Le raccolte ti consentono di condividere un mix di elementi Smartsheet e non Smartsheet con livelli di accesso personalizzati.
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Condividere raccolte nei workspace
Devi essere l’Amministratore del workspace in cui risiede la raccolta per condividerla.
Ecco come condividere una raccolta:
- Vai alla scheda Home > Workspaces e seleziona il workspace che contiene la raccolta. Si apre il pannello del workspace.
- Seleziona la raccolta che desideri condividere.
- Seleziona il menu a tre punti.
- Seleziona Condividi raccolta.
- Nella finestra di dialogo di condivisione, aggiungi gli utenti o i gruppi con cui vuoi condividere la raccolta.
- Seleziona Condividi.
La tua raccolta è condivisa.
In alternativa, puoi utilizzare il pulsante Condividi nell'angolo in alto a destra di un elemento aperto per condividere la raccolta o solo quell'elemento.
Nel menu a discesa Personalizza messaggio, puoi personalizzare l’oggetto e il corpo del testo dell’e-mail di notifica che stai inviando alle persone condivise nella raccolta.
Aspetti da considerare:
- La condivisione di una raccolta con qualcuno garantisce a quella persona l'accesso alla raccolta e a tutti i suoi elementi. Tuttavia, puoi specificare il livello di accesso di ogni persona a ogni elemento.
- Puoi condividere qualsiasi utente Smartsheet in una raccolta, indipendentemente dal piano dell’utente.
- Quando copi un workspace utilizzando l’opzione Salva come nuovo… da Sfoglia, le Opzioni di condivisione che scegli si applicano solo al workspace, ma non alle autorizzazioni univoche delle sue raccolte interne. Chiunque abbia accesso al nuovo workspace può accedere alle raccolte al suo interno.
Gestire l’accesso alle raccolte nei workspace
Ogni persona con cui condividi una raccolta ottiene l’accesso a tutti i suoi elementi attuali e futuri.
Contenuto all’interno delle raccolte
Per impostazione predefinita, gli utenti condivisi in una raccolta hanno l’autorizzazione Visualizzatore per tutti i suoi elementi. Ecco le autorizzazioni di raccolta che puoi assegnare a un elemento:
- Commentatore
- Editor
- Visualizzatore
Ecco come modificare l'autorizzazione di un elemento:
- Apri il pannello del workspace
- Apri la raccolta contenente l’elemento che desideri aggiornare.
- Seleziona il menu a tre punti accanto all’elemento.
- Seleziona Modifica autorizzazioni .
- Seleziona il livello di autorizzazione che desideri assegnare.
In alternativa, puoi selezionare le autorizzazioni di un elemento direttamente dall'icona accanto all'elemento.
Le autorizzazioni per i collegamenti esterni, i moduli e le viste Dynamic View sono gestite al di fuori delle raccolte. Tutti i contenuti esterni dispongono solo delle autorizzazioni di Visualizzatore.
Richiedere accesso a una raccolta
Se provi ad aprire una raccolta ma non riesci a farlo, potresti dover richiedere l’accesso.
Ecco i motivi più comuni per cui potresti non disporre dell’accesso:
- Hai ricevuto un link di condivisione, ma il tuo indirizzo e-mail non è condiviso con la raccolta.
- Hai effettuato l’accesso a Smartsheet con un indirizzo e-mail diverso da quello a cui è stato inviato il link di condivisione.
- L’Amministratore della raccolta ha rimosso il tuo accesso all’elemento.
- L’Amministratore ha eliminato la raccolta.
Se desideri accedere a una raccolta che non è condivisa con il tuo indirizzo e-mail, apri l’URL per visualizzare il pulsante Richiedi accesso . Puoi inoltre utilizzare la casella di testo per fornire un contesto.
La richiesta di accesso causa l'invio di un'e-mail all’Amministratore della raccolta con un link che può utilizzare per selezionare un livello di autorizzazione di condivisione. Una volta che l’Amministratore della raccolta ha completato questa procedura, puoi accedere alla raccolta.
Quando un Amministratore approva la richiesta, riceverai una notifica. Tuttavia, se rifiuta la tua richiesta, non riceverai alcuna notifica.
Come funziona l'accesso alla raccolta
- Quando condividi una raccolta con qualcuno, gli concedi l'accesso agli elementi in quella raccolta, indipendentemente da cosa siano.
- Le persone con cui è stata condivisa la raccolta possono accedere agli elementi sottostanti con un link diretto o tramite la raccolta.
- Quando condividi una raccolta con qualcuno, questi possono accedere ai suoi elementi al livello di autorizzazione più alto che hanno. Ciò significa che puoi condividere la raccolta con qualcuno con autorizzazioni di Visualizzatore, ma se in precedenza aveva le autorizzazioni di Editor sull'elemento, può continuare ad accedere a quell'elemento come Editor.
- Quando copi un workspace che include raccolte, chiunque abbia accesso al nuovo workspace può accedere alle sue raccolte. Puoi assegnare autorizzazioni aggiuntive a raccolte specifiche.