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Smartsheet Salesforce Connector は、プレミアム サービスとして提供されています。プランと価格の詳細は、当社のセールス チームにお問い合わせください。
ご利用のプランで Smartsheet Salesforce Connector をご購入済みの場合は、以下のボタンを使用してログインし、Smartsheet と Salesforce 間のワークフローの作成を開始します。
Smartsheet Salesforce Connector にログイン
用語と権限レベル
- 接続: Salesforce Connector (Smartsheet など) と特定の Salesforce 環境をリンクします。
- ワークフロー: Salesforce Connector で確立された、Salesforce 内の特定の要素と Smartsheet のシートとのリンクです。
Smartsheet Salesforce Connector を操作できるのは、次の 3 つのユーザー タイプです。
- Smartsheet システム管理者: Salesforce Connector 管理者と Salesforce Connector ユーザーを管理および制限できます。
- Salesforce Connector 管理者: Salesforce インスタンスと Smartsheet Salesforce Connector との間に接続を確立できます。
- Salesforce Connector ユーザー: Smartsheet と Salesforce との間で情報を同期するワークフローを作成できます。
「Smartsheet Salesforce コネクタを使用したワークフローの作成」を参照して、 Smartsheet Salesforce コネクタを使用してワークフローを作成するための要件を確認してください。
ユーザー タイプ別の機能
コネクタにアクセスできるユーザー タイプ別のユーザーが利用できる機能については、この表を参考にしてください。
| 機能 | Smartsheet システム管理者 | Salesforce Connector 管理者 | Salesforce Connector ユーザー |
|---|---|---|---|
| 接続の作成 | ✓ | ✓ | ✕ |
| ワークフローの作成 | ✓* | ✓* | ✓ |
| 所有しているワークフローの編集 | ✓* | ✓* | 可 |
| 自分のワークフローを非アクティブ化する | 不可 | ✕ | ✓ |
| 組織内のすべてのワークフローの閲覧 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 組織内のワークフローを非アクティブ化する | 可 | ✓ | ✕ |
| 組織内のワークフローの有効化または実行 | ✕ | ✕ | ✕ |
| Salesforce Connector ユーザーの役割を割り当てる | ✓ | ✓ | ✕ |
| Salesforce Connector 管理者の役割を割り当てる | ✓ | ✕ | ✕ |
| アクセス制限設定の有効化 | ✓ | ✓ | ✕ |
| アクセス制限リストへの個人の追加 (制限を有効にした後) | ✓ | ✓ | ✕ |
* Smartsheet システム管理者およびコネクタ管理者は、[Restrict Access (アクセスを制限)] 機能がオフになっている場合に、ワークフローを自由に作成および編集できます。ただし、この機能を有効化する場合、これらの管理者がこの権限を保持するには、コネクタ ユーザーの役割を有していなければなりません。Smartsheet Salesforce Connector へのアクセスの制限に関する詳細をご確認ください。
接続のセットアップ
Smartsheet Salesforce コネクタの使用を開始するには、まずお使いの Smartsheet と Salesforce 環境間の接続をセットアップする必要があります。これにより、ユーザーは Smartsheet と Salesforce の特定の要素を結びつけるワークフローを構築できます。
前提条件
Smartsheet と Salesforce を接続するには、次の権限が必要です。
Salesforce 内:
- Salesforce システム管理者の役割
- API の有効化
- セットアップと構成の閲覧
- すべてのデータの閲覧
Smartsheet 内:
- Smartsheet プランへの有料アクセス権 (旧モデルのライセンスまたはユーザー モデルのメンバー)。
- Smartsheet システム管理者の役割 (詳細は 「アカウント レベルのユーザー タイプ」 記事を参照)、または Smartsheet Salesforce コネクタ管理者の役割 (コネクタに固有のアカウントレベルの役割。詳細は 「用語と権限レベル」 を参照)
Smartsheet システム管理者の役割、または Smartsheet Salesforce コネクタ管理者の役割のいずれかのみが必要ですが、コネクタをセットアップする際に両方の役割を保有することを推奨しています。
接続のセットアップ手順
- Smartsheet Salesforce Connector にサインインします。Smartsheet アカウントへのアクセスを許可するように求められたら、[Allow (許可)]を選択します。
ページ左上のメニュー アイコンを選択し、[Account Admin (アカウント管理)] を選択します。
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- [Register new Salesforce organization (新しい Salesforce 組織の登録)]次に、Salesforce 組織 と Salesforce サンドボックス組織のどちらに接続しているかを指定します。この例では 、Salesforce 組織に接続していることを前提としています。
