Approuver le temps ou les dépenses

Activer le flux de travail d’approbation

Les administrateurs Resource Management peuvent configurer des approbations pour les saisies de temps et de dépenses de leur organisation. Dans Paramètres du compte, accédez à la section Flux de travail des approbations.

• Si vous travaillez dans Resource Management dans Smartsheet, sélectionnez le menu à trois points verticaux dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres du compte.
• Si vous travaillez dans Resource Management de manière autonome, sélectionnez Paramètres > Paramètres du compte.

Là, vous pouvez :

• Activer le flux de travail d’approbation pour le temps et les dépenses

• Verrouiller les saisies après approbation

  Vous devez activer ce paramètre pour vous assurer que les utilisateurs ne peuvent pas ajouter de temps ou de dépenses supplémentaires après avoir approuvé les saisies. Si ce paramètre n’est pas activé, les utilisateurs ne peuvent pas modifier le temps ou les dépenses approuvés, mais ils peuvent ajouter du temps ou des dépenses supplémentaires aux saisies approuvées.

• Autoriser les propriétaires de projets à approuver le temps et les dépenses des projets dont ils sont responsables.
• Configurer des notifications par e-mail liées aux approbations de temps et de dépenses
• Autoriser l’approbateur à déverrouiller toutes les saisies de temps et de dépenses soumises

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Vue de l’approbateur

Définissez qui approuve le temps et les dépenses dans les paramètres du profil de la personne.

Pour accéder à la vue de l’approbateur :

1. Sélectionnez Mon travail (votre page de profil).
2. Sélectionnez l’onglet Approbations.
3. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Vue de l’approbateur.

Si vous êtes un approbateur, il s’agit de votre vue par défaut. Les éditeurs de projet voient cette vue par défaut lorsque les propriétaires de projet sont des approbateurs. 

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Approbations en tant que propriétaire de projet

Vous pouvez configurer Resource Management afin que les propriétaires de projet puissent vérifier et approuver le temps et les dépenses des projets dont ils sont responsables. Si vous êtes propriétaire de projet, vous voyez les feuilles de temps relatives à vos projets, mais vous ne voyez pas le temps saisi pour les projets appartenant à d’autres personnes.

Vous pouvez filtrer les feuilles de temps que vous voyez selon les catégories suivantes :

• Calendrier : affichez les feuilles de temps selon différents filtres (par exemple : cette année, ce trimestre, ce mois, cette semaine, l’année dernière). 
• Statut d’approbation : affichez les feuilles de temps en fonction de leur statut d’approbation actuel :
  • Refusé : feuilles de temps que vous n’avez pas approuvées
  • Approuvé : feuilles de temps que vous avez approuvées
  • En attente d’approbation : feuilles de temps que les utilisateurs ont soumises à votre approbation
  • Non soumis : feuilles de temps auxquelles les utilisateurs ont accédé, mais dont ils n’ont pas modifié la valeur ni accepté le planning
  • [none] : feuilles de temps des utilisateurs qui n’ont pas encore pris de mesures sur le planning que vous leur avez attribué
• Approbateur : affichez les feuilles de temps qui vous sont affectées ou qui sont affectées à d’autres approbateurs
• Propriétaire du projet : filtrez les feuilles de temps en fonction de leurs propriétaires de projet
• Personnes : affichez les feuilles de temps d’utilisateurs spécifiques
• Projet : affichez les feuilles de temps associées à un projet spécifique
• Client : affichez les feuilles de temps des utilisateurs affectés à un client spécifique
• Discipline : affichez les feuilles de temps en fonction de la nature du travail des utilisateurs (par exemple : RH, informatique)
• Rôle : filtrez les feuilles de temps en fonction du rôle des utilisateurs (par exemple : responsable, rédacteur)
• Balises de personnes : filtrez les feuilles de temps en fonction des balises de personnes des utilisateurs
• Nom de la phase : affichez les feuilles de temps associées à une phase spécifique du projet 
• Balises du projet : filtrez les feuilles de temps en fonction de leur catégorie de projet
• Type de congé : filtrez les feuilles de temps en fonction des types de congés des utilisateurs
• Compétences : filtrez les feuilles de temps en fonction des compétences des personnes

La vue de l’approbateur regroupe les saisies de temps dans des feuilles de temps hebdomadaires. Chaque feuille de temps indique les heures suivies pour chaque projet, par personne et par semaine.

