Associez automatiquement une feuille de projet provisionnée Control Center à un plan de ressources nouveau ou existant dans Resource Management by Smartsheet.
USM Content
Avant de commencer
- Si vous modifiez les noms des colonnes après avoir associé Resource Management à Control Center, cela peut interrompre votre déploiement.
- Le changement de nom de votre feuille met à jour le nom du projet dans Resource Management.
- Si vous modifiez les noms des champs personnalisés dans Resource Management, vous rompez la connexion entre Smartsheet Control Center et Resource Management.
- La suppression du lien du projet Resource Management peut interrompre la connexion avec Smartsheet Control Center.
- Si vous incluez des formules dans la colonne Pourcentage d’allocation, vous rompez la connexion entre Smartsheet Control Center et Resource Management.
- La fonctionnalité Global Updates (Actualisations globales) n’est pas disponible pour l’intégration entre Resource Management et Control Center. Pour que les deux sources restent synchronisées, vous devez effectuer manuellement toutes les mises à jour dans les paramètres du projet Resource Management après avoir provisionné un projet.
- Assurez-vous que le compte Resource Management que vous souhaitez utiliser pour Control Center est autorisé à utiliser Smartsheet. Ici, la bonne pratique consiste à utiliser le même compte que celui que vous utilisez pour votre responsable principal dans Control Center. Ce compte doit être un responsable principal, un administrateur Resource Management et un administrateur système Smartsheet.
Associer Control Center à votre compte Resource Management
- Dans Control Center, sélectionnez Gérer le programme.
- Sélectionnez l’onglet Integrations (Intégrations).
Vérifiez que le nom de l’organisation Resource Management est le même que celui que vous voyez dans Resource Management et que l’adresse e-mail indiquée appartient à un administrateur Resource Management ou à un responsable principal.
- Sélectionnez Mettre à jour.
- Sélectionnez Autoriser Control Center (Allow Control Center).
Si vous devez modifier un nom ou un e-mail, ou si le nom de l’organisation apparaît comme non défini, vous pouvez suivre les étapes suivantes.
- Ouvrez un nouvel onglet de navigation privée dans votre navigateur et connectez-vous à votre compte Resource Management.
Déconnectez-vous de tout autre compte Resource Management que vous pourriez avoir.
- Sélectionnez Mettre à jour.
- Sélectionnez Autoriser Control Center (Allow Control Center).
Lier votre feuille de modèle à Resource Management
Vous ne pouvez lier qu’une feuille de modèle à Resource Management. Assurez-vous que le modèle auquel le panneau est connecté correspond à la feuille sélectionnée lorsque vous parcourez le générateur de plan d’action.
- Dans Smartsheet, ouvrez la feuille de modèle à laquelle vous souhaitez lier vos plans de ressources.
- Ouvrez le panneau Resource Management.
- Puis associez la feuille de modèle. Vous n’avez pas besoin de lier tous vos projets, seulement la feuille.
Utilisez des espaces réservés dans les feuilles de votre modèle de projet plutôt que des contacts spécifiques. Exploitez l’automatisation Smartsheet pour informer les gestionnaires des ressources lorsque vous avez besoin d’un type de ressource précis. Vous pouvez également mettre en correspondance les phases du projet si elles sont configurées sur votre modèle.
Réviser votre feuille de prise en charge
Les plans de ressources créés avec Control Center exploitent les valeurs tirées de la feuille de prise en charge.
Révisez la feuille de prise en charge et assurez-vous que les noms des colonnes correspondent à ceux répertoriés ci-dessous. Ces colonnes correspondent aux champs de votre plan de ressources.
Supposons que Resource Management mette à jour le nom du projet pour qu’il corresponde au nom de la feuille.
Utilisez des noms de colonnes correspondants entre Resource Management et votre feuille de prise en charge pour vous assurer qu’ils fournissent les mêmes types de données.
- Nom du projet (correspond au nom de la feuille)
- Description du projet
- Date de début
- Date de fin
- Propriétaire de projet (facultatif, sélection unique)
- URL du plan de ressources Resource Management
- Tous les champs personnalisés facultatifs que vous avez définis dans Resource Management
Assurez-vous que toutes les colonnes requises contiennent des données. Les champs obligatoires sans données peuvent être source de problèmes lorsque vous provisionnez votre projet.
Lorsque vous provisionnez vos projets, vous pouvez mettre à jour les colonnes suivantes de la feuille de prise en charge avec les informations tirées du plan Resource Management :
- Statut Resource Management : cette colonne affiche le type de projet issu de Resource Management (Provisoire, Confirmé, Interne).
Le type de projet ne se synchronise pas avec Resource Management une fois que vous avez provisionné le projet. Vous devez mettre à jour le projet manuellement dans Resource Management.
- URL du projet : cette colonne affiche l’URL du plan de ressources. Si un plan de ressources existe déjà, vous pouvez l’ajouter à la feuille. S’il n’y a pas de plan de ressources, le système génère une nouvelle URL pour vous.
Vous ne devez pas le mettre à jour manuellement. Utilisez toujours le lien créé par Smartsheet Control Center lorsque vous avez provisionné le projet.
Configurer les plans d’action
Vous devez configurer chaque plan d’action séparément pour créer un plan de ressources et toutes les ressources Smartsheet associées.
- Dans Control Center, sélectionnez Gérer les programmes > Plans d’action.
- Sélectionnez + Nouveau plan d’action ou un plan d’action existant.
- Faites défiler le générateur jusqu’à Composants du plan d’action.
- Activez l’option panneau Resource Management, puis sélectionnez Suivant.
- Sur l’écran Paramètres du plan de ressources, sélectionnez les colonnes de la feuille de prise en charge à utiliser avec Resource Management.
