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Panoramica delle notifiche automatizzate inviate tramite Smartsheet

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La notifica automatizzata è una delle azioni che puoi attivare con i flussi di lavoro. Ad esempio, hai creato un flusso di lavoro per attivare un avviso se qualcuno modifica il tuo foglio. L'app Smartsheet ti invierà delle notifiche via e-mail ogni volta che qualcuno modifica il tuo foglio. 

Ecco i tipi di notifiche che riceverai via e-mail:

  • Richieste di aggiornamento
  • Richieste di approvazione
  • Promemoria

Campi del messaggio di notifica

Quando ricevi una notifica via e-mail, questi sono i campi che vedrai nell'e-mail:

  • From name (Da nome): in questo campo potrai visualizzare l'utente che ha attivato l'avviso. Tuttavia, l'e-mail che vedrai qui è automation@app.smartsheet.com.
  • Reply-to name (Nome mittente per risposta): vedrai ancora sia il nome dell'utente che ha attivato l'avviso sia l'indirizzo e-mail effettivo.
  • Reply-to email address (Indirizzo e-mail mittente per risposta): in questo campo vedrai solo l'indirizzo e-mail dell'utente.

Talvolta, i proprietari dei fogli compaiono come mittenti della notifica

Solitamente il nome che vedrai nel messaggio si riferisce alla persona che ha attivato l'avviso. 

In alcuni casi però vedrai il nome del proprietario del foglio come mittente. Il proprietario del foglio compare come mittente quando la notifica via e-mail riporta uno dei seguenti elementi:

  • Un avviso attivato da modifiche al tuo foglio da parte di più utenti
  • Un promemoria (un avviso basato sul tempo)
  • Una richiesta di aggiornamento
  • Una richiesta di approvazione

Per controllare chi sia il proprietario del foglio, apri il foglio in Smartsheet. Quindi, seleziona File > Properties (Proprietà).

Nell'esempio seguente, Paul Finley è l'utente che ha attivato l'avviso o il proprietario del foglio. Il suo nome compare nei campi From name (Da nome) e Reply-to name (Nome mittente per risposta). Inoltre, il suo indirizzo e-mail è quello usato nel campo Reply-to email address (Indirizzo e-mail mittente per risposta).

E-mail mittente personalizzata

Best practice per l'uso delle notifiche

Assicurati sempre che i nomi dei proprietari dei fogli siano aggiornati e pertinenti

Assicurati che i nomi nelle notifiche via e-mail abbiano un significato nel contesto del tuo lavoro. Quando il proprietario di un foglio cambia ruolo o lascia il team, può trasferire la proprietà a qualcuno che potrà occuparsi del lavoro nel foglio

Considera l'uso di un account di servizio per il proprietario del foglio

L'account di servizio va configurato con il tuo reparto IT. Tale account dovrà avere una licenza Smartsheet così da possedere fogli

Esegui questa operazione: 

  • Se non ha senso che una singola persona sia il proprietario di un foglio o 
  • Se è importante un grado di anonimato.

Crea una regola posta in arrivo per le tue notifiche via e-mail da Smartsheet

Non puoi liberarti di tutto il disordine nella casella di posta però puoi creare una regola posta in arrivo per organizzare i messaggi. Se sei il proprietario di un foglio, prendi in considerazione di creare una regola che inserisca tutte le notifiche Smartsheet in una cartella. Così facendo, sarà più facile trovare richieste di aggiornamento o di approvazione e altri avvisi automatizzati. 

La modalità per creare le regole dipende dall'applicazione che usi per l'e-mail, ad esempio Gmail o Microsoft Outlook.

Usa il centro notifiche

Un altro modo per controllare gli avvisi automatizzati è tramite il centro notifiche. Quando usi il centro notifiche, non dovrai passare dall'app Smartsheet alla posta in arrivo per controllare le notifiche. 

Scopri di più sull'uso del centro notifiche

Personalizza il modo di ricevere le notifiche

Le notifiche vengono mostrate nei seguenti canali:

  • E-mail
  • Push su dispositivo mobile
  • App di messaggistica

Puoi scegliere di ricevere gli avvisi da tutti questi canali o solo da uno o due.

Scopri di più su come configurare i canali dove ricevere gli avvisi.

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