Sostituire un utente con licenza quando tutte le licenze sono assegnate

Se tutte le licenze del tuo account sono assegnate, dovrai seguire alcuni passaggi aggiuntivi per rimuovere qualche utente con licenza e trasferire i suoi elementi a un nuovo membro. Per fare ciò, attieniti alle seguenti istruzioni.

Chi può utilizzare questa funzionalità

Icona delle condizioni di autorizzazioneDevi essere un amministratore di sistema per eseguire le azioni elencate qui. (Maggiori informazioni su Amministratore di sistema.)

Icona di disponibilità del pianoBusiness, Enterprise e Enterprise Premier. Questa funzionalità non è disponibile per i tipi di piano per singolo utente. Non sei sicuro di quale piano possiedi? Consulta Identificare il piano Smartsheet e il tipo di utente.

NOTA: una parte di questo processo metterà gli elementi Smartsheet di proprietà della persona che stai rimuovendo in uno stato di sola lettura temporaneo. Assicurati che tutte le persone del tuo account sappiano che ci potrebbe essere un breve periodo in cui gli elementi che utilizzano potranno essere visibili ma non modificabili. (Ritorneranno modificabili dopo aver completato i passaggi in basso).

Transizione del tuo nuovo utente

Esegui le fasi che seguono per assicurarti che il nuovo utente sia condiviso con tutto ciò di cui ha bisogno per assumersi la proprietà degli elementi di transizione.

Fase 1: Aggiungi il nuovo utente senza licenza

Per prima cosa, dovrai portare il nuovo utente nell'account. Assicurati di inserirlo come utente senza licenza per ora (gli daremo una licenza successivamente):

  1. Accedi a Smartsheet e fai clic sull'icona del tuo profilo (in alto a destra nella finestra di Smartsheet).

  2. Seleziona Gestione degli utenti e fai clic sul pulsante Aggiungi utente.

  3. Nella finestra Aggiungi utente che compare, digita l'indirizzo e-mail della nuova persona.

    IMPORTANTE: Verificare che la casella di spunta Utente con licenza sia deselezionata. Concederemo una licenza a questa persona in seguito.

  4. Fai clic su OK.

Riceverà un'e-mail d'invito a far parte del tuo account. Dopo che l'invito è stato accettato, puoi procedere con la Fase 2.

Fase 2: Rimuovi la licenza precedente ma non l'utente

Dopo che il nuovo utente ha accettato l'invito come utente senza licenza, dovrai rimuovere la licenza (solo questa per ora) dalla persona che viene sostituita.

IMPORTANTE:°

  • Durante la procedura di rimozione della licenza, ti sarà chiesto di trasferire i fogli da questo utente a un altro (non trasferire i suoi elementi Smartsheet in questa fase). Lo farai in una fase successiva.

  • Tutti gli elementi saranno messi in uno stato di sola lettura temporaneo finché non termina la procedura.

Nella finestra Gestione degli utenti:

  1. Individua l'utente che si desideri rimuovere, ma non rimuoverlo ancora.

  2. Fai clic con il tasto destro sull'indirizzo e-mail e seleziona Modifica utente.

  3. Deseleziona le caselle Utente con licenza e Trasferisci elementi Smartsheet di proprietà e fai clic su OK.

Non trasferire gli elementi Smartsheet, o non rimuovere ancora completamente l'utente, lo rimuoveremo dal tuo account in una fase successiva. Hai ora liberato una licenza da dare alla nuova persona nella fase successiva.

NOTA: se la persona era un amministratore di gruppo, ti sarà richiesto di trasferire i suoi gruppi di proprietà. Durante questa fase i gruppi possono essere trasferiti a qualsiasi amministratore di sistema o amministratore di gruppo.

Fase 3: Concedere una licenza al nuovo utente

Ora che hai reso disponibile una licenza, puoi concederla alla nuova persona nell'account.

Nella finestra Gestione degli utenti:

  1. Individua il nuovo utente che hai aggiunto all'account.

  2. Fai clic con il tasto destro sull'indirizzo e-mail e seleziona Modifica utente.

  3. Seleziona la casella di controllo Utente con licenza e fai clic su OK.

Con una licenza, il nuovo utente potrà accettare la proprietà dei fogli dell'utente che sta uscendo dall'account.

Fase 4: Trasferire la proprietà di tutti gli elementi Smartsheet al nuovo utente

Sei pronto per dare al nuovo utente la titolarità degli elementi Smartsheet.

IMPORTANTE: se il vecchio utente è titolare degli elementi in un workspace che amministra senza esserne titolare, quegli elementi saranno automaticamente rimossi dal workspace e condivisi con i collaboratori del workspace a livello di elemento. Per evitare ciò, assicurati che il nuovo utente sia condiviso nel workspace con le autorizzazioni di livello amministratore prima di procedere.

Nella finestra Gestione degli utenti:

  1. Fai clic col tasto destro del mouse sull'indirizzo e-mail della persona che sta eseguendo la transizione dall'account.

  2. Seleziona Più azioni > Trasferisci elementi di proprietà a un altro utente.

  3. Individua e seleziona il nuovo utente, quindi fai clic su OK.

Tutti gli elementi sono ora stati trasferiti al nuovo proprietario. Una volta completata questa fase, gli elementi saranno nuovamente modificabili.

Fase 5: Condividi altri elementi col nuovo utente e completa la transizione

Un ultimo passaggio prima che il nuovo utente sia operativo: scarica un rapporto di accesso al foglio e assicurati che gli elementi siano condivisi da chiunque stai rimuovendo dall'account.

Nella finestra Gestione degli utenti:

  1. Fai clic sul pulsante Più azioni > Scarica rapporto di accesso al foglio (csv).

    Il rapporto di accesso al foglio sarà scaricato sul computer come file .csv.

  2. Apri il rapporto di accesso al foglio in Excel e filtra per l'indirizzo e-mail della persona che stai rimuovendo.

  3. Il rapporto di accesso al foglio riporta anche gli indirizzi e-mail dei proprietari del foglio. Contattali e chiedigli di condividere i loro fogli con l'indirizzo e-mail della nuova persona inserita nel tuo account.

Il tuo nuovo utente è ora operativo! Ora puoi rimuovere l'utente precedente dal tuo account se lo desideri. (I dettagli su questa procedura sono disponibili nell'articolo della guida Gestione degli utenti in un piano multiutente.)