この記事には、Smartsheet Jira Connector で同期ワークフローを作成および編集する手順が含まれています。
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Smartsheet Jira Connector は、プレミアム サービスです。プランと価格の詳細は、 当社のセールス チームにお問い合わせください。ご利用のプランで Smartsheet Jira Connector をすでに購入済みの場合は、ログインして Smartsheet と Jira 間のワークフローを作成します。
Smartsheet Jira Connector にログインします
利用を開始する
Smartsheet のシートと Salesforce Connector の間で最初のワークフローを作成する前に、両方のアプリケーションで接続を確立する必要があります。プランの管理者が初期接続セットアップを実施したことを確認します。
前提条件
Smartsheet Jira Connector でワークフローを作成するには、次の権限が必要です。
- マッピングしたシートにおいて編集者以上の権限を持つ、Smartsheet ユーザーであること。
- Jira アカウントが必要。Jira にサインインでき、ワークフローを作成するプロジェクトにアクセスできること。
- システム管理者が Jira Connector の設定で [Restrict Users (ユーザーを制限)] をアクティブにした場合、あなたに対して Smartsheet Jira Connector ユーザーの役割が割り当てられていること。この役割は、Smartsheet 管理センターまたは Jira Connector インターフェイスで割り当てることができます。
- Salesforce コネクタにアクセスできず、Smartsheet システム管理者に連絡するようエラー メッセージが表示される場合は、権限を付与してもらう必要がある可能性があります。システム管理者へのお問い合わせ方法をご確認ください。
ワークフローを作成する
権限を取得し、Jira 環境への初期接続を確立すると、ユーザーはワークフローを作成して、Jira と Smartsheet の間で情報を同期できます。
Smartsheet Jira Connector を使用すると、情報を一方向に (Jira から Smartsheet に、または Smartsheet から Jira に) または双方向にプッシュして、両方のアプリケーションで課題を即座に更新することができます。
Jira の課題から既存のシートと同期したり、新しいシートを作成して Smartsheet プロジェクトを起動したりできます。
ターゲット シートでは編集者以上の権限のみが必要とされますが、ワークフロー構築プロセス中にシートに新しい列を追加する場合があるため、少なくとも管理者レベルの権限を持つことをお勧めします。
ステップ 1: ワークフロー ウィザードを立ち上げる
- Smartsheet Jira Connector にログインします。
- [Add Workflow (ワークフローの追加)] を選択し、ワークフロー ウィザードを起動します。
また、テーブル ビューで Jira Connector にアクセスするには、[Data Integrations (データ統合)] > [Manage Connectors (コネクタの管理)] > Jira、または [Data Integrations (データ統合)] > [Create workflow (ワークフローの作成)] の順に選択することもできます。次に[Data Integrations (データ統合)] パネルで Jira タイルを選択します。
ステップ 2: 設定を行う
- 目的のワークフローの方向を選択します。ワークフローを一度保存すると、以降変更できなくなります。これにより、ワークフローが手動か自動かが決まります。
Smartsheet と Jira 間の双方向同期を有効にするには、Smartsheet と Jira の両方で、 [Keep issues automatically updated (課題を自動的に更新する)]を選択します。この設定を使用すると、特定のフィールドを双方向に同期するか、一方向に同期するかを後で決定できます。
- Jira データを同期するシートを選択するか、[Create a new sheet (新しいシートを作成)] — ワークフローを一度保存すると、以降変更できなくなります。
シート 1 枚に対して作成できるコネクタ ワークフローは 1 つだけです。
- シートに同期する Jira プロジェクトを選択します。ワークフローを一度保存すると、以降変更できなくなります。
[Continue (続行)] を選択します。
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ステップ 3: フィールドをマッピングする
Smartsheet は Jira フィールドを列にマッピングします。選択できる Jira フィールドは、ワークフロー用に選択したプロジェクトで使用できるフィールドによって異なります。フィールド マッピングを設定する際に、データ フローの方向を指定できます。
このページのマッピングを完了し、必要に応じて Jira フィールドと Smartsheet 列を削除または追加し、[Continue (続行)] を選択します。
考慮すべき事項
- Jira フィールドをマッピングする Smartsheet 列を指定する必要があります。Smartsheet 列は空白にできません。
- [ Issue Key (課題キー)]と[Error Column (エラー列)]を含める必要があります。これらはフィールドに自動的にマッピングされ、Jira から Smartsheet へのみ移動します。既存のシートを使用する場合、新しい [Issue Key (課題キー)] と [Error Column (エラー列)] が追加されますが、これらのフィールドは既存の列にマッピングできます。課題キーは、Jira のプライマリ課題識別子として機能し、正しい親行と階層が作成されるようにシートのプライマリ列にマッピングされます。Smartsheet からこれらの列のいずれかを削除すると、ワークフローが中断され、次回のデータ同期中にエラー コードがトリガーされます。
