Créez des collections et modifiez-les pour inclure des sélections personnalisées d’éléments Smartsheet et de contenu extérieur à Smartsheet afin que votre équipe reste concentrée sur le travail auquel elle doit avoir accès.
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Créer une nouvelle collection
Pour créer une nouvelle collection, procédez comme suit :
- Ouvrez le panneau de l’espace de travail
- Sélectionnez Collections.
- Sélectionnez Ajouter une collection(icône +).
- Dans la fenêtre suivante, nommez votre collection.
- Sélectionnez +Ajouter à la collection pour commencer à ajouter vos éléments.
Modifier une collection
Pour ajouter, supprimer du contenu, modifier les autorisations ou renommer les éléments de votre collection, procédez comme suit :
Ouvrez la collection que vous souhaitez modifier.
Si vous souhaitez ajouter du contenu, sélectionnez +Ajouter à la collection.
Pour modifier un élément spécifique, utilisez le menu à trois points pour :
- renommer l’élément ;
- modifier les autorisations ;
- le retirer de la collection.
Pour modifier la collection, utilisez le menu à trois points supérieur pour :
- renommer la collection ;
- supprimer la collection.
Réorganiser les éléments d’une collection
- En tant qu’Administrateur, vous pouvez déplacer les éléments de votre collection en les faisant glisser et en les déposant où vous le souhaitez.
- Le type des éléments ou leur taille n’affecte pas leur placement. Vous pouvez les déposer dans n’importe quel ordre.
- Pendant le déplacement, vous pouvez appuyer sur Échap ou déposer l’élément à sa position d’origine pour annuler la réorganisation des éléments.
- L’ordre des éléments est mis à jour dès que vous déposez l’élément à son nouvel emplacement. Les autres utilisateurs doivent actualiser la collection pour voir l’ordre mis à jour.
- Si votre collection comporte plusieurs Administrateurs, ils peuvent tous réorganiser les éléments. Assurez-vous d’actualiser la collection si vous rencontrez des erreurs lors de la réorganisation, au cas où d’autres Administrateurs modifieraient l’ordre des éléments en même temps.
Créer une collection à partir d’un dossier
En tant qu’Administrateur de l’espace de travail, vous pouvez ajouter le contenu d’un dossier à une collection nouvelle ou existante à l’aide du panneau de l’espace de travail.
Suivez ces étapes :
- Utilisez le menu à trois points de chaque dossier.
- Sélectionnez Ajouter des éléments de dossier à la collection
- Sélectionnez le nom d’une collection ou Nouvelle collection… pour en créer une.
Si vous ajoutez des éléments au dossier après l’avoir déplacé vers la collection, ces éléments n’apparaissent pas automatiquement dans la collection.
Tenez compte des éléments suivants :
- Le contenu du dossier apparaît dans le même ordre dans la collection (ordre alphabétique).
- Le dossier et la collection doivent se trouver dans le même espace de travail.
- Cette fonctionnalité ne s’applique pas aux dossiers contenus dans le dossier Feuilles.
- Le contenu des sous-dossiers, des modèles de feuilles et des formulaires du dossier n’est pas transféré vers la collection.
- Si un élément d’un dossier fait déjà partie d’une collection et que vous ajoutez à nouveau ce même élément, vous ne recevez pas de notification concernant le doublon.