Les plans d’action fournissent la structure de base pour les projets et les processus qui animent votre organisation. Les plans d’action permettent de gagner du temps et des efforts en automatisant la création de nouveaux éléments Smartsheet.
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Pour créer un plan d’action, il vous faut un dossier source de plan d’action contenant au moins une feuille, un rapport ou un tableau de bord devant servir de modèle source.
Créer un plan d’action
- Créez un nouvel espace de travail dans Smartsheet qui servira de dossier source pour votre plan d’action.
- Ouvrez Control Center puis l’icône à trois lignes dans le coin supérieur gauche.
- Sélectionnez le programme dans lequel vous ajoutez un plan d’action.
- Sélectionnez Gérer le programme > + New Blueprint (Nouveau plan d’action).
- Utilisez l’assistant de plan d’action pour configurer votre plan d’action.
Principes de base des plans d’action
Stockage du projet
Où souhaitez-vous stocker les éléments générés lors de la création d’un projet ?
- Nouvel espace de travail pour chaque projet. Choisissez cette option si vous devez modifier les autorisations de partage des éléments pour chaque nouveau projet.
- Espace de travail présélectionné. Vous créez tous les nouveaux projets dans le même espace de travail. Toute personne pouvant accéder à cet espace de travail a accès aux projets antérieurs et aux nouveaux projets.
- Autoriser les utilisateurs à sélectionner un espace de travail. La personne qui crée le projet peut choisir l’espace de travail dans lequel le créer, et l’utiliser pour regrouper les projets par région, par exemple.
- Autoriser les utilisateurs à sélectionner ou créer un espace de travail. La personne qui crée le projet peut sélectionner un espace de travail existant ou créer un nouvel espace de travail pour le projet.
Paramètres du modèle source
Dossier source
Un dossier source de plan d’action est une exigence lors de la configuration de votre programme. Parcourez et sélectionnez le dossier qui contient les modèles que vous souhaitez intégrer à votre plan d’action.
Paramètres du modèle
Ces paramètres déterminent si un élément de votre dossier source de plan d’action est inclus dans un projet, le cas échéant, et quelle feuille est lancée lorsque vous sélectionnez le projet dans Control Center. Passez la souris sur la ligne pour changer l’élément qui constitue votre feuille de lancement.
Si vous incluez des modèles facultatifs dans le plan d’action, vous pouvez configurer des paramètres supplémentaires :
- Facultatif - Sélectionné. Décochez les éléments que vous voulez exclure de votre nouveau projet. (Tous les éléments sont cochés par défaut.) Par exemple, vous pourriez avoir une feuille de gouvernance de projet requise pour les projets de plus de 10 000 $. Les projets à faible budget n’auront pas besoin de cette feuille facultative.
- Facultatif - Non sélectionné. Cochez les éléments que vous souhaitez exclure de votre nouveau projet. (Tous les éléments sont décochés par défaut.) Par exemple, vous pouvez avoir une feuille d’accueil pour les nouveaux clients, mais un projet pour un client existant n’a pas besoin de cette feuille.
Vous ne pouvez pas configurer les rapports comme facultatifs. Ils ne sont disponibles qu’en tant que modèles obligatoires.
Groupe
Si votre projet utilise différentes versions d’un même modèle, vous pouvez regrouper ces modèles et sélectionner celui que vous voulez utiliser lorsque vous créez un projet. Par exemple, vous pouvez avoir deux versions d’une liste de tâches : un suivi rapide et un suivi standard.
Saisissez un nom de groupe (par exemple, Suivi) pour chaque modèle dans le groupe. Définissez-en un comme sélectionné (celui que vous utilisez le plus souvent) et désélectionnez les autres. Vous devez avoir au moins un modèle sélectionné dans le groupe comme modèle facultatif par défaut.
Afficher les options avancées
Activez le bouton Show Advanced Options (Afficher les options avancées) pour autoriser les actions suivantes pour chaque élément :
- Ajouter une description : information importante pour aider à guider votre équipe dans l’utilisation de l’élément.
- Autoriser les pièces jointes : autoriser ou restreindre la possibilité pour les personnes de joindre des fichiers aux éléments du projet. Par exemple, s’il y a une étude de faisabilité pour un projet, vous pouvez l’inclure lorsque vous créez ce projet.
Composants d’un plan d’action
Si votre programme comprend une feuille de prise en charge ou une feuille récapitulative, vous pouvez inclure ces éléments dans votre projet dans la fenêtre Blueprint Components (Composants du plan d’action). Vous pouvez activer les éléments suivants pour tous les nouveaux projets :
- Feuille de prise en charge
- Synthèse récapitulative
- Champ d’application de rapport dynamique
- WorkApps
- Panneau Resource Management
Paramètres de prise en charge
Les options énumérées ici correspondent aux colonnes de votre feuille de prise en charge. Elles indiquent à votre plan d’action les colonnes et les valeurs à lire lorsque vous créez un nouveau projet.
Options facultatives de prise en charge avancées
Activez le bouton Options de prise en charge avancées pour inclure les éléments suivants :
- Colonne de lien du projet : ajoute un lien à la feuille de projet par défaut sur une feuille de prise en charge sélectionnée, avec un lien direct vers votre projet après sa création.
