Smartsheet Control Center : Effectuer des Actualisations globales de vos projets

En tant que partie intégrante du Smartsheet Control Center, les Actualisations globales permettent aux utilisateurs de l’entreprise d’actualiser facilement les modèles de projet et de répercuter automatiquement les modifications sur les projets existants et nouveaux. Les Actualisations globales permettent aux équipes d’améliorer continuellement les processus et de maintenir la cohérence de l’exécution du travail dans l’ensemble du portefeuille.

L’objectif des Actualisations globales est de fournir aux administrateurs de solutions un mécanisme permettant de maintenir la cohérence entre les projets existants et les nouveaux projets. Quatre types d’Actualisations globales sont disponibles :

  • Ajouter une nouvelle colonne
  • Modifier une colonne existante
  • Ajouter de nouvelles métadonnées
  • Rechercher/remplacer

Les projets créés en dehors de Control Center (ou avant la configuration de Control Center) devront être migrés vers des projets de Control Center avant que vous puissiez utiliser les Actualisations globales sur ces derniers.

Sujets abordés dans cet article :

Principes de base de l’Actualisation globale

Utiliser les options d’Actualisation globale

Exigences d’accès à l’Actualisation globale

Vous devez avoir l’accès de responsable de projet à Smartsheet Control Center pour faire des Actualisations globales.Pour plus d’informations sur la manière d’accorder l’accès à un Responsable, consultez l’accès à Smartsheet Control Center.


Principes de base de l’Actualisation globale

Commencer et spécifier votre actualisation

  1. Connectez-vous à Smartsheet Control Center en visitant le site https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
  2. Cliquez sur le menu, puis sur le nom du programme que vous souhaitez actualiser.
    Menu de SCC
  3. Cliquez sur Gérer le programme (à côté de la boîte de recherche de programmes).
  4. Sélectionnez Actualisations globales et cliquez sur Nouvelle actualisation.
  5. Sur la page Actualisations globales, cliquez sur Créer une nouvelle actualisation
  6. Parmi les options d’actualisation disponibles, sélectionnez le type d’actualisation que vous souhaitez effectuer (lorsque vous sélectionnez une vignette, le signe plus de l’option se transforme en coche).

    Options d’Actualisation globale
  7. Cliquez sur Suivant pour commencer à spécifier les détails de votre actualisation. Ce que vous spécifiez variera selon le type d’actualisation que vous voulez faire.

    Pour obtenir de l’aide sur la configuration de chacun des types d’actualisation, reportez-vous à Ajouter une nouvelle colonne, Modifier une colonne existante, ou Ajouter de nouvelles métadonnées ci-dessous. Continuez à spécifier vos modifications et cliquez sur Suivant pour avancer dans l’assistant.
     
  8. Lorsque vous avez fourni les informations requises, vous accédez à une page qui comprend le bouton Créer et tester au bas de la page. Cliquez sur Créer et tester pour continuer.

Tester et valider vos modifications

Une fois que vous avez cliqué sur Créer et tester, vous allez tester et valider l’actualisation proposée par rapport aux projets et aux feuilles actives (ce test est une partie obligatoire du processus). Vous ferez cela avec une copie temporaire d’un projet, afin de vous assurer que vous ne vous engagez pas à effectuer des modifications qui n’auront pas l’impact que vous souhaitez.

  1. Sur la page Actualisation du test, sélectionnez un projet, puis cliquez sur Appliquer le test en bas de la page.

    Bouton Appliquer le test

    Lorsque le test est prêt, la colonne Statut de la page Actualisation du test passe de Nouveau à Réussi. Des copies temporaires des feuilles qui seront impactées par les actualisations sont créées et l’actualisation est appliquée à ces feuilles pour votre vérification.

    ASTUCE : vous pouvez passer la souris sur le message de réussite pour visualiser un récapitulatif de l’actualisation.

    Message de réussite
  2. Cliquez sur Ouvrir les feuilles de test pour examiner la copie des feuilles qui montrent l’impact des actualisations. Assurez-vous que les actualisations ont fonctionné comme vous l’aviez prévu. (Si vous devez apporter des modifications, cliquez sur Fermer pour fermer la feuille de test. Ensuite, supprimez l’actualisation globale qui nécessite la modification et recommencez.)

    ASTUCE : si vous souhaitez tester l’actualisation sur des projets supplémentaires avant de confirmer, cliquez sur Fermer pour revenir à la page Récapitulatif de l’actualisation. De là, cliquez sur Tester l’actualisation, et sélectionnez un autre projet à tester. Vous pouvez faire cette opération autant de fois que vous le souhaitez, jusqu’à ce que vous soyez sûr des modifications.
     
