Gestire flussi di lavoro Data Shuttle

Esistono due modi per accedere a Data Shuttle dall’app Smartsheet:

• Tramite il menu Connessioni nella barra di navigazione in alto nella Visualizzazione griglia. 
• Tramite il pulsante Integrazioni dati sulla barra di navigazione in alto nella visualizzazione tabella.

Puoi accedere anche utilizzando il pulsante qui sotto.

Accedi a Data Shuttle

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Gestione del flusso di lavoro dell’Amministratore di sistema

Se sei un Amministratore di sistema, puoi:

• Vedere un elenco di tutti i flussi di lavoro creati all’interno della tua organizzazione
• Aggiungere o rimuovere manager dei flussi di lavoro
• Vedere i dettagli della configurazione
• Mettere in pausa qualsiasi flusso di lavoro
• Archiviare i flussi di lavoro
• Ripristinare qualsiasi flusso di lavoro

• Eliminare qualsiasi flusso di lavoro

  L’eliminazione di un flusso di lavoro è un’azione permanente. Non puoi annullarla.

• Visualizzare il log delle attività dei flussi di lavoro

Usa il menu del flusso di lavoro in alto nella schermata per passare tra i flussi di lavoro di tua proprietà, quelli dell’organizzazione e quelli archiviati.

Tieni presente quanto segue:

• Non puoi modificare i flussi di lavoro non di tua proprietà.
• Non puoi accedere ai fogli di origine o target usati nei flussi di lavoro, a meno che non siano stati condivisi con te.
• Non puoi controllare le autorizzazioni per i percorsi dei file di terze parti dal Centro dell’Amministratore Smartsheet.
• I proprietari dei flussi di lavoro ricevono una notifica quando un Amministratore interviene su uno dei propri flussi di lavoro tramite il Centro notifiche o l’e-mail, a seconda delle impostazioni di notifica.

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Modificare un flusso di lavoro

1. Passa il mouse sopra il flusso di lavoro e seleziona il menu a tre linee
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    . 

2. Seleziona Modifica flusso di lavoro.

   Se si è verificato un errore durante l’ultima esecuzione del flusso di lavoro o un errore di configurazione del flusso di lavoro (come il foglio di origine eliminato), in Ultima esecuzione vengono visualizzati un’icona e un messaggio di errore. Per risolvere il problema, modifica il flusso di lavoro e pubblicalo di nuovo.

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Modifica e aggiungi nuove colonne a un flusso di lavoro

Potrebbe essere necessario modificare la struttura del file di origine con l’evoluzione del processo. Per mantenere la nuova struttura nel foglio target:

1. Modifica il file di origine con le nuove intestazioni di colonna o con colonne supplementari. Se stai utilizzando un file Excel o CSV, carica il file di origine più recente nella posizione di origine e modifica il foglio di destinazione con intestazioni di colonna aggiornate o colonne aggiuntive.
2. Vai a Origine > Source Location (Posizione di origine) e seleziona una posizione di origine diversa. Ad esempio, se l’origine è Google Drive, passa a Smartsheet.

3. Riporta la posizione dell’origine alla selezione originale.

   Può succedere che tu debba riselezionare il foglio Allegati o il Nome file.

4. Seleziona Avanti fino ad aprire la pagina Mappatura. Mappa nuovamente le colonne di input e le espressioni. Per saperne di più sulla mappatura delle colonne, consulta l’articolo Creare un flusso di lavoro di caricamento in Data Shuttle. 

   Potrebbe essere necessario rimappare tutte le colonne, non solo quelle che hai aggiunto e modificato.

5. A questo punto puoi attivare ed eseguire il flusso di lavoro. 

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Mettere in pausa un flusso di lavoro

Data Shuttle mette in pausa i flussi di lavoro che presentano errori e problemi ripetuti. Lo stato relativo all’ultima esecuzione nella dashboard riflette lo stato in pausa. Errori che comportano un caricamento parziale dei dati non determineranno la sospensione del flusso di lavoro.

Per riprendere un flusso di lavoro messo in pausa, seleziona Rivedi e modifica la tua configurazione per garantire che venga eseguita correttamente la prossima volta. Salva il flusso di lavoro in modo da poterlo rieseguire e riprendi le attività programmate.

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Archivia un flusso di lavoro 

Archiviando un flusso di lavoro lo metti in pausa e lo sposti nell’archivio. Hai 90 giorni per ripristinare il flusso di lavoro prima che venga eliminato in modo permanente.

Se ripristini il flusso di lavoro, le impostazioni rimangono invariate e il flusso di lavoro continua a essere eseguito secondo la tua programmazione. Quando un flusso di lavoro viene archiviato, non viene eseguito, ma è puoi accedere al log delle attività.

Puoi eliminare in modo permanente un flusso di lavoro dal tuo archivio prima che siano trascorsi 90 giorni. Se elimini in modo permanente un flusso di lavoro, elimini anche il relativo log delle attività.

1. Passa il mouse sopra il flusso di lavoro e seleziona il menu a tre linee
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    .

2. Seleziona Archive workflow (Archivia flusso di lavoro) > Archivia.

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Condividere o trasferire un flusso di lavoro

Per condividere o trasferire un flusso di lavoro, seleziona 

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 e quindi seleziona Sharing settings (Impostazioni di condivisione). Puoi condividere i flussi di lavoro con altri responsabili dei flussi di lavoro, ma la condivisione è possibile solo all’interno dello stesso piano.

