コネクタ: Salesforce または Service Cloud と Smartsheet との同期

Salesforce コネクタを使用して、商談や連絡先などの Salesforce のレコードを Smartsheet から (またその逆も) 自動的にリアルタイムで更新しましょう。

Service Cloud コネクタを使用して、カスタマー サービス データの追跡や計算を実施し、エスカレートしたケースを正確に把握したり、重要な取引先および取引先責任者とのやり取りを可視化したり、チームのケース クローズ期間を確認して SLA タイムの確保に役立てたりしましょう。

これらのコネクタは、それぞれプレミアム サービスとしてご購入いただけます。価格に関する詳細については、当社のセールスチームにお問い合わせください.

Salesforce または Service Cloud コネクタをご購入いただくと、Smartsheet のシステム管理者権限および Salesforce または Service Cloud の管理者権限を持つユーザーにて、「Salesforce コネクタと Service Cloud コネクタ: 管理者セットアップ」に記載されている手順で、これをインストールしていただくことになります。

このページの内容:

ワークフローの作成: はじめに
コネクタへのログイン
ワークフローの作成
ワークフロー ウィザード
フィルターを使用したデータ同期のコントロール
関連するレコードを Smartsheet 階層にまとめる
ワークフローの管理
同期エラーの検出と修正
Smartsheet for Salesforce: ワークフローのベスト プラクティス


ワークフローの作成: はじめに

Salesforce コネクタまたは Service Cloud コネクタのインストール

統合機能をご購入いただくと、Salesforce または Service Cloud の管理者 (その統合機能向けの特別なアカウントレベルの役割) または Smartsheet のシステム管理者と Salesforce または Service Cloud の管理者を兼ねるユーザーにて、「Salesforce コネクタと Service Cloud コネクタ: 管理者セットアップ」 に記載されている手順で、これをインストールしていただくことになります。

コネクタを使用するために必要な権限

いずれかのコネクタでワークフローを作成するには、次のすべてのアカウント タイプが必要です。

  • Smartsheet ライセンス ユーザー — Smartsheet システム管理者からライセンスが付与されます。 詳細については、「ユーザーの管理」を参照してください。
  • Salesforce ユーザー — Smartsheet システム管理者からこれを付与してもらうことができます。 詳細については、「ユーザーの管理」を参照してください。
  • Salesforce のアカウント — Salesforce または Service Cloud アプリケーションにサインインできる必要があります。 詳細は、組織/団体の Salesforce または Service Cloud 管理者にお問い合わせください。

コネクタへのログイン

Salesforce または Service Cloud コネクタをインストールして構成したら、次の URL を使用してワークフローを作成し、いずれかの統合機能にて同期を実行します。

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce

ブラウザーの互換性については、「Smartsheet を使用するためのシステム要件」を参照してください。


ワークフローの作成

コネクタにログインしたら、自動同期が可能なワークフローを作成できます。 このプロセスには、ワークフロー ウィザードを使用できます。

新しいワークフローを作成するには:

  1. ページ左上のメニューをクリックし、[Dashboard (ダッシュボード)] を選択します。

    ダッシュボード
     
  2. [Add Workflow (ワークフローの追加)] をクリックし、ワークフロー ウィザードを起動します。
    ワークフロー ウィザード

ワークフロー ウィザード

ワークフロー ウィザードを使用してシートと Salesforce または Service Cloud のオブジェクトを選択し、それぞれの同期する列とフィールドをマップします。

  1. [Settings (設定)] ページにて、以下のとおりワークフローの基盤を設定します。
    • [What do you want this workflow to do? (このワークフローでしたいこと)] の隣にて、ワークフローの同期方向 (Salesforce または Service Cloud へ、Smartsheetへ、または両アプリケーション間で双方向) を選択します。
    • [Sheet Name (シート名)] の隣にて、既存のシートを選択するか、または [Create a new sheet (新規シートの作成)] を選択して Smartsheet にて新しいシートをすぐに作成します。
    • 次のドロップダウンにて Salesforce または Service Cloud オブジェクトを選択します。

