Puoi limitare l'accesso di un utente al tuo account. Ciascuna opzione dipende dall'accesso che desideri concedere all'utente.
Puoi:
- Revocare l'accesso a tutti gli elementi. Quando revochi l'accesso a tutti gli elementi, l'utente sarà comunque in grado di accedere e avrà accesso alle risorse se gliene vengono assegnate di nuove. Usa la revoca quando desideri revocare l'accesso di un collaboratore esterno agli elementi nel tuo account.
- Disattivare l'utente. Quando disattivi un utente, questo non sarà più in grado di accedere al tuo account Smartsheet. Se è un utente con licenza, manterrà la proprietà delle risorse e dei gruppi, a meno che tu non trasferisca tali risorse a un altro utente con licenza nel tuo account.
Se lo disattivi, non dovrai trasferire le risorse, ma l'utente non vi avrà più accesso. Vedrai comunque l'account dell'utente disattivato e tutte le risorse di sua proprietà e, se necessario, potrai riattivare un utente.
- Eliminare l'utente dal tuo account.
Prima di eliminare un utente, valuta la possibilità di disattivarlo. Un utente disattivato non ha più accesso all'account o alle risorse, ma puoi comunque gestire le sue risorse.
Quando elimini un utente, l'utente non è più associato al tuo account. Un amministratore di sistema deve trasferire la proprietà di tutte le risorse di quell'utente prima dell'eliminazione per assicurarsi di mantenere il controllo su tali risorse. Inoltre, rimuoverai l'utente da tutte le risorse condivise.
Elimina l'utente quando hai trasferito le sue risorse e desideri rimuoverlo completamente dalla tua organizzazione. Non puoi annullare l'eliminazione di un utente, ma puoi aggiungerlo nuovamente all'account.
Informazioni utili
Nella maggior parte dei casi, disattivare l'utente è una scelta migliore. L'unico motivo per eliminare un utente è quando ha bisogno dell'indirizzo e-mail per un altro account.
- Non puoi rimuovere te stesso da un account, anche se hai un account Amministratore di sistema. Deve essere un altro amministratore di sistema a rimuoverti dall'account.
- Se non trasferisci gli elementi prima di eliminare l'utente, gli elementi verranno bloccati come di sola lettura per 30 giorni, poi verranno eliminati. Eventuali link, report o pannelli di controllo che fanno riferimento a questi elementi non potranno essere utilizzati.
- Se l'utente possiede fogli, report o pannelli di controllo, trasferisci questi elementi a un altro utente con licenza prima di eliminare l'account.
- Eventuali flussi di lavoro e configurazioni per connettori o app Smartsheet di proprietà dell'utente non verranno trasferiti e potrebbero danneggiarsi quando si elimina l'utente. Consulta l’Assistenza Smartsheet prima di eliminare questi utenti.
- Se l'utente è un amministratore di gruppo, vedrai l'opzione Trasferisci la proprietà del gruppo a <seleziona nuovo proprietario>. Potrai trasferire la proprietà dei gruppi dell'utente a un altro amministratore di gruppo dell'account. Non puoi rimuovere l'utente fino a quando non trasferisci la proprietà dei relativi gruppi.
- Per aggiornare le risorse senza un amministratore o un editor, utilizza il trasferimento di proprietà in blocco
- Per aggiungere un utente disattivato a un piano diverso, prima trasferisci la proprietà delle sue risorse secondo necessità, quindi riattivalo in modo da poter effettuare il relativo deprovisioning dal piano.
Per disattivare o eliminare un utente:
Vai a Centro dell'Amministratore e seleziona Gestione degli utenti.
- Passa il mouse sulla riga con l'utente desiderato, quindi, sul lato destro della riga, seleziona Altro.
- Seleziona una delle seguenti opzioni:
Disattiva utente per revocare l'accesso a Smartsheet. L'indirizzo e-mail dell'utente è ancora associato al tuo account. Tutte le risorse di proprietà di quell'utente rimangono accessibili e puoi trasferire la proprietà di tali risorse in qualsiasi momento. Se non elimini l'utente, puoi riattivarlo in qualsiasi momento.
Riattiva utente per consentire l'accesso a Smartsheet e a tutte le risorse che non sono state trasferite a un nuovo proprietario.
Elimina utente per rimuovere il suo indirizzo e-mail dall'account. L'utente potrà comunque accedere a Smartsheet come collaboratore gratuito, ma il suo account non sarà più associato al tuo account.