Smartsheet pour Jira : création et modification des flux de travail de synchronisation

Vous pouvez utiliser Smartsheet pour Jira pour suivre et gérer les problèmes Jira dans Smartsheet. Une fois qu’un administrateur a établi une connexion entre Smartsheet et Jira (Cloud ou Serveur auto-hébergé), vous pouvez suivre les éléments de travail, surveiller l’avancement et procéder à des actualisations entre les deux services.

Les flux de travail de synchronisation vous permettent de partager des informations entre les deux systèmes. Vous pourrez spécifier les directions de synchronisation lors de la configuration de la mise en correspondance des champs pour les flux de travail.

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Créer des flux de travail : Premiers pas

Installation de Smartsheet pour Jira

Une fois l’intégration achetée, un administrateur Smartsheet pour Jira (un type de compte propre à l’intégration), ou un administrateur système Smartsheet qui est également administrateur Jira, doit l’installer à l’aide de leurs instances Jira :

• Jira Cloud
• Jira Serveur auto-hébergé

Autorisations requises pour utiliser l’intégration

Pour créer des flux de travail dans Smartsheet pour Jira, vous devez disposer de tous les types de compte suivants :

• Utilisateur sous licence Smartsheet : vos administrateurs système Smartsheet peuvent vous donner une licence. Consultez Gestion des utilisateurs pour plus d’informations.
• Utilisateur Jira : vos administrateurs système Smartsheet peuvent faire de vous un utilisateur Jira. Consultez Gestion des utilisateurs pour plus d’informations.
• Compte Jira : vous devez pouvoir vous connecter à l’application Jira. Contactez l’administrateur Jira de votre organisation pour plus de détails.

Connexion à Smartsheet pour Jira

Une fois que Smartsheet pour Jira a été installé et configuré, vous utiliserez l’URL suivante pour créer et synchroniser les flux de travail avec l’intégration :
https://connectors.smartsheet.com/c/Jira

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Utilisation des flux de travail de synchronisation

Créez des flux de travail dans Smartsheet pour Jira pour synchroniser les problèmes entre Jira et Smartsheet. Avec Smartsheet pour Jira, vous avez la possibilité de communiquer l’information dans une seule direction (de Jira vers Smartsheet ou de Smartsheet vers Jira) ou de manière bidirectionnelle, en actualisant instantanément les problèmes dans les deux applications.

Vous pouvez procéder à la synchronisation d’une feuille existante, ou créer une nouvelle feuille pour lancer un projet Smartsheet dédié aux problèmes Jira.

Créer un nouveau flux de travail

1. Identifiez-vous dans Smartsheet pour Jira (https://connectors.smartsheet.com/c/Jira).
    
2. Dans le tableau de bord Smartsheet pour Jira (menu en haut à gauche > Tableau de bord), cliquez sur Ajouter un flux de travail pour lancer l’assistant de flux de travail.
   
   
3. Sélectionnez la direction souhaitée pour le flux de travail.
   
   IMPORTANT : il est impossible de modifier cela ultérieurement. Si vous changez d’avis, vous devrez créer un nouveau flux de travail.
    
4. Sélectionnez une feuille que vous souhaitez associer aux projets Jira (ou cliquez sur Créer une nouvelle feuille) et sélectionnez un projet Jira à associer.
   
   REMARQUES :
   • si vous sélectionnez une feuille existante, les colonnes Clé du problème et Erreur seront ajoutées à la feuille, car elles sont obligatoires au bon fonctionnement du connecteur.
   • Vous pouvez sélectionner plusieurs projets Jira à inclure dans votre flux de travail. Si vous sélectionnez plusieurs projets, vous ne pourrez appliquer les filtres Jira qu’avec Jira Query Language (JQL). (Consultez l’article d’aide JQL Jira pour plus d’informations.)
   • La feuille et les projets que vous sélectionnez dans votre flux de travail ne peuvent pas être modifiés une fois le flux de travail enregistré. Pour ajouter ou supprimer des projets Jira ou modifier la feuille, créez un nouveau flux de travail.
5. Cliquez sur Continuer pour suivre les étapes suivantes de l’assistant.
    
6. Pour obtenir de l’aide sur la configuration des champs et des filtres, consultez la section de cet article sur la Mise en correspondance des champs et des filtres.

