Approuver le temps ou les dépenses

Les administrateurs Resource Management et les approbateurs ont accès aux vues ci-après :

• Temps et dépenses
• Vue de l’approbateur

 Pour accéder à l’onglet temps et dépenses

1. Allez sur votre page de profil. 
2. Sélectionnez l’onglet Temps et dépenses.

Pour accéder à la vue de l’approbateur

1. Allez sur votre page de profil. 
2. Sélectionnez l’onglet Approbations. 
3. Dans le volet de gauche, sélectionnez Vue de l’approbateur.
   Si vous êtes un approbateur, cette vue s’affiche par défaut. Les éditeurs de projet voient cette vue par défaut lorsque les propriétaires de projet sont des approbateurs. 

Ce que vous verrez dans la vue de l’approbateur

Définissez qui approuve le temps et les dépenses dans les paramètres du profil de la personne.

Approbations en tant que propriétaire de projet

Vous pouvez configurer Resource Management afin que les propriétaires de projet puissent examiner et approuver le temps et les dépenses des projets dont ils sont responsables. Si vous êtes propriétaire de projet, vous verrez les feuilles de temps relatives à vos projets, mais vous ne verrez pas le temps saisi pour les projets appartenant à d’autres personnes.

La vue de l’approbateur affiche les feuilles de temps de toutes les personnes dont vous pouvez approuver le temps ou les dépenses. Vous pouvez filtrer les feuilles de temps que vous voyez selon les catégories suivantes :

• Calendrier : affichez les feuilles de temps selon différents filtres, p. ex. : cette année, ce trimestre, ce mois, cette semaine, l’année dernière, etc. 
• Statut d’approbation : affichez les feuilles de temps en fonction de leur statut d’approbation actuel.
  • Refusé : feuilles de temps que vous n’avez pas approuvées
  • Approuvé : feuilles de temps que vous avez approuvées
  • En attente d’approbation : feuilles de temps que les utilisateurs ont soumises à votre approbation
  • Non soumises : feuilles de temps auxquelles les utilisateurs ont accédé, mais dont ils n’ont pas modifié la valeur ni accepté le calendrier
  • [none] : feuilles de temps des utilisateurs qui n’ont pas encore pris de mesures sur le calendrier que vous leur avez affecté
• Approbateur : affichez les feuilles de temps qui vous sont affectées ou qui sont affectées à d’autres approbateurs.
• Propriétaire du projet : filtrez les feuilles de temps en fonction de leurs propriétaires de projet.
• Personnes : affichez les feuilles de temps d’utilisateurs spécifiques.
• Projet : affichez les feuilles de temps associées à un projet spécifique.
• Client : affichez les feuilles de temps des utilisateurs affectés à un client spécifique.
• Discipline : affichez les feuilles de temps en fonction de la nature du travail des utilisateurs (par exemple : RH, informatique, etc.).
• Rôle : filtrez les feuilles de temps en fonction du rôle des utilisateurs (par exemple : responsable, rédacteur, etc.).
• Balises de personnes : filtrez les feuilles de temps en fonction des balises de personnes des utilisateurs.
• Nom de la phase : affichez les feuilles de temps associées à une phase spécifique du projet. 
• Balises de projet : filtrez les feuilles de temps en fonction de leur catégorie de projet.
• Type de congé : filtrez les feuilles de temps par types de congés des utilisateurs.
• Compétences : filtrez les feuilles de temps selon les compétences des personnes.

Les entrées de temps dans la vue de l’approbateur sont regroupées dans des feuilles de temps hebdomadaires. Chaque feuille de temps indique les heures suivies pour chaque projet, par personne et par semaine.

Pour chaque projet, le total des heures confirmées et planifiées est indiqué, ainsi qu’une différence calculée (positive pour plus que prévu, négative pour moins que prévu).

Les ressources qui soumettent du temps pour un projet ne seront pas visibles par le propriétaire du projet, à moins que la ressource ne soit ajoutée au projet en tant que membre de l’équipe et qu’elle ait soumis du temps pour le projet. Assurez-vous d’avoir ajouté cette ressource à votre projet en tant que membre de l’équipe afin d’approuver le temps.

Les propriétaires de projet ne peuvent pas voir le temps soumis par les ressources affectées à d’autres projets, à moins qu’ils n’aient des autorisations d’éditeurs de portefeuille ou supérieures, ou que le propriétaire du projet soit désigné comme approbateur de ressources, ou que les ressources soient ajoutées au projet en tant que membre de l’équipe et qu’elles aient soumis du temps dans le cadre du projet. Assurez-vous d’avoir ajouté cette ressource à votre projet en tant que membre de l’équipe afin d’approuver le temps.

Afficher les détails du temps et des dépenses

Vous pouvez afficher plus de détails dans les feuilles de temps que vous voyez dans votre vue de l’approbateur. 

Filtrer les feuilles de temps ou de dépenses 

Vous pouvez approuver le temps pour des projets spécifiques plutôt que la feuille de temps ou de dépenses entière. Pour afficher les entrées de temps pour un projet spécifique ou un ensemble de projets et les approuver :

1. Dans le volet gauche, utilisez les filtres projet ou balises de projet.
   • Après avoir configuré ces filtres, vous ne verrez que les feuilles de temps relatives aux projets ou aux catégories de projets que vous avez sélectionnés. 
2. Dans la feuille de temps, sélectionnez Approuver et verrouiller.

Les entrées pour d’autres projets que vous n’avez pas sélectionnés dans le filtre ne seront pas affectées

Pour approuver le temps ou les dépenses

Utilisez les notifications pour alerter les personnes lorsque leurs entrées de temps ou de dépenses sont rejetées ou approuvées.

• En bas de la feuille de temps, sélectionnez Approuver et verrouiller. 

Après cette étape, l’entrée de temps ou de dépenses sera approuvée.

Pour rejeter la feuille de temps ou de dépenses

1. Dans la partie inférieure gauche de la feuille de temps ou de dépenses, saisissez une remarque dans la zone de texte. 
   • Si vous rejetez l’entrée de temps sans laisser de remarque, vous serez invité à en laisser une. 
2. Sélectionnez Rejeter. 

Après avoir rejeté la feuille de temps ou de dépenses, elle sera réinitialisée à Non soumise. L’expéditeur devra corriger son entrée de temps ou de dépenses et la soumettre à nouveau pour approbation. 

Utiliser Mes vues

Créez une ou plusieurs vues enregistrées pour différents scénarios. 

Lorsque vous créez une vue enregistrée, vous verrez la vue que vous avez créée dans la section Mes vues. Vous pourrez ensuite y accéder facilement.

Pour créer une vue enregistrée 

1. Allez dans l’onglet Approbations. 
2. Dans le volet de gauche, sélectionnez Vue de l’approbateur. 
3. Dans le volet de gauche, réglez la période souhaitée, le statut d’approbation et d’autres filtres. 
4. Faites défiler jusqu’à la section Mes vues. 
5. Sélectionnez + Enregistrer la vue actuelle.