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ワークスペース内のコレクションを作成および編集する

コレクションを作成・編集して、Smartsheet アイテムや Smartsheet 以外のコンテンツを厳選して含めることで、チームはアクセスする必要がある作業に集中できます。

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Enterprise

権限:

  • 管理者

この機能が Smartsheet リージョンまたは Smartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

新しいコレクションを作成する

新しいコレクションを作成するには、以下の手順に従います。

  1. ワークスペース パネルを開きます。
  2. [コレクション] を選択します。
  3. [コレクションを追加] (+ アイコン) を選択します。
Add collection
  1. 次のウィンドウで、コレクションに名前を付けます。
  2. [+ コレクションに追加] を選択して、アイテムの追加を開始します。
Name collection

コレクションを編集する

コレクションでのコンテンツの追加・削除、権限の変更、アイテムの名前の変更などを行うには、以下の手順に従います。

  1. 編集したいコレクションを開きます。

  2. コンテンツを追加するには、[+ コレクションに追加。] を選択します。

特定のアイテムを編集するには、3 点リーダー メニューを使用して以下の操作を行います。

  • アイテムの名前を変更する
  • 権限の変更
  • コレクションから削除
Edit item three dot menu

コレクションを編集するには、上部の 3 点メニューを使用して次の操作を行います。

  • コレクションの名前の変更
  • コレクションの削除
Edit collection three dot menu

Reorder items in a collection

  • As the Admin, you can move items within your collection by dragging and dropping them wherever you want.
  • アイテムの種類やサイズは配置に影響しません。また、任意の順序でドロップできます。
  • ドラッグ中に Esc を押すか、アイテムを元の位置にドロップして、開始されたアイテムの並べ替えをキャンセルできます。
  • アイテムを新しい場所にドロップすると、アイテムの順序が更新されます。他のユーザーが更新された順序を表示するには、コレクションを最新の情報に更新する必要があります。
  • コレクションに複数の管理者がいる場合、それらの管理者はすべてアイテムを並べ替えることができます。他の管理者がアイテムの順序を同時に変更し、並べ替え中にエラーが発生した場合は、必ずコレクションを最新の情報に更新してください。

Create a collection from a folder

As a workspace Admin, you can add the contents of a folder to a new or existing collection using the workspace panel.

次の手順を実行します。

  1. 各フォルダーの縦の 3 点リーダー メニューを使用します。
  2. [フォルダー アイテムをコレクションに追加 >]を選択します。
  3. コレクションの名前を選択するか、[新しいコレクション...] を選択してコレクションを作成します。
Create a collection from a folder

If you add any items to the folder after you’ve moved it to the collection, those items don’t appear in the collection automatically.

以下の点を検討してください。

  • フォルダーのコンテンツは、コレクション内の同じ順序 (アルファベット順) で表示されます。
  • フォルダーとコレクションの両方が同じワークスペース内にある必要があります。
  • この機能は、シート フォルダー内のフォルダーには適用できません。
  • Contents in subfolders, sheet templates, and forms in the folder don’t transfer to the collection.
  • If an item in a folder is already part of a collection and you add that same item again, you don’t get a notification about the duplicate.

ビューまたはフィルターをデフォルトとして保存する

他の人がコレクションからアイテムを開くときにデフォルトとして設定したいビューまたはフィルターを選択します。

シートやレポートのビューまたはフィルターを設定するには、次の手順を実行します：

  1. ワークスペース パネルでコレクションを見つけます。
  2. デフォルトのビューを設定したいシートまたはレポートを開きます。
  3. アイテムの名前の右側にある 3 点メニューを選択します。
  4. [シート ビュー設定]を選択します。
Set default view collections
  1. [デフォルトのビューとフィルターを設定]トグルをオンにします。
  2. アイテムのデフォルトビューとフィルターを設定します。
  3. 保存を選択します。
Set default view toggle in collections