Change Management

Come parte di Smartsheet Control Center, la funzione Aggiornamenti globali consente agli utenti Business di aggiornare facilmente i modelli di progetto e di applicare automaticamente a cascata tali modifiche ai progetti nuovi ed esistenti. 

Con l’avanzamento del progetto, potresti aver bisogno di informazioni supplementari per il funzionamento corretto del progetto. Ad esempio, potresti voler aggiungere una colonna con l'intestazione "A rischio", per consentire agli utenti di contrassegnare le attività che potrebbero non rispettare la scadenza. La funzione Aggiornamenti globali consente di apportare tale modifica e implementarla nell'intero portfolio di progetti.

Questo articolo presenta la funzione Aggiornamenti globali nei vari tipi disponibili e come creare e verificare gli aggiornamenti globali nel tuo portfolio Control Center.

Tipi di aggiornamenti globali

Prima di creare ed eseguire aggiornamenti globali, consulta i tipi disponibili e le relative capacità. La funzione Aggiornamenti globali offre le seguenti opzioni:

• Aggiungi nuova colonna:  aggiungi una nuova colonna ai fogli e ai modelli del tuo progetto.
• Modifica colonna esistente:  regola una colonna esistente nei fogli e nei modelli del progetto.
• Aggiungi dati profilo: aggiungi nuove righe di dati del profilo alla sezione di riepilogo di uno o più modelli nei progetti.
• Trova / Sostituisci:  trova e sostituisci valori in progetti e modelli.
• Aggiorna report:  modifica i report e i relativi modelli per i progetti per cui è stato eseguito il provisioning.
• Aggiorna dashboard:  modifica le dashboard e i relativi modelli per i progetti per cui è stato eseguito il provisioning.

Gli aggiornamenti globali non si applicano ai widget del titolo che rimandano a elementi Smartsheet. Sarà necessario modificare la singola dashboard per implementare questa modifica.

Crea un nuovo aggiornamento globale

Cenni preliminari e specifica dell’aggiornamento

1. Per accedere, seleziona Control Center dal menu di avvio dell'app in Smartsheet oppure visita https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Clicca sul menu e sul nome del programma che desideri aggiornare.
   
3. Nell'angolo in alto a sinistra, clicca su Gestisci programma. 
4. Seleziona Aggiornamenti globali e clicca su Nuovo aggiornamento.
5. Seleziona un aggiornamento. Quando selezioni un aggiornamento, il segno più (+) sul riquadro diventa un segno di spunta.
   
   
6. Clicca su Avanti e inserisci i dettagli del tuo aggiornamento.
7. Nell'angolo in basso a destra, clicca su Crea ed esegui.

Verifica e convalida delle modifiche

La verifica è obbligatoria. 

Clicca su Crea ed esegui, per verificare e convalidare l'aggiornamento proposto rispetto ai progetti e ai fogli attivi.  La verifica crea una copia temporanea di un progetto e assicura che le tue modifiche non vengano applicate fino a quando non sei sicuro di volerle implementare.

1. Nella pagina Test Global Update (Verifica aggiornamento globale), seleziona un progetto e clicca su Applica test in fondo alla pagina.
   
   
   Quando la copia di test è pronta, la colonna dello stato nella pagina Test Global Update (Verifica aggiornamento globale) cambierà da Nuovo a Riuscito.
   
   SUGGERIMENTO: passa con il cursore del mouse sul messaggio Riuscito per vedere un riepilogo dell'aggiornamento.
   
   
2. Clicca su Open Test (Apri test) per rivedere il test del foglio, del report o della dashboard e confermare che gli aggiornamenti corrispondano a quanto previsto.
   NOTA: per modificare l'aggiornamento, clicca su Chiudere per chiudere il test, apportare  le modifiche e rieseguire il test. Per ulteriori informazioni, consulta Modifica un aggiornamento globale.
   SUGGERIMENTO: per verificare l'aggiornamento su altri progetti, clicca su Chiudere per tornare alla pagina Riepilogo aggiornamenti. Clicca su Test Update (Verifica aggiornamento) e seleziona il progetto da testare. Esegui questa operazione quante volte desideri fino a quando non sei sicuro delle tue modifiche.
3. Dopo aver confermato che l'aggiornamento funziona come desideri, chiudi il test e torna alla pagina Test Global Update (Verifica aggiornamento globale).
4. Clicca su Conferma per andare alla pagina Riepilogo aggiornamenti.

Conferma i risultati e applica l'aggiornamento

Avrai un'ultima opportunità per rivedere e confermare le modifiche proposte e per scegliere dove desideri applicare gli aggiornamenti.

