Configura il tuo account Resource Management

Per configurare il tuo account, devi essere un Amministratore delle risorse.

Passaggio 1 - Selezione delle impostazioni del tuo account

Vai in Impostazioni account. 

• Se stai lavorando in Resource Management in Smartsheet, seleziona il menu a tre linee nell’angolo in alto a destra, quindi seleziona Impostazioni account.
• Se stai lavorando in Resource Management in autonomia, seleziona Impostazioni nell’angolo in alto a destra, quindi seleziona Impostazioni account.

In Impostazioni account, configura le impostazioni predefinite dell’azienda e aggiungi informazioni aziendali importanti quali elenchi a discesa di progetti, sedi e festività ufficiali. 

Proprietario dell’account

Puoi modificare il proprietario dell’account nella sezione Generale della pagina Impostazioni account. Solo gli Amministratori delle risorse possono essere Proprietari di account; può esserci un solo Proprietario. Il Proprietario dell’account è responsabile della configurazione dell’account. 

Monitoraggio dei tempi

Determina l’incremento più adatto se la tua organizzazione desidera utilizzare Resource Management per monitorare il tempo. Puoi saperne di più sul monitoraggio del tempo se non sei sicuro di come la tua organizzazione dovrebbe gestire i fogli presenze. Se non hai intenzione di monitorare il tempo in Resource Management, puoi integrare con altri strumenti.

Ore sostenute

Seleziona l’opzione Incurred Hours (Ore sostenute) e Quantità che funziona meglio per il tuo team. Se stai monitorando il tempo in Resource Management, seleziona Solo ore confermate o Solo ore approvate. In questo modo, le ore effettive dei fogli presenze sono mostrate sullo stato del progetto come ore o commissioni sostenute. Se la tua organizzazione non sta monitorando ufficialmente il tempo, seleziona Ore confermate e ore programmate passate non confermate per il monitoraggio passivo.

Quando assegni un incarico sulla programmazione, i suggerimenti di inserimento dei tempi appaiono sul foglio presenze di una persona. Questa persona può scegliere di confermare o modificare le ore inserite. Le ore non modificate appaiono come non confermate in Resource Management; le ore modificate sono mostrate come confermate.

Impostazioni di monitoraggio del tempo

• 1/2 giorni: questa opzione è molto utile per i team che non cambiano spesso le attività giornaliere; solitamente perché composti da persone che lavorano a uno o due progetti alla volta.
• Ore e minuti: questa impostazione coniuga l’efficacia dell’opzione ½ giorni con l’accuratezza di un inserimento più dettagliato. Le persone possono inserire l’esatta quantità di tempo trascorso in ogni progetto o fase e confermare le ore consigliate per i giorni di lavoro in base al piano. Questa opzione prevede l’uso di un timer (disponibile nella visualizzazione giorno) per eliminare ogni congettura durante l’inserimento.
• Itemized Hours & Minutes (Ore e minuti dettagliati): è l’impostazione di inserimento del tempo più dettagliata. Le persone possono assegnare una categoria a ogni inserimento e aggiungere ulteriori dettagli nel campo Note. Utilizza queste stesse categorie per assegnare sotto-budget per progetto per un ulteriore livello di reportistica.

È l’opzione migliore per capire quanto tempo è stato necessario per completare il lavoro e confrontarlo con i tempi programmati. 

Flusso di lavoro di approvazione

Seleziona il flusso di lavoro di approvazione più adatto alle esigenze del tuo team.

Qui puoi:

• Abilitare il flusso di lavoro di approvazione per tempo e spese

• Bloccare le voci dopo l'approvazione

  È necessario bloccare le voci al momento dell’approvazione per garantire che gli utenti non possano aggiungervi ulteriore tempo o spese. Se questa impostazione non è abilitata, gli utenti non possono modificare i tempi o le spese approvati, ma possono aggiungere tempo o spese alle voci approvate.

