Obtenez les réponses à certaines des questions les plus courantes liées à l’utilisation de collections dans les WorkApps.
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Cette fonctionnalité n’est disponible que pour les forfaits utilisant le modèle d’abonnement utilisateur. Si vous n’êtes pas sûr de votre type de modèle, découvrez comment déterminer le modèle de votre forfait.
Qui peut partager des collections et avec qui ?
Les Administrateurs de l’espace de travail deviennent Administrateurs de toutes les collections qui se trouvent dans cet espace de travail. L’Administrateur peut partager des collections et définir des niveaux d’autorisation de partage pour les éléments.
Une collection est partageable avec n’importe quel utilisateur d’un forfait. Les utilisateurs du partage ne peuvent pas modifier ou partager une collection. Seuls les Administrateurs peuvent le faire. Les utilisateurs du partage ne peuvent voir que les collections auxquelles ils ont accès, et non les espaces de travail.
La cohérence des autorisations garantit que le niveau d’autorisation de partage le plus élevé dont dispose un utilisateur par rapport à un élément individuel reste le même, de sorte qu’il bénéficie d’une expérience cohérente.
Pourquoi la collection n’apparaît-elle pas sur mobile ?
Les collections ne sont actuellement pas compatibles avec la version mobile.
Les collections respectent-elles la hiérarchie de partage extérieure ?
Lorsque vous partagez une collection avec une personne, celle-ci peut accéder aux éléments de cette collection avec le niveau d’autorisation de partage le plus élevé dont elle dispose. Cela signifie que vous pouvez partager un élément d’une collection avec un utilisateur disposant d’autorisations Spectateur, mais s’il disposait déjà d’autorisations Éditeur par rapport à l’élément, il continue à accéder à cet élément en tant qu’Éditeur.
Est-il possible d’ajouter des vues ou des formulaires Calendar App en tant qu’éléments dans une collection ?
Oui, vous pouvez copier et coller le lien du formulaire dans la section Liens de la boîte de dialogue Ajouter du contenu.
Ces éléments n’apparaissent pas dans l’onglet Contenu Smartsheet de la boîte de dialogue Ajouter du contenu.
Comment puis-je voir toutes les collections partagées avec moi ? Y a-t-il un filtre que je puisse utiliser ?
Dans la barre de navigation de gauche, accédez à
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Accueil et sélectionnez Tous les Espaces de travail. Là, vous pouvez voir toutes vos collections ainsi que vos éléments Smartsheet. Si vous souhaitez filtrer tous les autres résultats et conserver uniquement les collections, sélectionnez le filtre Collections.
Puis-je ajouter de nouveaux éléments (formulaires, feuilles, rapports, tableaux de bord) à plusieurs collections existantes ?
Non, il n’est pas possible d’ajouter des éléments à plusieurs collections simultanément. Vous devez accéder à chaque collection individuelle pour ajouter, mettre à jour ou supprimer des éléments.
Comment fournir un lien direct vers ma collection ?
Dans le panneau d’espace de travail qui répertorie votre collection, sélectionnez l’icône
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à droite du nom de votre collection et sélectionnez Copier le lien.
Sinon, si votre collection est ouverte, sélectionnez l’icône
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au-dessus du nom de la collection et sélectionnez Copier le lien.
Comment puis-je trouver mes collections ?
Section Favoris
Ajoutez vos collections aux favoris pour y accéder plus directement. Vous pouvez ainsi les ouvrir à partir de la section Favoris dans la barre de navigation de gauche.
Il existe deux façons d’ajouter une collection aux favoris :
- À partir du panneau Espace de travail. Ouvrez l’espace de travail où se trouve votre collection et utilisez le menu à trois points à droite du nom de la collection pour sélectionner Ajouter aux favoris.
- À partir du panneau de la collection. Ouvrez un espace de travail pour accéder à la collection souhaitée, puis sélectionnez l’icône
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étoile en haut du panneau.
Section Éléments récents
Après avoir accédé à un élément d’une collection partagée, utilisez la barre de navigation de gauche pour sélectionner Éléments récents
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et sélectionnez l’élément. En le sélectionnant, vous accédez directement à la collection qui contient l’élément.
Si je copie un espace de travail, est-ce que je copie également les collections qu’il contient ?
Oui. Lorsque vous copiez un espace de travail, vous créez également une copie des collections qu’il contient. Les copies sont automatiquement liées à leurs éléments sources.
Vous devez réattribuer manuellement les autorisations pour chaque collection copiée.
En savoir plus sur le partage de collections.