- Jira の特定のフィールドは、単方向マッピング オプション ([Issue Key (課題キー)]、[Jira Link (Jira リンク)]、[Issue Link (課題リンク)]、[Created Date (作成日)]) のみで表示されます。これらのフィールドは Jira からの読み取り専用であり、Smartsheet から書き込むことはできません。Jira アカウントの権限に応じて、特定の Jira フィールドのみを表示できます。
- マッピングを作成する際に Smartsheet で新しい列を選択した場合、その列タイプはマッピングするフィールドによって異なり (例: Jira の [Date (日付)] は、Smartsheet の [日付] 列にマッピングされる)、そのタイプは括弧内に表示されます。
- Jira の [Reporter (報告者)] フィールドは、ワークフロー ウィザードで [Reporter Email Address (報告者のメール アドレス)] および [Reporter Display Name (報告者の表示名)] オプションとして表示されます。
- Jira の [Assignee (担当者)] フィールドには、ワークフロー ウィザードの [Assignee (担当者)] および [Assignee Display Name (担当者の表示名)] オプションが表示されます。
- Jira の [Assignee (担当者)] フィールドを Smartsheet の連絡先リスト列で使用するには、Smartsheet で使用するメール アドレスが Jira のログインで使用するものと同じであることを確認してください。
Jira の [Time to Resolution (解決までの時間)] と [Time to First Response (初回応答までの時間)] フィールドをマッピングできますが、これには次を検討する必要があります。
- [Time to First Response (初回応答までの時間)] と [Time to Resolution (解決までの時間)] はサブカテゴリー ([Earliest Duration Goal (目標最短期間)]、[Earliest Duration (最短期間)]、[Ongoing Duration Goal (目標継続期間)] など) に分割されるため、各サブカテゴリーをシート内のそれぞれの列にマッピングする必要があります。
- これらのフィールドのデータは分単位で整数として表示されます。
- [Time to Resolution (解決までの時間)] の [Earliest Duration (最短期間)] と [Longest Duration (最長期間)] には、Jira の課題が少なくとも 1 回解決されたときにのみ値が表示されます。
- [Time to Resolution (解決までの時間)] の [Ongoing Duration (継続期間)] には、課題が解決されていない間のみ値が表示されます。
ステップ 4: 任意のフィルター
フィルターの作成は任意ですが、Smartsheet と Jira の間で同期されるデータを管理する便利な方法です。データをフィルタリングしない場合は、[JIRA Filters (Jira フィルター)] と [Sheet Filters (シート フィルター)] ページで[Continue (続行)]を選択し、ステップ 5 にスキップします。
データのニーズに基づいて、Jira フィルターとシート フィルターのいずれかを選択できます。Jira フィルターを使用して、特定の担当者に割り当てられた課題など、特定の Jira 情報を Smartsheet にインポートします。特定の Smartsheet 行 (チェックされたチェックボックスがオンになっているものなど) のみが必要な場合は、シートフィルターを使用して Jira と同期させます。
Jira フィルター
1 つの Jira プロジェクトのみを同期する場合は、[Add Filter (フィルターを追加)] を選択して、フィルタリングする Jira フィールド、フィルター条件でフィルターを定義します。この方法で設定されたすべてのフィルターは AND の関係になります。
複数の Jira プロジェクトを同期している場合は、[Custom JQL (カスタム JQL)] クエリを使用して Jira フィルターを設定できます。これにより、AND 演算子と OR 演算子の両方を使用できます。
JQL フィルターが無効な場合、ワークフローはオフになります。ワークフローの JQL クエリに問題がある場合は、それが Jira で有効であることを確認してください。
シート フィルター
[Add Filter (フィルターを追加)] を選択して、フィルタリングする Smartsheet 列、フィルター条件でシート フィルターを定義します。追加されたすべてのフィルターは AND の関係になります。
フィルター条件は、シートにある列に応じて選択できます。リストされていないオプションをフィルタリングする場合は、まずシートに新しい列を追加します。
ステップ 5: 行グループを定義する (オプション)
デフォルトでは、Jira Connector のワークフローは、Jira のストーリー、タスクおよびサブタスクの関係の階層を保持します。たとえば、ストーリーの子である課題は、そのストーリーの下のシートに子行として表示されます。これを非アクティブ化するには、[Maintain JIRA hierarchy grouping (JIRA の階層グループの保持)] の [Story (ストーリー)]、[Task (タスク)]、[Subtask (サブタスク)] などの選択を外します。
オプションとして、シートの Jira フィールドまたはプライマリ列の値に基づいて、行とサブグループを追加できます。行グループを追加するには、[Add Group (グループを追加)] を選択してグループ化する Jira フィールドを選択するか、[Add Custom Group (カスタム グループの追加)] でグループ化するプライマリ列の値を入力します。
ワークフローで Jira 階層が維持されている場合、子課題は親課題の下に表示されます。
シートのプライマリ列でカスタムの行グループを定義する場合は、プライマリ列の既存の値を使用するか、新しい値を作成して新しい親行グループを作成することができます。カスタムの行グループが既存の階層内に配置されていない場合、新しい親行がシートの下部に表示されます。
行グループを定義するときは、次のことに注意してください。
- [Issue Key (課題キー)] フィールドがシートのプライマリ列ではない列にマッピングされている場合、[Row Grouping (行のグループ化)] が有効になっている間は Smartsheet から Jira に新しい課題を作成できません。ただし、Jira で新しい課題を作成して、Smartsheet に同期することは可能です。
