Connecteur Smartsheet pour Jira : Configuration Administrateur (version cloud et auto-hébergée)

Utilisez le connecteur Smartsheet pour Jira afin de créer des flux de travail pour synchroniser les informations entre Smartsheet et une ou plusieurs instances Jira.Le Connecteur peut aider à automatiser et à rationaliser un large éventail de processus d’entreprise, y compris la collaboration entre les développeurs de produits et de logiciels, la gestion des tickets informatiques et des cas, ainsi que la synthèse des projets et la génération de rapports pour la direction, et ce pour toutes les équipes, techniques ou non.

Cet article fournit des instructions pour configurer le Connecteur Smartsheet pour Jira avec les versions Cloud et Serveur auto-hébergé de Jira.

Le Connecteur Smartsheet pour Jira est disponible à l’achat en tant qu’offre Premium. Pour plus d’informations sur ses fonctionnalités et ses avantages, consultez Unissez vos équipes grâce au connecteur Smartsheet pour Jira. Pour plus d’informations sur les tarifs et l’achat, veuillez contacter notre équipe commerciale.

Si vous souhaitez configurer le Connecteur avec un serveur Jira auto-hébergé et que vous avez un pare-feu, veuillez consulter notre article Configuration du pare-feu du Connecteur Jira : exigences, qui détaille les exigences du serveur et du pare-feu à mettre en place avant de configurer une connexion.

Sujets abordés dans cet article :

S’identifier dans le Connecteur Smartsheet pour Jira
Avant de commencer : exigences
Configurer une connexion entre Jira et Smartsheet
Configurer l’hôte Jira pour une utilisation avec Smartsheet
Gérer l’accès à l’intégration

Avant de commencer : exigences

Vous créerez des flux de travail permettant au connecteur Smartsheet pour Jira de contrôler la synchronisation automatique des données entre les deux systèmes. Avant de pouvoir effectuer cela, vous devez acheter et configurer le Connecteur.  Pour plus d’informations sur les tarifs et l’achat, veuillez contacter notre équipe commerciale.

Les utilisateurs de la version Cloud doivent être informés des récentes modifications apportées par Atlassian en matière de confidentialité. Pour plus d’informations, consultez Smartsheet pour Jira : modifications importantes de la confidentialité Jira Cloud.

Types d’autorisations requises

Pour configurer le Connecteur Smartsheet pour Jira, vous devez être un administrateur dans l’application Jira. L’un des rôles suivants doit également vous être attribué :

Questions fréquentes : Pourquoi un administrateur Jira doit-il s’identifier pour configurer le Connecteur Smartsheet pour Jira ? 

Pour garantir la réussite de l’installation, voici ce dont vous avez besoin :

  • Le chemin (URL) vers l’hôte Jira que vous prévoyez d’utiliser.
  • La Clé consommateur et la Clé publique fournies par Smartsheet pour Jira. Pour les obtenir, suivez les étapes ci-dessous dans Configurer une connexion entre Jira et Smartsheet.
  • Jira Cloud, ou Jira Version 7.2 (ou plus récente) pour les serveurs Jira auto-hébergés.
  • Prise en charge des champs de Sprint. Notez que les champs de Sprint ne sont pas pris en charge dans les versions antérieures à 6.7.7. (Si votre version de Jira ne peut prendre en charge les champs de Sprint, alors ils n’apparaîtront pas dans le Connecteur.)
  • Deux comptes de niveau Administrateur :
    • Administrateur système Smartsheet : Pour accéder aux fonctionnalités Administrateur du Connecteur
      -ET-
    • Administrateur JIRA : pour accéder et configurer Jira

S’identifier dans le Connecteur Smartsheet pour Jira

Une fois que vous avez acheté le Connecteur Smartsheet pour Jira, vous pouvez utiliser l’URL suivante pour vous identifier et le configurer : https://connectors.smartsheet.com/c/jira 

IMPORTANT : si vous souhaitez configurer le Connecteur avec un serveur Jira auto-hébergé et que vous avez un pare-feu, veuillez consulter notre article Configuration du pare-feu du Connecteur Jira : exigences, qui détaille les exigences du serveur et du pare-feu à mettre en place avant de configurer une connexion.

