Smartsheet Control Center : création d’un plan d’action

Il vous faut un dossier source de plan d’action qui doit contenir au moins une feuille, un rapport ou un tableau de bord pour servir de modèle source pour votre plan d’action.

Créer un plan d’action

1. Créez votre dossier source de plan d’action.
2. Sélectionnez Gérer le programme > + New Blueprint (Nouveau plan d’action).
3. Utilisez l’assistant de plan d’action pour configurer votre plan d’action.

Principes de base des plans d’action

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Stockage du projet

Lors de la création d’un projet, où voulez-vous stocker les éléments générés ?

• Nouvel espace de travail pour chaque projet. C’est la meilleure solution si vous devez modifier les autorisations de partage des éléments pour chaque nouveau projet.
• Espace de travail présélectionné. Vous créez tous les nouveaux projets dans le même espace de travail. Toute personne pouvant accéder à cet espace de travail a accès aux projets antérieurs et aux nouveaux projets.
• Autoriser les utilisateurs à sélectionner un espace de travail. La personne qui crée le projet a la possibilité de choisir l’espace de travail dans lequel il est créé. Utilisez cette option pour regrouper des projets par régions, par exemple.
• Autoriser les utilisateurs à sélectionner ou créer un espace de travail. La personne qui crée le projet peut sélectionner un espace de travail existant ou créer un nouvel espace de travail pour le projet.

Paramètres du modèle source

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Dossier source

Un dossier source de plan d’action est une exigence lors de la configuration de votre programme. Cet écran fait référence à ce dossier, ainsi qu’aux feuilles, rapports et tableaux de bord qui s’y trouvent.

Paramètres du modèle

Ces paramètres déterminent si un élément de votre dossier source de plan d’action est inclus dans un projet, s’il est requis, et quelle feuille est exécutée lorsque vous sélectionnez le projet dans Control Center. Passez la souris sur la ligne pour changer l’élément qui constitue votre feuille de lancement. 

Les modèles facultatifs ont des paramètres supplémentaires : 

• Facultatif - Sélectionné. Décochez les éléments que vous voulez exclure de votre nouveau projet. (Tous les éléments sont cochés par défaut.) Par exemple, vous pourriez avoir une feuille de gouvernance de projet qui est requise pour les projets de plus de 10 000 $. Les projets à faible budget n’auront pas besoin de cette feuille facultative.
• Facultatif - Non sélectionné. Cochez les éléments que vous souhaitez exclure de votre nouveau projet. (Tous les éléments sont décochés par défaut.) Par exemple, vous pouvez avoir une feuille d’accueil pour les nouveaux clients, mais un projet pour un client existant n’a pas besoin de cette feuille.

Vous ne pouvez pas configurer les rapports comme facultatifs. Ils ne sont disponibles qu’en tant que modèles obligatoires.

Groupe

Si votre projet utilise différentes versions d’un même modèle, vous pouvez regrouper ces modèles, puis sélectionner celui que vous voulez utiliser lorsque vous créez un projet. Par exemple, vous avez peut-être deux versions d’une liste de tâches : un suivi rapide et un suivi normal. 

Saisissez un nom de groupe (par exemple, Suivi) pour chaque modèle dans le groupe. Définissez-en un comme sélectionné (celui que vous utilisez le plus souvent) et désélectionnez les autres. Vous devez avoir au moins un modèle sélectionné dans le groupe comme modèle facultatif par défaut. 

Les options avancées pour chaque élément comprennent :

• Ajouter une description : information importante pour aider à guider votre équipe dans l’utilisation de l’élément.
• Autoriser les pièces jointes : autoriser ou restreindre la possibilité pour les personnes de joindre des fichiers aux éléments du projet.Par exemple, s’il y a une étude de faisabilité pour un projet, vous pouvez l’inclure lorsque vous créez ce projet.

Composants d’un plan d’action

Si votre programme comprend une feuille de prise en charge ou une feuille récapitulative, vous pouvez les inclure dans votre projet sur l’écran Blueprint Components (Composants du plan d’action). Vous pouvez activer les éléments suivants pour tous les nouveaux projets : 

• Feuille de prise en charge
• Synthèse récapitulative
• Champ d’application de rapport dynamique
• Inclusion dans une WorkApp

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Paramètres de prise en charge

Les options énumérées ici correspondent aux colonnes de votre feuille de prise en charge. Elles indiquent à votre plan d’action les colonnes et les valeurs à lire lorsque vous créez un nouveau projet. 
 
 

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Les options avancées facultatives comprennent :

• Colonne de lien du projet : ajoute un lien à la feuille de projet par défaut sur une feuille de prise en charge sélectionnée, avec un lien direct vers votre projet après sa création.
• Pièces jointes de prise en charge : si la ligne de projet sur la feuille de prise en charge comporte des pièces jointes, vous pouvez sélectionner les feuilles dans lesquelles ces pièces jointes doivent être copiées.
• Filtres supplémentaires : filtre selon des colonnes spécifiques lorsque vous créez de nouveaux projets. Par exemple, vous pouvez utiliser le filtre Service pour que seuls les projets du service des installations apparaissent lorsque vous sélectionnez un projet. Si elle est activée, l’option Filtres supplémentaires apparaît dans l’assistant Créer le projet sur l’écran Données de profil. La personne qui crée un nouveau projet peut définir les filtres pour modifier les projets disponibles dans la liste déroulante Sélectionner un projet.

Sélection des données de profil

Les éléments de la section Récapitulatif de vos modèles sont répertoriés à cet endroit. Ces éléments sont également extraits de votre feuille de prise en charge. Lorsque vous sélectionnez un élément ici, il est utilisé comme données de profil lorsque vous créez un nouveau projet. Cela garantit que vos données de profil restent toujours cohérentes. 