- Pièces jointes de prise en charge : si la ligne du projet sur la feuille de prise en charge comporte des pièces jointes, vous pouvez sélectionner les feuilles vers lesquelles les copier.
- Filtrer les projets par utilisateur : sélectionnez la colonne de contacts filtrée par l’utilisateur actuel.
Les filtres n’apparaissent pour aucun responsable principal, sauf s’ils sont associés au groupe Smartsheet ou mentionnés dans la colonne de contacts.
- Filtres supplémentaires : filtre selon des colonnes spécifiques lorsque vous créez de nouveaux projets. Par exemple, vous pouvez utiliser le filtre Service pour que seuls les projets du service des installations apparaissent lorsque vous sélectionnez un projet.
L’option Filtres supplémentaires apparaît dans l’assistant Créer le projet sur l’écran Données de profil si elle est activée. L’utilisateur qui crée un nouveau projet peut définir les filtres pour modifier les projets disponibles dans la liste déroulante Sélectionner un projet. Seuls le responsable principal et le responsable supplémentaire peuvent modifier le filtre pour voir qui peut provisionner un projet lorsqu’une colonne de contacts est répertoriée.
Sélection des données de profil
Les éléments de la section Récapitulatif de vos modèles apparaissent à cet endroit. Ces éléments sont également extraits de votre feuille de prise en charge. Lorsque vous sélectionnez un élément ici, il est utilisé comme données de profil lorsque vous créez un nouveau projet. Cela garantit que vos données de profil restent toujours cohérentes.
Lorsque vous créez un nouveau projet, vous fournissez les informations qui remplissent ces champs.
Les données de profil sur la feuille de prise en charge et les modèles de plan d’action sont automatiquement sélectionnées.
Personnaliser les données de profil
Lorsque vous créez un projet, définissez des règles de validation et appliquez d’autres options, vous pouvez personnaliser la provenance des données de profil de prise en charge.
Pour chaque champ, vous pouvez décider d’où proviennent les données.
- Valeur de la feuille de prise en charge. Utilisez automatiquement la valeur de la colonne correspondante dans votre feuille de prise en charge.
- Saisie manuelle par l’utilisateur. Sélectionnez le type de données à saisir lors de la création d’un projet. Il y a plusieurs types de données à sélectionner, y compris la date, le nombre et deux types de listes déroulantes. Si vous voulez utiliser des listes déroulantes dynamiques, créez une liste déroulante ordinaire.
Vous devez sélectionner des colonnes cibles dans les données de profil pour des types de données spéciaux (Date, Contact(s), Listes déroulantes à sélection multiple, etc.). Lorsque vous utilisez des dates lors de la prise en charge, vous devez sélectionner la colonne de type de données appropriée sur la colonne cible pour maintenir la mise en forme.
Afficher les options avancées pour Personnaliser les données de profil
Lorsque vous activez l’option Show advanced (Afficher les options avancées), vous accédez à davantage d’options de personnalisation pour vos données de profil.
What templates should this appear in? (Dans quels modèles les données doivent-elles apparaître ?) Sélectionnez les modèles où vous souhaitez que ce champ Données de profil apparaisse.
Description/Helper Text (Texte de description/d’aide). Utilisez cette option pour saisir le nom du projet ou tout autre texte descriptif que vous souhaitez voir apparaître à chaque fois.
Colonne cible. Choisissez dans quelle colonne vous souhaitez que cet élément de données de profil spécifique apparaisse. Si, par exemple, vous sélectionnez Description, cette colonne doit apparaître dans vos feuilles de prise en charge et récapitulatives.
Colonne d’approbation. Colonne dans laquelle les données spécifiques proviennent de la feuille de prise en charge.
Behavior (Comportement). Choisissez entre Cell Link (Lien de la cellule), One Time Write (Écriture unique) et Editable Value (Valeur modifiable).
Connecter les autorisations aux colonnes de contacts/multi-contacts
L’activation de l’option Afficher les options avancées vous permet d’attribuer des autorisations à des contacts spécifiques et à des colonnes multi-contacts.
Utilisez la liste déroulante pour sélectionner les autorisations que vous attribuez à la colonne spécifique et enregistrez vos modifications lorsque vous êtes prêt.
Paramètres WorkApps
Créez des WorkApps de portefeuille pour partager des éléments au niveau du programme et du projet avec les membres de l’équipe et les collaborateurs. En tant que créateur de portefeuille, vous pouvez configurer des rôles pour déterminer les niveaux d’accès de chaque personne et simplifier ce que les autres voient.
Lorsque vous activez cette option dans Control Center, le système crée des WorkApps de projet et les met en correspondance avec les colonnes de la feuille de prise en charge.
● Chaque nouveau programme du Control Center a une WorkApp de portefeuille correspondant.
● Chaque projet d’un programme a une WorkApp de projet.
● Chaque WorkApp de portefeuille a des WorkApps de plan d’action correspondant à chaque plan d’action du programme
- URL de la WorkApp. Chaque fois que vous créez une nouvelle WorkApp, Control Center remplit cette colonne avec l’URL directe.