- Facultatif : pour modifier les correspondances des colonnes de prise en charge, sélectionnez Modifier les paramètres, enregistrez vos modifications, puis cliquez sur Suivant. Les modifications apportées à la correspondance affectent tous les plans d’action utilisant la feuille de prise en charge.
- Sur l’écran Paramètres de connexion, sélectionnez la feuille qui apparaît dans le panneau Resource Management après avoir provisionné le projet. Généralement, il s’agit de votre plan de projet.
- Remplissez le générateur de plan d’action comme d’habitude.
Créer votre plan Resource Management
Une fois que tout est configuré, n’importe qui peut créer un plan de projet à provisionner.
Ajouter un nouveau projet à la feuille de prise en charge
Pour ce faire, vous avez deux options : utiliser un formulaire ou ajouter une ligne dans la feuille de prise en charge.
- Créez un nouveau projet Resource Management. Utilisez le même nom, la même description ainsi que les mêmes dates de début et de fin pour le projet que ceux que vous avez saisis dans la feuille de prise en charge. Créez votre plan comme d’habitude.
- Sur la page du projet dans Resource Management, sélectionnez l’URL dans la barre d’adresse et copiez-la dans le presse-papiers.
- Collez l’URL dans la colonne du plan de projet de votre feuille de prise en charge.
- Lorsque vous provisionnez le projet, Smartsheet crée automatiquement toutes les ressources de votre projet. Votre plan de ressources se connecte à la feuille de projet spécifiée via lepanneau Resource Management.
Avant de provisionner votre projet
Si vous vous basez sur des estimations plutôt que sur des tâches et une allocation des ressources bien définies, créez votre plan de ressources avant de provisionner votre projet. Smartsheet provisionne les ressources supplémentaires et relie votre plan de ressources existant à la feuille de projet.
Lorsque vous modifiez les membres de l’équipe ou les affectations dans le planning Resource Management, les mises à jour sont automatiquement synchronisées sur la feuille connectée.
Après avoir provisionné votre projet
Si vous avez défini des tâches et des échéanciers dans la feuille de calendrier du projet, créez votre plan dans Resource Management après avoir provisionné votre projet.
- Lorsque vous provisionnez le projet, Smartsheet crée automatiquement toutes les ressources de votre projet, y compris le nouveau plan de ressources vierge.
- Ouvrez la feuille, passez-la en revue et ajustez le plan au besoin.
- Transférez les ressources attribuées vers Resource Management à l’aide du panneau. Lorsque vous modifiez les membres de l’équipe ou les affectations dans le planning Resource Management, les mises à jour sont automatiquement synchronisées sur la feuille connectée.
Supprimer les plans Resource Management de Control Center
Lorsque vous supprimez un projet de Resource Management, le système l’archive, sauf si vous le supprimez entièrement de Smartsheet Control Center.
Vous pouvez également décider de conserver ou de supprimer le plan Resource Management correspondant lorsque vous supprimez un projet de Control Center.
Cochez la case à côté de l’option de plan Resource Management si vous souhaitez la supprimer, ou laissez-la décochée pour la conserver.
Une fois que vous avez supprimé toutes les données du projet Resource Management, vous ne pouvez plus les récupérer.
Foire aux questions
Puis-je lier Control Center à Resource Management ?
Oui. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Dans Control Center, ouvrez le programme dans lequel vous souhaitez lier Resource Management.
- Sélectionnez Manage Program (Gérer le programme).
- Sélectionnez l’onglet Integrations (Intégrations).
Vous ne pouvez créer l’intégration que si vous êtes également un administrateur Resource Management.
- Sélectionnez Update (Mettre à jour).
- Sélectionnez Allow Control Center (Autoriser Control Center).
Si vous devez modifier un nom ou un e-mail, ou si le nom de l’organisation apparaît comme non défini, vous pouvez suivre les étapes suivantes.
- Ouvrez un nouvel onglet du navigateur et connectez-vous à votre compte Resource Management.
Déconnectez-vous de tout autre compte Resource Management que vous pourriez avoir.
- Sélectionnez Update (Mettre à jour).
- Sélectionnez Allow Control Center (Autoriser Control Center).
Puis-je lier une feuille de modèle à Resource Management ?
Oui, mais vous ne pouvez lier qu’une feuille de modèle à Resource Management.
- Dans Smartsheet, ouvrez la feuille de modèle à laquelle vous souhaitez lier vos plans de ressources.
- Ouvrez le panneau Resource Management.
Puis associez la feuille de modèle. Vous n’avez pas besoin de lier tous vos projets, seulement la feuille.
Comment puis-je connecter un nouveau projet Control Center à un projet Resource Management existant ?
Si vous avez un projet Control Center qui n’a pas encore été provisionné et un projet Resource Management existant, vous pouvez utiliser la solution de contournement suivante pour connecter les deux :
- Accédez au projet dans Resource Management. Copiez l’URL du projet.
- Le format doit être https://rm.smartsheet.com/projects/[project number].
- Avant de provisionner les éléments du projet dans Control Center, ouvrez la feuille de prise en charge et collez l’URL du projet Resource Management dans la colonne mise en correspondance avec le champ URL du projet Resource Management dans le générateur de plan d’action Control Center.
- Provisionnez le projet Control Center manuellement ou à l’aide du provisionnement automatique.
La feuille créée dans Smartsheet est désormais liée au projet Resource Management qui avait déjà été créé.
- Tout travail attribué préexistant dans Resource Management est écrasé par les données de la feuille.
- Si le temps a été suivi avant que le projet Resource Management ne soit connecté au projet Smartsheet, ce temps continue à être stocké dans Resource Management.