Centre d’administration : associer des comptes avec la fusion d’utilisateurs

Présentation

Vous pouvez utiliser la fusion des utilisateurs dans les situations suivantes :

• Fusion de deux comptes d’utilisateurs liés à votre forfait et appartenant à la même personne. L’un de ces deux comptes peut avoir été créé suite à un changement d’adresse e-mail ou de domaine de messagerie.

• Mise à jour de l’adresse e-mail principale des utilisateurs de votre forfait, pour autant que l’adresse e-mail ne soit pas déjà associée à un utilisateur extérieur à votre forfait.

  Si une adresse e-mail saisie existe déjà en tant que propre compte d’utilisateur Smartsheet, ce compte d’utilisateur doit être un membre de votre forfait.

• Mise à jour des domaines de messagerie des utilisateurs de votre forfait. La mise à jour du domaine peut résulter d’une fusion, d’une acquisition, d’une cession, d’une personnalisation ou d’une consolidation.

Prérequis

Avant de pouvoir utiliser la fusion d’utilisateurs, vous devez valider et activer tous les domaines de messagerie associés aux adresses e-mail que vous souhaitez fusionner. L’administrateur système qui exécute la fusion d’utilisateurs ne peut pas être l’un des comptes fusionnés. Un autre administrateur système doit effectuer une fusion des utilisateurs d’un compte d’administrateur système.

Valider et activer tous les domaines

La fusion des utilisateurs nécessite une validation et une activation de domaine, mais la fonctionnalité de provisionnement automatique des utilisateurs peut être désactivée.

Si un compte d’utilisateur existe déjà pour une adresse e-mail saisie, celui-ci doit être membre de votre organisation dans votre liste d’utilisateurs.

Le compte d’utilisateur peut exister et ne pas être répertorié dans la gestion des utilisateurs s’il a été supprimé du compte ou s’il fait l’objet d’un partage sur une feuille. Pour fusionner cet utilisateur, invitez-le à rejoindre votre compte. Il doit accepter l’invitation pour être ajouté à votre organisation en tant que membre actif.

Supprimer les rôles des applications Premium

Si les rôles des applications Premium sont activés sur l’un ou l’autre des comptes que vous souhaitez fusionner, commencez par supprimer ces autorisations avant de fusionner les comptes. Vous pouvez réattribuer les rôles des applications Premium après la fusion des comptes.

Supprimer un utilisateur des groupes d’un autre forfait

Si l’un des comptes est membre de groupes extérieurs au forfait actuel, commencez par le supprimer de ces groupes avant de fusionner les comptes. Vous pouvez le rajouter à ces groupes après la fusion des comptes.

Télécharger et configurer le modèle de fusion d’utilisateurs

1. Connectez-vous au centre d’administration à l’aide de vos identifiants de compte Smartsheet actuels.
2. Sélectionnez l’icône Menu dans le coin supérieur gauche et accédez à Gestion des utilisateurs.
3. Sélectionnez Plus d’actions > Fusionner les utilisateurs…

4. Pour télécharger le modèle de fichier, sélectionnez Télécharger. 

   Vous utiliserez ce modèle pour la fusion des utilisateurs. 

5. Dans le modèle téléchargé, saisissez les éléments suivants :
   • Dans la colonne Adresse e-mail actuelle pour la connexion, saisissez les adresses e-mail des comptes correspondants devant être fusionnés et fermés.

   • Dans la colonne Adresse e-mail de remplacement pour la connexion, saisissez les adresses e-mail principales des comptes que vous souhaitez conserver.

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6. Enregistrez le fichier rempli au format CSV.

   Assurez-vous que les adresses e-mail de chaque paire appartiennent à la même personne.

Après la fusion, la valeur de la colonne Adresse e-mail de remplacement pour la connexion sera l’adresse e-mail principale du compte conservé. La valeur figurant dans la colonne Adresse e-mail actuelle pour la connexion reste l’adresse e-mail alternative pour le compte.

Vous pouvez renseigner jusqu’à 500 paires d’adresses e-mail par fichier. Si vous devez mettre à jour plus de 500 paires d’adresses e-mail, vous devez charger des fichiers de fusion supplémentaires. Par ailleurs, si une adresse e-mail saisie existe déjà en tant que compte d’utilisateur Smartsheet, ce compte d’utilisateur doit être membre de votre organisation.

Afficher un aperçu et appliquer la fusion

1. Connectez-vous au centre d’administration à l’aide de vos identifiants de compte Smartsheet actuels.
2. Sur la page Gestion des utilisateurs, sélectionnez Plus d’actions > Fusionner les utilisateurs….

3. Chargez le fichier mis à jour, puis sélectionnez Aperçu de la fusion.

   L’option Aperçu de la fusion valide les adresses e-mail afin d’éviter des problèmes, tels que des adresses e-mail non valides, des entrées en double, des domaines non validés, etc. Les entrées qui ne sont pas prêtes pour la fusion ne seront pas concernées et une solution concrète sera indiquée dans la colonne Recommandation.