1. Rivedi la pagina Riepilogo aggiornamenti per verificare che gli aggiornamenti siano quelli previsti.
2. Clicca su Applica aggiornamento.
3. Nella pagina Applica aggiornamento, seleziona i progetti che desideri aggiornare.
   NOTA: se desideri aggiornare i tuoi modelli, spunta Apply update to the base project template(s) (Applica aggiornamento al/i modello/i di base del progetto). 
4. Clicca su Applica. Riceverai un avviso che indica che le modifiche saranno permanenti; clicca su Sì per completare l’aggiornamento.

La funzione Aggiornamenti globali rimane sulla pagina degli aggiornamenti globali. Puoi eseguirli quando vuoi. Seleziona l'aggiornamento ed eseguilo come descritto in precedenza.  

Modifica un aggiornamento globale esistente

Per aggiornare un aggiornamento globale esistente: 

1. Per accedere, seleziona Control Center dal menu di avvio dell'app in Smartsheet oppure visita https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Clicca sul menu e sul nome del programma che desideri aggiornare.
   
3. Nell'angolo in alto a sinistra, clicca su Gestisci programma. 
4. Seleziona Aggiornamenti globali e clicca su Nuovo aggiornamento.
5. Individua l'aggiornamento globale che desideri modificare, passa il cursore del mouse sopra l'icona a tre punti (a sinistra del nome dell'aggiornamento) e seleziona Modifica.
6. Apporta le modifiche, quindi seleziona Update & Run (Aggiorna ed esegui) per verificare e convalidare le modifiche. Per ulteriori informazioni, consulta Verifica e convalida le modifiche.

Per trovare le risposte a domande comuni correlate in generale alla funzione Aggiornamenti globali e a Smartsheet Control Center, consulta le Domande frequenti su Smartsheet Control Center. 

Utilizza Aggiornamenti globali quando hai apportato le seguenti modifiche a un modello di dashboard.

• Colori o branding aggiornati sulla dashboard
• Revisioni ai widget della dashboard
• Layout dei widget
• Widget nuovi o eliminati

Gli aggiornamenti globali non si applicano ai widget del titolo che rimandano a elementi Smartsheet. Sarà necessario modificare la singola dashboard per implementare questa modifica. 

Come usare gli aggiornamenti globali: dashboard

Aggiornamenti globali ricostruisce l'intera dashboard e ricollega i widget ai report e ai fogli a ogni esecuzione di un aggiornamento. Le modifiche non sono reversibili; pertanto, esegui l'aggiornamento su un progetto e verifica i risultati prima di eseguirlo su tutti i progetti.

Aggiornare il modello di dashboard

In Smartsheet, accedi alla cartella di origine del blueprint e apporta le modifiche direttamente nel modello di dashboard. 

Potrai:

• Modificare i widget esistenti
• Aggiungere nuovi widget
• Rimuovere i widget esistenti
• Aggiornare il layout dei widget

Creare un Aggiornamento globale in Control Center

1. In Control Center, seleziona il programma con cui lavorare.
2. Nella parte superiore della schermata, seleziona Gestisci programma e quindi Aggiornamenti globali.
3. Scegli Nuovo aggiornamento e seleziona Aggiorna dashboard. 
4. Segui le istruzioni riportate nella procedura guidata Aggiorna dashboard.
   Attribuisci un nome all'aggiornamento in base alla funzione svolta, ad esempio Widget spostamento budget.
5. Nella parte inferiore dello schermo, seleziona Create & Run (Crea ed esegui) oppure seleziona Chiudi per salvare l'aggiornamento globale senza eseguirlo.

Applica l'Aggiornamento globale

Quando esegui l'aggiornamento, Control Center ricerca in ciascun progetto la dashboard che corrisponde al modello della dashboard per ID o nome. Ti mostra inoltre i progetti per cui non è presente una dashboard corrispondente, perché non è stato possibile trovare una corrispondenza o perché la dashboard non è stata inclusa al momento della creazione iniziale. Puoi aggiungere la dashboard appena modificata a tali progetti quando esegui l'aggiornamento.

1. Rivedi le dashboard.
   
   I progetti selezionati per gli aggiornamenti sono ordinati nel modo seguente:
   • Dashboard con corrispondenza all'ID del modello corrente: tali progetti contengono le dashboard create dal modello di dashboard nella cartella di origine del blueprint.
   • Dashboard con corrispondenza al nome del modello corrente: tali progetti contengono le dashboard con lo stesso nome del modello di dashboard nella cartella di origine del blueprint. 
   • Nessuna dashboard corrispondente trovata: seleziona Scegli dashboard per selezionare una dashboard da aggiornare o per aggiungere la dashboard al progetto.
      