Vous pouvez voir le nombre total d’heures confirmées et planifiées pour chaque projet, ainsi qu’une différence calculée (positive pour plus que prévu, négative pour moins que prévu).

Les ressources qui soumettent du temps pour un projet ne sont pas visibles par le propriétaire du projet, à moins qu’elles ne soient ajoutées au projet en tant que membre de l’équipe ayant déjà soumis du temps pour ce projet. 

Assurez-vous d’avoir ajouté cette ressource en tant que membre d’équipe à votre projet afin d’approuver le temps.

Les propriétaires de projets ne peuvent pas voir le temps soumis par des ressources affectées à d’autres projets, sauf si : 

• ils disposent d’une autorisation d’éditeur de portefeuille ou supérieure
• le propriétaire du projet est un approbateur de ressources
• les ressources font partie du projet en tant que membres de l’équipe et ont soumis du temps dans le cadre du projet. 

Assurez-vous d’avoir ajouté cette ressource en tant que membre d’équipe à votre projet pour approuver le temps.

Afficher les détails du temps et des dépenses

Vous pouvez afficher plus de détails dans les feuilles de temps que vous voyez dans votre vue de l’approbateur. 

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Filtrer les feuilles de temps ou de dépenses 

Vous pouvez approuver le temps pour des projets spécifiques plutôt que la feuille de temps ou de dépenses entière. Pour afficher les saisies de temps pour un projet spécifique ou un ensemble de projets et les approuver :

1. Dans le panneau de gauche, utilisez les filtres de projet ou de balises de projet.
   • Une fois ces filtres configurés, vous ne verrez que les feuilles de temps des projets ou des catégories de projets que vous avez sélectionnés. 
2. Dans la feuille de temps, sélectionnez Approuver et verrouiller.

Cela n’affecte pas les saisies pour les projets que vous n’avez pas sélectionnés dans le filtre.

Pour approuver le temps ou les dépenses

Utilisez les notifications pour alerter les personnes lorsque leurs saisies de temps ou de dépenses sont rejetées ou approuvées.

En bas de la feuille de temps, sélectionnez Approuver et verrouiller pour approuver la saisie de temps ou de dépense. 

Pour vous assurer que les utilisateurs ne peuvent pas ajouter de temps ou de dépenses aux saisies approuvées, activez le paramètre qui verrouille automatiquement les saisies de temps et de dépenses dès leur approbation. Pour ce faire, accédez à la section Flux de travail des approbations des Paramètres du compte. 

Pour rejeter la feuille de temps ou de dépenses

1. Dans la partie inférieure gauche de la feuille de temps ou de dépenses, saisissez une remarque dans la zone de texte. 
   • Si vous rejetez la saisie de temps sans laisser de remarque, le système vous invite à en laisser une. 
2. Sélectionnez Rejeter. 

Après avoir rejeté la feuille de temps ou de dépenses, elle revient au statut Non soumise. L’expéditeur doit corriger sa saisie de temps ou de dépenses et la soumettre à nouveau pour approbation. 

Utiliser Mes vues

Créez une ou plusieurs vues enregistrées pour différents scénarios. 

Lorsque vous créez une vue enregistrée, vous pouvez y accéder facilement en consultant la section Mes vues.

Pour créer une vue enregistrée 

1. Allez dans l’onglet Approbations. 
2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Vue de l’approbateur. 
3. Dans le panneau de gauche, réglez la période souhaitée, le statut d’approbation et d’autres filtres. 
4. Faites défiler jusqu’à la section Mes vues. 
5. Sélectionnez + Enregistrer la vue actuelle.