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4. Une fois que tout est prêt, sélectionnez Appliquer la fusion. Un message de confirmation indiquant que la fusion des utilisateurs est en cours s’affiche.

5. Une fois le traitement de la fusion des utilisateurs terminé, les utilisateurs concernés recevront un e-mail de confirmation pour les informer des changements.

   Vous recevrez également un e-mail contenant un lien vers un rapport des résultats de la fusion des utilisateurs. Les résultats de la fusion d’utilisateurs comprennent les informations suivantes :

   • L’adresse e-mail actuelle pour la connexion est l’adresse e-mail qui a été fusionnée.
   • L’adresse e-mail de remplacement pour la connexion est l’adresse e-mail qui a été conservée.
   • Le résultat indique si la fusion a réussi pour un utilisateur donné.
   • Des métriques afficheront le nombre de rôles, d’éléments possédés, d’éléments partagés et d’appartenances à des groupes pour le compte conservé.

Éléments inclus dans une fusion des utilisateurs

L’appartenance à un groupe externe au forfait existant n’est pas incluse et doit être gérée manuellement. Consultez les prérequis.

Dans le cadre du processus de fusion des utilisateurs, Smartsheet applique le principe suivant :

Suivez les instructions de votre modèle. Vous ne savez pas quel modèle votre forfait utilise ? Vérifiez s’il existe une page Gérer l’actualisation dans le centre d’administration. Vous ne savez pas si votre forfait utilise le modèle d’abonnement utilisateur ? Consultez l’article Présentation du modèle d’abonnement utilisateur pour plus d’informations.

Ancien modèle de collaboration 

1. Si un utilisateur possède à la fois des comptes sous licence et sans licence, Smartsheet ferme le compte sans licence. 
   • Smartsheet transfère toutes les ressources du compte sans licence vers le compte sous licence. 
2. Si un utilisateur possède deux comptes sous licence, Smartsheet conserve l’ancien compte et ferme le nouveau.

Modèle d’abonnement utilisateur

1. Si un utilisateur possède à la fois un compte Membre et un compte Spectateur, Smartsheet ferme le compte Spectateur.
   • Smartsheet transfère toutes les ressources du compte Spectateur vers le compte Membre.
2. Si un utilisateur possède deux comptes Membre, Smartsheet conserve l’ancien compte et ferme le nouveau.

Une fois terminé, Smartsheet transfère les éléments suivants du compte fermé vers le compte conservé :

• L’ensemble des feuilles, rapports, espaces de travail et tableaux de bord qui sont partagés avec ou possédés par l’utilisateur
• Groupes appartenant à l’utilisateur
• Appartenance aux groupes
• Rôles
• Adresses e-mail alternatives
• Informations de profil

Dans le cadre du processus de fusion des utilisateurs, le système place les éléments de l’espace de travail dans le dossier Transféré de.

Informations à connaître

Smartsheet invite les personnes qui n’utilisent pas Smartsheet à créer un compte si elles ont reçu les éléments suivants :

• Une invitation à modifier ou à consulter un élément Smartsheet
• Une alerte provenant d’un flux de travail d’automatisation ou d’autres déclencheurs 

Pour éviter de perdre les flux de travail de connecteurs et les jetons d’API lorsque vous fusionnez des comptes, vérifiez ce qui suit :

• Le compte que vous souhaitez conserver est sous licence (ancien modèle de collaboration) ou membre (modèle d’abonnement utilisateur).
• Le compte que vous souhaitez fermer n’est pas sous licence (ancien modèle de collaboration) ou spectateur (modèle d’abonnement utilisateur).

Éléments non inclus dans une fusion des utilisateurs

• Flux de travail d’automatisation
• Contacts
• Connecteurs
• Favoris
• Jetons d’API * 

* Les jetons d’API sont utilisés pour les intégrations et les applications Premium telles que Control Center et l’application Calendar App. Les utilisateurs devront peut-être s’authentifier à nouveau pour utiliser ces applications.

Annuler la fusion d’utilisateurs

Si vous rencontrez des problèmes avec la fusion d’utilisateurs ou devez annuler la fusion d’utilisateurs pour un compte, mettez en surbrillance les lignes du fichier de fusion d’utilisateurs que vous souhaitez annuler et contactez l’assistance Smartsheet. Veillez à joindre le fichier de fusion d’utilisateurs à la demande d’assistance.

L’assistance Smartsheet vous contactera pour confirmer la demande avant de procéder aux changements.

Une fusion d’utilisateurs ne peut être annulée que si elle a été effectuée au cours des sept derniers jours.

Une restauration ne ramène pas complètement un compte d’utilisateur à son état antérieur à la fusion. Seuls les éléments qui ont été fusionnés peuvent être restaurés. Les utilisateurs peuvent avoir besoin de se réauthentifier pour les applications Premium, de réparer les flux de travail automatisés ou d’effectuer d’autres actions.