Salesforce ログイン ページが表示されます。Salesforce のアカウントにまだログインしていない場合はサインインし、プロンプトが表示されたら [Allow (許可)] を選択します。
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[Smartsheet Salesforce Connector Account Admin (Smartsheet Salesforce Connector アカウント管理)] ページが表示されます。このページからツールにアクセスして、Smartsheet と Salesforce インスタンス間でワークフローを作成したり、管理したりすることができます。Salesforce 組織の名前は [Account Admin (アカウント管理)] ページに表示されます。
Smartsheet のシートと Salesforce のデータをワークフローで同期させる方法についての詳細は、Smartsheet のヘルプ記事の 「Smartsheet Salesforce コネクタによるワークフローの作成」を ご覧ください。
Smartsheet Salesforce Connector へのアクセスを制限する
Salesforce コネクタでできることは、アクティブ制限や、Smartsheet で (シートの共有権限など) および Salesforce (オブジェクトの読み取り/書き込み権限など) で持っている権限によって異なります。
Salesforce オブジェクトと Smartsheet シート間のワークフローを確立するには、Smartsheet で編集者以上の権限と、Salesforce オブジェクトの読み取り、書き込み、更新、削除の権限が必要です。
アクセスを制限するには
Smartsheet システム管理者/Salesforce 管理者が [Restrict Access (アクセスを制限)] 設定をアクティブ化することで、Salesforce Connector でワークフローを作成できるユーザーを制限できます。
[Restrict Access (アクセスを制限)] 設定をアクティブ化するには、次の手順に従います。
- Smartsheet の資格情報で Salesforce Connector にサインインします。
- 左上のメニュー アイコンを選択し、[User Management (ユーザー管理)] を選択します。
[Restrict which users can access the Smartsheet for Salesforce Integration (Smartsheet for Salesforce の統合機能にアクセスできるユーザーを制限する)] のチェックボックスにチェックを入れます。
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過去にワークフローを作成したユーザーのメール アドレスは、コネクタへのアクセスを許可するユーザー リストに自動的に追加されます。必要に応じて、このリストからメール アドレスを削除することで、コネクタへのアクセスを制限できます。- コネクタへのアクセス権を付与したいユーザーのメール アドレスを追加します。
この設定をアクティブ化すると、Salesforce ユーザーまたは Salesforce 管理者の Smartsheet 権限を持つユーザーのみが Salesforce Connector にアクセスできます。これらの権限レベルは、Salesforce Connector インターフェイスおよび Smartsheet アプリケーションにて管理できます。
Smartsheet アプリケーションからユーザーを管理する方法の詳細は、管理センターに関する記事を参照してください。
アクセスを削除するには
Smartsheet システム管理者/Salesforce 管理者は、ユーザー名の右側にある削除 アイコン を選択して Salesforce Connector ユーザーを削除することもできます。
リストから削除されたユーザーは、ワークフローを作成したり編集したりすることができなくなります。
アクセスできなくなった場合、ワークフローは最大で 10 分間アクティブになります。この時間が過ぎると、ワークフローは自動的に非アクティブ化されます。
ポーリング頻度
Smartsheet と Salesforce との間で発生するリクエストのポーリング頻度を調整することができます。Salesforce には、1 分間に情報を自動更新できる回数に制限があります。これらの制限を超えると、アクティブなワークフローはエラーを返し、情報は同期されません。この問題を修正するには、Salesforce の制限を削除するか、ポーリング頻度をより長い間隔に設定してください。
Salesforce 内でカスタム API 使用状況通知を作成することにより、Smartsheet と Salesforce との間の接続をより適切に管理できます。Salesforce では、他のオブジェクトに関連するフィールド タイプ ([Lookup Relationship (ルックアップ リレーションシップ)] フィールドや [Polymorphic Relationship (ポリモーフィック リレーションシップ)] フィールドなど) を使用することがあるため、Smartsheet Salesforce コネクタによって Salesforce に送信されるリクエストの数が増える場合があります。
ポーリング頻度を設定する
コネクタ内でポーリング頻度を変更するには、以下の手順に従います。
- 画面左上の [Menu (メニュー)] を選択して、[Account Admin (アカウント管理)] をクリックします。
右側の [Preferences (設定)] を選択し、組織/団体名の隣にある ポーリング頻度 パネルを開きます。
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これでリクエストの制限数を超えないよう、組織内のすべてのワークフローに対して具体的なレートを秒単位で設定できるようになります。