Les collections vous permettent d’associer des éléments spécifiques de vos espaces de travail à d’autres contenus, tels que des Google Docs ou des tableaux de bord PowerBI, puis de partager cet ensemble personnalisé avec d’autres personnes.
USM Content
Partager des collections dans les espaces de travail
Vous devez être l’Administrateur de l’espace de travail dans lequel se trouve la collection pour la partager.
Pour partager une collection, vous devez effectuer les actions suivantes :
- Ouvrez le panneau de l’espace de travail.
- Sélectionnez la collection que vous souhaitez partager et sélectionnez le menu à trois points.
- Sélectionnez Partager la collection.
- Dans la boîte de dialogue de partage, ajoutez les utilisateurs ou les groupes avec lesquels vous partagez la collection.
- Sélectionnez Partager.
Vous pouvez également utiliser le bouton Partager en haut à droite d’un élément ouvert pour partager la collection ou uniquement cet élément.
Dans la liste déroulante Personnaliser le message, vous pouvez personnaliser l’objet et le corps du texte de l’e-mail de notification que vous envoyez aux personnes avec lesquelles la collection est partagée.
Éléments à prendre en compte :
- Le partage d’une collection avec une personne lui donne accès à la collection et à tous ses éléments. Vous pouvez déterminer le niveau d’accès de chaque élément individuel.
- Tout utilisateur de Smartsheet peut accéder à une collection, indépendamment de son forfait.
Gérer l’accès aux collections dans les espaces de travail
Chaque personne avec laquelle vous partagez une collection a accès à tous ses éléments actuels et futurs.
Contenu dans les collections
Vous pouvez ajouter des éléments avec des autorisations Spectateur par défaut, puis définir des autorisations pour chaque élément. Décidez du niveau d’accès que vous souhaitez accorder aux personnes avec lesquelles la collection est partagée.
- Commentateur
- Éditeur
- Spectateur
Pour modifier ou mettre à jour les autorisations liées aux éléments de la collection, vous devez effectuer les actions suivantes :
- Ouvrez le panneau de l’espace de travail.
- Ouvrez la collection contenant les éléments que vous souhaitez mettre à jour.
- Sélectionnez le menu à trois points à côté de chaque élément.
- Sélectionnez Modifier les autorisations
- Sélectionnez le niveau d’autorisation de partage que vous souhaitez attribuer.
Vous pouvez également sélectionner les autorisations directement à partir des icônes à côté de chaque élément.
Les autorisations associées aux liens externes, aux formulaires et aux Dynamic Views sont gérées en dehors des collections. Tout le contenu externe dispose d’autorisations Spectateur uniquement.
Demander l’accès à une collection
Si vous essayez d’ouvrir une collection mais que vous n’y parvenez pas, vous devrez peut-être demander l’accès à cette collection.
Voici quelques raisons courantes expliquant que vous n’ayez pas accès à un élément :
- Vous avez reçu un lien de partage, mais votre adresse e-mail ne figure pas dans la liste des partages de la collection.
- Vous vous êtes connecté à Smartsheet avec une adresse e-mail différente de celle à laquelle le lien de partage a été envoyé.
- L’Administrateur de la collection a supprimé votre accès à l’élément.
- L’Administrateur a supprimé la collection.
Si vous souhaitez accéder à une collection qui n’est pas partagée avec votre adresse e-mail, ouvrez l’URL pour voir le bouton Demander l’accès. Vous pouvez également utiliser la zone de texte pour fournir du contexte.
La demande d’accès invite l’Administrateur de la collection à envoyer un e-mail contenant un lien permettant de sélectionner un niveau d’autorisation de partage. Une fois que l’Administrateur de la collection a terminé ce processus, vous pouvez accéder à la collection.
Lorsqu’un Administrateur approuve la demande, vous recevez une notification. Cependant, s’il refuse votre demande, vous ne recevez aucune notification.
Fonctionnement de l’accès aux collections
- Lorsque vous partagez une collection avec une personne, vous lui accordez l’accès aux éléments qu’elle contient, quels qu’ils soient.
- Les personnes avec lesquelles la collection est partagée peuvent accéder aux éléments sous-jacents via un lien direct ou via la collection.
- Lorsque vous partagez une collection avec une personne, celle-ci peut accéder aux éléments de cette collection avec le niveau d’autorisation de partage le plus élevé dont elle dispose. Cela signifie que vous pouvez partager la collection avec une personne disposant d’autorisations Spectateur, mais si elle disposait déjà d’autorisations Éditeur par rapport à l’élément, elle continue d’accéder à cet élément en tant qu’Éditeur.