Applica a
- Business
- Enterprise
Funzionalità
Chi può utilizzare questa funzionalità?
Amministratore di sistema
Sostituire un utente con licenza quando tutte le licenze sono assegnate
Se tutte le licenze nel tuo account sono assegnate, devi eseguire alcuni passaggi aggiuntivi per rimuovere qualcuno con una licenza e trasferire le autorizzazioni di Proprietario dei suoi elementi a un nuovo membro.
Who can use this?
Plans:
- Business
- Enterprise
Permissions:
Amministratore di sistema
Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.
Questo articolo si applica solo ai piani che utilizzano il modello Collaboratore precedente. Se non sei sicuro del tipo di modello, scopri come determinare il modello del tuo piano.
Transizione del nuovo utente
Segui questi passaggi per assicurarti che il nuovo utente abbia accesso a tutto ciò di cui ha bisogno.
Passaggio 1 - Aggiungi il nuovo utente senza licenza
Nell’icona Menu nell’angolo in alto a sinistra dello schermo.
Va in Gestione degli utenti > Aggiungi utente.
Nella finestra Aggiungi utente visualizzata, digita l’indirizzo e-mail della nuova persona.
Assicurati che l’interruttore Utente con licenza sia disattivato. Concederemo a questa persona una licenza in seguito.
Seleziona Invita.
Riceverà un’e-mail di invito a entrare a far parte del tuo account. Una volta accettato l’invito, puoi procedere con il Passaggio 2.
Passaggio 2 - Rimuovere la licenza precedente ma non l’utente
Dopo che il nuovo utente ha accettato l’invito come utente senza licenza, rimuovi la licenza dalla persona che viene sostituita.
Durante il processo di rimozione della licenza, ti viene richiesto di trasferire le autorizzazioni di Proprietario dei fogli da questo utente a qualcun altro.
Nella finestra Gestione degli utenti:
Passa il cursore del mouse sopra la riga dell’account utente che desideri rimuovere.
Sul lato destro della riga, seleziona
Disattiva l’interruttore Utente con licenza. Viene visualizzata la finestra di dialogo Trasferisci le autorizzazioni di proprietario e rimuovi la licenza.
Se l’utente non ha creato alcun foglio o non possiede le autorizzazioni di Proprietario sugli elementi Smartsheet, la finestra di dialogo non verrà visualizzata. Continua con il Passaggio 5.
Seleziona l’opzione Rimuovi senza trasferire elementi.
Seleziona Trasferisci e rimuovi.
Se la persona era un Amministratore di gruppo, devi trasferire i gruppi di sua proprietà. Durante questo passaggio i gruppi possono essere trasferiti a qualsiasi Amministratore di sistema o Amministratore di gruppo.
Passaggio 3 - Concedere una licenza al nuovo utente
Ora che hai reso disponibile una licenza, puoi concederla alla nuova persona nel piano. Nella finestra Gestione degli utenti:
Individua il nuovo utente che hai aggiunto al piano.
Passa il cursore del mouse sulla riga dell’account utente e seleziona
Attiva l’interruttore Utente con licenza e seleziona Salva.
Con una licenza, il nuovo utente può accettare le autorizzazioni di Proprietario dei fogli dall’utente che esce dal piano.
Passaggio 4 - Trasferire le autorizzazioni di Proprietario di tutti gli elementi Smartsheet al nuovo utente
Se il vecchio utente dispone delle autorizzazioni di Proprietario sugli elementi di un workspace da lui gestiti ma di cui non è proprietario, tali elementi vengono automaticamente rimossi dal workspace e condivisi con i collaboratori del workspace a livello di elemento. Per evitare ciò, prima di procedere, assicurati che il nuovo utente sia condiviso con i workspace con autorizzazioni a livello di Amministratore.
Nella finestra Gestione degli utenti:
Passa il mouse sopra la riga dell’utente che sta uscendo dal piano.
Seleziona
Seleziona Trasferisci autorizzazioni di proprietario...
Inserisci l’indirizzo e-mail del nuovo proprietario e seleziona Trasferisci.
Ora hai trasferito le autorizzazioni di Proprietario al nuovo utente.
Passaggio 5 - Condividere altri elementi con il nuovo utente e completare la transizione
Scarica un report di accesso al foglio e assicurati che il nuovo utente sia condiviso sugli stessi elementi dell’utente che stai rimuovendo dal piano.
Nella finestra Gestione degli utenti:
Seleziona Altre azioni > Accesso al foglio. Riceverai un’e-mail con un link al Report di accesso al foglio. Tieni presente che potrebbero essere necessari alcuni minuti per ricevere l’e-mail a seconda delle dimensioni del tuo report.
Apri il Report di accesso al foglio in Excel e filtra l’indirizzo e-mail della persona che stai rimuovendo.
Il Report di accesso al foglio fornisce inoltre gli indirizzi e-mail dei proprietari dei fogli. Contatta ciascuno di essi e chiedi loro di condividere i loro fogli con l’indirizzo e-mail della persona nuova nel tuo piano.
Il tuo nuovo utente è ora attivo e funzionante! Ora puoi rimuovere l’utente precedente dal tuo piano, se lo desideri. Per saperne di più sulla gestione degli utenti.