  3. Une fois que vous avez confirmé que les actualisations ont fonctionné comme prévu, fermez la feuille de test et revenez à la page Actualisation du test.
  4. Cliquez sur Confirmer pour confirmer et passer à la page Récapitulatif de l’actualisation.

Confirmer les résultats et appliquer l’actualisation

Dans cette dernière étape du processus d’actualisation, vous aurez une dernière chance de vérifier et de confirmer les modifications proposées. Vous choisirez ensuite où vous voulez que les actualisations soient appliquées.

  1. Consultez la page Récapitulatif des actualisations pour vérifier que les actualisations correspondent à vos intentions.

    Le contenu de cette page variera selon la nature des actualisations que vous effectuerez.
     
  2. Sur la page Actualisations globales > page Récapitulatif des actualisations, cliquez sur Appliquer l’actualisation.
  3. Sur la page Appliquer l’actualisation, cochez ou décochez les options disponibles, afin de contrôler la portée de vos modifications. Par exemple, décochez certains projets pour les exclure de l’actualisation.

    Les options dont vous disposez ici varient selon le type d’actualisation que vous effectuez. Le tableau à la fin de cette section présente les choix.
     
  4. Cliquez sur Appliquer. Lorsque vous recevez un avis indiquant que les modifications sont permanentes, cliquez sur Oui pour terminer l’actualisation.

Et c’est tout ! En quelques étapes seulement, vous avez actualisé les projets de votre portefeuille, de telle sorte qu’ils sont maintenant plus actuels et plus utiles, selon vos propres spécifications.

Où pouvez-vous appliquer les actualisations ?

Utilisez le tableau ci-dessous pour décider où vous voulez appliquer les actualisations.

Type d’actualisation Ce que vous pouvez contrôler
Colonne nouvelle ou actualisée Actualisations des modèles de base. Pour être sûr que la modification est incluse dans les nouveaux projets, assurez-vous que la case Appliquer l’actualisation au(x) modèle(s) de projet de base est cochée.

Quels sont les projets inclus ? Pour exclure un projet de l’actualisation, décochez la case située à côté de son nom de projet.
Métadonnées
Actualisations des modèles de base. Pour être sûr que la modification est incluse dans les nouveaux projets, assurez-vous que la case Appliquer l’actualisation au(x) modèle(s) de projet de base est cochée.

Les métadonnées de la feuille de configuration de Control Center seront ajoutées sous forme d’un champ de données, lequel peut être exploité lors de la création de nouveaux projets. Vous pouvez l’utiliser pour demander des informations aux utilisateurs lors de le provisionnement des projets.

Les métadonnées dans les Rapports des liens de cellules de la feuille seront créées lorsque l’actualisation sera appliquée aux projets.

Quels sont les projets inclus ? Pour exclure un projet de l’actualisation, décochez la case située à côté de son nom de projet.
 


Utiliser les options d’Actualisation globale

Au fur et à mesure que votre projet progresse, vous pouvez réaliser que vous avez besoin d’informations supplémentaires pour que le projet se déroule sans problème. Par exemple, vous pouvez décider d’ajouter une colonne de symboles À risque, afin que les utilisateurs puissent baliser les tâches.

Les Actualisations globales de SCC vous permettent de résoudre ce problème pour tous les projets de votre portefeuille, y compris les projets que vous avez déjà provisionnés.

Icône À risque

Si vous incluez également les nouvelles informations de colonne dans les métadonnées du projet, vous pourrez faire des calculs en fonction de celles-ci. Par exemple, en ajoutant la colonne et les métadonnées au projet, vous pourrez calculer et générer un rapport sur le nombre total de tâches À risque.

Ajouter une nouvelle colonne : Choisir la source

Lorsque vous utilisez le type d’actualisation Ajouter une nouvelle colonne, vous choisissez l’une des deux façons d’effectuer l’actualisation globale. Avec l’une ou l’autre de ces méthodes, tous les projets de votre portefeuille de SCC utilisant le modèle pourront bénéficier de l’actualisation

Voici les choix :

  • Créer une nouvelle colonne : cette option vous permet de créer une toute nouvelle colonne, directement à partir des Actualisations globales.
     
