Vous pouvez activer les approbations pour le temps, les dépenses ou les deux.
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Activer le flux de travail d’approbation
Les administrateurs Resource Management peuvent configurer des approbations pour les saisies de temps et de dépenses de leur organisation.
Identifiez la personne qui approuve le temps et/ou les dépenses dans les paramètres de son profil.
Ouvrez Paramètres du compte, puis accédez à la section Flux de travail d’approbation.
Là, vous pouvez :
- Activer le flux de travail d’approbation pour le temps et les dépenses
Verrouiller les saisies après approbation
Vous devez activer ce paramètre pour vous assurer que les utilisateurs ne peuvent pas ajouter de temps ou de dépenses supplémentaires pour les saisies approuvées. Si ce paramètre n’est pas activé, les utilisateurs ne peuvent pas modifier le temps ou les dépenses approuvés, mais ils peuvent ajouter du temps ou des dépenses supplémentaires aux saisies approuvées.
- Autoriser les propriétaires de projets à approuver le temps et les dépenses des projets dont ils sont responsables.
- Inclut automatiquement les propriétaires de projets en tant qu’approbateurs pour les personnes affectées à leurs projets
- Les propriétaires de projets ne peuvent voir et approuver que le temps ou les dépenses associés à leurs projets
- Configurer des notifications par e-mail liées aux approbations de temps et de dépenses
- Envoie une notification par e-mail aux approbateurs lorsque le temps ou les dépenses sont soumis
- Envoie une notification et des notes à la personne qui a soumis le temps ou les dépenses lorsqu’ils sont approuvés ou refusés
Ce paramètre se distingue des notifications d’activité.
- Autoriser l’approbateur à déverrouiller toutes les saisies de temps et de dépenses soumises
- Lorsque cette option est désactivée, seuls les administrateurs Resource Management peuvent débloquer le temps.
Approbations basées sur des projets
Lorsque le paramètre « Les propriétaires de projet peuvent approuver pour leurs projets » est activé, les propriétaires de projet peuvent uniquement approuver les saisies de temps et de dépenses enregistrées pour leurs projets.
Les responsables d’équipe, de service ou autres peuvent toujours être désignés comme approbateurs dans le profil d’une personne à titre de responsables de secours et pour approuver des durées de congés. Les approbateurs existants restent en place lorsque le paramètre « Les propriétaires de projets peuvent approuver le temps pour leurs projets » est activé.
Comment les approbations vérifient les heures et les montants facturés
L’activation des approbations pour les saisies de temps ajoute les heures approuvées uniquement à Paramètres du compte > Heures et montants facturés.
Lorsque vous suivez uniquement les heures approuvées, Resource Management limite les calculs des heures de projet facturées au temps approuvé uniquement et applique un filtre de statut d’approbation par défaut aux rapports. Seules les heures approuvées apparaissent comme facturées par défaut.
La modification du filtre de statut d’approbation vous permet de filtrer les rapports selon les heures non approuvées.
Impact des approbations sur les dépenses facturées
L’activation des approbations pour les dépenses ajoute les dépenses approuvées uniquement à Paramètres du compte > Dépenses facturées.
Lorsque vous suivez les dépenses approuvées uniquement, Resource Management limite les dépenses facturées dans le cadre d’un projet aux dépenses approuvées uniquement.
Approuver en masse le temps et les dépenses passés
- Ouvrez les paramètres du compte.
- Si vous travaillez dans Resource Management dans Smartsheet, sélectionnez le menu à trois points verticaux dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres du compte.
- Si vous travaillez dans Resource Management de manière autonome, sélectionnez Paramètres > Paramètres du compte.
- Faites défiler jusqu’à la section Flux de travail d’approbation et sélectionnez Approuver en masse.
- Sélectionnez Enregistrer et continuer.
- Sur la page d’approbation en masse, sélectionnez les options que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez approuver toutes les entrées de temps ou toutes les entrées de dépenses ou les deux jusqu’à la date de votre choix. Vous pouvez également verrouiller toutes les saisies de temps ou de dépenses approuvées, ce qui empêche les utilisateurs d’ajouter des saisies de dépenses ou de temps supplémentaires.
- Sélectionnez Approuver tout.
Vérifiez vos sélections. Vous ne pouvez pas annuler une approbation en masse.