Con le raccolte, puoi combinare elementi specifici dei tuoi workspace con altri contenuti, come Google Docs o dashboard PowerBI, e quindi condividere solo questo insieme di elementi su misura con gli altri.
USM Content
Condividere raccolte nei workspace
Devi essere l’Amministratore del workspace in cui risiede la raccolta per condividerla.
Per condividere una raccolta:
- Apri il pannello del workspace.
- Seleziona la raccolta che desideri condividere e seleziona il menu a tre punti.
- Seleziona Condividi raccolta.
- Nella finestra di dialogo di condivisione, aggiungi gli utenti o i gruppi con cui vuoi condividere la raccolta.
- Seleziona Condividi.
In alternativa, puoi utilizzare il pulsante Condividi nell’angolo in alto a destra di un elemento aperto per condividere la raccolta o solo quell’elemento.
Nell’elenco a discesa Personalizza messaggio, puoi personalizzare l’oggetto e il corpo del testo dell’e-mail di notifica che stai inviando alle persone condivise con la raccolta.
Aspetti da considerare:
- La condivisione di una raccolta con qualcuno concede loro l’accesso alla raccolta e a tutti i suoi elementi. Puoi determinare il livello di accesso di ogni elemento singolarmente.
- Qualsiasi utente Smartsheet può accedere a una raccolta indipendentemente dal suo piano.
Gestire l’accesso alle raccolte nei workspace
Ogni persona con cui condividi una raccolta ottiene l’accesso a tutti i suoi elementi attuali e futuri.
Contenuto all’interno delle raccolte
Puoi aggiungere elementi con autorizzazioni di Visualizzatore come impostazione predefinita e quindi definire le autorizzazioni per ogni elemento. Decidi il livello di accesso che desideri concedere a coloro che sono in condivisione nella raccolta.
- Commentatore
- Editor
- Visualizzatore
Per modificare o aggiornare le autorizzazioni per gli elementi della raccolta, devi:
- Apri il pannello del workspace.
- Apri la raccolta contenente gli elementi che desideri aggiornare.
- Seleziona il menu a tre punti accanto a ogni elemento.
- Seleziona Modifica autorizzazioni
- Seleziona il livello di autorizzazione che desideri assegnare.
In alternativa, puoi anche selezionare le autorizzazioni direttamente dalle icone accanto a ciascun elemento.
Le autorizzazioni per i collegamenti esterni, i moduli e le Dynamic View sono gestite al di fuori delle raccolte. Tutti i contenuti esterni dispongono solo delle autorizzazioni di Visualizzatore.
Richiedere accesso a una raccolta
Se provi ad aprire una raccolta ma non riesci a farlo, potresti dover richiedere l’accesso.
Ecco i motivi più comuni per cui potresti non disporre dell’accesso:
- Hai ricevuto un link di condivisione, ma il tuo indirizzo e-mail non è condiviso con la raccolta.
- Hai effettuato l’accesso a Smartsheet con un indirizzo e-mail diverso da quello a cui è stato inviato il link di condivisione.
- L’Amministratore della raccolta ha rimosso il tuo accesso all’elemento.
- L’Amministratore ha eliminato la raccolta.
Se desideri accedere a una raccolta che non è condivisa con il tuo indirizzo e-mail, apri l’URL per visualizzare il pulsante Richiedi accesso. Puoi inoltre utilizzare la casella di testo per fornire un contesto.
La richiesta di accesso invia un’e-mail all’Amministratore della raccolta con un link che può utilizzare per selezionare un livello di autorizzazione di condivisione. Una volta che l’Amministratore della raccolta ha completato questa procedura, puoi accedere alla raccolta.
Quando un Amministratore approva la richiesta, riceverai una notifica. Tuttavia, se rifiuta la tua richiesta, non riceverai alcuna notifica.
Come funziona l’accesso alle raccolte
- Quando condividi una raccolta con qualcuno, gli concedi l’accesso agli elementi all’interno della raccolta, indipendentemente da quali siano.
- Le persone con cui è stata condivisa la raccolta possono accedere agli elementi sottostanti con un link diretto o tramite la raccolta.
- Quando condividi una raccolta con qualcuno, questi può accedere agli elementi all’interno di quella raccolta con il livello di autorizzazione più alto di cui dispone. Ciò significa che puoi condividere la raccolta con qualcuno con autorizzazioni di Visualizzatore, ma se questa persona disponeva già di autorizzazioni di Editor direttamente sull’elemento, continuerà ad accedere a quell’elemento come Editor.