S’applique à

Resource Management

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Les administrateurs Resource Management peuvent activer les approbations.

Audit des approbations

Vous pouvez télécharger un journal d'audit détaillé de toutes les modifications liées aux approbations de temps et de dépenses.

Who can use this?

Plans:

  • Resource Management

Permissions:

Les administrateurs Resource Management peuvent activer les approbations.

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Votre organisation peut avoir besoin d'auditer les enregistrements d'approbation pour prouver la conformité d'un processus d'approbation (conformité à la loi SOX, par exemple). 

Contrairement aux rapports, qui représentent uniquement l'état actuel de l'approbation pour chaque saisie, le journal d'audit des approbations capture chaque événement de modification (soumission, refus, approbation, etc.) et les commentaires associés à chaque refus ou approbation, ainsi que les dates et les utilisateurs qui effectuent les modifications. Le journal est utile pour soutenir les processus liés à la conformité, notamment dans le cadre d'un audit SOX.

Au début de chaque mois, Resource Management génère un fichier CSV contenant un journal d'audit pour le mois précédent. Les journaux d'audit des mois précédents peuvent être téléchargés à tout moment.

Les journaux d'audit du mois en cours ne peuvent pas être générés avant le mois suivant.

Télécharger les journaux d'audit des approbations

Écran des journaux d'audit avec les liens de téléchargement
Accédez à vos journaux d'audit :

  1. Dans les paramètres du compte, faites défiler jusqu'au flux de travail d'approbation, puis cliquez sur Accéder aux journaux d'audit.
  2. Dans la nouvelle fenêtre, choisissez le mois et l'année pour les entrées de temps et de dépenses que vous souhaitez auditer (le mois au cours duquel ces heures et/ou dépenses ont été consignées).
  3. Le journal d'audit sera traité et, une fois disponible, un lien de téléchargement apparaîtra dans la liste des demandes récentes. Un lien vers le fichier sera également envoyé à l'adresse e-mail du demandeur.
  4. Sélectionnez Télécharger pour accéder au fichier journal d'audit.

La période s'applique aux dates des enregistrements de temps, et non aux dates auxquelles les entrées ont été soumises ou approuvées. Étant donné que le temps et les dépenses peuvent être approuvés ou rejetés bien plus tard que le mois au cours duquel les entrées ont été soumises, les fichiers journaux d'audit concernant un mois donné peuvent varier du fait que les entrées ont été approuvées après le téléchargement du journal. Lors de la réalisation d'un audit, il est recommandé de demander et télécharger de nouveaux journaux d'audit afin de saisir les modifications les plus à jour.

Comprendre les journaux d'audit d'approbation

Les journaux d'audit d'approbation contiennent les enregistrements des entrées de temps et/ou des dépenses (selon ce qui est suivi) ainsi que l'historique des modifications apportées au statut d'approbation de ces entrées. Cela signifie que le même enregistrement d'entrée de dépense ou de temps comportera probablement plusieurs lignes dans le journal d'audit, une pour chaque modification du statut d'approbation pour cette entrée.

Par exemple, si un utilisateur soumet une entrée de temps pour approbation qui est ensuite refusée, modifiée, soumise à nouveau, puis approuvée, il y aura une ligne pour chacune de ces modifications de l'état d'approbation (passant de En attente à Refusé à En attente et finalement à Approuvé).

Le journal d'audit contient plusieurs colonnes qui décrivent les différentes propriétés de l'entrée de temps ou de dépense, ainsi que les utilisateurs qui modifient l'enregistrement. Vous trouverez ci-dessous une description de ce que représentent chacune des colonnes du journal d'audit.

Colonne

Description

action

Indique si l'enregistrement a été créé ou mis à jour

approvable_id

L'identifiant unique pour l'entrée de temps ou de dépense spécifique

approvable_date

La date de l'entrée de temps ou de dépense

approval_id

L'identifiant unique de l'enregistrement d'approbation

approved_at

L'heure et la date à laquelle l'enregistrement a été approuvé

approved_by_email

L'adresse e-mail de l'utilisateur qui a approuvé l'entrée

approved_by_id

L'ID de l'utilisateur qui a approuvé l'entrée

approved_by_name

Le nom de l'utilisateur qui a approuvé l'entrée

client_name

Le client du projet lié à l'entrée de temps ou de dépense

comment

Les notes de refus ou d'approbation fournies par l'approbateur (le cas échéant)

created_at

L'heure et la date à laquelle l'entrée a été créée à l'origine

current_user_email

L'adresse e-mail de l'utilisateur qui a effectué l'action qui a généré la ligne actuelle

current_user_id

L'ID de l'utilisateur qui a effectué l'action qui a généré la ligne actuelle

current_user_name

Le nom de l'utilisateur qui a effectué l'action qui a généré la ligne actuelle

expense_item_amount

Le montant de la dépense

expense_item_category

La catégorie (le cas échéant) enregistrée avec l'entrée de dépense

expense_item_notes

Notes fournies avec la dépense (le cas échéant)

organization_id

L'ID de l'organisation actuelle

phase_name

La phase (le cas échéant) liée à l'entrée de temps ou de dépense

project_name

Le nom du projet lié à l'entrée de temps ou de dépense

status

Le statut d'approbation à l'instant T

submitted_at

L'heure et la date auxquelles l'entrée a été soumise pour approbation

submitted_by_email

L'adresse e-mail de l'utilisateur qui a soumis l'entrée pour approbation (il peut également s'agir du temps ou des dépenses soumis par le responsable au nom de quelqu'un d'autre)

submitted_by_id

L'ID de l'utilisateur qui a soumis l'entrée pour approbation (il peut également s'agir du temps ou des dépenses soumis par le responsable au nom de quelqu'un d'autre)

submitted_by_name

Le nom de l'utilisateur qui a soumis l'entrée pour approbation (il peut également s'agir du temps ou des dépenses soumis par le responsable au nom de quelqu'un d'autre)

time_entry_category

La catégorie (le cas échéant) enregistrée avec l'entrée de temps

time_entry_difference

La différence positive ou négative entre le temps saisi et le temps planifié

time_entry_incurred_hours

La quantité de temps saisie

time_entry_notes

Notes fournies avec l'entrée de temps (le cas échéant)

time_entry_scheduled_hours

Les heures planifiées associées à l'entrée de temps (le cas échéant)

updated_at

Date et heure de mise à jour de l'entrée

approvable_user_id

L'ID utilisateur associé à l'entrée de temps ou de dépense

approvable_user_name

Le nom de l'utilisateur associé à l'entrée de temps ou de dépense

approvable_user_email

L'adresse e-mail de l'utilisateur associé à l'entrée de temps ou de dépense

approvable_user_employee_number

Le numéro d'employé de l'utilisateur associé à l'entrée de temps ou de dépense

approvable_user_discipline

La discipline de l'utilisateur associé à l'entrée de temps ou de dépense

approvable_user_role

Le rôle de l'utilisateur associé à l'entrée de temps ou de dépense

assignable_id

L'ID du projet lié à l'entrée de temps ou de dépense

parent_id

L'ID du projet si l'affectation concernait une phase

 

 

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