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Smartsheet の行から ServiceNow 内にレコードを作成

Bridge を使って特定のリクエストを ServiceNow に移行し、Smartsheet で大まかに追跡しながら、さらに詳細なトリアージや進捗確認を行いましょう。 

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Bridge by Smartsheet

Smartsheet で問題をキャプチャするためのインテークフォームを作成し、提案された重要度レベルと、重要度の高い行を ServiceNow のレコードに自動的に変換する Bridge テンプレートを使用できます。 

必要なもの

ServiceNow インテグレーション と Smartsheet インテグレーション は認証されている必要があります。 

 ワークフローを構築するには、次の権限も必要です：

  • Smartsheet: シートに対する編集者以上の権限。
  • ServiceNow: 対象のテーブルにレコードを追加する権限。

シートを設定

次の列を含む新しいシートを作成するか、既存のシートに追加します： 

  • シート ID - シートで ファイル > プロパティ を選択して見つけます。
  • 「ドロップダウン (単一選択)」列 - 重要度 を列名として入力し、これらをリストオプションとして追加します： 
    • 低 
    • 中 
    • 高 
  • 「文字列/数値」列 - ServiceNow のレコード ID を列名として入力します。 

ServiceNow テーブルの設定に応じて、シートの列がレコードのフィールドと一致している必要があります。以下の例では、リクエスト、重要度、および 詳細 列がワークフローで使用されます。

Sample sheet template

テンプレートを展開する

  1. Bridge アカウントにログインします。 
  2. ソリューションセンターで、重要度高のリクエストを ServiceNow レコードに変換する テンプレートを選択します。
  3. ワークフローに名前を付けます。 
  4. ワークフローをワークフローのリストに追加するには、デプロイ を選択します。 
  5. 展開先のワークスペースを選択します。ワークスペースのワークフロー一覧で、新しいワークフローが使用できるようになります。 
  6. 作成したワークフローを開くには、名前を選択します。

レコードのフィールドを設定する

必要です： 

  • レコードを追加する ServiceNow のテーブルの名前
  • Smartsheet から ServiceNow のレコードに反映するフィールドの名前

Smartsheet の行から新しい ServiceNow レコードにデータを移動するために、フィールドをマッピングする必要があります。

一部のマッピングは自動で行われます。キー フィールドの値を調整して、レコードのフィールドと一致させる必要があります。 

以下の写真では、キー と 値 フィールドが表示されています。キー フィールドの値を、ServiceNow で利用可能なレコードに一致するように置き換えます (これは ServiceNow の設定に特有です)。 

  1. ワークフローで、「ServiceNow: Create Record (ServiceNow: レコードの作成)」モジュールを選択します。 
  2. ServiceNow のテーブルの名前を [Table Name (テーブル名)] フィールドに追加します。
  3. 「Columns (列)」セクションを展開します。 
  4. [Key #1 (キー 1)] フィールドで、「Details (詳細)」列のデータを表示させる ServiceNow のレコードのフィールド名になるよう、値を置き換えます。 
  5. [Key #2 (キー 2)] フィールドで、「Request (リクエスト)」列のデータを表示させたい ServiceNow のレコードのフィールド名になるよう、値を置き換えます。 
  6. 「Severity (重要度)」列の値を挿入するには、[Key #3 (キー 3)]の値を適切なフィールド名に置き換えます。

レコードにさらにデータを追加したい場合は、次の [Key (キー)] フィールドにレコードフィールドの名前を追加します。次に、[Value (値)] フィールドにデータ参照を入力します。 

Set the record fields

トリガーを設定する

設定したトリガーにより新しいワークフローが実行され、毎回「Severity (重要度)」列の値が変わります。 

  1. 認証を受けたら、「Triggers (トリガー)」タブを選択し、「Triggers (トリガー)」セクションを展開します。
  2. [Add to Triggers (トリガーに追加)] を選択します。 
  3. [Trigger Name (トリガー名)] フィールドで、トリガーに一意の名前を追加します。

  4. [Sheet ID (シート ID)] フィールドで、シートの一意の ID を入力します。 

    シートでこれを見つけるには、[ファイル] > [プロパティ] を選択します。

  5. [Event Type (イベントのタイプ)] フィールドで、[When Column Values are Changed (列の値が変更された場合)] トリガーを選択します。 
  6. [Column Name or ID (列の名前または ID)] フィールドに、[Severity (重要度)] と入力します。 
  7. ワークフロー一覧で、新しいワークフローを選択します。 

ワークフローの内訳

  • 「Smartsheet: Get Row (行の取得): ワークフローが Smartsheet のシートの「重要度」の値の変更を検出すると、「行の取得」モジュールによって該当する行からデータが取得されます。 
  • 「Junction: Check Severity Column: これは、「Severity (重要度)」列の値をチェックし、静的値とデータ参照を比較します。この場合、Get Row モジュールの 「Severity (重要度)」列のセル値と High を比較します。データ参照の値が固定値に一致する場合、ワークフローは次のパスに従い ServiceNow のレコードを作成します。他の値の場合は反対側のパスに進み、ワークフローが停止します。 
  • 「ServiceNow: Create Record (レコードの作成):」特定の ServiceNow のテーブルにレコードを作成します。レコードを作成する場所を指定するために、テーブル名が必要です。このモジュールの 「キー」 フィールドと 「値」 フィールドは「行の取得」モジュールの参照を取り込み、「詳細」、「リクエスト」、および 「重要度」 列の値を ServiceNow のレコードフィールドに反映します。このモジュールの 「キー」 の値の名前を変更し、ServiceNow のレコードに表示したいデータに一致させる必要があります。 
  • 「Smartsheet: Update Row: このワークフローは、作成したレコードから取得したデータ参照の数値を使用します。次に、その値を Smartsheet のシートの ServiceNow 「Record ID」 フィールドに挿入します。この値がシート上に表示されれば、ワークフローが正常に実行され、ServiceNow でレコードを特定する ID が作成されたということになります。

テンプレートをカスタマイズする

このテンプレートをカスタマイズするいくつかの方法を以下で紹介します: 

  • チェックボックス列を使って「行を更新」モジュールにボックスを選択させ、列が ServiceNow レコードに変換されたかどうかをチェックする。 
  • 特定のチームのみ ServiceNow で作業する場合に、そのチームに割り当てられたすべての列を ServiceNow レコードに変換する。