Il trasferimento dei flussi di lavoro comporta l’aggiunta di un altro responsabile dei flussi di lavoro e la rimozione delle autorizzazioni di condivisione del flusso di lavoro. Per rimuovere te stesso da un flusso di lavoro, devi prima aggiungere un altro responsabile dei flussi di lavoro.

Tutti i responsabili dei flussi di lavoro possono modificare, eseguire, archiviare e condividere un flusso di lavoro purché dispongano almeno delle autorizzazioni di Editor sui file di origine e di destinazione. Gli Amministratori possono aggiungere o rimuovere responsabili del flusso di lavoro da qualsiasi flusso di lavoro all’interno del loro piano.

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Come funzionano le notifiche

Tutti i responsabili del flusso di lavoro ricevono notifiche per:

• Errori nei flussi di lavoro
• Aggiunte o rimozioni di utenti da un flusso di lavoro Data Shuttle, inclusi loro stessi
• Modifiche ed eliminazioni dei flussi di lavoro

Le notifiche vengono recapitate all’interno dell’app Smartsheet e via e-mail in base alle impostazioni di notifica di Smartsheet configurate dall’utente. Per regolare le preferenze di notifica di Data Shuttle, modifica le opzioni delle sezioni @Mentions, Inviti alla condivisione e Richieste di bozze.

La condivisione in blocco e la condivisione con i gruppi non sono attualmente supportate.

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Eseguire azioni in blocco sui flussi di lavoro

Gli Amministratori di sistema e gli utenti possono eseguire azioni sui flussi di lavoro in blocco dalle loro dashboard principali: I miei flussi di lavoro (My Workflows), My Organization (La mia organizzazione; solo per gli amministratori) e Flussi di lavoro archiviati. Ecco cosa possono fare, a seconda del livello di accesso:

• Gli Utenti possono:
  • Selezionare più flussi di lavoro o tutti i flussi di lavoro contemporaneamente per azioni specifiche.
  • Archiviare un numero selezionato o tutti i loro flussi di lavoro ed eliminarli definitivamente in blocco.

• Gli Amministratori di sistema possono eseguire le stesse azioni per tutti i flussi di lavoro della loro organizzazione, nonché eliminare definitivamente i flussi di lavoro in blocco.

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Ricevi il tuo report sul flusso di lavoro

Questo report è disponibile solo per gli utenti Smartsheet negli Stati Uniti (US), in Australia (AU) e nell’Unione Europea (UE).

Gli Amministratori possono scaricare un file CSV che include i dettagli chiave su tutti i flussi di lavoro nell’organizzazione, tra cui:

• Nome
• ID
• Tipo
• Stato
• Azione
• Data/ora di creazione (UTC)
• Data/ora dell’ultima modifica (UTC)
• Data/ora dell’ultima esecuzione (UTC)
• Stato dell'ultima esecuzione
• Flusso di lavoro impostato nei tempi previsti (Sì/No)
• Autore
• Ultimo editor

Segui questi passaggi per scaricare:

1. Nella Dashboard, vai a La mia organizzazione

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2. Seleziona il report del flusso di lavoro nell’angolo in alto a destra.

Il download del CSV inizia automaticamente e viene salvato nella cartella Download predefinita. Apri il file al termine del download.

Tieni la finestra aperta fino al termine del download, che richiede alcuni secondi per essere completato.

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Visualizzare le notifiche degli errori per i flussi di lavoro non riusciti

Ogni volta che un flusso di lavoro che hai creato non riesce, Data Shuttle ti invierà una notifica con un link al flusso di lavoro non riuscito tramite app o via e-mail, a seconda delle impostazioni di notifica. Seguendo questo link, puoi esaminare il log delle esecuzioni e risolvere eventuali problemi di conseguenza.

Tieni presente che le notifiche di errore si attivano solo alla prima istanza di un errore di flusso di lavoro, a meno che l’errore non cambi o il flusso di lavoro sia stato modificato dall’ultima occorrenza dell’errore.

Puoi gestire le preferenze di notifica per Data Shuttle accedendo ad Account > Impostazioni personali... > Notifiche. Da questa posizione, modifica le opzioni nella sezione @Mentions, Inviti alla condivisione e Richieste di bozze .

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Visualizzare le modifiche a un flusso di lavoro

Per visualizzare le modifiche a un flusso di lavoro, seleziona il menu a tre linee 

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 e quindi seleziona Log delle attività. Il log delle attività elenca le azioni relative ai flussi di lavoro, tra cui le modifiche all’origine, al target o gli aggiornamenti alla programmazione.

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Visualizzare i messaggi del registro delle esecuzioni del flusso di lavoro

Vedrai un indicatore di stato per il flusso di lavoro nella dashboard Data Shuttle:

• Un segno di spunta verde indica che il flusso di lavoro viene eseguito correttamente. 
• Un segno di avvertenza giallo indica la presenza di un problema nel flusso di lavoro Data Shuttle, ma anche che alcuni dati sono stati spostati senza problemi. 
• Un punto esclamativo rosso indica che qualcosa non va e il flusso di lavoro non è riuscito. 

Il messaggio di registro visualizza l’errore che si verifica quando un flusso di lavoro non riesce e fornisce indicazioni per la risoluzione dei problemi. In base alle istruzioni sull’errore, potresti dover modificare le impostazioni del flusso di lavoro, correggere il file o il formato del file e/o ricaricare un nuovo file di origine. 

• Per accedere ai messaggi del log, seleziona la data in Ultima esecuzione. 

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Quando un flusso di lavoro viene eseguito, il log di esecuzione riporta i dettagli come indicato di seguito: