適用対象
- Pro
- Business
- Enterprise
機能
この機能を使用できるユーザー
システム管理者は、プラン資産管理者の役割をライセンス ユーザーに割り当てることができます。
資産所有権の概要
シート、ダッシュボード、レポート、フォーム、およびワークスペースは、Smartsheet を使用して作成できる資産です。プランは、これらの資産を所有して、偶発的な削除、資産の孤立、またはアクセス リクエストの喪失に関連する潜在的な障害を軽減します。
資産を作成すると、その資産の所有者権限が自動的に付与されます。管理者、編集者、所有者、閲覧者、またはコメント者の権限を割り当てて、その資産をほかの共同作業者と共有したり、アクセス権を付与したりすることができます。
ただし、作成した資産は主にプランが所有するものであることに注意することが重要です。この所有権モデルにより、アクセス リクエストの管理が容易になり、個人が会社の Smartsheet プランを離れる際に貴重な資産を失うリスクを回避できます。
アクセス リクエストの通知はどのように機能するか？
Smartsheet の所有権モデルにより、アクセス リクエストが失われたり放置されたりすることがなくなります。たとえば、資産の所有者権限または管理者権限を持つ共同作業者が休暇や不在の場合でも、資産に対する適切な権限を持つ別のユーザーが通知を受け取り、アクセス リクエストをレビューできるため、中断なくサービスを提供できます。
ロジックは次のとおりです。
資産に対してアクティブな所有者または管理者が存在しますか？
- 「はい」の場合、通知はすべてのユーザーに送信されます。
- 「いいえ」の場合、プラン資産管理者は存在しますか？
- 「はい」の場合、プラン資産管理者に通知が届きます。
- 「いいえ」の場合、システム管理者に通知が届きます。
プラン資産管理者
プラン資産管理者は、資産に所有者や管理者が割り当てられていない場合に、アクセス リクエストがシステム管理者以外のユーザーに確実に送信されるようにするバックストップとして機能します。
システム管理者は、プラン資産管理者の役割をライセンス ユーザーに割り当てることができます。資産に所有者または管理者が定義されていない場合、プラン資産管理者はアクセス リクエストの通知を受信します。
留意点
プラン資産管理者は、自分や他の人に対し、資産へのアクセス権を任意で付与することはできません。アクセスするには資産へのリンクが必要であり、その資産の所有者または管理者にアクセスをリクエストする必要があります。所有者が非アクティブになっていて、その資産の管理者権限を持つユーザーがほかにいない場合、アクセス リクエストはプラン資産管理者にリダイレクトされます。プラン資産管理者が自身へのアクセス権を付与できるのは、このシナリオのみです。
プラン資産管理者は何ができるか？
プラン資産管理者は、プラン内で共有されている資産に対し、資産の名前の変更、削除、権限の割り当てなど、所有者レベルの権限を複数持ちます。
ただし、その資産の管理者権限も付与されていない限り、列の並べ替え、行のロック/ロック解除、フォームの作成、依存関係の追加など、資産管理者レベルまたは所有者レベルのその他の権限はありません。
既定では、プラン資産管理者は資産のコンテンツを表示するアクセス権を持っていません。共有権限レベルと役割の機能についての詳細をご覧ください。
プラン資産管理者の役割を割り当てるには
- 管理センターで、[ユーザー管理] に移動します。
- ユーザーにカーソルを合わせ、クリックします。右パネルが表示されます。
[プラン資産管理者] チェックボックスをオンにします。
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システム管理者
プラン資産管理者と同様に、システム管理者は自分や他の人に対し、資産へのアクセス権を任意で付与することはできません。アクセスするには資産へのリンクが必要であり、その資産の所有者または管理者にアクセスをリクエストする必要があります。所有者が非アクティブになっていて、その資産の管理者権限またはプラン資産管理者権限を持つユーザーがほかにいない場合、アクセス リクエストはシステム管理者に転送されます。システム管理者が自身へのアクセス権を付与できるのは、このシナリオのみです。
- 既定では、システム管理者が資産を開いて表示することはできません。
- 資産に対して付与された権限はすべて記録され、この機能がアクティブになっているプランのイベント レポート作成を通じて監査可能です。組織によるデータの使用方法のモニタリングについて、詳細をご覧ください。
- 既存のシステム管理者が特定の資産にアクセスできないようにするには、別のプランが必要になり、他のユーザーにはアクセス権を付与しないようにする必要があります。
その他の注意事項
- システム管理者は、管理センターでシート アクセス レポートを作成して、プラン内のすべての資産のリストを取得できます。
誰かが資産を削除した場合は、ごみ箱に 30 日間保存されます。資産は、その期間中にごみ箱から取得できます。
削除された資産は、その資産を削除した管理者のみが復元できます。
- システム管理者およびプラン資産管理者は、資産に対して閲覧者以上の権限を持っていない場合、資産のコンテンツを表示できません。
プラン資産管理者が必要なのはなぜですか？
プラン資産管理者は、資産に所有者や管理者が割り当てられていない場合に、アクセス リクエストがシステム管理者以外のユーザーに確実に送信されるようにするバックストップとして機能します。
複数のシートやワークスペースの管理者を務めているのですが、アクセス リクエストが多すぎます。どうすればよいですか？
資産の編集者権限を下げることをお勧めします。特定の機能を使用するために管理者権限が必要な場合は、一時的に管理者へのアップグレードをリクエストし、タスクを実行してから、編集者に権限をダウングレードしてください。
システム管理者が何にでも権限を割り当てられるのが心配です。システム管理者がアクセスすべきでない機密データはどうすればよいですか？
- 資産は会社によって管理されており、既定では、システム管理者が資産を開いて表示することはできません。システム管理者が資産に対する権限を自身に割り当てると、イベントはログに記録され、監査可能になります。
- 既存のシステム管理者が特定の資産にアクセスできないようにするために、特別な機密性を必要とするチームは、独自に管理する別のプランの使用を検討し、他のユーザーにはアクセスを許可しないようにすることができます。
プラン内のすべての資産のリストを取得するには、どうすればよいですか？
システム管理者は、管理センターでシート アクセス レポートを作成して、プラン内のすべての資産のリストを取得できます。