- Jira でグループの値が設定されていない課題は、[Field [Group] not set (フィールド [グループ] 未設定)] という名前の階層に配置されます。
ステップ 6: ワークフローを保存する
[Save (保存)] ページの [Update Summary (更新サマリー)] フィールドには、Jira と Smartsheet で更新されるフィールドの数が表示されます。[Update Summary (更新サマリー)] に表示される数が想定以上に多い場合や少ない場合は、ウィザードを戻り、必要に応じてフィルターの数を調整します。
- [Update Summary (更新サマリー)] に表示された数に問題がなければ、[Workflow Name (ワークフロー名)] でワークフローにラベルを付けます。これで、後にこのワークフローを Jira Connector ダッシュボードですばやく見つけられるようになります。
- Smartsheet の新しい行を Jira のアイテムに変換するには、[Sync new rows created in Smartsheet to Jira (Smartsheet で作成された新しい行を Jira に同期する)] の隣のボックスにチェックを入れます。
- すべての調整が終わったら、最後に [Save Workflow (ワークフローを保存)] を選択します。
ワークフローを保存すると、[Settings (設定)]ページの値 (ワークフローの方向、同期しているシート、このワークフローに含まれる Jira プロジェクトなど) が保存されます。
ワークフローの保存後はダッシュボードに移動します。ここでワークフローが自動的に実行され、構成設定に基づいてレコードが更新されます。
双方向同期は、非アクティブ化または削除しない限り、自動的に実行が継続されます。一方向同期の設定を更新するには、手動でワークフローを実行する必要があります。
ワークフローを編集する
作成したワークフローはいつでも編集できます。Smartsheet Jira 管理者は、組織のワークフローを非アクティブ化または削除することはできますが、編集することはできません。
ワークフローを編集するには、ワークフロー名の左にある歯車アイコンを選択し、以下のいずれかを選択します。
- [Edit Workflow (ワークフローの編集)]: ワークフロー ウィザードに戻って、ワークフローを編集します (ワークフローの方向、同期されたシート、含まれている Jira プロジェクトは変更できません)。
- [Rename Workflow (ワークフローの名前変更)]: ワークフローの名前を変更します。
- [Disable/Enable Workflow (ワークフローの無効化/有効化)]: ワークフローの自動実行を停止または開始します。
- [Delete Workflow (ワークフローの削除)]: ワークフローを完全に削除します (削除したワークフローは元に戻せません)。
Jira コネクタにリンクされたシートの所有者または管理者の権限を持つユーザーは、以下の条件に従って上記のアクションを実行できます。
- Smartsheet のライセンス ユーザーであるか、同じ組織/団体のメンバーである
- 有効な Jira ライセンスを持っている
- [Restrict Users (ユーザーを制限)]がオンになっている場合、Jira コネクタ管理者または Jira コネクタ ユーザーの権限がある。
シート所有者と管理者は、ワークフローにリンクされたシートからこれらの機能にアクセスでき、以下の 2 つの方法があります。
- グリッド ビューから、Connectors Cuffアイコンを選択します。
アイコンは右のサイドバーにあります。 - テーブル ビューから、 [Data Integrations (データ統合)] > [Manage Connectors (コネクタの管理)]を選択し、関連するコネクタを選択します。
コネクタ ワークフローが接続として表示されない場合は、ブラウザの Cookie とキャッシュを消去します。最新の情報に更新すると、コネクタが表示されます。
コネクタによってフィルターから除外 — 非同期
ワークフローのフィルター条件が適用されなくなったか、課題が Jira に存在しなくなったため、シートの行が Jira と同期されないとします。この場合、行はシートの [Filtered out by Connector—not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] セクションへ自動的に移動します。
行が同期されなくなっても、その行に重要な列データ、添付ファイル/リンク、コメントが含まれている場合があります。このため、Smartsheet がシートの行を削除することはありません。代わりに、この [Filtered out by Connector — not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] セクションを作成して、コネクタによってフィルターから除外された情報を保持します。
Filtered out by connector - not synced (コネクタによってフィルターから除外 - 非同期) 機能をオフにすることはできません。これは、ワークフローのエラーやその他の変更によるデータ損失を防ぐためです。
[Filtered out by Connector—not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] 行にリストされているアイテムが確実に不要である場合は、シートから行を削除できます。削除した行は、コネクタ ワークフローで設定されたフィルター条件を満たすまで、シートに戻りません。
たとえば、下の画像では、4 つの子行が現在コネクタによってフィルターから除外されています (同期されていません)。
行が [Filtered out by Connector — not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] に移動された後にフィルター条件に再び一致するようになると、自動的に再度同期が開始され、シートの [Filtered out by Connector — not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] セクションから正しいシート セクション (行グループに基づいて) に移動されます。