの共有] を選択します。
- 共有ダイアログで、コレクションを共有するユーザーまたはグループを追加します。
- [共有] を選択します。
また、開いているアイテムの右上にある [共有] ボタンを使用して、コレクション全体またはそのアイテムのみを共有することもできます。
[メッセージをカスタマイズ] ドロップダウンで、コレクションを共有されているユーザーに送信する通知メールの件名と本文をカスタマイズできます。
考慮すべき事項:
- コレクションを誰かと共有すると、そのユーザーはコレクションとそのすべてのアイテムにアクセスできるようになります。各アイテムのアクセス レベルは個別に決定できます。
- Smartsheet のユーザーは、プランに関係なくコレクションにアクセスできます。
ワークスペース内のコレクションへのアクセスを管理する
コレクションを共有しているすべてのユーザーは、そのコレクションにあるアイテム、または今後追加されるアイテムすべてにアクセスできます。
コレクション内のコンテンツ
既定として閲覧者権限でアイテムを追加し、後で各アイテムの権限を定義することができます。コレクションを共有されているユーザーに付与するアクセス レベルを指定します。
- コメント者
- 編集者
- 閲覧者
コレクション内のアイテムの権限を編集または更新するには、以下の手順に従います。
- ワークスペース パネルを開きます
- 更新するアイテムが含まれているコレクションを開きます。
- 各アイテムの横にある 3 点リーダー メニューを選択します。
- [権限の変更] を選択します。
- 割り当てる権限レベルを選択します。
または、各アイテムの横にあるアイコンから直接権限を選択することもできます。
外部リンク、フォーム、Dynamic View の権限はコレクションの外部で管理されます。外部コンテンツには閲覧者権限のみが付与されます。
コレクションへのアクセスをリクエストする
コレクションを開こうとしても開かない場合は、そのコレクションへのアクセスをリクエストする必要があるかもしれません。
アクセスできない一般的な理由は次のとおりです。
- コレクションへのリンクは転送されていても、コレクションの共有先としてメール アドレスが追加されていない。
- コレクションの共有先として追加されていないメール アドレスを使用して Smartsheet にログインしている。
- コレクションの管理者によってアイテムへのアクセス権が削除された。
- 管理者がコレクションを削除した。
メール アドレスに共有されていないコレクションにアクセスする必要がある場合は、URL を開いて [アクセスのリクエスト] ボタンを表示します。さらに、テキスト ボックスを使用して事情を説明します。
アクセスをリクエストすると、共有権限レベルを選択するためのリンクを含む電子メールがコレクションの管理者に送信されます。コレクションの管理者がこのプロセスを完了すると、コレクションにアクセスできるようになります。
管理者によってリクエストが承認されると、通知が届きます。ただし、リクエストが拒否された場合、通知は送信されません。
コレクションへのアクセスの仕組み
- コレクションを誰かと共有すると、そのユーザーにもコレクション内のアイテム (アイテムの種類に関係なく) へのアクセス権が付与されます。
- コレクションを共有されているユーザーは、ダイレクト リンクまたはコレクションから元のアイテムにアクセスできます。
- コレクションを誰かと共有すると、そのユーザーが自分が持つ最高の権限レベルでそのコレクション内のアイテムにアクセスできます。つまり、閲覧者権限でコレクションを共有することはできますが、共有先のユーザーがそのアイテムにおいてすでに編集者権限を持っている場合は、そのアイテムには編集者として引き続きアクセスできるということになります。