- Propriétaire du projet WorkApp. Utilisez une colonne à un seul contact pour définir le propriétaire du projet WorkApp. Si vous ne reliez pas de colonne de contacts à ce paramètre, le propriétaire du programme devient le propriétaire de la WorkApp par défaut.
- E-mails de notification Informez les personnes auxquelles un rôle est attribué chaque fois que des projets sont provisionnés manuellement ou automatiquement.
- Rôles WorkApp. Sélectionnez une colonne à un ou plusieurs contacts pour choisir les contacts auxquels attribuer des rôles lors de la création d’un projet.
Feuille récapitulative de plan d’action
Si vous avez inclus une feuille récapitulative de plan d’action, vous pouvez configurer la façon dont les données de profil du projet seront liées à vos feuilles récapitulatives de plan d’action.
Sélectionnez la feuille récapitulative de plan d’action créée lors de la configuration de votre projet.
Sources de données de la feuille récapitulative : sélectionnez les feuilles qui doivent avoir des données de profil liées à la feuille récapitulative de plan d’action. Si plusieurs feuilles sont sélectionnées, choisissez-en une comme principale. La feuille principale détermine les données de profil prioritaires dans les cas où les données de profil existent sur plusieurs feuilles.
Champs de données de la feuille récapitulative : dans les sources de données sélectionnées, les données de profil qui correspondent aux noms des colonnes de la feuille récapitulative de plan d’action sont automatiquement incluses et requises.
Vous pouvez ajouter des données de profil supplémentaires. Control Center ajoute une colonne à la feuille récapitulative de plan d’action lorsque vous incluez un élément de données.
Pour supprimer un élément de données, ouvrez la feuille récapitulative de plan d’action et supprimez ou renommez manuellement la colonne.
Hiérarchie des lignes : utilisez cette option pour déterminer comment vous voulez que les nouvelles lignes soient insérées dans votre feuille récapitulative de plan d’action.
Vous pouvez spécifier jusqu’à trois éléments de données de profil pour trois niveaux de hiérarchie maximum. S’il n’y a pas de ligne parent correspondante, la ligne est ajoutée à la fin de la feuille.
Laissez ce champ vide pour ajouter de nouvelles lignes à la fin de la feuille récapitulative de plan d’action.
+Nouvelle feuille récapitulative : Control Center commence avec une feuille récapitulative, mais vous pouvez en ajouter d’autres. Elles sont utiles aux fins suivantes :
- Contrôler l’accès : une feuille récapitulative peut contenir des données financières accessibles à un groupe limité, tandis qu’une autre peut inclure des informations de statut accessibles à un public plus large.
- Stockage d’un grand nombre de projets : le nombre de lignes que peut contenir une feuille récapitulative de plan d’action est limité. La répartition des données de profil entre plusieurs feuilles vous donne plus d’espace.
L’archivage de projets peut libérer de l’espace sur les feuilles récapitulatives de plan d’action.
Actualisation de la feuille récapitulative de prise en charge
Vous pouvez lier jusqu’à 20 champs de données de profil dans votre projet à la feuille de prise en charge. Les liens sont utiles si un projet comporte peu de métriques et que vous souhaitez qu’elles soient disponibles sur la feuille de prise en charge.
Une seule feuille peut être liée à la feuille de prise en charge.
- Primary Template (Modèle principal). Sélectionnez la feuille de modèle principale liée à la Feuille d’approbation.
- Champ récapitulatif de prise en charge. Sélectionnez les champs récapitulatifs qui doivent être liés à la feuille de réception.
Nom
Utilisez des règles de dénomination pour différencier vos projets. Sélectionnez jusqu’à trois éléments de profil à ajouter au nom de chaque feuille du projet.
Par défaut, l’espace de travail du projet utilise ces mêmes règles.
Autorisations et partage
Ces paramètres déterminent qui, au sein de votre équipe projet, a accès aux projets que vous créez à partir de ce plan d’action, ainsi que le niveau d’accès de chaque membre.
Autorisations : les éléments Smartsheet doivent avoir un seul propriétaire, le responsable principal ou le créateur du projet. Utilisez le responsable principal comme valeur par défaut. Les responsables du projet auront des autorisations d’administrateur.
Partage : les utilisateurs et groupes supplémentaires peuvent avoir différents niveaux d’autorisation par rapport au projet. Celles-ci s’ajoutent aux autorisations qui existent déjà par rapport à l’espace de travail. Les utilisateurs ou groupes disposant d’autorisations de partage ont accès à tous les éléments du projet. Le responsable principal doit être propriétaire de ces groupes pour fournir l’accès.
Les utilisateurs spécifiés dans les données du profil de prise en charge peuvent accéder aux projets. Cette configuration est effectuée sur l’écran Personnaliser les données de profil.
Avancé : utilisez la section Avancé pour partager des modèles spécifiques avec un utilisateur ou un groupe, plutôt que de partager l’ensemble du projet.
Sélectionnez Enregistrer dans le coin inférieur droit de l’assistant pour enregistrer votre plan d’action et commencer à créer, modifier ou supprimer des projets avec celui-ci.