Centre d’administration : Fusionner des comptes avec la fusion d’utilisateurs

S’applique à

Smartsheet
  • Enterprise

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Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Les Administrateurs système sous licence peuvent utiliser la fonctionnalité de fusion d’utilisateurs

Avec la fusion d’utilisateurs, vous pouvez mettre à jour les adresses e-mail en masse ou fusionner deux comptes d’utilisateurs en un seul. La fusion des comptes d’utilisateurs permet de transférer automatiquement toutes les feuilles, rapports, tableaux de bord, espaces de travail et informations partagées de deux comptes en un seul.

Vous pouvez utiliser la fusion d’utilisateurs pour les scénarios suivants :

  • Fusionner deux comptes d’utilisateur dans votre organisation appartenant à la même personne. L’un de ces deux comptes peut avoir été créé à la suite d’un changement d’e-mail ou de domaine de messagerie.
  • Mettre à jour l’adresse e-mail principale des utilisateurs de votre organisation, tant que l’adresse e-mail n’est pas déjà associée à un utilisateur extérieur à votre organisation.
    Si une adresse e-mail saisie existe déjà en tant que compte d’utilisateur Smartsheet, ce compte d’utilisateur doit être un membre de votre organisation.
  • Mettre à jour les domaines de messagerie des utilisateurs de votre organisation. La mise à jour du domaine peut être le résultat d’une fusion, d’une acquisition, d’une cession, d’une stratégie de marque ou d’une consolidation.

Avant de commencer

Valider et activer tous les domaines

Avant de pouvoir utiliser la fusion d’utilisateurs, vous devez valider et activer tous les domaines de messagerie associés aux adresses e-mail que vous souhaitez fusionner.

La fusion d’utilisateurs nécessite une validation et une activation de domaine, mais la fonctionnalité de provisionnement automatique des utilisateurs peut être désactivée.

Si un compte d’utilisateur existe déjà pour une adresse e-mail saisie, il doit être membre de votre organisation dans votre liste d’utilisateurs.

Le compte d’utilisateur peut exister et ne pas être répertorié dans la Gestion des utilisateurs s’il a été supprimé du compte ou s’il dispose d’un partage sur une feuille. Pour fusionner cet utilisateur, invitez-le sur votre compte. Il doit accepter l’invitation pour être ajouté à votre organisation en tant que membre actif.

Supprimer les rôles des applications Premium

Si les rôles des applications Premium (Premium App) sont activés sur l’un ou l’autre des comptes que vous souhaitez fusionner, commencez par supprimer ces autorisations avant de fusionner les comptes. Vous pouvez réattribuer les rôles des applications Premium après la fusion des comptes.

Télécharger et configurer le modèle de fusion d’utilisateurs

  1. Connectez-vous au Centre d’administration à l’adresse https://admin.smartsheet.com en utilisant vos identifiants de compte Smartsheet actuels.
  2. Sélectionnez Autres d’actions > Fusionner les utilisateurs.

    Fusionner les utilisateurs
  3. Pour télécharger le fichier du modèle, sélectionnez Télécharger. 
    Vous utiliserez le modèle pour la fusion des utilisateurs. Fusionner les utilisateurs, Télécharger
  4. Dans le modèle téléchargé, saisissez les éléments suivants :
    • Dans Adresse e-mail actuelle pour la connexion, saisissez les adresses e-mail des comptes correspondants devant être fusionnés et fermés.
    • Dans la colonne Adresse e-mail de remplacement pour la connexion, saisissez les adresses e-mail principales des comptes que vous souhaitez conserver.

      E-mail de la fusion d’utilisateurs
  5. Enregistrez le fichier complété et conservez-le au format CSV.

Assurez-vous que les adresses e-mail de chaque paire appartiennent à la même personne.

Vous pouvez spécifier jusqu’à 500 paires d’adresses e-mail par fichier. Si vous devez mettre à jour plus de 500 paires d’adresses e-mail, vous devrez charger des fichiers de fusion supplémentaires.

Si une adresse e-mail saisie existe déjà en tant que compte d’utilisateur Smartsheet, ce compte d’utilisateur doit être un membre de votre organisation.


Après la fusion, l’adresse e-mail principale du compte conservé sera la valeur de la colonne Adresse e-mail de remplacement pour la connexion. La valeur figurant dans la colonne Adresse e-mail actuelle pour la connexion sera conservée comme adresse e-mail alternative sur le compte.

