Centre d’administration : Fusionner des comptes avec la fusion d’utilisateurs

S’applique à

Smartsheet

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Icône des exigences d’autorisationLes administrateurs systèmes sous licence peuvent utiliser la fonctionnalité de fusion d’utilisateurs.

Icône des forfaits disponiblesComptes Entreprise et Premier

Avec la fusion d’utilisateurs, vous pouvez mettre à jour les adresses e-mail en masse ou fusionner deux comptes d’utilisateurs en un seul. La fusion des comptes d’utilisateurs permet de transférer automatiquement toutes les feuilles, rapports, tableaux de bord, espaces de travail et informations partagées de deux comptes en un seul.

Vous pouvez utiliser la fusion d’utilisateurs pour les scénarios suivants :

  • Fusionner deux comptes d’utilisateur dans votre organisation appartenant à la même personne. L’un de ces deux comptes peut avoir été créé à la suite d’un changement d’e-mail ou de domaine de messagerie.
  • Mettre à jour l’adresse e-mail principale des utilisateurs de votre organisation tant que l’adresse e-mail n’est pas déjà associée à un utilisateur extérieur à votre organisation. (En d’autres termes, si une adresse e-mail saisie existe déjà en tant que compte d’utilisateur Smartsheet, ce compte d’utilisateur doit être un membre de votre organisation.)
  • Mettre à jour les domaines de messagerie des utilisateurs de votre organisation. La mise à jour du domaine peut être le résultat d’une fusion, d’une acquisition, d’une cession, d’une stratégie de marque ou d’une consolidation.

Avant de commencer : Valider et activer les domaines

Avant de pouvoir utiliser la fusion d’utilisateurs, vous devez valider et activer les domaines de messagerie associés aux adresses e-mail que vous souhaitez fusionner.

La fusion d’utilisateurs nécessite une validation et une activation de domaine, mais le provisionnement automatique des utilisateurs peut être désactivé.

Si un compte d’utilisateur existe déjà pour une adresse e-mail saisie, il doit être membre de votre organisation dans votre liste d’utilisateurs.

Le compte d’utilisateur peut exister et ne pas être répertorié dans la Gestion des utilisateurs s’il a été supprimé du compte ou partagé sur une feuille.

Pour en savoir plus sur la validation des domaines, consultez la rubrique Ajouter automatiquement des utilisateurs à un compte d’entreprise avec le provisionnement automatique des utilisateurs.

Télécharger et configurer le modèle de fusion d’utilisateurs

  1. Connectez-vous au Centre d’administration à l’adresse https://admin.smartsheet.com en utilisant vos identifiants de compte Smartsheet actuels.
  2. Sur la page Gestion des utilisateurs, sélectionnez Plus d’actions > Fusionner les utilisateurs.

    Fusionner les utilisateurs
  3. Dans la fenêtre Fusionner les utilisateurs, cliquez sur Télécharger pour télécharger le fichier modèle (vous l’utiliserez pour la fusion).Fusionner les utilisateurs, Télécharger
  4. Dans le modèle téléchargé, saisissez les éléments suivants :
    • Dans la colonne Adresse e-mail actuelle pour la connexion, saisissez les adresses e-mail des comptes correspondants devant être fusionnés et fermés.
    • Dans la colonne Adresse e-mail de remplacement pour la connexion, saisissez les adresses e-mail principales des comptes que vous souhaitez conserver.

      E-mail de la fusion d’utilisateurs
  5. Enregistrez le fichier complété et conservez le format CSV.

Le fait de vous assurer que les adresses e-mail de chaque paire appartiennent à la même personne constitue une bonne pratique.

Vous pouvez spécifier jusqu’à 500 paires d’adresses e-mail dans un fichier. Si vous devez mettre à jour plus de 500 paires d’adresses e-mail, vous devrez charger des fichiers de fusion supplémentaires.

Si une adresse e-mail saisie existe déjà en tant que propre compte d’utilisateur Smartsheet, ce compte d’utilisateur doit être un membre de votre organisation.

