Administration et configuration du connecteur Jira de Smartsheet

Le connecteur Jira de Smartsheet est disponible en tant qu’offre Premium. Pour obtenir des informations sur les tarifs, contactez notre équipe commerciale.

Si votre forfait inclut le connecteur Jira de Smartsheet, connectez-vous pour créer des flux de travail entre Smartsheet et Jira.

Se connecter au connecteur Jira de Smartsheet

Terminologie et types d’autorisations

Avant de commencer, voici quelques termes utiles : 

• Connexion : le lien entre Smartsheet et une instance Jira spécifique.
• Flux de travail : le lien dans le connecteur Jira reliant les éléments Jira à une feuille Smartsheet. 

Les trois types d’utilisateurs suivants peuvent interagir avec le connecteur Jira de Smartsheet :

• Administrateur système Smartsheet : il gère les administrateurs et les utilisateurs du connecteur Jira dans l’application Smartsheet. Les administrateurs système peuvent également activer un paramètre pour restreindre l’accès au connecteur.
• Administrateur du connecteur Jira : il établit la connexion entre une instance Jira et le connecteur Jira de Smartsheet.
• Utilisateur du connecteur Jira : il peut créer des flux de travail pour synchroniser les informations entre Smartsheet et Jira.

Fonctionnalités par type d’autorisation

Ce tableau indique quels utilisateurs peuvent effectuer des tâches spécifiques à l’aide du connecteur Jira.

 * Les administrateurs système de Smartsheet et les administrateurs du connecteur peuvent créer et modifier leurs flux de travail si la fonctionnalité de liste d’accès restreint est activée. Si votre administrateur système active le paramètre Restrict Users (Restreindre les utilisateurs) dans le connecteur Jira, vous devez également disposer du rôle d’utilisateur Jira dans Smartsheet. En savoir plus sur la restriction d’accès.

Configuration de la connexion

Pour commencer à utiliser le connecteur Jira de Smartsheet, vous devez d’abord configurer la connexion entre Smartsheet et votre instance Jira. De cette façon, les utilisateurs pourront créer des flux de travail pour connecter des éléments spécifiques dans Smartsheet et Jira.

Smartsheet conseille d’utiliser un compte de messagerie générique sous licence (par exemple, smartsheet-jira@votredomaine.com) pour Smartsheet et Jira afin d’établir la connexion. Ainsi, si la personne chargée du lien Jira quitte votre organisation, vous n’aurez pas besoin de rétablir les connexions ou les flux de travail (la propriété de la connexion ne peut pas être modifiée).

Prérequis

Pour configurer la connexion entre Smartsheet et Jira, vous devez disposer des autorisations suivantes :

Dans Jira :

• Rôle d’administrateur système Jira

Dans Smartsheet :

• Licence Smartsheet
• Rôle d’administrateur système Smartsheet ou rôle d’administrateur du connecteur Jira de Smartsheet

Bien que seul le rôle d’administrateur système Smartsheet OU d’administrateur du connecteur Jira de Smartsheet soit requis, Smartsheet vous recommande de détenir les deux pour configurer le connecteur.

Étant donné que le connecteur Jira de Smartsheet permet la mise en œuvre de flux de travail automatiques, l’application doit disposer des informations d’identification de l’administrateur système Jira pour créer ou configurer un webhook avec l’API REST de Jira. Ces informations d’identification ne sont utilisées que pour créer et configurer les webhooks.

Les droits d’administrateur du compte utilisé pour la configuration doivent rester actifs dans Jira et Smartsheet. La suppression du statut d’administrateur de l’utilisateur déclenche une erreur : Missing user credentials for this endpoint (Identifiants utilisateur manquants pour ce paramètre). La restauration des autorisations d’administrateur corrige la connexion et reprend la synchronisation normale du flux de travail. Si les informations d’identification de l’administrateur Jira sont supprimées, vous devrez recréer le lien d’application, car les jetons auront changé.