      注: ワークフローを保存したら、シート、Salesforce または Service Cloud オブジェクト、およびそれらの同期方向は変更できなくなります。 しかし別の設定にて新しいワークフローを作成することは可能です。
  2. [Continue (続行)] をクリックして、設定内容を確定させます。
  3. [Fields (フィールド)] ページを使用して、Salesforce または Service Cloud と Smartsheet との間でフィールドをマップします。

    必要であれば、ドロップダウンから [new column (新しい列)] を選択して、シートに新しい列を挿入することも可能です。 ワークフローに Salesforce または Service Cloud オブジェクトを追加するには、[add field (フィールドの追加)] を選択します。
    同期方向を変更するには、オブジェクト フィールドと列との間の方向ドロップダウン 同期方向ピッカー を使用します。

    注: Salesforce または Service Cloud および Smartsheet の権限によっては、また統合でのフィールドの使用状況 (Salesforce または Service Cloud の ID など) によっては、特定のマッピングの同期方向を変更できない場合があります。
     
  4. [Continue (続行)] をクリックして、フィールドのマッピング設定を確定させます。
  5. [Filters (フィルター)] ページでは、フィルターを作成して、両アプリケーション間で共有するデータのタイプと量をコントロールしやすくすることができます。 (詳細は「フィルター」のセクションをご覧ください)
  6. [Save (保存)] ページでは、ワークフローに名前を付けて保存します。この際、Salesforce または Service Cloud オブジェクトおよびシートに対して実行される更新のサマリーを確認します。

    [Update Summary (アップデート サマリー)] にて想定以上の量の変更が実施されることがわかった場合、ウィザードを戻り、フィルターを追加するなどして、ワークフローを改良します。
     
  7. [Save Workflow (ワークフローの保存)] をクリックするとワークフローの同期が始まり、[Update Summary (アップデート サマリー)] に表示されていた Salesforce または Service Cloud のレコードおよび行が追加されます。

ワークフローを保存すると、ウィザードが終了し、ダッシュボードが開きます。 またワークフローが実行され、ワークフローに設定したルールに従って、Salesforce または Service Cloud のレコードと Smartsheet のシートの行が自動的にアップデートされます。

既存のワークフローを編集するには、下の「ワークフローの管理」セクションのステップを実行します。

フィルターを使用したデータ同期のコントロール

Salesforce または Service Cloud フィルター

シートに同期されるSalesforce または Service Cloud のレコードをより細かく指定するには、フィルターを追加するという方法があります。 フィルターは、たとえば特定のプロジェクト、クライアント、従業員などに関連するフィールドのみを同期する場合に便利です。

Salesforce または Service Cloud フィルターを作成するには:

  1. [add field (フィールドの追加)] をクリックして、利用できるオブジェクト フィールドのリストを追加し、そこから 1 つを選択してフィルターを作成します。
     
  2. ドロップダウンからフィルターの条件を選択します。 例: equals (完全一致)、contains (部分一致)、blank (空白))

    注: フィルター条件を追加する必要がある場合は、右側にテキスト フィールドが表示されます。
     
  3. [Continue (続行)] をクリックし、フィルターを確定させて適用します。

ウィザードの [Save (保存)] ページでは、[Update Summary (アップデート サマリー)] の隣に、Salesforce または Service Cloud オブジェクトにてアップデートされるフィールドの数が表示されます。 これは、シートからオブジェクトに同期されるデータ量を推測する助けになります。

[Update Summary (更新サマリー)] に表示される数が想定以上に多いまたは少ない場合は、ウィザードを戻り、必要に応じてフィルターの数を調整します。

Smartsheet フィルター

Salesforce または Service Cloud のオブジェクトに同期される行を制御するには、フィルターを追加するという方法があります。 フィルターを使用すると、オブジェクトに同期で返されるレコードをより細かく制御できます。 たとえばフィルターを使用すれば、リードのある特定の行のみを同期して、Salesforce のリード オブジェクトに返すことができます。