• Consenti ai proprietari dei progetti di approvare tempi e spese per i progetti di loro proprietà.
• Impostare notifiche via e-mail per l’approvazione di tempi e spese
• Consentire all’approvatore di sbloccare le voci di tempo e di spesa inviate

Passaggio 2 - Impostazione di ruoli e discipline

Prima di aggiungere membri al team, aggiungi Ruoli e Discipline da Impostazioni account. Le discipline sono i reparti della tua organizzazione (Finanza, Ricerca, Visual Design), i ruoli sono i livelli di competenza che utilizzi (Direttore, Junior, Lead).
 

Passaggio 3 - Impostazione delle tariffe di fatturazione

Se sei un’azienda di servizi professionali e addebiti ai clienti il tuo tempo, utilizza le Tariffe di fatturazione. Puoi assegnare una tariffa di fatturazione a ogni persona in base alla sua disciplina/ruolo o una unica per l’individuo. Se disponi di più tariffe di fatturazione in base a posizione e titolo, suddividile nella matrice delle tariffe di fatturazione. Se non sei sicuro, inizia con una tariffa per le fatture miste. È possibile apportare modifiche in seguito.

Se non desideri che il tuo team visualizzi i dati finanziari o le tariffe di fatturazione del progetto, puoi nascondere queste informazioni quando imposti i livelli di autorizzazione.

Passaggio 4 - Aggiungi e invita persone nel tuo account

Aggiungi un elenco di membri del team e le risorse segnaposto necessarie. Aggiungi tutte le risorse che intendi includere in Resource Management. 

Se hai un elenco di dipendenti in Excel, puoi importarlo.

• Sebbene per aggiungere una persona siano necessari solo il nome e il cognome, puoi aggiungere altre proprietà in seguito per filtrare o raggruppare il team.
• Prima di concedere l’accesso, controlla i livelli di autorizzazione di ogni persona per assicurarti che possa visualizzare o apportare modifiche come desiderato.
• Una volta aggiunte le persone, puoi invitarle nel tuo account. Ricevono un’e-mail per accettare il tuo invito e creare un accesso.

Aggiungi proprietà alle persone

Puoi aggiungere sedi (città, regione, team), tariffe di fatturazione, obiettivi di utilizzo e qualsiasi altro campo personalizzato utilizzato dalla tua organizzazione per raggruppare le persone, come le competenze, il responsabile, le certificazioni e altro ancora.

Crea i segnaposto

Quando scegli le persone che devono lavorare a un progetto, non sai sempre in anticipo di chi avrai bisogno. L’impostazione Placeholder Resources (Risorse placeholder) ti consente di mantenere un incarico anche se non hai ancora individuato la persona a cui assegnarlo.

Passaggio 5 - Aggiungi progetti e clienti

• Aggiungi da due a cinque progetti. Creali per testare e capire come il tuo processo si adatta a Resource Management. Ora che hai aggiunto le basi di ogni progetto, fornisci maggiori dettagli nella pagina del progetto con fasi, budget, membri del team e attività.

• Aggiungi clienti. Inserisci le informazioni sui clienti e sui progetti a cui sta lavorando la tua azienda. Segmenta il lavoro del progetto in fasi quando le aggiungi o le modifichi per adattarle ai tuoi piani in seguito. Scopri come aggiungere clienti e progetti.

Passaggio 6 - Uso della programmazione

Ora hai le impostazioni dell’account, le persone e alcuni progetti. Osserva il programma per vedere chi sta lavorando su cosa, quando le persone diventano disponibili, quando i progetti inizieranno e altro ancora.

Comprimi la visualizzazione della programmazione per una vista sintetica della disponibilità del tuo team. Nella visualizzazione Persone della programmazione, seleziona il menu a discesa sopra il tuo team, quindi seleziona Hide All Details (Nascondi tutti i dettagli).

Passaggio 7 - Utilizza i report

Trascorri la prima o le prime due settimane a impostare progetti, budget e spese. Una volta che hai abbastanza informazioni in Resource Management, puoi sfruttare appieno la pagina Report per trovare insight chiave sulla tua azienda. Scopri di più sui report.