Smartsheet Jira コネクタを使用したワークフローの作成

Smartsheet Jira コネクタは、プレミアム サービスとして提供されています。プランと価格の詳細は、当社のセールス チームにお問い合わせください。

Smartsheet Jira コネクタは、プレミアム サービスとして提供されています。ご利用のプランで Smartsheet Jira コネクタを購入している場合は、ログインして Smartsheet と Jira 間のワークフローの作成を開始します。

Smartsheet Jira コネクタにログイン

はじめに

Smartsheet のシートと Jira の間で最初のワークフローを作成する前に、両方のアプリケーションで接続を確立する必要があります。アカウント管理者が初期接続セットアップを実施したことを確認します。 

前提条件

Smartsheet Jira コネクタでワークフローを作成するには、次の権限が必要です。 

• Smartsheet のライセンス ユーザー。
• Jira アカウント。Jira にサインインできる必要があります。
• システム管理者が Jira コネクタの設定で [Restrict Users (ユーザーを制限)] をアクティブにした場合、あなたに対して Smartsheet Jira コネクタ ユーザーの役割を割り当てる必要があります。この役割は、Smartsheet 管理センターまたは Jira コネクタのインターフェイスで直接割り当てることができます。

ワークフローの作成

権限と Jira 環境への初期接続が確立されると、ユーザーはワークフローを作成して、Jira と Smartsheet の間で情報を同期できます。 

Smartsheet Jira コネクタを使用すると、情報を一方向に (Jira から Smartsheet に、または Smartsheet から Jira に) または双方向にプッシュして、両方のアプリケーションで課題を即座に更新することができます。

Jira の課題を使用して、既存のシートと同期したり、新しいシートを作成して Smartsheet プロジェクトを起動したりできます。

ターゲット シートでは編集者以上の権限のみが必要とされますが、ワークフロー構築プロセス中にシートに新しい列を追加する場合があるため、少なくとも管理者レベルの権限を持つことをお勧めします。

ステップ 1: ワークフロー ウィザードを立ち上げる

1. Smartsheet Jira コネクタにログインします。
    
2. [Add Workflow (ワークフローの追加)] を選択し、ワークフロー ウィザードを起動します。
    

ステップ 2: 設定を行う

1. ワークフローの方向性を選択します。ワークフローを一度保存すると、以降変更できなくなります。これにより、ワークフローが手動か自動かが決まります。

Smartsheet と Jira の間でフィールドを自動的に双方向にしたり同期するには、Smartsheet と Jira の両方で、[Keep issues automatically updated (課題を自動的に更新する)] を選択します。この設定を使用すると、特定のフィールドを双方向に同期するか、一方向に同期するかを後で決定できます。

2. Jira データを同期するシートを選択するか、[Create a new sheet (新しいシートを作成)] を選択します。ワークフローを一度保存すると、以降変更できなくなります。 

シート 1 枚に対して作成できるコネクタ ワークフローは 1 つだけです。

3. シートに同期する Jira プロジェクトを選択します。ワークフローは一度保存すると、以降変更できなくなります。

個別に最大 25 件まで、または [All projects on the server (サーバー上のすべてのプロジェクト)] を選択できます。

4. [Continue (続行)] を選択します。

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ステップ 3: フィールドをマッピングする

Smartsheet は Jira のフィールドを列にマッピングします。選択できる Jira フィールドは、ワークフロー用に選択したプロジェクトで使用できるフィールドによって異なります。フィールド マッピングを設定する際に、データ フローの方向を指定できます。