2. Seleziona Applica per aggiornare le dashboard di tutti i progetti.
    
3. Rivedi i risultati. Gli indicatori di avvertenza mostrano le dashboard con problemi di aggiornamento. Passa il mouse sull’icona di avvertenza per saperne di più.
   
   

Aggiornamenti globali per dashboard attualmente non aggiorna i widget con il riepilogo del foglio. 

Sfrutta al meglio gli Aggiornamenti globali per dashboard

Modifica direttamente il modello della dashboard. Si tratta del modo più affidabile per accertarsi che la dashboard corrisponda ai tuoi progetti, anche se ne modifichi il nome. Le dashboard nel progetto sono figli diretti del modello di dashboard nella cartella di origine del blueprint. Control Center le identifica senza problemi come tali e apporta le modifiche.

Risoluzione dei problemi degli aggiornamenti dei widget delle dashboard

I widget estraggono i dati da fogli e report. Il modo migliore per evitare problemi con i widget consiste nell'accertarsi che le origini di compilazione del widget siano coerenti e aggiornate. Se un widget sulla dashboard di un progetto non funziona correttamente dopo un aggiornamento, verifica quanto segue:

Aggiornamenti globali: best practice per le dashboard

Quando crei i modelli di dashboard da usare con Control Center, è importante strutturare i dati di origine in modo da evitare potenziali problemi con Aggiornamenti globali.

Evitare valori duplicati e vuoti nella colonna principale

I dati nella colonna principale vengono utilizzati per identificare la prima e l'ultima riga per l'intervallo di un widget diagramma o parametri, anche se non hai incluso questa colonna come parte dell'intervallo di dati. Evita di utilizzare la colonna principale negli intervalli di dati dei widget.

Se vengono trovati valori duplicati o vuoti, il widget si interrompe quando si esegue un Aggiornamento globale.

Utilizza una delle opzioni seguenti per strutturare i dati di origine:

1. Per evitare valori duplicati, usa uno schema di denominazione delle righe. Ad esempio, assegna un nome numerico alle righe della colonna principale (1, 2, 3, ecc.). In questo modo, si evitano valori duplicati nella colonna principale.
2. Aggiungi una gerarchia per gestire i valori duplicati. Ciò è utile se la colonna principale deve essere utilizzata per gli intervalli di dati nei widget. Guarda l'esempio seguente:
   
   

In questo esempio, la colonna Principale contiene valori duplicati (Molto alto, Alto, ecc.). Utilizzando la gerarchia, è possibile evitare problemi derivanti da valori duplicati durante l'esecuzione di Aggiornamenti globali. Questo perché la ricerca della colonna principale restituisce la riga madre e la riga figlia.

Con questo metodo, è ancora possibile avere valori duplicati se hai due o più righe madre con lo stesso nome e righe figlie con lo stesso nome in queste righe madre separate.

Assicurati che i report utilizzati per i modelli contengano alcuni dati di esempio

Se utilizzi un report in un widget diagramma per i modelli di dashboard e non hai risultati da cui creare un diagramma, questo non viene mappato correttamente quando esegui il provisioning dei progetti. Assicurati di avere almeno un punto dati nel modello di report.

Assicurati che le celle a cui si fa riferimento nei fogli del modello contengano alcuni dati 

Gli errori relativi a dati mancanti possono verificarsi se le celle a cui si fa riferimento da un foglio modello non hanno mai contenuto dati. Per evitare ciò, assicurati che i fogli modello contengano una cronologia delle celle cliccando con il tasto destro del mouse sulla cella e selezionando Visualizza cronologia celle.

La funzionalità Report degli aggiornamenti globali in Smartsheet Control Center ti consente di apportare modifiche ai modelli di report e di applicare tali modifiche a tutti i progetti esistenti. 

Utilizza gli aggiornamenti globali quando hai apportato le seguenti modifiche a un modello di report.

• Eliminazione o aggiunta di nuove colonne
• Modifica dell’ordine o dell’ampiezza delle colonne
• Modifica dell’impostazione Mostra/Nascondi su una colonna
• Modifica dei criteri del report
• Modifica dell’ordinamento di una colonna
• Aggiunta o rimozione dei fogli da un report

Per aggiornare il modello del report:

1. Aggiungi il nuovo modello di report alla cartella di origine del blueprint.
2. Modifica le impostazioni del modello di origine nel blueprint per assicurarti che il Control Center riconosca il nuovo report.
3. Crea un aggiornamento globale dei report e seleziona il nuovo modello di report nella schermata Informazioni di base.
4. Nella schermata di prova dell'aggiornamento globale, seleziona Scegli report nella colonna Nome report.
5. Nel pannello laterale Seleziona un report per aggiornare, seleziona il pulsante di opzione per Aggiungi nuovo report.

