Audit des approbations

Vous pouvez télécharger un journal d'audit détaillé de toutes les modifications liées aux approbations de temps et de dépenses.

Qui peut l’utiliser ?

Forfaits :

Resource Management

Autorisations :

Les administrateurs Resource Management peuvent activer les approbations.

Découvrez si cette fonctionnalité est incluse dans Régions Smartsheet ou Smartsheet pour le secteur public.

Votre organisation peut avoir besoin d'auditer les enregistrements d'approbation pour prouver la conformité d'un processus d'approbation (conformité à la loi SOX, par exemple).

Contrairement aux rapports, qui représentent uniquement l'état actuel de l'approbation pour chaque saisie, le journal d'audit des approbations capture chaque événement de modification (soumission, refus, approbation, etc.) et les commentaires associés à chaque refus ou approbation, ainsi que les dates et les utilisateurs qui effectuent les modifications. Le journal est utile pour soutenir les processus liés à la conformité, notamment dans le cadre d'un audit SOX.

Au début de chaque mois, Resource Management génère un fichier CSV contenant un journal d'audit pour le mois précédent. Les journaux d'audit des mois précédents peuvent être téléchargés à tout moment.

Les journaux d'audit du mois en cours ne peuvent pas être générés avant le mois suivant.

Télécharger les journaux d'audit des approbations

Accédez à vos journaux d'audit :

Dans les paramètres du compte, faites défiler jusqu'au flux de travail d'approbation, puis cliquez sur Accéder aux journaux d'audit.
Dans la nouvelle fenêtre, choisissez le mois et l'année pour les entrées de temps et de dépenses que vous souhaitez auditer (le mois au cours duquel ces heures et/ou dépenses ont été consignées).
Le journal d'audit sera traité et, une fois disponible, un lien de téléchargement apparaîtra dans la liste des demandes récentes. Un lien vers le fichier sera également envoyé à l'adresse e-mail du demandeur.
Sélectionnez Télécharger pour accéder au fichier journal d'audit.

La période s'applique aux dates des enregistrements de temps, et non aux dates auxquelles les entrées ont été soumises ou approuvées. Étant donné que le temps et les dépenses peuvent être approuvés ou rejetés bien plus tard que le mois au cours duquel les entrées ont été soumises, les fichiers journaux d'audit concernant un mois donné peuvent varier du fait que les entrées ont été approuvées après le téléchargement du journal. Lors de la réalisation d'un audit, il est recommandé de demander et télécharger de nouveaux journaux d'audit afin de saisir les modifications les plus à jour.

Comprendre les journaux d'audit d'approbation

Les journaux d'audit d'approbation contiennent les enregistrements des entrées de temps et/ou des dépenses (selon ce qui est suivi) ainsi que l'historique des modifications apportées au statut d'approbation de ces entrées. Cela signifie que le même enregistrement d'entrée de dépense ou de temps comportera probablement plusieurs lignes dans le journal d'audit, une pour chaque modification du statut d'approbation pour cette entrée.

Par exemple, si un utilisateur soumet une entrée de temps pour approbation qui est ensuite refusée, modifiée, soumise à nouveau, puis approuvée, il y aura une ligne pour chacune de ces modifications de l'état d'approbation (passant de En attente à Refusé à En attente et finalement à Approuvé).

Le journal d'audit contient plusieurs colonnes qui décrivent les différentes propriétés de l'entrée de temps ou de dépense, ainsi que les utilisateurs qui modifient l'enregistrement. Vous trouverez ci-dessous une description de ce que représentent chacune des colonnes du journal d'audit.

Colonne	Description
action	Indique si l'enregistrement a été créé ou mis à jour
approvable_id	L'identifiant unique pour l'entrée de temps ou de dépense spécifique
approvable_date	La date de l'entrée de temps ou de dépense
approval_id	L'identifiant unique de l'enregistrement d'approbation
approved_at	L'heure et la date à laquelle l'enregistrement a été approuvé
approved_by_email	L'adresse e-mail de l'utilisateur qui a approuvé l'entrée
approved_by_id	L'ID de l'utilisateur qui a approuvé l'entrée
approved_by_name	Le nom de l'utilisateur qui a approuvé l'entrée
client_name	Le client du projet lié à l'entrée de temps ou de dépense
comment	Les notes de refus ou d'approbation fournies par l'approbateur (le cas échéant)
created_at	L'heure et la date à laquelle l'entrée a été créée à l'origine
current_user_email	L'adresse e-mail de l'utilisateur qui a effectué l'action qui a généré la ligne actuelle
current_user_id	L'ID de l'utilisateur qui a effectué l'action qui a généré la ligne actuelle
current_user_name	Le nom de l'utilisateur qui a effectué l'action qui a généré la ligne actuelle
expense_item_amount	Le montant de la dépense
expense_item_category	La catégorie (le cas échéant) enregistrée avec l'entrée de dépense
expense_item_notes	Notes fournies avec la dépense (le cas échéant)
organization_id	L'ID de l'organisation actuelle
phase_name	La phase (le cas échéant) liée à l'entrée de temps ou de dépense
project_name	Le nom du projet lié à l'entrée de temps ou de dépense
status	Le statut d'approbation à l'instant T
submitted_at	L'heure et la date auxquelles l'entrée a été soumise pour approbation
submitted_by_email	L'adresse e-mail de l'utilisateur qui a soumis l'entrée pour approbation (il peut également s'agir du temps ou des dépenses soumis par le responsable au nom de quelqu'un d'autre)
submitted_by_id	L'ID de l'utilisateur qui a soumis l'entrée pour approbation (il peut également s'agir du temps ou des dépenses soumis par le responsable au nom de quelqu'un d'autre)
submitted_by_name	Le nom de l'utilisateur qui a soumis l'entrée pour approbation (il peut également s'agir du temps ou des dépenses soumis par le responsable au nom de quelqu'un d'autre)
time_entry_category	La catégorie (le cas échéant) enregistrée avec l'entrée de temps
time_entry_difference	La différence positive ou négative entre le temps saisi et le temps planifié
time_entry_incurred_hours	La quantité de temps saisie
time_entry_notes	Notes fournies avec l'entrée de temps (le cas échéant)
time_entry_scheduled_hours	Les heures planifiées associées à l'entrée de temps (le cas échéant)
updated_at	Date et heure de mise à jour de l'entrée
approvable_user_id	L'ID utilisateur associé à l'entrée de temps ou de dépense
approvable_user_name	Le nom de l'utilisateur associé à l'entrée de temps ou de dépense
approvable_user_email	L'adresse e-mail de l'utilisateur associé à l'entrée de temps ou de dépense
approvable_user_employee_number	Le numéro d'employé de l'utilisateur associé à l'entrée de temps ou de dépense
approvable_user_discipline	La discipline de l'utilisateur associé à l'entrée de temps ou de dépense
approvable_user_role	Le rôle de l'utilisateur associé à l'entrée de temps ou de dépense
assignable_id	L'ID du projet lié à l'entrée de temps ou de dépense
parent_id	L'ID du projet si l'affectation concernait une phase

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Vous pouvez activer les approbations pour le temps, les dépenses ou les deux.

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