Casi d'uso e domande frequenti su Data Shuttle

Data Shuttle di Smartsheet ti consente di prendere decisioni sicure, centralizzare i dati tra le piattaforme, automatizzare i processi aziendali di routine e operare in modo efficiente. In questo articolo troverai alcuni casi d'uso o esempi di come puoi utilizzare caricamenti e scaricamenti di Data Shuttle, insieme alle risposte alle tue domande frequenti.

Who can use this?

Plans:

Business
Enterprise
Smartsheet Advance Package

Permissions:

Editor
Amministratore
Proprietario

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Prerequisiti

Per usare Data Shuttle:

Devi essere un utente con licenza con autorizzazioni di Proprietario, Amministratore o Editor sul foglio di destinazione
Devi farti abilitare le autorizzazioni per Applicazione Premium Data Shuttle nel Centro dell'Amministratore dall'Amministratore di sistema.

Per controllare il livello di accesso, accedi a datashuttle.smartsheet.com.

Data Shuttle per i caricamenti

Per i caricamenti, Data Shuttle richiede dati scaricati in formato CSV, XLSX o Google Sheets.

Puoi creare un flusso di lavoro di caricamento in Data Shuttle in questo modo:

Importa le ore effettive lavorate da uno strumento di tracciamento temporale esterno.
Importa le spese effettive da un sistema di contabilità esterno.
Aggiorna la consegna della pipeline di vendita da uno strumento di CRM non SFDC (Salesforce).
Unisci i dati provenienti da un sistema esterno in un foglio di intake per il provisioning del Control Center.
Importa i dati in Smartsheet da strumenti per la creazione di moduli personalizzati.

Data Shuttle per gli scaricamenti

Puoi usare Data Shuttle per scaricare i dati come allegato a un foglio Smartsheet o una fonte cloud esterna, come OneDrive/SharePoint, Google Drive o Box.

Crea un flusso di lavoro di scaricamento in Data Shuttle in questo modo:

Mostra l'informazione Smartsheet chiave agli utenti che non usano Smartsheet.
Esporta i dati complessi in una struttura semplice per gli inserimenti di database.
Rendi i fogli disponibili settimanalmente in un sistema di archiviazione cloud per l'invio come allegato e-mail.
Invia i dati del foglio modificati e filtrati come allegato a un altro foglio per la creazione di soluzioni complesse.
Esporta, archivia ed esegui l'audit dei dati conservando le versioni esportate come backup.

Domande frequenti su Data Shuttle

Come posso iniziare a lavorare con Data Shuttle?

Dai un'occhiata al nostro percorso di apprendimento DataShuttle! Fornisce tutto il necessario per utilizzare DataShuttle.

Data Shuttle crea una connessione diretta e automatica tra Smartsheet e altri sistemi?

Data Shuttle consente di eseguire caricamenti automatici di esportazioni CSV o XLSX da altri sistemi e può generare esportazioni CSV o XLSX da Smartsheet. Non crea una connessione diretta con altri sistemi, ma può essere utilizzato per semplificare l'unione dei caricamenti di informazioni in fogli esistenti.

Ci sono integrazioni e connettori per sistemi specifici (incluse le sincronizzazioni bidirezionali con Jira, Salesforce e Microsoft Dynamics 365). Bridge di Smartsheet può creare integrazioni personalizzate con altri sistemi.

Quali origini dati posso utilizzare come punti di inserimento per i flussi di lavoro di caricamento Data Shuttle?

File CSV, XSLX o Google Sheets allegati a un foglio o a una riga in Smartsheet o archiviati in Google Drive, Microsoft OneDrive/SharePoint o Box.

Nei piani Commercial, le seguenti unità sono accessibili per impostazione predefinita in base alle autorizzazioni di sistema, ma l'Amministratore di sistema può limitare l'accesso:
- Google Drive
- OneDrive/Sharepoint
- Box
Nei piani Smartsheet Gov è disponibile anche l'offerta GCC High di Microsoft. Tuttavia, poiché la maggior parte delle unità non è accessibile per impostazione predefinita, è necessario contattare il team di assistenza per attivare l'accesso.

Smartsheet può effettuare connessioni ODBC a server SQL esterni?

Il Connettore dati in tempo reale fornisce un'integrazione comune a qualsiasi applicazione esterna compatibile con ODBC. ODBC è un prodotto desktop, quindi il cliente deve essere in grado di installare prodotti esterni. Ciò significa che non funziona davvero con i servizi cloud.

Se non è in grado, probabilmente avrai bisogno di un'esportazione in modo che Data Shuttle possa ritirarlo da un servizio di archiviazione esterno.

I flussi di lavoro archiviati contano nel mio totale?

Sì. I flussi di lavoro devono essere eliminati completamente o verranno conteggiati nel numero totale di flussi di lavoro.

Data Shuttle è disponibile per Smartsheet Gov o Smartsheet Regions per l'UE?

Sì, Data Shuttle è disponibile nell'istanza Commercial Smartsheet sia negli USA che nell'UE, nonché in Smartsheet Gov. Per saperne di più, consulta gli articoli Smartsheet Gov e Smartsheet Regions.

Qual è la differenza tra un flusso di lavoro di caricamento Data Shuttle e l'importazione di un file XLSX in Smartsheet?

Puoi creare un nuovo foglio importando un file XLSX in Smartsheet. Se hai un foglio esistente che deve essere fuso con una cadenza ricorrente, la creazione di un flusso di lavoro di caricamento Data Shuttle risulta più efficiente.

Dove posso scaricare i file con Data Shuttle?

Data Shuttle è in grado di scaricare dati da Smartsheet su OneDrive/Sharepoint, Box, Google Drive o come un allegato a un foglio Smartsheet. I formati degli allegati possono essere in formato Excel, XLSX o CSV.

Come posso vedere quali flussi di lavoro Data Shuttle sono stati creati?

Puoi vedere qualsiasi flusso di lavoro che hai creato. L'Amministratore di sistema Smartsheet può visualizzare tutti i flussi di lavoro creati dagli utenti nella propria organizzazione. Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Gestisci flussi di lavoro Data Shuttle.

In che modo Data Shuttle gestisce i caratteri speciali?

I file importati tramite Data Shuttle devono essere codificati come UTF-8.

Posso filtrare i dati importati o esportati?

Sì. Puoi impostare filtri sui flussi di lavoro di caricamento e scaricamento solo per importare o esportare un sottoinsieme dei tuoi dati.

Esistono limitazioni alla quantità di righe che posso caricare e scaricare?

Se devi caricare da un'origine per sostituire oltre 5.000 righe o unire i dati in 20.000 righe, puoi applicare i filtri o mappare solo le colonne selezionate. Puoi anche creare flussi di lavoro multipli, usando una categoria di dati comuni per distribuire i dati in fogli multipli. Puoi scaricare fino a 20.000 righe.

Se ho Data Shuttle sul mio piano, chi può utilizzarlo?

Qualsiasi utente di un piano con Data Shuttle può accedere da datashuttle.smartsheet.com. Data Shuttle viene visualizzato nel menu di avvio fino a quando un utente non accede per la prima volta. Gli Amministratori di sistema possono restringere l'accesso a Data Shuttle e altre app Premium nel Centro dell'Amministratore degli utenti.

Applica a

Funzionalità

Chi può utilizzare questa funzionalità?