Modifier ou supprimer un flux de travail

Une fois le flux de travail créé, vous pouvez modifier les champs inclus, changer la direction de la mise en correspondance des champs, actualiser ou modifier un filtre, ou supprimer complètement le flux de travail :

1. Commencez à partir du tableau de bord Smartsheet pour Jira (menu en haut à gauche > Tableau de bord).
2. Dans la colonne Nom, localisez le nom du flux de travail, puis cliquez sur Paramètres à côté de son nom.
3. Sélectionnez l’action que vous souhaitez effectuer.

 

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Utilisation de la mise en correspondance des champs et des filtres

Lorsque vous utilisez Smartsheet pour Jira, la mise en correspondance des champs et des filtres vous donne les moyens de contrôler les données échangées et la façon dont elles circulent entre les deux systèmes.

Mise en correspondance des champs

Les champs Jira sont mis en correspondance avec des colonnes dans Smartsheet. Les champs Jira sélectionnables dépendent des champs disponibles dans le(s) projet(s) que vous sélectionnez pour le flux de travail. Lorsque vous configurez la mise en correspondance des champs, vous pouvez spécifier la direction dans laquelle vous souhaitez que les données circulent.
Voici quelques points à garder à l’esprit lorsque vous configurez la mise en correspondance :

• La Clé du problème et la colonne Erreur sont requises et ajoutées par défaut à vos flux de travail de mise en correspondance des champs. Elles ne peuvent être supprimées du flux de travail et ne circulent que de Jira vers Smartsheet, bien que vous puissiez sélectionner les colonnes auxquelles elles correspondent. Si vous supprimez l’une de ces colonnes de votre feuille Smartsheet, Jira émettra un code d’erreur lors de la prochaine synchronisation des données. (Consultez Recherche et correction des erreurs de flux de travail pour plus d’informations.)
  
  REMARQUE : la Clé du problème est l’identificateur principal des problèmes dans JIRA. Sans cette valeur obligatoire, le connecteur Smartsheet pour Jira ne peut pas réécrire les modifications apportées à ce problème dans Jira.
  
   
• Certains champs Jira peuvent être mis en correspondance de façon unidirectionnelle uniquement (Clé du problème, Lien Jira, Lien du problème, Date de création, etc.). Ces champs sont en lecture seule dans Jira et ne peuvent être écrits vers ou depuis Smartsheet.
• Les champs doivent se trouver sur l’écran Créer un problème dans l’application Jira pour être proposés en tant qu’options dans l’assistant du flux de travail. Vous trouverez plus d’informations sur les écrans Jira dans l’article de la Documentation d’Atlassian dédié à la Définition d’un écran.
• Vous devez toujours spécifier une colonne Smartsheet à laquelle les champs doivent être associés. Il n’est pas possible de les laisser vides.
• Lors de la création de nouvelles colonnes dans un flux de travail, le type de colonne créé dans la feuille varie en fonction du type de champ à mettre en correspondance (par exemple, une valeur de date Jira sera mise en correspondance dans la colonne Date).
  
  REMARQUE : la colonne mise en correspondance dans l’assistant du flux de travail affiche le type de colonne dans la feuille entre parenthèses.
   
• Le champ Rapporteur de Jira s’affiche sous la forme des options Adresse e-mail du rapporteur et Nom d’affichage du rapporteur dans l’assistant du flux de travail.
• Le champ Attribution de Jira s’affiche sous la forme des options « Attribué à » et « Attribué à - Nom d’affichage » dans l’assistant du flux de travail.

 

• Pour utiliser le champ Attribution de Jira avec une colonne Liste des contacts dans Smartsheet, assurez-vous que l’adresse e-mail de l’utilisateur dans Smartsheet est celle utilisée pour l’identification dans Jira. (Pour plus d’informations sur les types de colonnes, consultez l’article Types de colonne dans le Centre d’assistance.)
• Les champs Jira suivants sont automatiquement ajoutés lors de la création d’un nouveau flux de travail. Si vous créez un flux de travail à partir de Smartsheet, les colonnes déjà présentes et dont les noms de champs correspondent sont automatiquement mises en correspondance dans l’assistant du flux de travail. Ces champs sont : type de problème, résumé, adresse e-mail du rapporteur, description, priorité, attribué à.

Mise en correspondance des champs Temps de résolution et Temps de première réponse

Vous pouvez également mettre en correspondance les champs Jira Temps de résolution et Temps de première réponse afin d’exploiter les informations relatives aux accords de niveau de service (SLA) dans Smartsheet. Utilisez ces données pour obtenir une meilleure perspective sur vos métriques SLA.

Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous mettez en correspondance ces champs :

• « Temps de première réponse » et « Temps de résolution » sont tous deux divisés en sous-catégories (comme Objectif de délai le plus court, Délai le plus court et Objectif de délai en cours), de sorte que chaque sous-catégorie doit être mise en correspondance avec sa propre colonne dans la feuille.
• Les données de ces champs seront mises en correspondance sur la feuille sous forme d’entiers exprimés en minutes.
• Les objectifs de mise en correspondance (les plus anciens, en cours et les plus longs) vous permettent de synchroniser les SLA que vous avez définis dans Jira, afin de profiter des formules et des fonctionnalités de visualisation Smartsheet.
• Les valeurs Délai le plus court et Délai le plus long du délai de résolution ne sont disponibles que si le problème Jira est résolu au moins une fois.
• La valeur Délai en cours du délai de résolution n’est disponible que si le problème n’est pas résolu.

Filtres Jira

Utilisez des filtres pour mieux contrôler le volume et le type de problèmes sur lesquels vous travaillez. Utilisez par exemple un filtre pour afficher les problèmes Jira assignés à certaines personnes ou d’un certain type, ou encore pour envoyer uniquement certaines lignes de Smartsheet à Jira.

Par exemple, un Filtre peut être utilisé pour afficher les problèmes Jira assignés à certaines personnes, d’un certain type, ou pour synchroniser seulement certaines lignes de Smartsheet à Jira.

Vous pouvez utiliser l’une des deux méthodes suivantes pour définir les critères des filtres Jira dans votre flux de travail :

1. Jira Query Language (JQL) : bien que le JQL exige une compréhension de la programmation informatique, vous pouvez appliquer une logique de filtrage plus avancée en utilisant par exemple les opérateurs AND et OR avec des critères multiples.
   
   REMARQUE :si votre filtre JQL n’est pas valide, le flux de travail sera désactivé. Si vous rencontrez des difficultés avec une requête JQL dans le flux de travail, vérifiez si elle est valide dans Jira.
    
2. Assistant du flux de travail : si vous créez plusieurs filtres à l’aide de l’assistant du flux de travail, gardez à l’esprit que les critères de filtre utilisent toujours un opérateur AND pour les filtres successifs. Notez également que les critères et les opérateurs seront propres aux projets Jira utilisés dans le flux de travail :
   • Les critères de filtre qui apparaissent par défaut dépendent des types de projets Jira que vous avez mis en correspondance. Il est possible d’ajouter d’autres critères en cliquant sur ajouter un champ en bas de la page du filtre.
   • Les opérateurs de filtre varient selon le type de champ (par exemple, les champs de texte auront des opérateurs adaptés au texte).

Pour Jira Cloud, certains champs ne sont pas exploitables lorsque les problèmes Jira sont filtrés dans le connecteur Jira. Pour plus d’informations, consultez notre article Smartsheet pour Jira : modifications importantes de la confidentialité Jira Cloud.

Filtres de feuille

Voici quelques éléments auxquels il faut s’attendre lors de la création de filtres de feuille :

• Si vous créez plusieurs filtres à l’aide de l’assistant du flux de travail, gardez à l’esprit que les critères de filtre utilisent toujours un opérateur AND pour les filtres successifs.
• Vous pouvez choisir parmi les critères de filtre selon les colonnes présentes dans votre feuille. Si vous souhaitez filtrer sur d’autres options non listées, vous devez d’abord ajouter la nouvelle colonne sur laquelle vous souhaitez filtrer la feuille.
• Les opérateurs de filtrage varient selon le type de champ (par exemple, les champs de texte auront des opérateurs adaptés au texte, tels que « est vide » ou « contient »).

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Meilleures pratiques pour travailler avec les données Jira dans Smartsheet

Enregistrer et actualiser fréquemment

Puisque vous travaillez sur deux systèmes, les risques d’erreurs de synchronisation augmentent à mesure que le nombre de collaborateurs augmente. Pour aider à minimiser le risque de problème de synchronisation, enregistrez les modifications et actualisez vos feuilles au fur et à mesure de vos modifications. Enregistrer et actualiser fréquemment permettra de s’assurer que les collaborateurs voient vos modifications et qu’elles soient synchronisées avec Jira et Smartsheet selon les flux de travail que vous avez mis en place.

Verrouiller les colonnes pour éviter les erreurs

Les données du champ Clé du problème (qui est un champ obligatoire) ne doivent pas être modifiées dans Smartsheet. Pour garantir l’intégrité des données de cette colonne, le propriétaire de la feuille, ou quiconque avec qui la feuille est partagée avec des privilèges Administrateur, doit verrouiller la colonne Clé du problème. Pour plus d’informations, consultez Verrouiller et déverrouiller les colonnes et les lignes dans le centre d’assistance Smartsheet.

Afficher les modifications 

Vous pouvez utiliser la commande Afficher l’historique pour visualiser un compte-rendu des modifications apportées à une cellule. Pour les feuilles comprenant des données partagées entre Smartsheet et Jira, le nom de l’utilisateur associé à la modification sera toujours le nom du créateur du flux de travail. 

Pour plus d’informations sur le suivi des modifications Smartsheet, consultez Afficher l’historique des cellules dans le Centre d’assistance Smartsheet.

Communiquer les données de Smartsheet vers Jira pour certaines lignes uniquement

Pour vous permettre de mieux contrôler les lignes en envoyant des données vers Jira, créez une colonne Actualiser le problème dans Jira dans la feuille Smartsheet, ainsi qu’un filtre dans le flux de travail Smartsheet pour Jira :

1. Depuis Smartsheet, dans la feuille que vous prévoyez de connecter aux projets Jira, créez une nouvelle colonne, sélectionnez le type Case à cocher et nommez la colonne « Actualiser le problème dans Jira ».
    
2. Identifiez-vous sur la page Smartsheet pour Jira et suivez les étapes pour créer un flux de travail bidirectionnel (à spécifier dans l’assistant du flux de travail). (Ou cliquez sur Paramètres > Modifier le flux de travail d’un flux de travail bidirectionnel que vous avez déjà créé pour faire apparaître l’assistant.)
    
3. Ajoutez un filtre qui synchronise uniquement les lignes de la feuille dont la colonne Actualiser le problème dans Jira est cochée.

La prochaine fois que la feuille et les projets Jira seront synchronisés, les données seront envoyées vers Jira uniquement pour les lignes dont la case Actualiser le problème dans Jira est cochée.

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Recherche et correction des erreurs de flux de travail

Plusieurs ressources sont disponibles pour vous aider à détecter et à résoudre les erreurs lors de la création et de l’exécution des flux de travail. Ces ressources incluent :

• La page Historique du flux de travail de Smartsheet pour Jira. (Pour plus d’informations sur son utilisation, consultez « Vérifier l’historique du flux de travail » ci-dessous.)
   
• Rapports d’erreurs : lorsque des problèmes surviennent, les rapports d’erreur sont envoyés par e-mail au propriétaire du flux de travail et à la personne ayant modifié le problème/la ligne dans le flux de travail à l’origine du problème.
   
• La colonne Erreur de synchronisation dans Smartsheet (une colonne de ce type doit être présente dans chaque feuille associée à un projet Jira).
  
  Lorsque vous modifiez ou affichez la feuille, vous pouvez suivre toutes les erreurs de synchronisation du flux de travail dans la colonne Erreur de synchronisation.

Vérifier l’historique du flux de travail

Pour accéder à la page Historique d’exécution :

1. Cliquez sur Tableau de bord dans le menu (en haut à gauche) pour afficher la liste des flux de travail.
   
   

2. Cliquez sur l’horodatage dans Dernière exécution pour afficher la page Historique d’exécution d’un flux de travail.

3. Vous pouvez ensuite cliquer sur l’horodatage d’une instance d’exécution donnée dans Dernière exécution pour voir les éventuels messages d’erreur.
   

Types de synchronisation dans votre historique des exécutions du flux de travail du Connecteur JIRA

• Synchronisation avec Smartsheet : Le flux de travail s’exécute pour les modifications Jira synchronisées avec Smartsheet
• Synchronisation avec JIRA : Le flux de travail s’exécute pour les modifications Smartsheet synchronisées avec JIRA
• Recherche de lignes filtrées : Le flux de travail s’exécute pour les modifications apportées à tout problème devant être filtré selon la configuration de votre flux de travail. La recherche de lignes filtrées est un processus en arrière-plan qui s’exécute toutes les 2 heures. Les problèmes filtrés seront ajoutés dans la hiérarchie Filtré par le connecteur - non synchronisé de votre feuille. Pour plus d’informations, consultez Comment utiliser « Filtré par le connecteur - non synchronisé ».

REMARQUE : le processus Recherche de lignes filtrées n’est exécuté qu’avec des flux de travail automatisés. Ce processus s’exécute même si aucun filtre n’est spécifié dans votre flux de travail.

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Dépannage des problèmes de flux de travail

Tri manuel des lignes

En raison du processus de recherche de lignes filtrées, qui s’exécute pour les flux de travail automatiques, il est possible de trier manuellement les problèmes synchronisés depuis Jira. Les problèmes sont automatiquement réinitialisés à leur état initial (par Clé du problème, en ordre croissant) lorsque le processus de recherche de lignes filtrées s’exécute. Si vous souhaitez trier les problèmes synchronisés avec un flux de travail automatique, envisagez d’utiliser l’option Groupement de lignes dans votre flux de travail.

Le processus de Recherche de lignes filtrées ne s’exécute pas pour les flux de travail manuels, vous pouvez donc trier manuellement les lignes de votre feuille si vous utilisez ce type de flux de travail.

ASTUCE : Pour trier les problèmes manuellement tout en utilisant un flux de travail automatisé, synchronisez Jira sur une autre feuille, puis utilisez un index/une correspondance entre feuilles ou une formule vlookup pour amener les valeurs dans votre feuille principale en utilisant la clé du problème. =INDEX({Plage qui contient la valeur à retourner}, MATCH([Valeur recherchée]@row, {Plage qui contient la valeur recherchée}, 0))

Erreur : le champ « »  ne peut pas être défini. Il ne se trouve pas sur l’écran approprié, ou est inconnu.

Vous obtenez cette erreur si la valeur du champ que vous essayez de définir n’est pas visible sur l’écran Modifier de Jira (vous pouvez spécifier les champs visibles sur l’écran Modifier dans Jira). Pour qu’un champ soit modifiable dans Smartsheet pour Jira, il doit être configuré pour être visible sur l’écran Modifier de Jira.

Pour résoudre ce problème, suivez l’une ou l’autre de ces méthodes :

• Option 1 : configurez l’écran Modifier dans Jira et ajoutez le champ spécifié à l’écran. Pour plus d’informations sur les écrans Jira, y compris les étapes de modification de la configuration, consultez Définir un écran dans la documentation Jira.
  
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• Option 2 : mettez en correspondance le champ spécifié dans une seule direction, de sorte que la flèche visible à l’étape Mettre en correspondance les champs Jira et les colonnes de la feuille pointe de Jira vers Smartsheet. Remarque : la mise en correspondance étant à sens unique, les révisions apportées aux champs Smartsheet ne seront pas répercutées dans Jira.

Impossible d’enregistrer le problème dans Jira

Vous devez avoir des autorisations d’écriture sur les projets Jira connectés pour y enregistrer des données.

Les données ne sont pas supprimées d’une feuille après l’actualisation des filtres

Smartsheet ne supprime pas les données que vous avez déjà extraites de Jira. En effet, chaque ligne peut contenir des données de colonne, des pièces jointes ou des commentaires importants.

Lorsque les problèmes Jira de votre feuille ne correspondent plus aux critères de filtrage du flux de travail, Smartsheet crée une section « Filtré par le connecteur - non synchronisé » en haut de votre feuille pour conserver les informations filtrées par le connecteur. Aucune ligne « exclue du filtre » n’est synchronisée tant qu’elle ne correspond pas à nouveau aux critères de filtrage. Ces lignes peuvent être supprimées si votre équipe n’a plus besoin de les inclure dans la feuille.

Pour en savoir plus, consultez Comment utiliser « Filtré par le connecteur - non synchronisé ».

Erreur d’actualisation de la colonne d’erreur dans Smartsheet

Si la colonne Erreur de synchronisation est supprimée de la feuille Smartsheet connectée, vous obtenez un message d’erreur. Pour résoudre le problème, assurez-vous que la feuille comporte une colonne Erreur de synchronisation. Si nécessaire, vous pouvez modifier votre flux de travail pour mettre en correspondance la colonne Erreur de synchronisation sur votre feuille. Pour plus de détails à ce sujet, consultez la section ci-dessus sur la modification des flux de travail. 

Lorsque vous mettez en correspondance la colonne Erreur de synchronisation dans votre flux de travail, elle est recréée à droite de toutes les autres colonnes de votre feuille.