Smartsheet Salesforce Connector を使用したワークフローの作成

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Business
  • Enterprise

権限:

  • 編集者

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Smartsheet Salesforce Connector は、プレミアム サービスとして提供されています。プランと価格の詳細は、 当社のセールス チームにお問い合わせください。ご利用のプランで Smartsheet Salesforce Connector をご購入済みの場合は、以下のボタンを使用してサインインし、Smartsheet と Salesforce 間のワークフローの作成を開始します。 

Smartsheet Salesforce Connector にサインインする

はじめに

Smartsheet のシートと Salesforce の間で最初のワークフローを作成する前に、両方のアプリケーションで接続を確立する必要があります。プランの管理者が初期接続セットアップを実施したことを確認します。

前提条件

Smartsheet Salesforce Connector を使用してワークフローを作成するには、以下の手順に従います。 

  • Smartsheet の有料ユーザーである必要があります。
  • マッピングしたシートにおいて編集者以上の権限が必要です。また、ワークフローを作成するレコードへのアクセス権も必要です。
  • Salesforce アカウントが必要です。また、以下の権限で Salesforce アプリケーションにサインインできる必要があります。
    • セットアップと構成の閲覧
    • API の有効化詳細は貴社の Salesforce 管理者にお問い合わせください。
  • Smartsheet Salesforce Connector はプランで使用できるプレミアム アプリケーションであり、Salesforce 環境への初期接続が既に確立されている必要があります。
  • システム管理者が Salesforce Connector の設定で [Restrict Users (ユーザーを制限)] をアクティブにした場合、Smartsheet Salesforce Connector ユーザーの役割も保持する必要があります。この役割は、Smartsheet 管理センターまたは Salesforce Connector インターフェイスで割り当てることができます。
  • Salesforce コネクタにアクセスできず、Smartsheet システム管理者に連絡するようエラー メッセージが表示される場合は、権限を付与してもらう必要がある可能性があります。システム管理者へのお問い合わせ方法をご確認ください。 

ワークフローを作成する

権限と Salesforce 環境への初期接続が確立されると、ユーザーはワークフローを作成して、Salesforce と Smartsheet の間で情報を同期できます。

Smartsheet Salesforce Connector を使用すると、情報を一方向に (Salesforce から Smartsheet に、または Smartsheet から Salesforce に) または双方向にプッシュして、両方のアプリケーションで課題を即座に更新することができます。

Salesforce レコードを使用して、既存のシートと同期したり、新しいシートを作成して Smartsheet プロジェクトを起動したりできます。

ターゲット シートでは編集者以上の権限のみが必要とされますが、ワークフロー構築プロセス中にシートに新しい列を追加する場合があるため、少なくとも管理者レベルの権限を持つことをお勧めします。

 ステップ 1: ワークフロー ウィザードを立ち上げる

  1. Smartsheet Salesforce Connector にサインインします。
  2. [Add Workflow (ワークフローの追加)] を選択し、ワークフロー ウィザードを起動します。

また、テーブル ビューで Jira Connector にアクセスするには、[Data Integrations (データ統合)] > [Manage Connectors (コネクタの管理)] > Salesforce、または [Data Integrations (データ統合)] > [Create workflow (ワークフローの作成)] の順に選択することもできます。次に [Data Integrations (データ統合)] パネルで Salesforce タイルを選択します。

ステップ 2: 設定を行う      

  1. 目的のワークフローの方向を選択します。ワークフローを一度保存すると、変更することはできなくなります。これにより、ワークフローが手動か自動かが決まります。

    Smartsheet では、Salesforce Connector を使用して、自動番号割り当て列、システム列、数式を含む列を自動的にマッピングすることはできません。これらの列の値を Salesforce に同期させる場合は、一方向接続を設定して手動で同期を開始してください。

  2. Smartsheet と Salesforce の間でフィールドを自動的に双方向にしたり同期したりするには、Smartsheet と Salesforce の両方で、[Keep issues automatically updated (課題を自動的に更新する)] を選択します。この設定を使用すると、特定のフィールドを双方向にするか一方向にするかを後で決定できます。
  3. Salesforce データを同期するシートを選択するか、新しいシートを作成します。ワークフローを一度保存すると、以降変更できなくなります。 