Aperçu et application de la fusion

  1. Connectez-vous au Centre d’administration à l’adresse https://admin.smartsheet.com en utilisant vos identifiants de compte Smartsheet actuels.
  2. Sur la page Gestion des utilisateurs, sélectionnez Plus d’actions > Fusionner les utilisateurs.
  3. Chargez le fichier mis à jour, puis sélectionnez Aperçu de la fusion.Aperçu de la fusion

    L’option Aperçu de la fusion permettra de valider les adresses e-mail pour d’éventuels problèmes, tels que des adresses e-mail non valides, des entrées en double, des domaines non validés, et autres. Les entrées qui ne sont pas prêtes à être fusionnées ne seront pas concernées et une solution pratique sera indiquée dans la colonne Recommandation.

    Aperçu de l’écran de fusion

  4. Une fois prêt, sélectionnez Appliquer la fusion.

    Vous verrez un message de confirmation indiquant que la fusion des utilisateurs est en cours.

    Confirmation de la fusion
  5. Lorsque le traitement de la fusion des utilisateurs est terminé, les utilisateurs concernés recevront un e-mail de confirmation pour les informer des changements.

    Vous recevrez également un e-mail contenant un lien vers un rapport des résultats de la fusion des utilisateurs. Les résultats de la fusion d’utilisateurs comprennent les informations suivantes :

    • L’Adresse e-mail actuelle pour la connexion est l’adresse e-mail qui a été fusionnée.
    • L’Adresse e-mail de remplacement pour la connexion est l’adresse e-mail qui a été conservée.
    • Le résultat indique si la fusion a réussi pour un utilisateur donné.
    • Des métriques pour afficher le nombre de rôles, d’éléments possédés, d’éléments partagés et d’appartenance à des groupes pour le compte conservé.

Récapitulatif de la fusion d’utilisateurs

Et voilà, vous avez terminé la fusion d’utilisateurs.

Éléments inclus dans une fusion d’utilisateurs

Dans le processus de fusion des utilisateurs, Smartsheet applique le principe suivant :

  1. Si un utilisateur possède à la fois des comptes sous licence et sans licence, Smartsheet ferme le compte sans licence. 
    • Smartsheet transfère toutes les ressources du compte sans licence vers le compte sous licence. 
  2. Si un utilisateur possède deux comptes sous licence, Smartsheet conserve l’ancien compte et ferme le nouveau.

Une fois terminé, Smartsheet transfère les éléments suivants du compte fermé vers le compte conservé :

  • Toutes les feuilles, rapports, espaces de travail et tableaux de bord qui sont partagés avec ou possédés par l’utilisateur.
  • Groupes appartenant à l’utilisateur
  • Appartenance au groupe
  • Rôles (par exemple, utilisateur sous licence, administrateur de groupe, administrateur système, afficheur de ressources, etc.)
  • Adresses e-mail alternatives
  • Informations de profil

Dans le traitement de fusion d’utilisateurs, le système place les éléments de l’espace de travail dans le dossier Transféré de.

Important à connaître :

Smartsheet invite les personnes qui n’utilisent pas Smartsheet à créer un compte si elles ont reçu les éléments suivants :

  • Une invitation à modifier ou à consulter un élément Smartsheet
  • Une alerte provenant d’un flux de travail d’automatisation ou d’autres déclencheurs 

Pour éviter de perdre les flux de travail de connecteurs et les jetons d’API lorsque vous fusionnez des comptes, vérifiez que :

  • Le compte que vous souhaitez conserver est sous licence 
  • Le compte que vous souhaitez fermer est sans licence

Éléments non inclus dans une fusion d’utilisateurs

  • Flux de travail d’automatisation
  • Contacts
  • Connecteurs
  • Favoris
  • Jetons d’API*

*Les jetons d’API sont utilisés pour les intégrations et les applications Premium telles que Control Center et Calendar App. Les utilisateurs devront peut-être s’authentifier à nouveau pour utiliser ces applications.

Annuler la fusion d’utilisateurs

Si vous rencontrez des problèmes avec la fusion d’utilisateurs, ou devez annuler la fusion d’utilisateurs pour un compte, mettez en surbrillance les lignes du fichier de fusion d’utilisateurs que vous souhaitez annuler, puis contactez l’assistance Smartsheet. Veuillez joindre le fichier de fusion d’utilisateurs à la demande d’assistance.

L’assistance Smartsheet vous contactera pour confirmer la demande avant de procéder aux modifications.

Une fusion d’utilisateurs ne peut être annulée que si elle a été effectuée au cours des sept derniers jours.

Une restauration ne ramènera pas complètement un compte d’utilisateur à son état antérieur à la fusion. Seuls les éléments qui ont été fusionnés seront restaurés. Les utilisateurs peuvent avoir besoin de se ré-authentifier aux applications Premium, de réparer les flux de travail automatisés ou d’effectuer d’autres actions.