Sostituire un utente con licenza quando tutte le licenze sono assegnate

Transizione del nuovo utente

Segui questi passaggi per assicurarti che il nuovo utente abbia accesso a tutto ciò di cui ha bisogno.

Passaggio 1 - Aggiungi il nuovo utente senza licenza

1. Accedi al Centro dell’Amministratore e seleziona l’icona Menu nell’angolo superiore sinistro della schermata.

2. Va in Gestione utenti > Aggiungi utente.

3. Nella finestra Aggiungi utente visualizzata, digita l’indirizzo e-mail della nuova persona.

   Assicurati che l’interruttore Utente con licenza sia disattivato. Concederemo a questa persona una licenza in seguito.

4. Seleziona Invita.

   Riceverà un’e-mail di invito a entrare a far parte del tuo account. Una volta accettato l’invito, puoi procedere con il Passaggio 2.

Passaggio 2 - Rimuovere la licenza precedente ma non l’utente

Dopo che il nuovo utente ha accettato l’invito come utente senza licenza, rimuovi la licenza dalla persona che viene sostituita.

Durante il processo di rimozione della licenza, ti viene richiesto di trasferire le autorizzazioni di Proprietario dei fogli da questo utente a qualcun altro.

Nella finestra Gestione utenti:

1. Passa il cursore del mouse sopra la riga dell’account utente che desideri rimuovere.

2. Sul lato destro della riga, seleziona

3. Disattiva l’interruttore Utente con licenza. Viene visualizzata la finestra di dialogo Trasferisci le autorizzazioni di proprietario e rimuovi la licenza.

   Se l’utente non ha creato alcun foglio o non possiede le autorizzazioni di Proprietario sugli elementi Smartsheet, la finestra di dialogo non verrà visualizzata. Continua con il Passaggio 5.

4. Seleziona l’opzione Rimuovi senza trasferire elementi.

5. Seleziona Trasferisci e rimuovi.

Se la persona era un Amministratore di gruppo, devi trasferire i gruppi di sua proprietà. Durante questo passaggio i gruppi possono essere trasferiti a qualsiasi Amministratore di sistema o Amministratore di gruppo.

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Passaggio 3 - Concedere una licenza al nuovo utente

Ora che hai reso disponibile una licenza, puoi concederla alla nuova persona nel piano. Nella finestra Gestione utenti:

1. Individua il nuovo utente che hai aggiunto al piano.

2. Passa il cursore del mouse sulla riga dell’account utente e seleziona

3. Attiva l’interruttore Utente con licenza e seleziona Salva.

Con una licenza, il nuovo utente può accettare le autorizzazioni di Proprietario dei fogli dall’utente che esce dal piano.

Passaggio 4 - Trasferisci le autorizzazioni di Proprietario di tutti gli elementi Smartsheet al nuovo utente

Se il vecchio utente dispone delle autorizzazioni di Proprietario sugli elementi di un workspace da lui gestiti ma di cui non è proprietario, tali elementi vengono automaticamente rimossi dal workspace e condivisi con i collaboratori del workspace a livello di elemento. Per evitare ciò, prima di procedere, assicurati che il nuovo utente sia condiviso con gli workspace con autorizzazioni a livello di Amministratore.

Nella finestra Gestione utenti:

1. Passa il mouse sopra la riga dell’utente che sta uscendo dal piano.

2. Seleziona

3. Seleziona Trasferisci autorizzazioni di proprietario...

4. Inserisci l’indirizzo e-mail del nuovo proprietario e seleziona Trasferisci.

Ora hai trasferito le autorizzazioni di Proprietario al nuovo utente.

Passaggio 5 - Condividi altri elementi con il nuovo utente e completa la transizione

Scarica un report di accesso al foglio e assicurati che il nuovo utente sia condiviso sugli stessi elementi dell’utente che stai rimuovendo dal piano.

Nella finestra Gestione utenti:

1. Seleziona Altre azioni > Accesso al foglio. Riceverai un’e-mail con un link al Report di accesso al foglio. Tieni presente che potrebbero essere necessari alcuni minuti per ricevere l’e-mail a seconda delle dimensioni del tuo report.

2. Apri il Report di accesso al foglio in Excel e filtra l’indirizzo e-mail della persona che stai rimuovendo.

3. Il Report di accesso al foglio fornisce inoltre gli indirizzi e-mail dei proprietari dei fogli. Contatta ciascuno di essi e chiedi loro di condividere i loro fogli con l’indirizzo e-mail della persona nuova nel tuo piano.

Il tuo nuovo utente è ora attivo e funzionante! Ora puoi rimuovere l’utente precedente dal tuo piano, se lo desideri. Per saperne di più sulla gestione degli utenti.