Smartsheet フィルターを作成するには:

  1. [add field (フィールドの追加)] をクリックして、利用できるシートの列のリストを追加し、そこから列を 1 つを選択してフィルターを追加します。
     
  2. ドロップダウンからフィルターの条件を選択します。 (例: equals (完全一致)、contains (部分一致)、blank (空白))

    注: フィルター条件を追加する必要がある場合は、右側にテキスト フィールドが表示されます。
     
  3. [Continue (続行)] をクリックし、フィルターを確定させて適用します。

ウィザードの [Save (保存)] ページでは、[Update Summary (更新サマリー)] の隣に、シートに追加され更新される行の数が表示されるため、ワークフローを保存した後に実行される変更について把握することができます。

[Update Summary (更新サマリー)] に表示される数が想定以上に多いまたは少ない場合は、ウィザードを戻り、必要に応じてフィルターの数を調整します。

関連するレコードを Smartsheet 階層にまとめる

ワークフローで行グループを定義すると、Salesforce または Service Cloud のレコードを Smartsheet の親タスクおよび子タスクとしてまとめることができます。 行グループを作成し、商談の段階 (例: 成立、不成立、要分析) など特定のフィールドのオプションを基準に、Salesforce または Service Cloud のレコードをワークフローにて整理しましょう。これにより、同期した後にシート上で手動にてこれらを動かす必要がなくなります。

Salesforce 行グループ

行グループを定義するときは、次のことに注意してください。

  • [Group by (グループ基準)] では、シートへの同期に使用するために、既存の Salesforce または Service Cloud フィールドを選択することも、グループのレコードに新しい値を入力することも可能です。 [Group by (グループ基準)] では、シートの親行にあるプライマリ列の値を指定します。 たとえば営業案件の段階を基準にグループ分けする場合、各段階 (成立、不成立、要分析など) ごとにシートに親行が作成されます。
  • 新しい親行は、[Group by (グループ基準)] の値がシートのプライマリ列にある既存の値と完全に一致していない限り、シートの一番下に作成されます。
  • サブ グループを定義して、組織の新しい階層に対応させることも可能です。 たとえば、Smartsheet では「営業」行の子行である 「国際」行を親行として、その下でレコードを同期させることができます。
  • Salesforce または Service Cloud のレコードには、シートの Salesforce または Service Cloud ID 列に入る正しいハイパーリンクが必要です (Salesforce または Service Cloud ID 列が存在していない場合は、ワークフローが最初に実行されるときに自動的にシートに作成されます)。 Salesforce または Service Cloud ID を Salesforce または Service Cloud からシートに手動でコピーすると、ワークフローが正しく同期されない可能性があります。

ワークフローの管理

ワークフローはダッシュボードにて管理できます。 ページ左上のメニューをクリックし、[Dashboard (ダッシュボード)] を選択すると、作成済みのワークフローの一覧が表示されます。

注: Smartsheet のシステム管理者の画面には、本人だけでなく、チーム内のすべてのユーザーが作成したワークフローが表示されます。 コネクタにてシステム管理者ができることの詳細は、管理者セットアップに関する記事をご覧ください。

ダッシュボード ページ

設定

[Settings (設定)] をクリックすると、以下のオプションが表示されます。

  • Edit Workflow (ワークフローの編集) - ワークフロー ウィザードを戻って、ワークフローを編集できます。
  • Rename Workflow (ワークフローの名前変更) - ワークフローのタイトルを変更できます。
  • Disable/Enable Workflow (ワークフローの無効化/有効化) - ワークフローの自動実行を停止または開始できます。
  • Delete Workflow (ワークフローの削除) - ダッシュボードからワークフローを削除できます。

