Smartsheet Control Center : Créer un Plan d’action

Les Plans d’action fournissent la structure de base pour les projets et les processus qui animent votre organisation. Les Plans d’action permettent de gagner du temps et des efforts en automatisant la création de nouveaux éléments Smartsheet.

Un dossier source Plan d’action est nécessaire et doit contenir au moins une feuille, un rapport ou un tableau de bord pour servir de modèle source pour votre Plan d’action. Pour plus d’informations, reportez-vous à Présentation du dossier source Plan d’action.

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Créer un Plan d’action

1. Créez votre dossier source Plan d’action.
2. Sélectionnez Gérer le programme et cliquez sur + Nouveau Plan d’action.
3. Utilisez l’assistant de Plan d’action pour configurer le Plan d’action.

Principes de base de Plan d’action

Stockage du projet

Lors de la création d’un projet, où voulez-vous stocker les éléments générés ?

• Nouvel espace de travail pour chaque projet : c’est la meilleure solution si vous devez modifier les autorisations de partage des éléments pour chaque nouveau projet.
• Espace de travail présélectionné : tous les nouveaux projets sont créés dans le même espace de travail. Quiconque pouvant accéder à cet espace de travail a accès aux projets antérieurs et aux nouveaux projets.
• Permettre aux utilisateurs de sélectionner l’espace de travail : la personne qui crée le projet a la possibilité de choisir l’espace de travail dans lequel il est créé. Utilisez cette possibilité pour regrouper des projets, par exemple, si vous voulez regrouper des projets par régions.
• Permettre aux utilisateurs de sélectionner ou de créer un espace de travail : la personne qui crée le projet peut sélectionner un espace de travail existant ou créer un nouvel espace de travail pour le projet.

Paramètres du modèle source

Dossier source

Un dossier source Plan d’action est une exigence lors de la configuration de votre programme. Cet écran fait référence à ce dossier, ainsi qu’aux feuilles, rapports et tableaux de bord qui s’y trouvent.

En savoir plus sur les dossiers sources Plan d’action.

Paramètres du modèle

Ces paramètres déterminent si un élément de votre dossier source Plan d’action est inclus dans un projet, s’il est requis, et quelle feuille est exécutée lorsque vous sélectionnez le projet dans Control Center. Passez la souris sur la ligne pour changer l’élément qui constitue votre feuille de lancement.

Les modèles facultatifs ont des paramètres supplémentaires : 

• Facultatif - Sélectionné : décochez les éléments que vous voulez exclure de votre nouveau projet. (Tous les éléments seront vérifiés par défaut.) Par exemple, vous pourriez avoir une feuille de gouvernance de projet qui est requise pour les projets de plus de 10 000 $. Les projets à faible budget n’auront pas besoin de cette feuille facultative.
• Facultatif - Non sélectionné : cochez les éléments que vous souhaitez exclure de votre nouveau projet. (Tous les éléments seront décochés par défaut) Par exemple, vous pouvez avoir une feuille d’accueil pour les nouveaux clients, mais un projet pour un client existant n’a pas besoin de cette feuille.
  
  REMARQUE : les rapports ne peuvent pas être configurés comme facultatifs. ils sont uniquement disponibles en tant que modèles requis.

Groupe

Si votre projet utilise différentes versions d’un même modèle, vous pouvez regrouper ces modèles, puis sélectionner celui que vous voulez utiliser lorsque vous créez un projet. Par exemple, vous avez peut-être deux versions d’une liste de tâches : un suivi rapide et un suivi normal. 

Saisissez un nom de groupe (par exemple, Suivi) pour chaque modèle dans le groupe. Définissez-en un comme sélectionné, celui que vous utilisez le plus souvent et désélectionnez les autres. Vous devez avoir au moins un modèle sélectionné dans le groupe comme modèle facultatif par défaut.

Les options avancées pour chaque élément comprennent :

•  Ajouter une description : information importante pour aider à guider votre équipe dans l’utilisation de l’élément.
• Autoriser les pièces jointes : autoriser ou restreindre la possibilité pour les personnes de joindre des fichiers aux éléments du projet.Par exemple, s’il y a une étude de faisabilité pour un projet, vous pouvez l’inclure lorsque vous créez ce projet.

 Composants de Plan d’action

Si votre programme comprend une Feuille de prise en charge ou une Feuille récapitulative (plus de détails sur les Feuilles récapitulatives), vous pouvez les inclure dans votre projet sur l’écran Composants de Plan d’action. Si vous les incluez, vous verrez les paramètres de configuration qui leur sont associés.

Paramètres de prise en charge

Les options énumérées ici correspondent aux colonnes de votre Feuille de prise en charge. Elles indiquent à votre Plan d’action les colonnes et les valeurs à lire lorsque vous créez un nouveau projet.
 

Les options avancées facultatives comprennent :

• Colonne Lien de projet : ajoute un lien à la feuille de projet par défaut sur une Feuille de prise en charge sélectionnée, avec un lien direct à votre projet après sa création.
• Pièces jointes à la prise en charge : si la ligne de projet sur la Feuille de prise en charge comporte des pièces jointes, vous pouvez sélectionner les feuilles dans lesquelles ces pièces jointes doivent être copiées.
• Filtres supplémentaires : filtre sur des colonnes spécifiques lorsque vous créez de nouveaux projets. Par exemple, vous pouvez filtrer sur Service pour que seuls les projets du Service des installations apparaissent lorsque vous sélectionnez un projet. S’ils sont activés, les Filtres supplémentaires apparaissent dans l’assistant de Création de projet sur l’écran Données de profil. La personne qui crée un nouveau projet peut définir les filtres pour modifier les projets disponibles dans la liste déroulante Sélectionner un projet.