Lorsque vous créez un nouveau projet, vous fournissez les informations qui remplissent ces champs. 

Les données de profil qui apparaissent dans les modèles de plan d’action et de feuille de prise en charge sont automatiquement sélectionnées.

Personnaliser les données de profil

Vous pouvez personnaliser la provenance des données du profil de prise en charge lorsque vous créez un projet. Définissez des règles de validation et appliquez d’autres options.

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Pour chaque champ, vous pouvez décider d’où proviennent les données.

• Valeur issue de la feuille de prise en charge. Utilisez automatiquement la valeur de la colonne correspondante dans votre feuille de prise en charge.
• Saisie manuelle par l’utilisateur. Sélectionnez le type de données à saisir lors de la création d’un projet. Il y a plusieurs types de données à sélectionner, y compris la date, le numéro et deux types de listes déroulantes. Si vous voulez utiliser des listes déroulantes dynamiques, veillez à d’abord créer une liste déroulante ordinaire. 
   

Vous devez sélectionner des colonnes cibles dans les données de profil pour des types de données spéciaux (Date, Contact(s), Listes déroulantes à sélection multiple, etc.). Lorsque vous utilisez des dates lors de la prise en charge, vous devez sélectionner la colonne de type de données appropriée par rapport à la colonne cible pour maintenir la mise en forme.

Feuille récapitulative de plan d’action

Si vous avez inclus une feuille récapitulative de plan d’action, vous pouvez configurer la façon dont les données de profil du projet seront liées à vos feuilles récapitulatives de plan d’action.

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Sélectionnez la feuille récapitulative de plan d’action créée lors de la configuration de votre projet. 

Sources de données de la feuille récapitulative : sélectionnez les feuilles qui doivent avoir des données de profil liées à la feuille récapitulative de plan d’action. Si plusieurs feuilles sont sélectionnées, choisissez-en une comme principale. La feuille principale détermine les données de profil prioritaires dans les cas où les données de profil existent sur plusieurs feuilles.

Champs de données de la feuille récapitulative : dans les sources de données sélectionnées, les données de profil qui correspondent aux noms des colonnes de la feuille récapitulative de plan d’action sont automatiquement incluses et requises.

Vous pouvez ajouter des données de profil supplémentaires. Lorsque vous incluez un élément de données, Control Center ajoute une colonne à la feuille récapitulative de plan d’action.

Pour supprimer un élément de données, ouvrez la feuille récapitulative de plan d’action et supprimez ou renommez manuellement la colonne.

Hiérarchie des lignes : utilisez cette option pour déterminer comment vous voulez que les nouvelles lignes soient insérées dans votre feuille récapitulative de plan d’action. 

Vous pouvez spécifier jusqu’à trois éléments de données de profil pour trois niveaux de hiérarchie au maximum. Si aucune ligne parent correspondante n’est trouvée, la ligne est ajoutée à la fin de la feuille.

Laissez ce champ vide pour ajouter de nouvelles lignes à la fin de la feuille récapitulative de plan d’action. 

+Nouvelle feuille récapitulative : Control Center commence avec une feuille récapitulative, mais vous pouvez en ajouter d’autres. Elles sont utiles aux fins suivantes :

• Contrôler l’accès : une feuille Récapitulative peut contenir des données financières accessibles à un groupe limité, tandis qu’une autre peut contenir des informations sur le statut, accessibles à un public plus large.
• Stockage d’un grand nombre de projets : des limites s’appliquent au nombre de lignes que peut contenir une feuille récapitulative de plan d’action. La répartition des données de profil entre plusieurs feuilles vous donne plus d’espace.

L’archivage de projets peut libérer de l’espace sur les feuilles récapitulatives de plan d’action.
 

Actualisation de la feuille récapitulative de prise en charge

Vous pouvez lier jusqu’à 20 champs de données de profil dans votre projet à la feuille de prise en charge. Ceci s’avère utile si un projet a peu de métriques et que vous voulez les avoir à disposition sur la feuille de prise en charge.

Une seule feuille peut être liée à la feuille de prise en charge.

Nom

Utilisez des règles de dénomination pour différencier vos projets. Sélectionnez jusqu’à trois éléments de profil à ajouter au nom de chaque feuille du projet. 

Par défaut, l’espace de travail du projet utilisera ces mêmes règles.

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Autorisations et partage

Ces paramètres déterminent à quel niveau et quel membre de votre équipe peut avoir accès aux projets que vous créez en utilisant ce plan d’action.

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Autorisations : les éléments de Smartsheet doivent avoir un seul propriétaire, le responsable principal ou le créateur du projet. Utilisez le responsable principal comme valeur par défaut. Les responsables du projet auront des autorisations d’administrateur.

Partage : d’autres utilisateurs et groupes peuvent avoir différents niveaux d’autorisations par rapport au projet. Celles-ci s’ajoutent aux autorisations qui existent déjà par rapport à l’espace de travail. Les utilisateurs ou groupes disposant d’autorisations de partage ont accès à tous les éléments du projet.

Les utilisateurs spécifiés dans les données du profil de prise en charge peuvent accéder aux projets. Cette configuration est effectuée sur l’écran Personnaliser les données de profil.

Avancé : utilisez la section Avancé pour partager un modèle spécifique avec un utilisateur ou un groupe, plutôt que de partager l’ensemble du projet.

Sélectionnez Enregistrer dans le coin inférieur droit de l’assistant pour enregistrer votre plan d’action. Vous pouvez maintenant créer des projets avec votre plan d’action, le modifier ou le supprimer.