Définir des références sur une feuille de projet

Les références vous permettent d’établir la date de début, la date de fin, ainsi que l’écart de dates de tâches et de lignes individuelles de la feuille de votre projet. Lorsque l’affichage du résumé des références du projet est activé, vous pouvez visualiserr le statut général du projet.

Lorsque le suivi est activé, trois colonnes non-modifiables seront ajoutées à la feuille :

• Début de référence : la date dans votre colonne de début.
• Fin de référence : la date dans votre colonne de fin.
• Écart : la différence entre Date de fin réelle et Date de fin de référence.

De plus, les barres de diagramme de Gantt vous permettront de visualiser les dates de référence et les dates réelles. Si vous modifiez vos préférences pour afficher ou masquer les barres de référence dans le Mode Gantt, le changement sera enregistré pour votre utilisateur uniquement. Les autres utilisateurs ne seront pas affectés.

Les références apparaîtront comme des données de cellule en lecture seule. Pour cette raison, les références seront affichées dans les rapports, les tableaux de bord et les autres éléments Smartsheet, mais ne pourront pas être modifiées.

REMARQUES :

• vous ne pouvez ajouter qu’une seule référence à une feuille de projet. Seul un jeu de colonnes pourra être associé aux références, si plusieurs colonnes de date de début et de fin existent.
• Une référence ne sera pas ajoutée à une ligne qui n’a pas de date de début et de date de fin, ou à une ligne dont la date de début est postérieure à la date de fin. Les données de la cellule doivent également correspondre à un format de date acceptable. Par exemple, les valeurs de texte telles que « À déterminer » ou « juillet » ne fonctionneront pas.
• Les modifications historiques des références ne sont pas recueillies dans le Journal d’activité, mais sont disponibles dans l’historique de la cellule.

Configurer la feuille de votre projet pour utiliser des références

Pour activer les références dans la feuille de votre projet :

1. Si la feuille de votre projet n’a pas encore de colonnes Date de début et Date de fin, vous devrez les ajouter. Les références ne peuvent être créées que si une feuille comporte des colonnes de date de début et de fin.
   Pour plus d’informations sur la configuration d’une feuille de projet, consultez Modifier les paramètres du projet.
2. Passez en Mode Gantt, puis cliquez sur le bouton Références dans la barre d’outils. Vous verrez s’afficher les premières dates de début et dernières dates de fin de la feuille.
   
3. Pour l’activer, cliquez sur le bouton Configuration.
   

Et voilà ! Les références de votre feuille sont maintenant activées.

Consulter le Résumé des références

Une fois les références activées sur la feuille de votre projet, vous pouvez utiliser le résumé des Références pour afficher, modifier et supprimer des informations des références.

Pour ouvrir le résumé des références, passez en Mode Gantt, puis cliquez à nouveau sur le bouton Références dans la barre d’outils.

Dans l’affichage du résumé des références, vous verrez ce qui suit :

• Afficher la référence dans le Gantt : basculez pour activer la référence en Mode Gantt.
• Réelle : les dates réelles de début et de fin au plus tôt dans vos colonnes.
• Référence : les dates de début et de fin de référence au plus tôt et au plus tard dans vos colonnes, établies au moment où vous avez activé la référence, initialement.
• Écart : la différence entre Date de fin réelle et Date de fin de référence, calculée en jours décimaux, selon le planning du travail défini pour votre projet. Dans la colonne Écart, le statut général de votre projet est affiché avec le nombre de Jours de retard, de Jours d’avance, ou la mention Dans les délais.
• Réinitialiser : établit une nouvelle date de début et de fin de référence.
• Supprimer : supprime la référence de votre feuille (consultez la section Modifier ou supprimer les références de votre feuille pour plus d’informations)

Modifier ou supprimer les références de votre feuille

Pour afficher, modifier ou supprimer des références, passez en Mode Gantt et sélectionnez l’icône Références.

En cas de changement des dates, les valeurs d’écart seront automatiquement actualisées Vous pouvez consulter l’écart total avec le résumé des références.

Les dates de début et de fin de référence sont verrouillées et ne peuvent pas être modifiées. La mise à jour des dates réelles du projet déclenchera le recalcul de la colonne Écart.

Vous pouvez activer ou désactiver l’affichage des barres de référence du Mode Gantt à votre convenance. Les barres de référence du Mode Gantt n’apparaîtront pas dans les rapports ou les widgets de rapport de tableau de bord, contrairement aux colonnes Écart, Début de référence et Fin de référence, qui y seront visibles.

Vous pouvez supprimer les références en sélectionnant Supprimer, puis en confirmant votre sélection. Les références seront supprimées, mais cela n’entraîne pas la suppression des colonnes de référence personnalisées. Ces colonnes seront converties en colonnes de date (Début de référence et Fin de référence) et de texte/nombre (Écart). Les données des cellules resteront inchangées.

Pour réinitialiser votre référence, sélectionnez Réinitialiser. Ainsi, les écarts seront remis à 0 et les valeurs dans les colonnes de références seront modifiées en fonction de celles entrées dans les colonnes des dates de début et de fin.
Un nouvel instantané des dates du projet sera créé et l’écart affichera Dans les délais.