  • Utiliser une colonne existante à partir du modèle : utilisez cette option si vous avez déjà ajouté une nouvelle colonne au modèle de base. De cette façon, vous pouvez exploiter la colonne nouvellement ajoutée et utiliser les Actualisations globales pour envoyer ses données vers les projets déjà déployés. Vous pouvez également utiliser cette méthode si vous souhaitez utiliser une propriété de colonne, telle que la devise ou la décimale, qui n’est pas disponible dans l’option Créer une nouvelle colonne dans les Actualisations globales.

    Utiliser une colonne existante
     
Option 1 : créer la nouvelle colonne dans les Actualisations globales

Si vous décidez de repartir de zéro et de créer la nouvelle colonne dans les Actualisations globales, vous devez spécifier les propriétés de la colonne :

  • Intitulé de la colonne
  • Type de colonne

Vous pouvez également spécifier l’un des éléments suivants :

  • Options telles que les valeurs ou symboles déroulants
  • Position de la colonne (notez que vous ne pouvez pas ajouter une colonne entre la colonne Principale et la colonne située immédiatement à sa droite. Cette restriction de positionnement est appliquée, car les paires de noms et de valeurs des métadonnées sont stockées à cet emplacement.
  • État de la colonne : vous pouvez choisir de créer une colonne verrouillée ou masquée
  • Styles de colonnes : police, taille, couleur d’arrière-plan, etc.

REMARQUE : si vous ne voyez pas les options que vous recherchez, cliquez sur Avancé (au-dessus du bouton Conseils) pour révéler d’autres options.

Option 2 : exploiter une colonne d’un modèle de base

Si vous avez ajouté manuellement la nouvelle colonne au modèle de base dans Smartsheet après qu’un certain nombre de projets aient été provisionnés, vous pouvez utiliser l’option Ajouter une nouvelle colonne pour envoyer les données de cette nouvelle colonne vers les projets déjà provisionnés de votre portefeuille de SCC utilisant ce modèle. (Vous pouvez également préférer utiliser cette méthode si vous voulez appliquer la mise en forme à la colonne qui n’est pas disponible dans Control Center)

REMARQUES :

  • alors que la mise en forme qui a été explicitement appliquée à la colonne sera envoyée vers les projets existants, la mise en forme qui existe à partir des règles de mise en forme conditionnelle ne sera pas copiée vers les projets.
  • Si vous voulez que la colonne soit verrouillée ou masquée, vous devez spécifier l’État de la colonne pour l’actualisation globale.

Pour savoir comment ajouter manuellement une colonne à un modèle de base, consultez la FAQ Smartsheet Control Center

Inclure des données de colonne

Pour inclure des données de colonne à la nouvelle colonne, vous devez spécifier soit une valeur fixe par défaut, soit une formule. Ces données seront ajoutées à chaque ligne qui apparaît après la section Récapitulatif du modèle.

Vous spécifierez les valeurs par défaut dans le champ Valeur de cellule de colonne par défaut, comme indiqué dans l’image ci-dessous.

Control Center - Ajouter une valeur existante à la colonne

 

REMARQUE : vous êtes limité à une formule ou une valeur par défaut, c’est-à-dire que vous ne pouvez pas spécifier plusieurs valeurs par défaut.

Modifier une colonne existante

L’option d’actualisation Modifier une colonne existante vous permet de modifier une colonne qui existe déjà dans vos feuilles de projet. Voici quelques situations dans lesquelles vous pourriez vouloir effectuer un changement de ce type :

  • Faciliter l’utilisation d’une feuille, en actualisant sa couleur ou en changeant sa position
  • Ajouter de nouvelles options à une colonne déroulante ou renommer une option existante
  • Modifier une formule dans une colonne pour incorporer une colonne nouvellement ajoutée
  • Modification d’une ancienne valeur déroulante en une nouvelle (par exemple, en cas de changement de nom d’un service)

Vous pouvez apporter des modifications aux propriétés de la colonne, notamment :

  • Nom et type de colonne
  • Options telles que les valeurs ou symboles déroulants
  • Position de la colonne

    Notez que vous ne pouvez pas ajouter une colonne entre la colonne Principale et la colonne située immédiatement à sa droite. Cette restriction de positionnement est appliquée, car les paires de noms et de valeurs des métadonnées sont stockées à cet emplacement.
     
  • État de la colonne : choisir de créer une colonne verrouillée ou masquée
  • Styles de colonnes : police, taille, couleur d’arrière-plan, etc.

