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Funzionalità
Chi può utilizzare questa funzionalità?
Per gestire le licenze sono necessari un Amministratore di sistema e un contatto di fatturazione. Possono essere la stessa persona, ma la best practice consiste nell’avere più di un Amministratore di sistema.
Gestisci le licenze durante il trasferimento di elementi
È possibile rimuovere una licenza da un utente. Quando rimuovi una licenza, devi trasferire le autorizzazioni Proprietario dell’utente sugli elementi a un altro utente nel tuo piano. Non puoi trasferire un piano Smartsheet, ma puoi modificare i ruoli dell’utente, le informazioni di contatto o le informazioni di fatturazione per quel piano.
Assegna licenze agli utenti quando si trasferiscono elementi
Se non hai raggiunto il limite di licenze nel tuo piano, puoi assegnare una licenza al tuo utente target e quindi trasferirgli le autorizzazioni di Proprietario dopo la rimozione dell’utente che stai sostituendo.
Se hai raggiunto il limite di licenze, devi liberare una licenza per completare il trasferimento:
- Accedi al Centro dell’Amministratore.
- Seleziona l’icona Menu nell’angolo in alto a sinistra e vai a Gestione utenti.
- Per aprire il pannello Modifica utente, seleziona l’utente con licenza di cui desideri trasferire l’accesso e disattiva Utente con licenza.
Nella finestra Trasferisci le autorizzazioni di proprietario e rimuovi la licenza, seleziona Rimuovi senza trasferire elementi. Ciò consentirà di liberare la licenza in modo da poterla riassegnare.
Tutti i fogli per i quali l’utente detiene le autorizzazioni di Proprietario rimangono accessibili a tutti gli utenti condivisi. Se l’utente è un Amministratore di gruppo, devi trasferire le autorizzazioni di Proprietario per i gruppi a un Amministratore di gruppo o di sistema attivo. Ciò non influisce sull’accesso alla condivisione a livello di gruppo.
Se il nuovo utente è già stato aggiunto al tuo piano come utente gratuito, assegnali una licenza. Se non è ancora stato aggiunto al tuo piano, seleziona Aggiungi utente in alto a sinistra della pagina Gestione utenti per inviargli un invito con il ruolo Utente con licenza.
Quando il nuovo utente accetta l’invito, il suo stato membro in Gestione utenti cambierà da Invitato ad Accettato.
- Una volta che il nuovo utente ha accettato l’invito, trova l’utente precedente in Gestione utenti e apri il pannello Modifica utente.
Seleziona in alto a destra, quindi Trasferisci autorizzazioni di proprietario...
Vengono trasferite solo le autorizzazioni di Proprietario. I fogli per i quali altri utenti dispongono delle autorizzazioni di Proprietario o i fogli che sono stati condivisi con l’utente precedente devono essere condivisi nuovamente con il nuovo utente.
Aspetti da tenere presente
- I fogli all’interno della cartella Fogli dell’utente precedente saranno inseriti in una cartella chiamata Trasferito da (nome utente) nella scheda Sfoglia del nuovo proprietario (accessibile dal pannello di sinistra).
- I fogli nei workspace rimarranno nei workspace stabiliti. Tutti i fogli manterranno le loro autorizzazioni di condivisione e i loro dati. L’utente precedente con autorizzazioni di Proprietario può ora essere rimosso dalla condivisione.
- Se l’utente precedente dispone delle autorizzazioni di Proprietario per i fogli in un workspace di proprietà di qualcun altro e il Proprietario di destinazione non detiene le autorizzazioni di Proprietario o Amministratore del workspace, i fogli verranno spostati nella cartella Trasferito da (nome utente) nella cartella dei fogli del nuovo Proprietario. Le autorizzazioni di condivisione dal workspace verranno mantenute a livello di foglio, ma i fogli non saranno più nel workspace.
- Facoltativamente, puoi rimuovere l’utente il cui accesso è stato trasferito dall’account. Per saperne di più sul Centro dell‘Amministratore.