Utilizza le notifiche automatiche per ricevere richieste di aggiornamento, richieste di approvazione e promemoria via e-mail ogni volta che un‘azione specifica attiva un flusso di lavoro.
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Per creare flussi di lavoro devi disporre di un’autorizzazione di livello Proprietario, Amministratore o Editor sul foglio. Gli utenti con autorizzazioni di livello Editor possono solo creare, modificare o eliminare avvisi o promemoria con se stessi come destinatario. Scopri di più sulle autorizzazioni per i flussi di lavoro.
Ad esempio, puoi creare un flusso di lavoro per attivare un avviso se qualcuno modifica il tuo foglio. Smartsheet ti invia delle notifiche via e-mail ogni volta che qualcuno modifica il tuo foglio.
Ecco i tipi di notifiche che puoi ricevere via e-mail:
Campi del messaggio di notifica
Quando ricevi una notifica via e-mail, nell‘e-mail vedrai questi campi:
- Campo Da: l’utente che ha attivato l’avviso o un host. Tuttavia, l’e-mail che vedrai è automation@app.smartsheet.com.
- Nome a cui rispondere: il nome della persona che ha attivato l’avviso e il suo indirizzo e-mail.
- Indirizzo e-mail a cui rispondere: l’indirizzo e-mail dell’utente.
Solitamente il nome che vedi nel messaggio si riferisce alla persona che ha attivato l’avviso, ma a volte il nome del proprietario del foglio appare come mittente. Ciò accade quando la notifica via e-mail riporta uno dei seguenti elementi:
- Un avviso attivato dalle modifiche apportate da più utenti
- Un promemoria (un avviso basato sul tempo)
- Una richiesta di aggiornamento
- Una richiesta di approvazione
Puoi configurare la modalità di ricezione degli avvisi.
Per vedere chi è il proprietario del foglio, apri il foglio in Smartsheet e seleziona File > Proprietà.
Il sistema rimuove gli URL esterni e li sostituisce con [Link esterno rimosso] nelle e-mail provenienti da account privi di accesso necessario.
Best practice per le notifiche
Assicurati sempre che i nomi dei proprietari dei fogli siano pertinenti
Assicurati che le persone che ricevono le notifiche via e-mail siano correlate al tuo lavoro. Quando il proprietario di un foglio cambia ruolo o lascia il team, può trasferire le autorizzazioni di Proprietario alla persona che si occuperà del lavoro.
Utilizza un account di servizio
Utilizza un account di servizio se hai bisogno che più persone siano proprietarie di un foglio o se è importante un grado di anonimato. Puoi configurare un account di servizio da usare come proprietario dei fogli con il tuo reparto IT.
Crea una regola di posta in arrivo per le tue notifiche via e-mail
Prendi in considerazione la creazione di una regola per inserire tutte le notifiche di Smartsheet in una cartella, semplificando la ricerca di aggiornamenti, richieste di approvazione e altri avvisi automatizzati.
Usa il Centro notifiche
Non devi passare dall’app Smartsheet alla casella di posta in arrivo per controllare le notifiche quando usi il Centro notifiche.