Notifiche automatiche inviate tramite Smartsheet

Per creare flussi di lavoro devi disporre di un’autorizzazione di livello Proprietario, Amministratore o Editor sul foglio. Gli utenti con autorizzazioni di livello Editor possono solo creare, modificare o eliminare avvisi o promemoria con se stessi come destinatario. Scopri di più sulle autorizzazioni per i flussi di lavoro.

Ad esempio, puoi creare un flusso di lavoro per attivare un avviso se qualcuno modifica il tuo foglio. Ogni volta che qualcuno modifica il tuo foglio, Smartsheet ti invia delle notifiche via e-mail. 

Ecco i tipi di notifiche che puoi ricevere via e-mail:

• Richieste di aggiornamento
• Richieste di approvazione
• Promemoria

Campi del messaggio di notifica

Quando ricevi una notifica via e-mail, nell‘e-mail vedrai questi campi:

• Campo Da: l‘utente che ha attivato l‘avviso o un host. Tuttavia, l’e-mail che vedrai è automation@app.smartsheet.com.
• Nome del mittente a cui rispondere: il nome di chi ha attivato l’avviso e il relativo indirizzo e-mail.
• Indirizzo e-mail a cui rispondere: l‘indirizzo e-mail dell‘utente.

Solitamente il nome che vedi nel messaggio si riferisce alla persona che ha attivato l‘avviso, ma a volte il nome del proprietario del foglio appare come mittente. Ciò accade quando la notifica via e-mail riporta uno dei seguenti elementi:

• Un avviso attivato dalle modifiche apportate da più utenti
• Un promemoria (un avviso basato sul tempo)
• Una richiesta di aggiornamento
• Una richiesta di approvazione

Puoi configurare la modalità di ricezione degli avvisi.

Per vedere chi è il proprietario del foglio, apri il foglio in Smartsheet e seleziona File > Proprietà.

Il sistema rimuove gli URL esterni e li sostituisce con [Link esterno rimosso] nelle e-mail provenienti da account privi di accesso necessario.

Best practice per le notifiche

Assicurati sempre che i nomi dei proprietari dei fogli siano pertinenti

Assicurati che le persone che ricevono le notifiche via e-mail siano correlate al tuo lavoro. Quando il proprietario di un foglio cambia ruolo o lascia il team, può trasferire le autorizzazioni di Proprietario alla persona che si occuperà del lavoro. 

Utilizza un account di servizio

Utilizza un account di servizio se hai bisogno di più di una persona come proprietario di un foglio o se è importante un grado di anonimato. Puoi configurare un account di servizio da usare come proprietario dei fogli con il tuo reparto IT.

Crea una regola di posta in arrivo per le tue notifiche via e-mail

Prendi in considerazione di creare una regola per inserire tutte le notifiche Smartsheet in una cartella, così sarà più semplice trovare richieste di aggiornamento, approvazione e altri avvisi automatizzati. 

Usa il Centro notifiche

Quando usi il Centro notifiche, non dovrai passare dall‘app Smartsheet alla posta in arrivo per controllare le notifiche.