シート 1 枚に対して作成できるコネクタ ワークフローは 1 つだけです。

  1. シートに同期する Salesforce オブジェクトを選択します。ワークフローを一度保存すると、変更することはできなくなります。 

  2. [Continue (続行)] を選択します。

    Configure the workflow through the wizard

ステップ 3: フィールドをマッピングする 

Smartsheet は Salesforce フィールドを列にマッピングします。選択できる Salesforce フィールドは、Salesforce オブジェクトでワークフロー用に選択したフィールドによって異なります。フィールド マッピングを設定する際に、データ フローの方向を決定できます。

このページのマッピングを完了し、必要に応じて Salesforce フィールドと Smartsheet 列を削除または追加し、[Continue (続行)] を選択します。

考慮すべき事項
  • Salesforce フィールドをマッピングするときは、常に Smartsheet 列を指定してください。Smartsheet 列を空白のままにすることはできません。
  • Salesforce アカウントの権限によっては、特定の Salesforce フィールドしか表示されないことがあります。
  • [Record ID (レコード ID)] と [Error (エラー)] 列を含めるようにしてください。どちらもフィールド マッピングに自動的に表示され、Salesforce から Smartsheet にのみフローできます。既存のシートを使用している場合、新しい [Record ID (レコード ID)] と [Error (エラー)] 列が Smartsheet に挿入されます。ただし、これらを既存の列にマッピングすることは可能です。
  • 「Record ID (レコード ID)」が Salesforce の課題の主要な識別子であることを常に念頭に置いてください。親行と階層が正しく作成されるように、「Record ID (レコード ID)」をシートのプライマリ列に合わせて調整する必要があります。Smartsheet でこれらの列のいずれかを削除すると、ワークフローが中断され、次回のデータ同期中にエラーが発生します。
  • マッピング中に Smartsheet で [New column (新しい列)] を選択すると、列タイプがリンク先のフィールドの影響を受けることに注意してください。たとえば、Salesforce の日付は Smartsheet の日付列に合わせられ、列タイプは括弧で表示されます。

ステップ 4: 任意のフィルター

フィルターの作成は任意ですが、Smartsheet と Salesforce の間で同期されるデータを管理する便利な方法です。データをフィルタリングしない場合は、[Salesforce Filters (Salesforce フィルター)] と [Sheet Filters (シート フィルター)] ページで [Continue (続行)] を選択し、ステップ 5 にスキップします。 

フィルターは、Salesforce のフィルターまたはシート フィルターのいずれかを使用して定義できます。使用するフィルターのタイプを検討する際には、Salesforce から特定の情報のみを Smartsheet に取り込む場合 (たとえば、特定の顧客に関連するすべてのレコードを表示する問題を常に表示する場合) を考えてください。これは、Salesforce フィルターを使用する場合に適しています。Smartsheet の特定の行のみを Salesforce と同期する場合 (たとえば、特定の列でチェックボックスがオンになっている行のみ) は、シート フィルターを使用するのに役立ちます。 

Salesforce のフィルター

[Add filter (フィルターを追加)] を選択し、フィルタリング基準を定義し、フィルタリングしたいフィールドを選択して、Salesforce のフィルターを定義できます。追加されたすべてのフィルターは AND の関係になります。 

シート フィルター

シート フィルターを定義します。それには、[Add Filter (フィルターを追加)]を選択し、フィルタリングする Smartsheet 列を選択して、フィルター条件を入力します。追加されたすべてのフィルターは AND の関係になります。

フィルター条件は、シートにある列に応じて選択できます。リストされていないオプションをフィルタリングする場合は、まずシートに新しい列を追加します。

ステップ 5: 行グループを定義する (オプション)

オプションのステップとして、Salesforce フィールド (例: ステージ) やシートのプライマリ列の値によって、Salesforce レコードの行グループを定義することもできます。 

行グループを追加するには、[Add group (グループを追加)] を選択してグループ化する Salesforce フィールドを選択するか、[Add Custom Group (カスタム グループの追加)] でグループ化するプライマリ列の値を入力します。