Configurer une connexion entre Jira et Smartsheet

Pour enregistrer une instance de Jira et l’utiliser dans Smartsheet, vous devez avoir des autorisations de niveau Administrateur pour Smartsheet ainsi que pour les instances de Jira pour lesquelles vous souhaitez créer une connexion.

Enregistrer une instance Jira avec le Connecteur

Pour enregistrer une instance Jira avec le Connecteur :

  1. Depuis un navigateur Web, naviguez jusqu’à la page d’identification du Connecteur Smartsheet pour Jira et cliquez sur Se connecter avec Smartsheet.
  2. Si vous êtes invité à autoriser l’accès à votre compte Smartsheet, cliquez sur Autoriser.

    La page Ajouter un flux de travail s’affiche.
     
  3. Cliquez sur le menu dans le coin supérieur gauche de la page et cliquez sur Administrateur de compte.

    Administrateur de compte
     
  4. Sélectionnez Enregistrer un nouveau serveur Jira.

  5. Dans le formulaire qui s’affiche, saisissez l’URL de l’hôte Jira que vous souhaitez utiliser.

  6. Acceptez ou modifiez le nom par défaut, sélectionnez votre version de Jira et cliquez sur Continuer.

Vous pouvez enregistrer plusieurs instances Jira simultanément avec le Connecteur. Répétez les instructions ci-dessus pour chaque instance Jira supplémentaire que vous souhaitez enregistrer.

Le Connecteur Smartsheet pour Jira fournit des clés publique et consommateur à utiliser dans Jira pour établir une connexion sécurisée entre les deux services. Suivez les étapes de la section Configurer l’hôte Jira pour une utilisation avec Smartsheet pour terminer la configuration.

Il est recommandé d’utiliser un compte de service générique dans Smartsheet et Jira (exemple : smartsheet-jira@votredomaine.com ) pour configurer la connexion avec Jira. Les propriétaires de la connexion ne peuvent pas être modifiés. L’utilisation d’un compte générique aide par conséquent à éviter de devoir recréer les connexions ou les flux de travail si le gestionnaire de la connexion à Jira quitte votre organisation.

Configurer l’hôte Jira pour une utilisation avec Smartsheet

Pour activer la connexion entre Jira et Smartsheet, vous devez établir et configurer un Lien d’application (également désigné sous le nom « AppLink » dans la documentation Jira) entre les deux systèmes.

IMPORTANT : si vous souhaitez configurer le Connecteur avec un serveur Jira auto-hébergé et que vous avez un pare-feu, veuillez consulter notre article Configuration du pare-feu du Connecteur Jira : exigences, qui détaille les exigences du serveur et du pare-feu à mettre en place avant de configurer une connexion.

Créer un Lien d’application

Pour générer un AppLink dans l’application Jira :

  1. Connectez-vous à Jira avec les autorisations Administrateur Jira.
  2. Naviguez jusqu’à Paramètres Jira.
  3. Sélectionnez Produits puis, sous Intégrations, cliquez sur Liens d’application.
    REMARQUE : dans les versions auto-hébergées de Jira, cliquez sur  icône-engrenage-JIRA   > Applications, puis sélectionnez Liens d’application.
  4. Saisissez l’URL de l’application vers laquelle vous souhaitez créer un lien (https://app.smartsheet.com), puis cliquez sur Créer un nouveau lien.

    REMARQUE : si l’un des messages suivants apparaît, cliquez sur Continuer et laissez la nouvelle URL telle quelle. (Vous pourrez la corriger plus tard) : 
    • Aucune réponse de l’URL saisie : elle n’est peut-être pas valide. Veuillez corriger l’URL ci-dessous si nécessaire, et cliquez sur Continuer.


      -OU-
       
    • L’URL de l’application fournie a été redirigée une fois. Veuillez vérifier le champ de l’URL redirigée pour vous assurer qu’il s’agit d’une URL fiable.
       
  5. Dans la boîte de dialogue Lier les applications, dans le champ Nom de l’application, saisissez Smartsheet. Pour Type d’application, acceptez la valeur par défaut d’Application générique, puis cliquez sur Continuer.

    applinks

Vous recevez un message indiquant que le Lien d’application a été créé avec succès. Suivez les étapes de la section suivante pour configurer le Lien d’application.

Configurer le Lien de l’application

Vous devez disposer des clés publique et consommateur du guide pratique du Connecteur Smartsheet pour Jira avant de suivre ces étapes. (Pour les obtenir, suivez les étapes ci-dessous dans Configurer une connexion entre Jira et Smartsheet.)

  1. Dans Jira, depuis la page Configurer les liens d’application (choisissez tableau de bord-système-Jira > Paramètres > Applications, puis sélectionnez Liens d’application dans le menu), localisez le Lien d’application Smartsheet créé dans la section précédente et cliquez sur l’icône Modifier icône-modifier-JIRA.

    REMARQUE : dans les versions auto-hébergées de Jira, cliquez sur  icône-engrenage-JIRA   > Applications, puis sélectionnez Liens d’application.
     
  2. Dans la boîte de dialogue Configurer, cliquez sur Authentification entrante et collez les Clés publique et consommateur dans les zones appropriées. 

    ASTUCE : vous devez faire défiler l’écran pour localiser le champ Clé publique.
     
  3. Si l’URL du jeton de demande, l’URL du jeton d’accès ou l’URL d’autorisation sont requises dans votre environnement Jira, utilisez l’URL suivante pour remplir ces champs :

    https://api.smartsheet.com/2.0/token

    REMARQUE : si une clé consommateur et un Secret partagé sont requis, utilisez la clé consommateur et la clé publique de la fenêtre Configuration du Connecteur Jira.
     
  4. Continuez à faire défiler la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Enregistrer, puis sur Fermer. 

Documentation Jira supplémentaire relative aux Liens d’application

Pour plus d’informations sur les Liens d’application dans Jira, consultez la documentation Jira :

Pour plus d’informations à ce sujet Consultez
Article officiel de l’assistance Atlassian expliquant le fonctionnement des AppLinks et le processus de création d’AppLinks dans Jira.  Utiliser les AppLinks pour se connecter à d’autres applications -
Documentation supplémentaire fournie par Atlassian, relative aux connexions, aux diagnostics, au dépannage et à la sécurité des Liens d’application. Documentation des Liens d’application

Gérer l’accès au Connecteur et les autorisations des flux de travail

Ce que vous pouvez faire dans le Connecteur dépend des restrictions activées, ainsi que des autorisations dont vous disposez sur les éléments dans Smartsheet (autorisations de partage de feuilles) et Jira (autorisations de lecture/écriture des champs).

Les flux de travail des Connecteurs respectent les autorisations propres aux applications

Le Connecteur respecte les autorisations qui vous sont accordées dans les applications Jira et Smartsheet. Par conséquent, le Connecteur peut lire, écrire, actualiser et supprimer des données, conformément aux autorisations accordées à l’utilisateur dans les deux applications.

Par exemple, si l’utilisateur qui crée un flux de travail dans le Connecteur n’a pas l’autorisation de modifier les données de projet spécifiques se trouvant dans l’application Jira, le flux de travail qu’il crée ne peut pas modifier les données de ce projet via le Connecteur.

Questions fréquentes : quelles sont les données Jira auxquelles Smartsheet accède via le Connecteur Jira ?

Gérer les accès au Connecteur

Les administrateurs système Smartsheet et les administrateurs du Connecteur peuvent contrôler les accès au Connecteur. Un administrateur système Smartsheet doit activer un paramètre pour restreindre l’accès au Connecteur, de sorte que seuls certains utilisateurs puissent créer et modifier leurs propres flux de travail.

ASTUCE : les utilisateurs du Connecteur peuvent modifier les données Smartsheet et Jira grâce aux flux de travail du Connecteur qu’ils ont créé. Pour cette raison, les administrateurs système et les administrateurs du Connecteur peuvent souhaiter limiter l’accès aux seules personnes de l’organisation pourvues d’une solide connaissance pratique des applications Smartsheet et Jira.

Voici les étapes que doit suivre un administrateur système Smartsheet pour restreindre l’accès au Connecteur :

  1. Connectez-vous au Connecteur Smartsheet pour Jira (https://connectors.smartsheet.com/c/Jira) à l’aide de vos identifiants Smartsheet.
  2. Cliquez sur l’icône de menu dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez Gestion des utilisateurs.
  3. Cochez la case à côté de Restreindre les utilisateurs qui peuvent accéder à l’intégration Smartsheet pour Jira.

    restreindre accès JIRA
    Les adresses e-mail de tout utilisateur ayant déjà créé des flux de travail seront ajoutées à une liste d’
    utilisateurs autorisés à accéder à l’intégration.
     
  4. Ajoutez l’adresse e-mail de tout utilisateur auquel vous souhaitez donner l’accès au Connecteur.

REMARQUE : après avoir activé le paramètre de restriction des utilisateurs, vous pouvez accorder aux utilisateurs l’accès au Connecteur Jira dans le Formulaire de gestion des utilisateurs de Smartsheet. Une autorisation de niveau utilisateur appelée Utilisateur du connecteur Jira devient visible pour les administrateurs système Smartsheet. Ils ont alors la possibilité d’accorder aux utilisateurs l’accès au Connecteur directement depuis Smartsheet.

Case à cocher Gestion des utilisateurs Jira

Révoquer l’accès d’un utilisateur au Connecteur

Les administrateurs système Smartsheet et les administrateurs du Connecteur peuvent également supprimer les utilisateurs des connecteurs en cliquant sur l’icône Supprimer icône-supprimer-utilisateur à droite des informations de comptes utilisateurs.
Les utilisateurs retirés de la liste ne peuvent plus créer ni modifier leurs propres flux de travail.

REMARQUE : si un utilisateur retiré de la liste d’accès a déjà créé des flux de travail, ils resteront actifs pour une durée de 10 minutes maximum. Après cette période, ils seront automatiquement désactivés.

Si vous êtes un administrateur système Smartsheet, vous pouvez également gérer les administrateurs et les utilisateurs du connecteur Jira dans l’application Smartsheet. Pour plus d’information sur la gestion des utilisateurs dans l’application Smartsheet, veuillez consulter l’article Gestion des utilisateurs.

Questions fréquentes : est-ce que vous enregistrez mon mot de passe Jira ?


Types d’autorisations du Connecteur Smartsheet pour Jira

Il existe trois types d’utilisateurs qui peuvent interagir avec le Connecteur Smartsheet pour Jira :

  • Administrateur système Smartsheet : peut gérer les administrateurs et les utilisateurs du connecteur Jira dans l’application Smartsheet. Les administrateurs système peuvent également activer un paramètre pour restreindre l’accès au Connecteur. 
  • Administrateur du Connecteur Jira : un type d’utilisateur propre au Connecteur. Peut désigner les utilisateurs du Connecteur Jira et ajouter des personnes à la liste d’accès restreint (après qu’un administrateur système ait activé ce paramètre).
  • Utilisateur du Connecteur Jira : un type d’utilisateur propre au Connecteur. Peut créer des flux de travail synchronisant les informations entre Smartsheet et Jira. (Ceci n’est disponible qu’après que le paramètre de liste de restriction des utilisateurs ait été activé dans le Connecteur.)

Fonctionnalités par types d’utilisateurs

Le tableau suivant décrit le niveau d’interaction avec le Connecteur Smartsheet pour Jira selon le type d’utilisateur.

  Administrateur système Smartsheet Administrateur Jira Utilisateur Jira
Créer des flux de travail dans le Connecteur Oui* Oui* Oui
Modifier leurs propres flux de travail Oui* Oui* Oui
Désactiver leurs propres flux de travail Oui* Oui* Oui
Afficher les flux de travail des autres Oui Oui Non
Désactiver les flux de travail des autres Oui Oui Non
Activer ou exécuter les flux de travail des autres Non Non Non
Visibilité sur les feuilles et projets Jira utilisés dans les flux de travail des autres Oui Oui Non
Afficher et configurer les serveurs Jira dans le Connecteur Oui Oui  
Désigner un utilisateur Jira Oui Oui Non
Désigner un administrateur Jira Oui Non Non
Désigner un administrateur système Smartsheet Oui Non Non
Activer le paramètre d’accès restreint Oui Non Non
Ajouter des utilisateurs à la liste d’accès restreint (après que les restrictions aient été activées) Oui Oui Non

*Les administrateurs système Smartsheet et les administrateurs du Connecteur peuvent créer et modifier leurs propres flux de travail si la fonctionnalité de liste d’accès restreint est désactivée. Si la liste d’accès restreint est activée, ils doivent avoir le rôle Utilisateur du connecteur. Consultez Gérer les accès au Connecteur pour plus d’informations sur la liste d’accès restreint.


Connecteur Jira : questions fréquentes

Pourquoi un administrateur Jira doit-il s’identifier pour configurer le Connecteur Smartsheet pour Jira ?

Smartsheet exploite une technologie connue sous le nom de webhooks, qui permet au Connecteur de recevoir des notifications de Jira sur les problèmes qui sont créés ou actualisés dans Jira. Cela permet aussi de mettre en œuvre des flux de travail automatisés. Le modèle d’autorisation de Jira (consultez l’article sur les webhooks de l’assistance Jira) stipule que l’application (ici, Smartsheet) doit avoir accès aux informations d’identification de l’administrateur système Jira pour créer ou configurer un webhook avec l’API REST de Jira. Il est important de noter ce qui suit : 

  • Les informations d’identification de l’administrateur système Jira ne sont utilisées que pour créer et configurer les webhooks. 
  • Chaque fois qu’un utilisateur sous licence Smartsheet crée un flux de travail dans le Connecteur Smartsheet pour Jira, il doit s’identifier avec son propre compte Jira à l’aide du protocole OAuth. Cela garantit que les autorisations d’un utilisateur déjà configurées dans Jira sont appliquées lorsqu’il sélectionne des projets et des champs Jira, ou essaie de récupérer ou de modifier des données Jira dans Smartsheet.
  • Lorsque Smartsheet lit ou modifie des données dans Jira pendant l’exécution du flux de travail, cela se fait toujours au moyen des informations d’identification de l’utilisateur l’ayant créé, même si cela est déclenché par une notification webhook.
  • Toutes les « informations d’identification » sont récupérées à partir du protocole standardisé OAuth. Smartsheet n’accède jamais à aucun nom d’utilisateur ou mot de passe Jira.

Le compte Administrateur système Jira utilisé pour la configuration initiale de l’intégration doit rester un compte Administrateur système Jira actif pour que les collaborateurs puissent continuer à créer des flux de travail et que les webhooks puissent être créés.

REMARQUE : si l’administrateur système est retiré de Smartsheet, le message d’erreur suivant est renvoyé : « Identifiants utilisateur manquants pour ce paramètre. » Lorsque le même utilisateur récupère ses autorisations Administrateur système Smartsheet, la connexion est rétablie et tous les flux de travail se synchronisent comme prévu. Si les identifiants Administrateur sont supprimés du côté de Jira, le lien d’application doit être recréé car le jeton changera.

Quelles sont les données Jira auxquelles Smartsheet accède via le Connecteur Jira ?

Smartsheet ne récupère que les données spécifiées par un flux de travail que quelqu’un crée. Un créateur de flux de travail spécifie les données à synchroniser en mettant en correspondance les champs associés des projets Jira avec les feuilles et colonnes Smartsheet, et en choisissant des champs spécifiques à filtrer.

Smartsheet récupère certains types de métadonnées, comme la liste de tous les champs du projet Jira sélectionné au moment de la création du flux de travail. Cela permet aux personnes qui ont accès au Connecteur Jira et à ce projet de mettre en correspondance n’importe lequel des champs disponibles. Les autres métadonnées comprennent, sans s’y limiter, une liste des utilisateurs disponibles dans le projet Jira spécifié. Cela permet d’attribuer un problème dans Jira depuis l’application Smartsheet.

REMARQUE : toute extraction de métadonnées et de données sera effectuée à l’aide des informations d’authentification OAuth de l’utilisateur Jira, et non pas à l’aide de celles de l’administrateur système. Cela garantit que les autorisations Jira d’un utilisateur sont appliquées lorsqu’il sélectionne des projets et des champs, comme lorsqu’il tente de récupérer ou de modifier des données Jira à partir de Smartsheet.

Est-ce que vous enregistrez mon mot de passe Jira ?

Toutes les « informations d’identification » sont récupérées à partir du protocole standardisé OAuth. Smartsheet n’accède jamais à aucun nom d’utilisateur ou mot de passe Jira.


Créer et modifier des flux de travail pour synchroniser Smartsheet et Jira

Maintenant que vous avez configuré le Connecteur Smartsheet pour Jira, consultez notre article Création et modification de flux de travail pour plus de détails sur le processus de synchronisation entre les deux systèmes.