    注: ワークフローの削除操作は元に戻せず、削除したワークフローの復元もできません。

同期エラーの検出と修正

ワークフロー エラーの特定と解決に役立つリソースは、以下のとおりいくつかあります。

  • Run History (実行履歴) ページ: このページには、ワークフローの同期エラー回数と、問題の詳細が記載されたエラー メッセージが表示されます。 トラブルシューティングの詳しくは、下の実行履歴のセクションをご覧ください。
  • Error Report Emails (エラー レポート メール): 問題が発生すると、そのワークフローの所有者、および問題が発生したワークフローのフィールドまたは行を編集したユーザーに、電子メール メッセージが送信されます。
  • Smartsheet の [Sync Error (同期エラー)] 列の、問題が発生した行には、メッセージが表示されます。 (この列は、Salesforce または Service Cloud オブジェクトに紐づけられたどのシートにも存在しています)

実行履歴ページを使った同期エラーのトラブルシューティング

ワークフローを作成すると、ワークフローの [Run History (実行履歴)] ページにて、発生したエラーなどの同期履歴を確認することができます。

[Run History (実行履歴)] ページを開くには:

  1. メニュー (左上) で [ダッシュボード] をクリックして、ワークフローのリストを表示します。

    コネクタ ダッシュボード

  2. [実行日] の下のタイムスタンプをクリックして、ワークフローの [Run History (実行履歴)] ページを表示します。

  3. 次に、特定の実行インスタンスの [Last Run (最終実行日)] の下のタイムスタンプをクリックして、エラー メッセージを表示できます。

    [Last Run (最終実行日)]

コネクタ ワークフローのベスト プラクティス

頻繁に保存して更新する

2 つのアプリケーションにまたがって作業するため、共同作業する人が増えるにつれて、同期エラーが発生する機会も増えます。 同期の問題のリスクを最小限に抑えるには、変更を保存し、その際にシートを最新の情報に更新してください。 頻繁に保存して最新の情報に更新すると、他のユーザーも変更を把握できるようになり、設定したワークフローに従ってそれらの変更が Salesforce または Service Cloud  と Smartsheet に同期されるようになります。

Smartsheet でのシートの保存および更新に関する詳細は、「シートの保存および更新」をご覧ください。

シートの閲覧者権限を付与する

シートの内容を間違って変更してしまうと、Smartsheet と Salesforce または Service Cloud との同期のエラーにつながる可能性があります。これを回避するには、シートの共同作業者に閲覧者権限を付与します。

閲覧者権限なら、共同作業者はシートのデータを変更することなく、閲覧のみが可能となります。

変更を表示する

Smartsheet では、[履歴の表示] 機能を使用して、セルに加えられた変更の記録を表示できます。 Smartsheet と Salesforce または Service Cloud との間で共有されるデータを含むシートの場合、変更に関連付けられたユーザーの名前が、ワークフローを作成した人の名前になります。

この情報は、おそらく不適切にマップされた列により想定外の変更がシートに加えられ、さらに [Sync Error (同期エラー)] 列にてエラーを受信できなかった場合に、特定のユーザーのワークフローを絞り込むのに役立ちます。

Smartsheet での変更の追跡の詳細については、「セルの履歴表示」をご覧ください。

特定の行のデータのみを Smartsheet から Salesforce または Service Cloud にプッシュする

どの行が Salesforce または Service Cloud にデータをプッシュ バックするかをより細かく制御するには、以下のように Smartsheet のシートに [Update in Salesforce (Salesforce での更新)] 列または [Update in Service Cloud (Service Cloud での更新)] 列を作成し、さらにコネクタ ワークフローにフィルターを作成します。

  1. Salesforce または Service Cloud オブジェクトに接続する Smartsheet のシート上で、新しい列 (新しい列の作成方法は、こちらのヘルプ記事をご覧ください) を作成し、「チェックボックス」タイプを選択して、その列に [Sync to Salesforce (Salesforce へ同期)] または [Sync to Service Cloud (Service Cloud へ同期)] という名前を付けます。