シートのプライマリ列でカスタムの行グループを定義する場合は、プライマリ列の既存の値を使用するか、新しい値を作成して新しい親行グループを作成することができます。 

カスタムの行グループが現在の階層内に配置されていない場合、新しい親行がシートの下部に表示されます。

備考
  • [Record ID (レコード ID)] フィールドをシートのプライマリ列以外の列にマッピングしている場合、[Row grouping (行のグループ化)] を使用して Smartsheet から Salesforce に新しいレコードを生成することはできません。ただし、Salesforce で新しいレコードを開始して Smartsheet に同期することは可能です。
  • Salesforce でグループ化の値が入力されていない場合、その課題は [Field [Group] not set ([グループ] フィールド未設定)] という名前の階層に表示されます。

ステップ 6: ワークフローを保存する

[Save (保存)] ページの [Update Summary (更新サマリー)] フィールドには、Salesforce と Smartsheet で更新されるフィールドの数が表示されます。[Update Summary (更新サマリー)] に表示される数が想定以上に多い場合や少ない場合は、ウィザードを戻り、必要に応じてフィルターの数を調整します。

  1. [Update Summary (更新サマリー)] に表示された数に問題がなければ、[Workflow Name (ワークフロー名)] でワークフローにラベルを付けます。これで、後にこのワークフローを Salesforce Connector ダッシュボードですばやく見つけられるようになります。
  2. Smartsheet の新しい行を Salesforce のアイテムに変換するには、[Sync new rows created in Smartsheet to Salesforce (Smartsheet で作成された新しい行を Salesforce に同期する)] の隣のボックスにチェックを入れます。
  3. すべての調整が終わったら、最後に [Save Workflow (ワークフローを保存)] を選択します。

ワークフローを保存すると、[Settings (設定)] ページの値 (ワークフローの方向、同期されたシート、このワークフローに含まれる Salesforce オブジェクトなど) は変更できなくなります。

ワークフローの保存後はダッシュボードに移動します。ここでワークフローが自動的に実行され、構成設定に基づいてレコードが更新されます。双方向同期は、非アクティブ化または削除しない限り、自動的に実行が継続されます。一方向同期の設定を更新するには、手動でワークフローを実行する必要があります。

ワークフローを編集する

作成したワークフローはいつでも編集できます。Smartsheet Salesforce 管理者は、組織のワークフローを非アクティブ化または削除することはできますが、編集することはできません。

ワークフローを編集するには、ワークフロー名の左にある歯車アイコンを選択し、以下のいずれかを選択します。 

  • [Edit Workflow (ワークフローの編集)]: ワークフロー ウィザードに戻ってワークフローを変更します。ワークフローの方向、シートの同期、または含まれている Salesforce オブジェクトは変更できません。
  • [Rename Workflow (ワークフローの名前変更)]: ワークフローの名前を変更します。
  • [Disable/Enable Workflow (ワークフローの無効化/有効化)]: ワークフローの自動実行を停止または開始します。
  • [Delete Workflow (ワークフローの削除)]: ワークフローを完全に削除します。削除されたワークフローは元に戻せません。

コネクタによってフィルターから除外 — 非同期

ワークフローのフィルター条件または Salesforce にレコードが存在しなくなったことで、シートの行が Salesforce と同期されなくなったとします。この場合、行はシートの [Filtered out by Connector—not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] セクションへ自動的に移動します。

行が同期されなくなっても、その行に重要な列データ、添付ファイル/リンク、コメントが含まれている場合があります。このため、Smartsheet がシートの行を削除することはありません。代わりに、この[Filtered out by Connector—not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] セクションを作成して、コネクタによってフィルターから除外された情報を保持します。 

Filtered out by Connector—not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期) 機能をオフにすることはできません。この機能は、ワークフローのエラーやその他の変更によるデータ損失を防ぐためものであるためです。[Filtered out by Connector—not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] 行にリストされているアイテムが確実に不要である場合は、シートから行を削除できます。削除した行は、コネクタ ワークフローで設定されたフィルター条件を満たすまで、シートに戻りません。

行を [Filtered out by Connector—not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] に移動し、その行がフィルター条件に再び一致するようにすると、自動的に同期が再開され、シートの [Filtered out by Connector—not synced] (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期) セクションから正しいシート セクション (行のグループ化に基づいています)。