L’application Smartsheet Pivot vous aide à synthétiser et à analyser les volumes importants de données enregistrées dans vos feuilles ou rapports, et à effectuer des comparaisons, à créer des modèles ou à déterminer des tendances.
Voici des exemples de cas d’utilisation :
- Gestion des ventes : affichez les ventilations mensuelles par représentant du pipeline commercial.
- Marketing : décomposez les données client pour identifier les segments clés.
- Fournisseurs de services : suivez les tendances des services pour identifier les opportunités.
Premiers pas avec l'application Pivot de Smartsheet
L'application Pivot de Smartsheet est un module complémentaire Premium qu’il est possible d’acheter. Contactez l’équipe commerciale de Smartsheet pour en savoir plus.
Utilisez l’application Pivot pour créer un tableau croisé dynamique qui vous permet :
- de créer des récapitulatifs de synthèse et d’identifier les informations essentielles dans plusieurs feuilles ;
- de maintenir les métriques récapitulatives à jour lorsque vous ajoutez de nouvelles données ;
- d’identifier et d’adapter rapidement les segments clés quand vous devez modifier vos données.
Par exemple, l'application Pivot vous permet d’utiliser des données qui se présentent ainsi :
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pour les faire ressembler à ce qui suit :
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Gardez à l’esprit ce qui suit pour utiliser l’application Pivot
- Vous devez être un utilisateur Smartsheet associé à un forfait qui intègre l’application Pivot
- Vous devez d’abord avoir vos données sources dans une feuille ou un rapport pour créer un tableau croisé dynamique dans l’application Pivot.
- Vous devez disposer d’autorisations de partage de niveau Propriétaire ou Administrateur pour les éléments sources.
Se connecter à l'application Pivot
- Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez le lanceur.
- Sélectionnez Pivot.
Créer une feuille de tableau croisé dynamique
Sélectionnez Créer une feuille de tableau croisé dynamique dans le coin supérieur gauche de l’application Pivot, puis suivez les étapes de l’assistant.
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Étape 1 : sélectionner une feuille
- Effectuez une recherche ou parcourez les dossiers pour trouver la feuille source ou le rapport qui contient les données que vous voulez récapituler.
- Sélectionnez la feuille ou le rapport souhaité(e), puis cliquez sur Suivant.
Lorsque vous avez validé une feuille source pour le tableau croisé dynamique, vous ne pouvez plus la modifier. Créez une nouvelle feuille de tableau croisé dynamique pour utiliser une autre feuille source ou un autre rapport.
Vous pouvez utiliser un rapport comme source pour ajouter ou supprimer des critères ou créer un tableau croisé dynamique à partir de plusieurs feuilles.
Étape 2 : Attribuer des colonnes
Lors de l’étape Attribuer des colonnes, choisissez les lignes, les colonnes et les valeurs qui doivent figurer dans votre feuille de tableau croisé dynamique. Vous pouvez également nommer votre tableau et indiquer la fréquence à laquelle il doit être actualisé.
- Sélectionnez Ajouter un champ au-dessus des champs Colonnes, Lignes et Valeurs pour sélectionner la source de ces éléments dans la feuille de tableau croisé dynamique.
- Dans le champ Nom du tableau croisé dynamique, saisissez le nom de votre feuille de tableau croisé dynamique.
- Sous Fréquence d’exécution, sélectionnez la fréquence de mise à jour du tableau. Sélectionnez une option pour que votre tableau croisé dynamique soit mis à jour régulièrement et reflète les modifications apportées aux données sources.
Guide pour le placement des colonnes, des lignes et des valeurs
Aidez-vous de l’image suivante pour décider du placement des données dans votre tableau croisé dynamique.
- Colonnes : ces champs correspondent aux valeurs en haut de votre tableau croisé dynamique (mois calendaires, par exemple).
- Lignes : ces champs apparaissent sur le côté gauche du tableau croisé dynamique. Vous créez des hiérarchies si vous ajoutez plusieurs champs. La hiérarchie est déterminée par l’ordre dans lequel les champs apparaissent dans le champ Lignes.