Après la fusion, l’adresse e-mail principale du compte conservé sera la valeur de la colonne Adresse e-mail de remplacement pour la connexion et la valeur de la colonne Adresse e-mail actuelle pour la connexion sera conservée comme adresse e-mail alternative sur le compte. 

Prévisualiser et appliquer la fusion

  1. Connectez-vous au Centre d’administration à l’adresse https://admin.smartsheet.com en utilisant vos identifiants de compte Smartsheet actuels.
  2. Sur la page Gestion des utilisateurs, sélectionnez Plus d’actions > Fusionner les utilisateurs.
  3. Dans la fenêtre Fusionner les utilisateurs, chargez le fichier mis à jour, puis sélectionnez Aperçu de la fusion.Aperçu de la fusion

    L’aperçu de la fusion permettra de valider les adresses e-mail pour d’éventuels problèmes, tels que des adresses e-mail non valides, des entrées en double, des domaines non validés, et plus encore. Les entrées qui ne sont pas prêtes à être fusionnées ne seront pas appliquées et une solution pratique sera indiquée dans la colonne Recommandation.

    Aperçu de l’écran de fusion

  4. Sélectionnez Appliquer la fusion lorsque vous êtes prêt.

    Vous verrez un message de confirmation indiquant que la fusion d’utilisateurs est en cours.

    Confirmation de la fusion
  5. Lorsque la fusion d’utilisateurs sera terminée, les utilisateurs concernés recevront un e-mail de confirmation pour les informer des changements.

    Vous recevrez également un e-mail contenant un lien vers un rapport sur les résultats de la fusion d’utilisateurs. Les résultats de la fusion d’utilisateurs comprennent les informations suivantes :
    • L’adresse e-mail de connexion actuelle est l’adresse e-mail qui a été fusionnée.
    • L’adresse e-mail de connexion de remplacement est l’adresse e-mail qui a été conservée.
    • Le résultat indique si la fusion a réussi pour un utilisateur donné.
    • Des métriques pour afficher le nombre de rôles, d’éléments possédés, d’éléments partagés et d’adhésions à des groupes pour le compte conservé.

Récapitulatif de la fusion d’utilisateurs

Et voilà, vous avez terminé la fusion d’utilisateurs.

Éléments inclus dans une fusion d’utilisateurs

Une fois l’opération terminée, les éléments suivants sont fusionnés dans le compte conservé à partir du compte fermé :

  • Toutes les feuilles, rapports, espaces de travail et tableaux de bord qui sont partagés ou possédés par l’utilisateur.
  • Groupes appartenant à l’utilisateur
  • Adhésion au groupe
  • Rôles (utilisateur sous licence, administrateur de groupe, administrateur système, afficheur de ressources, etc.)
  • Adresses e-mail alternatives
  • Informations sur le profil

Tous les autres éléments sont exclus de la fusion.

Les éléments qui ne sont pas fusionnés comprennent (sans toutefois s’y limiter) :

  • Flux de travail d’automatisation
  • Contacts
  • Connecteurs
  • Favoris
  • Jetons d’API* 

*Les jetons d’API étant utilisés pour les intégrations et les applications Premium, comme le Control Center et l’application Agenda, les utilisateurs peuvent avoir besoin de se réauthentifier pour utiliser ces applications.

Annuler la fusion d’utilisateurs

Si vous rencontrez des problèmes avec la fusion d’utilisateurs ou devez annuler la fusion d’utilisateurs pour un compte, mettez en surbrillance les lignes du fichier de fusion d’utilisateurs que vous souhaitez annuler, puis contactez l’assistance Smartsheet. Veuillez joindre le fichier de fusion d’utilisateurs à la demande d’assistance.

L’assistance Smartsheet vous contactera pour confirmer la demande avant de procéder aux changements.

Une fusion d’utilisateurs ne peut être annulée que si elle a été effectuée au cours des sept derniers jours.

Une restauration ne ramènera pas complètement un compte d’utilisateur à son état antérieur à la fusion. Seuls les éléments qui ont été fusionnés seront restaurés. Les utilisateurs peuvent avoir besoin de se ré-authentifier pour les applications Premium, de réparer les flux de travail automatisés ou d’effectuer d’autres actions.