Étape 1 : Enregistrer un nouveau serveur Jira dans le connecteur Jira de Smartsheet

Vous devrez peut-être définir la configuration et les paramètres de votre pare-feu avant de configurer cette connexion.

1. Connectez-vous au connecteur Jira de Smartsheet. Si un message vous invite à autoriser l’accès à votre compte Smartsheet, sélectionnez Allow (Autoriser).
2. Sélectionnez le menu en haut à gauche, puis sélectionnez Account Admin (Administrateur de compte).
3. Sélectionnez Register New Jira Server (Enregistrer un nouveau serveur Jira).
4. Dans la page des paramètres :
   • Saisissez l’URL de l’hôte JIRA de l’environnement Jira à connecter à votre environnement Smartsheet (par exemple, https://mbfcorp.atlassian.net/). 
   • L’URL API JIRA est probablement la même que celle de l’hôte JIRA. 
   • Dans le champ Name (Nom), acceptez le nom par défaut ou remplacez-le par un descripteur plus utile. 
   • Sélectionnez la version de JIRA.
5. Lorsque vous avez terminé sur la page des paramètres, sélectionnez Continue (Continuer).
6. Sur la page Configuration, repérez Consumer Key (Clé consommateur), Consumer Name (Nom du consommateur) et Public Key (Clé publique). Copiez ces valeurs. Vous en aurez besoin plus tard.

Étape 2 : Créer un lien d’application (AppLink) vers Smartsheet dans Jira

1. Connectez-vous à Jira (vous devez disposer des autorisations administrateur Jira).

2. Accédez aux paramètres Jira (l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit) et sélectionnez Products (Produits).
    

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3. Sur la page Products, dans Integrations (Intégrations), sélectionnez Application links (Liens d’application).

   Dans les versions auto-hébergées antérieures de Jira, sélectionnez Settings (Paramètres) > Applications, puis Application Links (Liens d’application).

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4. Sélectionnez Create link (Créer un lien). Une fenêtre du même nom s’affiche. Remplissez les champs comme suit :

   • Pour Jira Cloud, sélectionnez Direct application link (Lien d’application direct), saisissez https://app.smartsheet.com dans le champ URL de l’application. Puis sélectionnez Continue (Continuer), ou Create new link (Créer un nouveau lien).

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   • Pour les versions auto-hébergées 9 et ultérieures de Jira, sélectionnez Atlassian product (Produit Atlassian) et saisissez https://app.smartsheet.com dans le champ URL de l’application. Puis sélectionnez Continue (Continuer), ou Create new link (Créer un nouveau lien).

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5. Lorsqu’un des messages suivants apparaît, sélectionnez Continue (Continuer) et laissez la nouvelle URL telle quelle.
   • Aucune réponse n’a été reçue de l’URL que vous avez saisie. Il se peut qu’elle soit invalide. Veuillez corriger l’URL ci-dessous, si nécessaire, puis sélectionnez Continue (Continuer).
   • L’URL de l’application fournie a été redirigée une fois. Veuillez vérifier le champ de l’URL redirigée pour vous assurer qu’il s’agit d’une URL fiable.
6. Une fenêtre contextuelle Review link (Vérifier le lien) ou Link applications (Lier les applications) apparaît. Remplissez les champs comme suit :
   • Dans le champ Application Name (Nom de l’application), saisissez Smartsheet.
   • Pour Application Type (Type d’application), acceptez la valeur par défaut Generic Application (Application générique).
   • Pour les versions auto-hébergées 9 et ultérieures de Jira, cochez la case Create incoming link (Créer un lien entrant).

   • Sélectionnez Continue (Continuer).

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Étape 3 : Modifier le lien de l’application

1. En reprenant le lien d’application créé à l’étape 2, survolez-le et sélectionnez le menu à trois points ou sélectionnez l’icône de modification (selon la version). 