Sélection des données de profil

Les éléments de la section Récapitulatif de vos modèles sont énumérés ici. Ces éléments sont également extraits de votre Feuille de prise en charge. Lorsque vous sélectionnez un élément ici, il est utilisé comme Données de profil lorsque vous créez un nouveau projet. Cela garantit que vos données de profil sont toujours cohérentes. 

Lorsque vous créez un nouveau projet, vous fournissez les informations qui remplissent ces champs.

Les données de profil sur les modèles de Plan d’action ou de Feuille de prise en charge sont automatiquement sélectionnées.

Pour en savoir plus sur les Feuilles de prise en charge et les Données de profil.

Personnaliser les données de profil

Vous pouvez personnaliser la provenance des données de profil de prise en charge lorsque vous créez un projet. Définissez des règles de validation et appliquez d’autres options.

Pour chaque champ, sélectionnez une réponse à la question Comment les données sont-elles remplies dans ce champ ?

• Valeur de la Feuille de prise en charge : utilisez automatiquement la valeur de la colonne correspondante dans votre Feuille de prise en charge
• Saisie manuelle par l’utilisateur : sélectionnez le type de données que vous allez saisir lors de la création d’un projet. Il y a plusieurs types de données à sélectionner, y compris la date, le numéro et les deux types de listes déroulantes. Si vous voulez utiliser des listes déroulantes dynamiques, assurez-vous de créer d’abord une liste déroulante ordinaire. 

Feuille Récapitulative de Plan d’action

Si vous avez inclus une Feuille Récapitulative de Plan d’action, vous pouvez configurer la façon dont les Données de profil du projet seront liées à vos feuilles Récapitulatives de Plan d’action.

Sélectionnez la feuille Récapitulative de Plan d’action que vous avez créée lors de la configuration de votre projet.

Sources de données de la feuille Récapitulative : Sélectionnez les feuilles qui doivent avoir des Données de profil liées à la feuille Récapitulative de Plan d’action. Si plusieurs feuilles sont sélectionnées, choisissez-en une comme Principale. La feuille Principale détermine les Données de profil prioritaires dans les cas où les données de profil existent sur plusieurs feuilles.

Champs de données de la feuille Récapitulative : Les Données de profil, dans les sources de données sélectionnées, qui correspondent aux noms des colonnes de la feuille Récapitulative de Plan d’action, sont automatiquement incluses et requises.

Des Données de profil supplémentaires peuvent être ajoutées. Lorsque vous incluez un élément de données, Control Center ajoute une colonne à la feuille Récapitulative de Plan d’action.

Remarque : pour supprimer un élément de données, ouvrez la feuille Récapitulative de Plan d’action et supprimez ou renommez manuellement la colonne.

Hiérarchie des lignes : Utilisez ceci pour déterminer comment vous voulez que les nouvelles lignes soient insérées dans votre feuille Récapitulative de Plan d’action.

Il est possible de spécifier jusqu’à trois éléments de Données de profil, pour trois niveaux de hiérarchie au maximum. Si aucune ligne parent correspondante n’est trouvée, la ligne sera ajoutée à la fin de la feuille.

Laissez ce champ vide pour ajouter de nouvelles lignes à la fin de la feuille Récapitulative de Plan d’action.

+Nouvelle feuille Récapitulative : Control Center commence avec une feuille Récapitulative, mais vous pouvez en ajouter d’autres. Elles sont utiles pour :

• Contrôler l’accès : Une feuille Récapitulative peut contenir des données financières, accessibles à un groupe limité et une autre peut contenir des informations sur le statut, accessibles à un public plus large.
• Stockage d’un grand nombre de projets :Des limites s’appliquent au nombre de lignes que peut contenir une feuille Récapitulative de Plan d’action. La distribution des Données de profil sur de multiples feuilles vous donne plus d’espace.
  Remarque : l’archivage de projets peut libérer de l’espace sur les feuilles Récapitulatives de Plan d’action.
   

Actualisation de la Feuille récapitulative de prise en charge

Vous pouvez lier jusqu’à cinq champs de Données de profil dans votre projet à la Feuille de prise en charge. Ceci s’avère utile si un projet a peu de métriques et que vous voulez les avoir à disposition sur la Feuille de prise en charge.

Une seule feuille peut être liée à la Feuille de prise en charge.

Nom

Utilisez les règles de dénomination pour aider à différencier vos projets. Sélectionnez jusqu’à trois éléments de profil à ajouter au nom de chaque feuille du projet.

Par défaut, l’espace de travail du projet utilisera ces mêmes règles.

Autorisations et partage

Ces paramètres déterminent à quel niveau, et quel membre de votre équipe, peut avoir accès aux projets que vous créez en utilisant ce Plan d’action.

Autorisations : Les éléments Smartsheet doivent avoir un seul propriétaire, le responsable Principal ou le Créateur du projet. Utilisez le responsable Principal comme valeur par défaut. Les responsables de programme auront l’autorisation de l’administrateur.

Partage : D’autres utilisateurs et groupes peuvent avoir différents niveaux d’autorisations sur le projet. Celles-ci s’ajoutent aux autorisations qui existent déjà sur l’espace de travail. Les utilisateurs ou groupes disposant des autorisations du partage ont accès à tous les éléments du projet.

Les projets peuvent être partagés avec les utilisateurs spécifiés dans les Données de profil de prise en charge. Cette configuration est effectuée dans le cadre de l’écran Personnaliser les Données de profil.

Avancé : Utilisez la section avancée pour partager un modèle spécifique avec un utilisateur ou un groupe, plutôt que de partager l’ensemble du projet.

Cliquez sur Enregistrer, dans l’angle inférieur droit de l’assistant, pour enregistrer votre Plan d’action. Vous pouvez maintenant modifier votre Plan d’action, le supprimer ou créer de nouveaux projets.