- Valeurs : ces champs apparaissent à l’intersection entre les lignes et les colonnes du tableau croisé dynamique et peuvent correspondre à des sommes, des moyennes ou des nombres.
Étape 3 : destination
Lors de cette étape, vous indiquez le nom de la nouvelle feuille de tableau croisé dynamique et une destination pour celle-ci dans Smartsheet.
- Dans le champ Nom de la feuille, saisissez le nom de la feuille de destination.
- Dans Sélectionner le dossier ou l’espace de travail de destination, sélectionnez l’endroit où vous souhaitez que l’application Pivot enregistre le nouveau tableau croisé dynamique.
- Sélectionnez Suivant > Créer pour configurer les instructions relatives dans l’application Pivot.
Si vous avez défini une Fréquence d’exécution (fréquence de mise à jour du tableau croisé dynamique), le système crée le tableau lors de la prochaine exécution planifiée. Pour prévisualiser et créer le tableau croisé dynamique immédiatement : concevez-le et créez une feuille dédiée dans Smartsheet.
Aperçu, création et modification d'un tableau croisé dynamique
Afficher l’aperçu et générer le tableau croisé dynamique
Si vous souhaitez afficher un aperçu du tableau croisé dynamique et le générer immédiatement :
- Sélectionnez le pivot sous lequel vous souhaitez travailler Nom.
- Suivez les étapes de l'Assistant.
Une fois que vous êtes dans l'assistant
- Sélectionnez Aperçu pour vérifier les détails de votre tableau croisé dynamique.
Cela vous amène à Étape 2 de l'assistant et vous montre un aperçu du pivot que vous créez dans Smartsheet.
- Vérifiez les résultats du pivot. Si ce que vous voyez vous convient, sélectionnez Confirmer.
Pour apporter des modifications, sélectionnez Annuler et puis le engrenage pour modifier le pivot.
- L'application Pivot crée la feuille de pivot et la place à l'emplacement spécifié dans Smartsheet lors de la création du pivot.
- Sélectionnez Fermer.
Vous venez de créer une feuille de pivot, que vous trouverez dans Smartsheet.
Trouver la feuille de tableau croisé dynamique dans Smartsheet
- Ouvrez Smartsheet.
- Vous pouvez rechercher la feuille par son nom ou localiser l'espace de travail ou le dossier de destination spécifié lors de la configuration de la feuille de pivot.
Vous devrez peut-être actualiser votre navigateur pour voir la nouvelle feuille.
Organiser et mettre en forme la feuille de tableau croisé dynamique
À l'origine, le tableau croisé dynamique n'a pas de mise en forme. Les lignes apparaissent par ordre alphabétique. Vous pouvez renommer les colonnes et utiliser les outils de mise en forme de Smartsheet pour présenter le tableau croisé dynamique comme vous le souhaitez.
La mise en forme et les nouveaux noms de colonne sont conservés même lorsque vous avez modifié des données, ajouté de nouvelles lignes à la table ou configuré votre table de pivot pour une actualisation automatique.
Modifier une feuille de tableau croisé dynamique
- Sélectionnez le engrenage pour modifier et modifier la feuille de pivot.
- Appliquez les modifications souhaitées.
Propriété d'une feuille pivot
Une fois que vous avez créé une feuille pivot, tous les administrateurs de la feuille sous-jacente deviennent automatiquement des administrateurs du pivot. Si vous perdez les autorisations Admin sur la feuille sous-jacente, vous perdrez également l'accès Admin au pivot.
Vous pouvez accorder à d'autres administrateurs l'accès aux paramètres de pivot en utilisant le lien de partage.
Tout administrateur de la feuille de pivot peut modifier les paramètres, partager, publier ou supprimer le pivot.
Pour afficher le pivot dans l'affichage de liste, vous devez en être le créateur. Tous les autres administrateurs ont besoin de l'URL de pivot.