2. La fenêtre Configure (Configurer) s’affiche. Sélectionnez Incoming Authentication (Authentification entrante).
    

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3. Remplissez les champs comme suit : 
   • Service Provider Name (Nom du fournisseur de services, si nécessaire) : Smartsheet
   • Consumer Name (Nom du consommateur) : reprenez la valeur copiée depuis le connecteur Jira à l’étape 1 et collez-la dans le champ Consumer Name (Nom du consommateur).
   • Consumer Key (Clé consommateur) : reprenez la valeur copiée depuis le connecteur Jira à l’étape 1 et collez-la dans le champ Consumer Key (Clé du consommateur).
   • Public Key/Shared Secret (Clé publique/Secret partagé) : reprenez la valeur copiée depuis le connecteur Jira à l’étape 1 et collez-la dans le champ Public Key (Clé publique).
   • Description : ajoutez une description selon vos besoins.
   • Si l’URL du jeton de demande, l’URL du jeton d’accès ou l’URL d’autorisation sont requises dans votre environnement Jira, utilisez l’URL suivante pour remplir ces champs :https://api.smartsheet.com/2.0/token

4. En bas de l’authentification entrante, sélectionnez Save (Enregistrer), puis Close (Fermer) dans le coin inférieur droit.

    

Étape 4 : Finaliser la connexion Smartsheet Jira

1. Revenez à la configuration du connecteur Jira de Smartsheet (toujours sur la page Configuration où vous avez copié les clés) et sélectionnez Continue (Continuer).
2. Sur l’écran Connect (Connecter), sélectionnez Connect (Connecter) pour achever la connexion du côté de Smartsheet.

3. Une boîte de dialogue vous demande si vous autorisez Smartsheet à lire et à écrire dans votre environnement Jira. Sélectionnez Allow (Autoriser). 

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La connexion entre Smartsheet et Jira est à présent configurée. Les utilisateurs sous licence de votre compte peuvent désormais créer des flux de travail entre des éléments dans Jira et des feuilles dans Smartsheet. 

Vous pouvez connecter plusieurs environnements Jira à votre compte Smartsheet à l’aide du connecteur Jira de Smartsheet. Répétez les instructions ci-dessus pour chaque instance Jira supplémentaire que vous souhaitez enregistrer. 

Restreindre l’accès au connecteur Jira de Smartsheet

Si vous souhaitez restreindre davantage les personnes autorisées à créer des flux de travail dans le connecteur Jira de Smartsheet, vous pouvez restreindre l’accès à certains utilisateurs sous licence de votre compte. Ce que vous pouvez faire dans le connecteur Jira dépend systématiquement des autorisations dont vous disposez sur les éléments dans Smartsheet (autorisations de partage de feuilles) et Jira (autorisations de lecture/écriture des champs), quelles que soient les autres restrictions activées.

Le connecteur respecte les autorisations qui vous sont accordées dans les applications Jira et Smartsheet. Par exemple, supposons que la personne qui a créé un flux de travail dans le connecteur n’a pas l’autorisation de modifier des données de projet spécifiques dans Jira. Dans ce cas, le flux de travail ne peut pas modifier les données de ce projet par le biais du connecteur.

Restreindre l’accès

Pour limiter les personnes autorisées à créer des flux de travail avec le connecteur Jira, l’administrateur système de Smartsheet/Jira peut activer le paramètre Restrict Access (Restreindre l’accès).

1. Connectez-vous au connecteur Jira de Smartsheet à l’aide de vos identifiants Smartsheet.
2. Cliquez sur l’icône du menu en haut à gauche de la page et sélectionnez User Management (Gestion des utilisateurs).

3. Cochez la case Restrict which users can access the Smartsheet JIRA Integration (Restreindre les utilisateurs qui peuvent accéder à l’intégration Smartsheet pour Jira). 

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4. Ajoutez l’adresse e-mail de toute personne dont vous autorisez l’accès au connecteur.

Supprimer l’accès

Tout utilisateur retiré de la liste ne peut plus créer ou modifier de flux de travail.

1. Connectez-vous au connecteur Jira de Smartsheet à l’aide de vos identifiants Smartsheet.
2. Accédez à User Management (Gestion des utilisateurs).
3. Sélectionnez l’icône Delete (Supprimer) à droite des informations de compte de cette personne.