このページのマッピングを完了し、必要に応じて Jira フィールドと Smartsheet 列を削除または追加し、[Continue (続行)] を選択します。 

考慮すべき事項

• Jira フィールドをマッピングする Smartsheet 列を指定する必要があります。Smartsheet 列は空白にできません。
• 「Issue Key (課題キー)」、「Error Column (エラー列)」を含める必要があります。これらはフィールドに自動的にマッピングされ、Jira から Smartsheet へのみ移動します。既存のシートを使用する場合、新しい「Issue Key (課題キー)」と「Error Column (エラー列)」が追加されますが、これらのフィールドは既存の列にマッピングできます。課題キーは、Jira のプライマリ課題識別子として機能し、正しい親行と階層が作成されるように、シートのプライマリ列にマッピングされる必要があります。Smartsheet からこれらの列のいずれかを削除すると、ワークフローが中断され、次回のデータ同期中にエラー コードがトリガーされます。
• Jira の特定のフィールドは、単方向マッピング オプション (「Issue Key (課題キー)」、「Jira Link (Jira リンク)」、「Issue Link (課題リンク)」、「Created Date (作成日)」など) のみで表示されます。これらのフィールドは Jira からの読み取り専用であり、Smartsheet から書き込むことはできません。Jira アカウントの権限に応じて、特定の Jira フィールドのみを表示できます。 
• マッピングを作成する際に Smartsheet で新しい列を選択した場合、その列タイプはマッピングされるフィールドによって異なり (例: Jira の「Date (日付)」は、Smartsheet の「日付」列にマッピングされる)、そのタイプは括弧内に表示されます。 
• Jira の [Reporter (報告者)] フィールドは、ワークフロー ウィザードで [Reporter Email Address (報告者のメール アドレス)] および [Reporter Display Name (報告者の表示名)] オプションとして表示されます。
• Jira の [Assignee (担当者)] フィールドには、ワークフロー ウィザードの [Assignee (担当者)] および [Assignee Display Name (担当者の表示名)] オプションが表示されます。
• Jira の [Assignee (担当者)] フィールドを Smartsheet の 「連絡先リスト」 列で使用するには、Smartsheet で使用するメール アドレスが Jira のログインで使用するものと同じであることを確認してください。

Jira の [Time to Resolution (解決までの時間)] と [Time to First Response (初回応答までの時間)] フィールドをマッピングできますが、これには次を検討する必要があります。

1. [Time to First Response (初回応答までの時間)] と [Time to Resolution (解決までの時間)] はサブ カテゴリー ([Earliest Duration Goal (目標最短期間)]、[Earliest Duration (最短期間)]、[Ongoing Duration Goal (目標継続期間)] など) に分割されるため、各サブ カテゴリーをシート内のそれぞれの列にマッピングする必要があります。
2. これらのフィールドのデータは分単位で整数として表示されます。
3. [Time to Resolution (解決までの時間)] の [Earliest Duration (最短期間)] と [Longest Duration (最長期間)] には、Jira の課題が少なくとも 1 回解決されたときにのみ値が表示されます。
4. [Time to Resolution (解決までの時間)] の [Ongoing Duration (継続期間)] には、課題が解決されていない間のみ値が表示されます。

ステップ 4: 任意のフィルター

フィルターの作成は任意ですが、Smartsheet と Jira の間で同期されるデータを管理する便利な方法です。データをフィルタリングしない場合は、[Continue (続行)] を選択して、[JIRA Filters (Jira フィルター)]、[Sheet Filters (シート フィルター)] ページへと進み、ステップ 5 にスキップします。

データに基づいて、Jira フィルターかシート フィルターを選択できます。Jira フィルターを使用して、特定の担当者に関連付けられた課題など、特定の Jira 情報を Smartsheet にインポートします。特定の Smartsheet 行 (チェックボックスがオンになっているものなど) のみが必要な場合は、シートフィルターを使用して Jira と同期させます。

Jira フィルター

1 つの Jira プロジェクトのみを同期する場合は、[Add Filter (フィルターを追加)] を選択して、フィルタリングする Jira フィールド、フィルター条件でフィルターを定義します。この方法で設定されたすべてのフィルターは AND の関係になります。 

複数の Jira プロジェクトを同期している場合は、[Custom JQL (カスタム JQL)] クエリを使用して Jira フィルターを設定できます。これにより、AND 演算子と OR 演算子の両方を使用できるようになります。

JQL フィルターが無効な場合、ワークフローは無効になります。ワークフローで JQL クエリに問題がある場合は、それが Jira で有効であることを確認してください。

シート フィルター

[Add Filter (フィルターを追加)] を選択して、フィルタリングする Smartsheet 列、フィルター条件でシート フィルターを定義します。追加されたすべてのフィルターは AND の関係になります。

フィルター条件は、シートにある列に応じて選択できます。リストされていないオプションをフィルタリングする場合は、まずシートに新しい列を追加します。

ステップ 5: 行グループを定義する (オプション)

デフォルトでは、Jira コネクタのワークフローは、Jira のストーリー、タスクおよびサブタスクの関係の階層を保持します。たとえば、ストーリーの子である課題は、そのストーリーの下のシートに子行として表示されます。これを無効にするには、[Maintain JIRA hierarchy grouping (JIRA の階層グループの保持)] の [Story (ストーリー)]、[Task (タスク)]、[Subtask (サブタスク)] などの選択を外します。

オプションとして、シートの Jira フィールドまたはプライマリ列の値に基づいて、行とサブグループを追加できます。行グループを追加するには、[Add Filter (フィルターを追加)] を選択してグループ化する Jira フィールドを選択するか、[Add Custom Group (カスタム グループの追加)] でグループ化するプライマリ列の値を入力します。

Jira 階層がワークフローで保持されている場合、子課題は親課題の下にソートされます。

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シートのプライマリ列でカスタムの行グループを定義する場合は、プライマリ列の既存の値を使用するか、新しい値を作成して新しい親行グループを作成することができます。カスタムの行グループが既存の階層内に配置されていない場合、新しい親行がシートの下部に表示されます。

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行グループを定義するときは、次のことに注意してください。

• [Issue Key (課題キー)] フィールドがシートのプライマリ列ではない列にマッピングされている場合、[Row Grouping (行のグループ化)] が有効になっている間は Smartsheet から Jira に新しい課題を作成できません。ただし、Jira で新しい課題を作成して、Smartsheet に同期することは可能です。
• Jira でグループの値が設定されていない課題は、[Field [Group] not set (フィールド [グループ] 未設定)] という名前の階層に配置されます。  

ステップ 6: ワークフローを保存する

[Save (保存)] ページの [Update Summary (更新の概要)] フィールドには、Jira と Smartsheet で更新されるフィールドの数が表示されます。[Update Summary (更新の概要)] に表示される数が想定以上に多い場合や少ない場合は、ウィザードを戻り、必要に応じてフィルターの数を調整します。

1. [Update Summary (更新の概要)] に表示される数に問題がなければ、[Workflow Name (ワークフロー名)] でワークフローにラベルを付けます。これで、後にこのワークフローを Jira コネクタ ダッシュボードですばやく見つけられるようになります。
2. Smartsheet の新しい行を Jira のアイテムに変換するには、[Sync new rows created in Smartsheet to Jira (Smartsheet で作成された新しい行を Jira に同期する)] の隣のボックスにチェックを入れます。
3. すべての調整が終わったら、最後に [Save Workflow (ワークフローを保存)] をクリックします。

ワークフローを保存すると、[Settings (設定)] ページの値 (ワークフローの方向、同期されているシート、このワークフローに含まれる Jira プロジェクトなど) は変更できなくなります。

ワークフローの保存後は、ダッシュボードに移動し、ワークフローが自動的に実行され、ワークフロー構成の設定に基づいてレコードが更新されます。双方向同期は、無効化または削除しない限り、自動的に実行が継続されます。一方向同期の設定を更新するには、手動でワークフローを実行する必要があります。

ワークフローの編集

作成したワークフローはいつでも編集できます。Smartsheet Jira 管理者は、組織のワークフローを停止または削除することはできますが、編集はできません。

ワークフローを編集するには、ワークフロー名の左にある歯車アイコンを選択し、以下のいずれかを選択します。 

• [Edit Workflow (ワークフローの編集)]: ワークフロー ウィザードに戻って、ワークフローを変更します (ワークフローの方向、同期されたシート、含まれている Jira プロジェクトは変更できません)
• [Rename Workflow (ワークフローの名前変更)]: ワークフローの名前を変更します
• [Disable/Enable Workflow (ワークフローの無効化/有効化)]: ワークフローの自動実行を停止または開始します
• [Delete Workflow (ワークフローの削除)]: ワークフローを完全に削除します (削除したワークフローは元に戻せません)

コネクタによってフィルターから除外 — 非同期

ワークフローのフィルター条件が原因で、または Jira に課題が存在しなくなったために、シートの行が Jira と同期されない場合、行は自動的にシートの [Filtered out by Connector—not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] セクションに移動します。行が同期されなくなっても、その行に重要な列データ、添付ファイル/リンク、コメントが含まれている場合があります。このため、Smartsheet によってシートから行が削除されることはありません。代わりに、この [Filtered out by connector — not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] セクションを作成して、コネクタによってフィルターから除外された情報を保持します。 

[Filtered out by connector — not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] 機能をオフにすることはできません。これは、ワークフローのエラーやその他の変更によるデータ損失を防ぐための機能です。[Filtered out by connector — not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] 行にリストされているアイテムが確実に不要である場合は、シートから行を削除できます。削除した行は、コネクタ ワークフローで設定されたフィルター条件を満たすまで、シートに戻されません。

たとえば、下の画像では、4 つの子行が現在コネクタによってフィルターから除外されています (同期されていません)。

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行が [Filtered out by connector — not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] に移動された後にフィルター条件に再び一致するようになると、自動的に再度同期が開始され、シートの [Filtered out by connector — not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] セクションから正しいシート セクション (行グループに基づいてなど) に移動されます。