Approbations d'audit

Votre organisation peut avoir besoin d'auditer les enregistrements d'approbation pour prouver la conformité d'un processus d'approbation. 

Contrairement aux rapports, qui représentent uniquement l'état actuel de l'approbation pour chaque saisie, le journal d'audit des approbations capture chaque événement de modification (soumission, refus, approbation, etc.) et les commentaires associés à chaque refus ou approbation, ainsi que les dates et les utilisateurs qui effectuent les modifications. Le journal est utile pour soutenir les processus liés à la conformité.

Au début de chaque mois, Resource Management génère un fichier CSV contenant un journal d'audit pour le mois précédent. Les journaux d'audit des mois précédents peuvent être téléchargés à tout moment.

Les journaux d'audit du mois en cours ne peuvent pas être générés avant le mois suivant.

Télécharger les journaux d'audit des approbations

1. Ouvrez les Paramètres du compte.
   1. Si vous travaillez dans Resource Management dans Smartsheet, sélectionnez le menu à trois points verticaux dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres du compte.
   2. Si vous travaillez dans Resource Management de manière autonome, sélectionnez Paramètres > Paramètres du compte. 
2. Dans les paramètres du compte, faites défiler jusqu'au flux de travail d'approbation, puis sélectionnez Accéder aux journaux d'audit.
3. Dans la nouvelle fenêtre, choisissez le mois et l'année pour les entrées de temps et de dépense que vous souhaitez auditer.
4. Le journal d'audit sera traité et, une fois disponible, un lien de téléchargement apparaîtra dans la liste des demandes récentes. Un lien vers le fichier sera également envoyé à l'adresse e-mail du demandeur.
5. Sélectionnez Télécharger pour accéder au fichier journal d'audit.

La période s'applique aux dates des enregistrements de temps, et non aux dates auxquelles les entrées ont été soumises ou approuvées. Étant donné que le temps et les dépenses peuvent être approuvés ou rejetés bien plus tard que le mois au cours duquel les entrées ont été soumises, les fichiers journaux d'audit concernant un mois donné peuvent varier du fait que les entrées ont été approuvées après le téléchargement du journal. Lors de la réalisation d'un audit, il est recommandé de demander et télécharger de nouveaux journaux d'audit afin de saisir les modifications les plus à jour.

Comprendre les journaux d'audit d'approbation

Les journaux d'audit d'approbation contiennent les enregistrements des entrées de temps et/ou des dépenses (selon ce qui est suivi) ainsi que l'historique des modifications apportées au statut d'approbation de ces entrées. Cela signifie que le même enregistrement d'entrée de dépense ou de temps comportera probablement plusieurs lignes dans le journal d'audit, une pour chaque modification du statut d'approbation pour cette entrée.

Par exemple, si un utilisateur soumet une entrée de temps pour approbation qui est ensuite refusée, modifiée, soumise à nouveau, puis approuvée, il y aura une ligne pour chacune de ces modifications de l'état d'approbation (passant de En attente à Refusé à En attente et finalement à Approuvé).

Le journal d'audit contient plusieurs colonnes qui décrivent les différentes propriétés de l'entrée de temps ou de dépense, ainsi que les utilisateurs qui modifient l'enregistrement. Vous trouverez ci-dessous une description de ce que représentent chacune des colonnes du journal d'audit.