Déplacer ou copier automatiquement des lignes entre différentes feuilles

Les actions Déplacer des lignes et Copier des lignes vous permettent de déplacer ou de copier automatiquement une ligne d’une feuille vers une autre lorsque les conditions sont remplies. En voici un exemple :

1. Une demande d’achats est soumise à votre feuille par le biais d’un formulaire.
2. Après avoir ajouté les informations à la demande, vous l’attribuez à votre équipe informatique.
3. Le responsable informatique approuve la demande.
4. La ligne contenant la demande d’achats est automatiquement déplacée vers une feuille de projet informatique active pour action ultérieure.

Pour créer un flux de travail qui déplace ou copie automatiquement des lignes, vous et le propriétaire de la feuille source devez avoir des autorisations de partage de niveau Propriétaire ou Administrateur pour la feuille de destination.

Configurer une action automatisée de déplacement ou de copie de lignes

Dans votre feuille source :

1. Créez un nouveau flux de travail, puis configurez les déclencheurs et les conditions du flux de travail.
2. Dans la case Sélectionner une action, sélectionnez Déplacer des lignes ou Copier des lignes.
3. Dans Déplacer des lignes ou Copier des lignes, choisissez Sélectionner une feuille.
4. Dans la boîte de dialogue Sélectionner une feuille, choisissez votre feuille de destination, puis sélectionnez OK.

Pour éviter des boucles d’approbation infinies, les cellules qui contiennent des formules de feuilles croisées ou des liens de cellule ne déclencheront pas d’automatisation qui change automatiquement la feuille (Déplacer la ligne, Copier la ligne, Verrouiller la ligne, Déverrouiller la ligne ou Demande d’approbation). Pour contourner ce problème, envisagez d’utiliser l’automatisation basée sur le temps ou les flux de travail récurrents.

Important à connaître à propos du déplacement de lignes et de la copie de lignes entre différentes feuilles

Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous déplacez ou copiez des lignes d’une feuille vers une autre :

• Lorsque vous déplacez des lignes entre des feuilles :
  • les lignes déplacées sont supprimées de la feuille source et ajoutées à la feuille de destination ; et
  • l’historique des cellules dans les lignes sera toujours disponible. 
• Lorsque vous copiez des lignes entre des feuilles : 
  • les lignes copiées sont conservées dans la feuille source et ajoutées à la feuille de destination ; et
  • l’historique des cellules ne sera pas conservé dans la feuille de destination.
• Vous trouverez les lignes déplacées ou copiées au bas de la feuille de destination, que vous pouvez sélectionner et faire glisser vers un autre emplacement.
• Les pièces jointes ou les commentaires associés à la ligne sont automatiquement déplacés vers la feuille de destination.
• Toutes les formules de la ligne sont remplacées par des valeurs statiques dans la feuille de destination.
• Si la feuille source contient des colonnes qui sont absentes de la feuille destination, ces colonnes sont créées automatiquement dans cette dernière lorsqu’une ligne est déplacée ou copiée.

Lorsque vous déplacez ou copiez des lignes avec des colonnes système ou de référence

• Si une colonne existe sur la feuille de destination mais pas sur la feuille source, la colonne Créée par indique la date et l’heure auxquelles la ligne a été déplacée ou copiée.
• La colonne Créée par indique l’utilisateur qui a déplacé ou copié la ligne. Si la ligne a été déplacée ou copiée par l’automatisation, elle affichera automation@smartsheet.com.
• Si une colonne existe à la fois sur la feuille de destination et la feuille source, la valeur de la feuille source sera reportée sur la feuille de destination. Contrairement aux autres types de colonnes, il n’est pas nécessaire que les noms des colonnes correspondent.

Si une colonne système ou une colonne de référence possède un nom qui correspond à une colonne d’un type différent (liste déroulante, texte/nombre, etc.), vous pouvez rencontrer les erreurs suivantes :

• Des lignes ne peuvent pas être ajoutées à la feuille de destination car une colonne a le même nom qu’une colonne système sur la feuille source.
• Les lignes ne peuvent pas être ajoutées à la feuille de destination car une colonne système a le même nom qu’une colonne de la feuille source.

Pour résoudre ce problème, vous pouvez soit renommer une des colonnes, soit changer le type de colonne pour qu’elle corresponde à la feuille source.