  2. Smartsheet for Salesforce または Service Cloud ページへログインし、手順に従ってワークフローを作成します

  3. ワークフロー ウィザードにて、双方向ワークフローを指定し、[Update in Salesforce (Salesforce での更新)] 列または [Update in Service Cloud (Service Cloud での更新)] 列にチェックが入っている行のみを同期するフィルターを作成します

シートと Salesforce または Service Cloud オブジェクトの次回の同期時に、[Sync to Salesforce (または Service Cloud) (Salesforce (または Service Cloud) へ同期)] チェックボックスがオンになっている行のデータのみが Salesforce または Service Cloud にプッシュ バックされます。

列に想定外の空白がある場合は、シートの権限をチェック

共有権限によってはシートのデータが更新されず、そのエラーも受信できないことがあります。 ワークフローにてマップした列が空白である場合、その列がシート上でロックされている可能性があります。 その際は、シートの所有者 (または別の管理者) に依頼し、ヘルプ記事の「シート、レポート、およびダッシュボードの共有」に記載されているステップにて、シートの管理者権限を付与してもらいましょう。

関連フィールドのマッピングの際にポーリング頻度を調整

Salesforce または Service Cloud では、[Lookup Relationship (ルックアップ リレーションシップ)] フィールド (たとえば、アカウント オブジェクトにあるアカウント名) や[Polymorphic Relationship (ポリモーフィック リレーションシップ)] フィールド (たとえば、イベントの [What] フィールド) など、他のオブジェクトに関連するオブジェクト内のフィールド タイプを使用することがあります。

これらのフィールド タイプにおいては、以下のことに留意してください。

  • これらのフィールドをマップするワークフローをコネクタで作成すると、統合機能にて、そのオブジェクトおよびそれに関連するすべてのオブジェクトがチェックされます。 これにより、実行されるリクエストの数は、マップされたフィールドに関連するオブジェクトの数に応じて、増加します。
  • Smartsheet および Salesforce または Service Cloud のシステム管理者に依頼して、このポーリング頻度を調整してリクエストの数を 減らしてもらうと、Salesforce を利用する組織/団体への API リクエストを減らすことにつながります。

[Lookup by...(Lookup 基準)] フィールドを マップして、Smartsheet の関連オブジェクト フィールドを簡単に編集

関連オブジェクト フィールドの 「Lookup by...(Lookup 基準)」 バージョンをマップすると、本来は読み取り専用となる Smartsheet のフィールドを編集することができます。 これにより、ユーザー ID をコピー アンド ペーストする必要なく、Smartsheet から Salesforce または Service Cloud のレコード所有者を変更できます。 (ユーザー ID の特定に関する Salesforce のナレッジ ベースの記事をご覧ください)

たとえば、[Owner ID (Lookup by User Full Name) (所有者 ID (ユーザーのフル ネームで Lookup))] フィールドをマップして、(たいていはアカウントや商談など、他のオブジェクトに関連付けられている) ユーザー オブジェクトの [Full Name (フル ネーム)] フィールドと同期することができます。

salesforce-lookup
 
[Owner ID (所有者 ID)] フィールドをマップする方法は 2 つあります。 [Owner ID (所有者 ID)] フィールドにはユーザー ID が入っています。このユーザー ID は、ユーザー オブジェクトからの一連の文字列で、アカウントや商談といった Salesforce または Service Cloud の特定のレコードを表しています。 (ユーザー ID の特定に関する Salesforce のナレッジ ベースの記事をご覧ください)

商談オブジェクトをマップする上記のシナリオを例に用いると、以下のようになります。

  • [Owner ID (所有者 ID)] をマップし、一連の文字列 (例: 00530000000ibYc) を読み取り専用として Smartsheet と同期するようにします。
    -または-
  • [Owner ID (Lookup by User Full Name) (所有者 ID (ユーザーのフル ネームで Lookup))] フィールドをマップし、ユーザー オブジェクトの [Full Name (フル ネーム)] フィールド (例: Sally Smart) を編集可能として Smartsheet と同期するようにします。 これにより、シートに別のユーザー名を入力して、レコードの [Owner ID (所有者 ID)] を変更することができます。