È inoltre possibile utilizzare Aggiornamenti globali per aggiornare un report dopo aver modificato il nome/il tipo di colonna o aver aggiunto una nuova colonna a un foglio utilizzato all’interno del report in questione. 

Come utilizzare Aggiornamenti globali: report

Avvertenza: Aggiornamenti globali ricostruisce l’intero report a ogni esecuzione di un aggiornamento. Le modifiche non sono reversibili; pertanto, esegui l’aggiornamento su un progetto e verifica i risultati prima di eseguirlo su tutti i progetti.

Aggiornamento del modello del report

In Smartsheet, accedi alla cartella di origine Blueprint e apporta le modifiche direttamente nel modello del report.

Potrai:

• Aggiungere/Rimuovere colonne
• Mostrare/nascondere colonne
• Riordinare colonne
• Modificare i criteri
• Modificare l’ordinamento
• Aggiornare i fogli inclusi nel report 

Creare un Aggiornamento globale in Control Center

1. In Control Center, seleziona il programma con cui lavorare.
2. Nella parte superiore della schermata, clicca su Gestisci programma e quindi su Aggiornamenti globali.
3. Clicca su New Update (Nuovo aggiornamento) e seleziona Update Reports (Aggiorna report). 
4. Segui le istruzioni riportate nella procedura guidata Update Reports (Aggiorna report).
   Attribuisci un nome all’aggiornamento in base alla funzione svolta, ad esempio Resize Budget Column (Colonna ridimensiona budget). Lascia il pulsante di attivazione/disattivazione Update report sources (Aggiorna origini report) disattivato, a meno che non apporti modifiche ai fogli inclusi nel report.
5.  Sulla parte inferiore della schermata, clicca su Create & Run (Crea ed esegui). (Seleziona Chiudi per salvare l’aggiornamento senza eseguirlo.) 

Applica l’Aggiornamento globale

Quando esegui l’aggiornamento Control Center ricerca in ciascun progetto il report che corrisponde al modello per ID o nome. Ti mostra inoltre i progetti per cui non è presente un report corrispondente, o perché non è stato possibile trovare una corrispondenza o perché il report non è stato incluso al momento della creazione iniziale. Puoi aggiungere il report appena modificato a tali progetti quando esegui l’aggiornamento.   

1. Revisiona i report selezionati.
   
   
   
   I progetti selezionati per gli aggiornamenti sono ordinati nel modo seguente:
   • Report con corrispondenza all’ID del modello corrente: tali progetti contengono i report creati dal modello di report nella cartella di origine Blueprint.
   • Report con corrispondenza al nome del modello corrente: tali progetti contengono i report con lo stesso nome del modello di report nella cartella di origine Blueprint. 
   • Nessun report corrispondente trovato: non sono stati trovati report corrispondenti. Clicca sul collegamento "Scegli report" per selezionare manualmente un report per aggiornare o aggiungere il report al progetto. 
      
2. Rivedi lo stato di mappatura dell'origine su ciascun report.
   
   Se hai attivato il pulsante di attivazione/disattivazione Update report sources (Aggiorna origini report), lo stato di mappatura dell'origine viene visualizzato sui fogli inclusi nell’ambito del modello del report che possono essere fatti corrispondere ai fogli nel progetto. L’ambito è configurato nel Generatore di report.
    
   • Grigio: i fogli inclusi nel report non saranno modificati.
   • Verde: la corrispondenza di tutti i fogli nell’ambito è avvenuta correttamente.
   • Giallo: è stata effettuata la corrispondenza di almeno un foglio nell’ambito.  
   • Rosso: non è stata effettuata la corrispondenza di alcun foglio nell’ambito.  
   
   
   
   Facoltativo: seleziona l’indicatore di stato per visualizzare i dettagli della mappatura dell'origine per ciascun report. Su elementi che non rappresentano una corrispondenza completa, clicca su Remap sheets (Rimappa fogli) per mappare il report sui fogli corretti. 
    
3. Seleziona Applica per aggiornare i report di tutti i progetti.

Sfrutta al meglio gli Aggiornamenti globali per i report

Per apportare modifiche, puoi agire direttamente nel modello del report. Si tratta del modo più affidabile per accertarsi che il report corrisponda ai tuoi progetti, anche se ne modifichi il nome. I report nel progetto sono figli diretti del modello di report nella cartella di origine Blueprint. Control Center li identifica senza problemi come tali e apporta le modifiche.

Per ulteriori informazioni sui modelli e sulla cartella di origine Blueprint, vedi Smartsheet Control Center: panoramica della cartella di origine Blueprint.