ワークスペース内のコレクションを共有する

コレクションでは、Smartsheet アイテムと Smartsheet 以外のアイテムを組み合わせ、カスタマイズされたアクセス レベルで共有することができます。

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Enterprise

権限:

  • 管理者

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

ワークスペース内のコレクションを共有する

コレクションを共有するには、コレクションが存在するワークスペースの管理者である必要があります。

コレクションを共有する方法は次のとおりです。

  1. [ホーム] > [ワークスペース]タブに移動し、コレクションを含むワークスペースを選択します。これでワークスペース パネルが開きます。
  2. 共有するコレクションを選択します。
  3. 3 点リーダー メニューを選択します。
  4. [コレクションの共有] を選択します。
Share collection
  1. 共有ダイアログで、コレクションを共有するユーザーまたはグループを追加します。
  2. [共有] を選択します。

コレクションが共有されました。

また、開いているアイテムの右上にある[共有]ボタンを使用して、コレクション全体またはそのアイテムのみを共有することもできます。

Alternate share collection

 

[メッセージをカスタマイズ]ドロップダウンでは、コレクションを共有されているユーザーに送信する通知メールの件名と本文をカスタマイズできます。

考慮すべき事項:

  • コレクションを誰かと共有すると、その人はコレクションとそのすべてのアイテムへのアクセス権が付与されます。ただし、各アイテムに対する各ユーザーのアクセス レベルを指定することはできます。
  • Smartsheet ユーザーは、プランに関係なくコレクションを共有できます。
  • [参照]から[新規として保存...]オプションを使用してワークスペースをコピーする場合、選択した共有オプションはワークスペースにのみ適用され、内部コレクションの固有の権限には適用されません。新しいワークスペースにアクセスできるユーザーであれば、誰でもそのコレクションにアクセスできます。

ワークスペース内のコレクションへのアクセスを管理する

コレクションを共有しているすべてのユーザーは、そのコレクションにあるアイテム、または今後追加されるアイテムすべてにアクセスできます。

コレクション内のコンテンツ

コレクションを共有されたユーザーは、そのすべてのアイテムに対する閲覧者権限を既定で付与します。アイテムに割り当てることができるコレクション権限は以下の通りです。

  1. コメント者
  2. 編集者
  3. 閲覧者

アイテムの権限を変更する方法は次のとおりです。 

  1. ワークスペース パネルを開きます。
  2. 更新するアイテムが含まれているコレクションを開きます。
  3. アイテムの横にある3 点リーダー メニューを選択します。
  4. [権限の変更]を選択します。
  5. 割り当てる権限レベルを選択します。
Change permissions collections

あるいは、アイテムの横にあるアイコンから直接アイテムの権限を選択することもできます。

Permissions icons collections

外部リンク、フォーム、Dynamic View の権限はコレクションの外部で管理されます。外部コンテンツには閲覧者権限のみが付与されます。

コレクションへのアクセスをリクエストする

コレクションを開こうとしても開かない場合は、そのコレクションへのアクセスをリクエストする必要があるかもしれません。

アクセスできない一般的な理由は次のとおりです。

  • コレクションへのリンクは転送されていても、コレクションの共有先としてメール アドレスが追加されていない。
  • コレクションの共有先として追加されていないメール アドレスを使用して Smartsheet にログインしている。
  • コレクションの管理者によってアイテムへのアクセス権が削除された。
  • 管理者がコレクションを削除した。

自分のメール アドレスに共有されていないコレクションにアクセスする必要がある場合は、URL を開いて[アクセスのリクエスト]ボタンを表示します。さらに、テキスト ボックスを使用して事情を説明します。

Access request denied page

アクセスをリクエストすると、共有権限レベルを選択するためのリンクを含む電子メールがコレクションの管理者に送信されます。コレクションの管理者がこのプロセスを完了すると、コレクションにアクセスできるようになります。

管理者によってリクエストが承認されると、通知が届きます。ただし、リクエストが拒否された場合、通知は送信されません。

コレクション アクセスの仕組み

  • コレクションを共有すると、そのコレクション内のアイテム (アイテムの内容に関係なく) へのアクセスが許可されます。
  • コレクションを共有されているユーザーは、ダイレクト リンクまたはコレクションから元のアイテムにアクセスできます。
  • コレクションを共有したユーザーは、そのユーザーの最高レベルの権限でアイテムにアクセスできます。つまり、閲覧者権限を持つユーザーとコレクションを共有できますが、そのユーザーが以前にアイテムの編集者権限を持っていた場合は、編集者として引き続きそのアイテムにアクセスできます。
  • コレクションを含むワークスペースをコピーした場合、新しいワークスペースにアクセスできるユーザーであれば誰でも、そのワークスペースのコレクションにアクセスできます。特定のコレクションに追加の権限を割り当てることができます。