Les collections vous permettent de partager un mélange d’éléments Smartsheet et non-Smartsheet avec des niveaux d’accès personnalisés.
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Partager des collections dans les espaces de travail
Vous devez être l’administrateur de l’espace de travail dans lequel se trouve la collection pour la partager.
Voici comment partager une collection :
- Accédez à l’onglet Accueil > Espaces de travail et sélectionnez l’espace de travail qui contient la collection. Le panneau de l’espace de travail s’ouvre.
- Sélectionnez la collection que vous souhaitez partager.
- Sélectionnez le menu à trois points.
- Sélectionnez Partager la collection.
- Dans la boîte de dialogue de partage, ajoutez les utilisateurs ou les groupes avec lesquels vous partagez la collection.
- Sélectionnez Partager.
Votre collection est partagée.
Vous pouvez également utiliser le bouton Partager en haut à droite d’un élément ouvert pour partager la collection ou uniquement cet élément.
Dans la liste déroulante Personnaliser le message, vous pouvez personnaliser l’objet et le corps de l’e-mail de notification que vous envoyez aux personnes partagées dans la collection.
Éléments à prendre en compte :
- Le partage d’une collection avec quelqu’un accorde à cette personne l’accès à la collection et à tous ses éléments. Vous pouvez toutefois spécifier le niveau d’accès de chaque personne à chaque élément.
- Vous pouvez partager n’importe quel utilisateur Smartsheet dans une collection, quel que soit son forfait.
- Lorsque vous copiez un espace de travail à l’aide de l’option Enregistrer sous un nouveau nom… à partir de Parcourir, les options de partage que vous choisissez ne s’appliqueront qu’à l’espace de travail, mais pas aux autorisations uniques de ses collections internes. Toute personne ayant accès au nouvel espace de travail peut accéder à ses collections.
Gérer l’accès aux collections dans les espaces de travail
Chaque personne avec laquelle vous partagez une collection a accès à tous ses éléments actuels et futurs.
Contenu dans les collections
Par défaut, les utilisateurs partagés d’une collection disposent d’une autorisation Spectateur pour tous ses éléments. Voici les autorisations de collections que vous pouvez attribuer à un élément :
- Commentateur
- Éditeur
- Spectateur
Voici comment modifier l’autorisation d’un élément :
- Ouvrez le panneau de l’espace de travail.
- Ouvrez la collection contenant l’élément que vous souhaitez mettre à jour.
- Sélectionnez le menu à trois points à côté de l’élément.
- Sélectionnez Modifier les autorisations.
- Sélectionnez le niveau d’autorisation de partage que vous souhaitez attribuer.
Vous pouvez également sélectionner les autorisations d’un élément directement à partir de l’icône en regard de l’élément.
Les autorisations associées aux liens externes, aux formulaires et aux Dynamic Views sont gérées en dehors des collections. Tout le contenu externe dispose d’autorisations Spectateur uniquement.
Demander l’accès à une collection
Si vous essayez d’ouvrir une collection mais que vous n’y parvenez pas, vous devrez peut-être demander l’accès à cette collection.
Voici quelques raisons courantes expliquant que vous n’ayez pas accès à un élément :
- Vous avez reçu un lien de partage, mais votre adresse e-mail ne figure pas dans la liste des partages de la collection.
- Vous vous êtes connecté à Smartsheet avec une adresse e-mail différente de celle à laquelle le lien de partage a été envoyé.
- L’Administrateur de la collection a supprimé votre accès à l’élément.
- L’Administrateur a supprimé la collection.
Si vous souhaitez accéder à une collection pour laquelle votre adresse e-mail n’est pas partagée, ouvrez l’URL pour voir le bouton Demander l’accès. Vous pouvez également utiliser la zone de texte pour fournir du contexte.
La demande d’accès invite l’Administrateur de la collection à envoyer un e-mail contenant un lien permettant de sélectionner un niveau d’autorisation de partage. Une fois que l’Administrateur de la collection a terminé ce processus, vous pouvez accéder à la collection.
Lorsqu’un Administrateur approuve la demande, vous recevez une notification. Cependant, s’il refuse votre demande, vous ne recevez aucune notification.
Fonctionnement de l’accès aux collections
- Lorsque vous partagez une collection avec quelqu’un, vous lui accordez l’accès aux éléments qu’elle contient, indépendamment de leur nature.
- Les personnes avec lesquelles la collection est partagée peuvent accéder aux éléments sous-jacents via un lien direct ou via la collection.
- Lorsque vous partagez une collection avec quelqu’un, cette personne peut accéder à ses éléments avec le niveau d’autorisation le plus élevé dont elle dispose. Cela signifie que vous pouvez partager la collection avec une personne disposant des autorisations Spectateur, mais que si elle disposait auparavant des autorisations Éditeur sur l’élément, elle peut continuer à accéder à cet élément en tant qu’Éditeur.
- Lorsque vous copiez un espace de travail qui comprend des collections, toute personne ayant accès au nouvel espace de travail peut accéder à ses collections. Vous pouvez attribuer des autorisations supplémentaires à des collections spécifiques.