Certaines colonnes et certains types de colonnes comportent des restrictions :

  • Colonnes système : vous ne pouvez pas spécifier de données de colonne pour les colonnes système (c’est-à-dire que les colonnes système ne peuvent pas inclure de valeurs ou de formules)
  • Colonnes Liste des contacts : vous ne pouvez pas utiliser une formule dans un type de colonne Liste des contacts

Modifier les données de la colonne

Outre l’ajout de nouvelles données ou la modification des valeurs de colonne, vous pouvez également utiliser les Actualisations globales pour apporter des modifications globales aux données existantes dans les projets actifs. Pour modifier les données de colonne existantes :

  1. Assurez-vous que la case Modifier les données de cellule de colonne est cochée.
     
  2. Sélectionnez une valeur existante dans la colonne et fournissez une nouvelle valeur. Vous pouvez associer d’anciennes valeurs à des valeurs fixes ou à des valeurs basées sur une formule.

    Fenêtre avec le texte Choisir une valeur dans la liste

ASTUCE : pour valider les résultats d’une formule et s’assurer qu’elle aura l’impact souhaité, cliquez sur le bouton Tester une formule. Cliquer sur ce bouton ouvre une feuille dans laquelle vous pouvez développer et tester la formule que vous voulez utiliser. Une fois satisfait de vos résultats, vous pouvez copier et coller cette formule dans le champ Nouvelle valeur de l’Actualisation globale.

Exigences de la formule

Lorsque vous spécifiez une formule dans les Actualisations globales, vous devez utiliser la notation @ligne pour référencer les cellules d’autres colonnes sur la même ligne. Si vous essayez d’utiliser des références de lignes relatives, elles donneront des résultats incorrects. Par exemple, au lieu d’utiliser une formule à la ligne 12 du formulaire

= [Coût]12 + [Majoration]12

utilisez cette formule :

= [Coût]@ligne + [Majoration]@ligne

Pour plus d’informations sur l’utilisation de la convention @ligne dans une formule, reportez-vous à Créer des formules efficaces avec @cellule et @ligne.

Ajouter de nouvelles métadonnées

Utilisez le type d’actualisation Ajouter de nouvelles métadonnées pour ajouter de nouvelles lignes de métadonnées à la section Récapitulatif d’un ou plusieurs modèles du projet. Voici quelques utilisations de l’option Ajouter de nouvelles métadonnées :

  • Si vous devez calculer une nouvelle métrique de projet, exclue du déploiement initial et l’ajouter ensuite au rapport récapitulatif. Par exemple, si après le déploiement, vous avez ajouté une colonne pour suivre les tâches à risque, vous pouvez également ajouter des métadonnées afin de pouvoir les suivre dans tout le portefeuille
  • Recueil d’informations supplémentaires sur le projet pendant la création du projet

Vous pouvez spécifier la valeur correspondante comme une formule ou une valeur de texte statique. Par exemple, vous pouvez spécifier une formule qui compte toutes les cellules où la colonne de type case à cocher À risque a été cochée :

=COUNTIF([À risque]:[À risque], vrai)

Utiliser la fonction Rechercher/remplacer

La méthode la plus élémentaire de recherche/remplacement consiste à fournir une valeur de recherche et une valeur de remplacement.

Par défaut, toutes les colonnes seront actualisées. Si vous voulez limiter les colonnes qui seront actualisées, utilisez le champ Dans ces colonnes pour sélectionner les colonnes à actualiser.

Si vous ajoutez plusieurs opérations de recherche/remplacement, elles seront toutes appliquées en même temps.

Restrictions avec la fonction Rechercher/remplacer

Certains types de colonnes ne sont pas disponibles pour la fonction Rechercher/remplacer de SCC ou sont disponibles mais avec des restrictions. Ces types de colonnes sont énumérés dans le tableau suivant.

Type de données de colonne ou de cellule Ignorée par la fonction Rechercher/remplacer Disponible avec restrictions Remarques
Système Oui Non  -
Colonnes désignées dans vos Paramètres du projet :
  • Colonne de Date de début
  • Colonne de Date de fin
  • Colonne Prédécesseur
Oui Non   -
Liste des contacts Non Oui Reportez-vous à Restrictions sur les données de la colonne Liste des contacts
Date Non Oui Reportez-vous à Restrictions sur les données de la colonne de Date
Durée Non Oui La correspondance des données de colonne de durée s’effectue strictement en faisant correspondre la chaîne.

La fonction Rechercher/remplacer n’effectuera aucune conversion de durée.

Par exemple, si votre chaîne de recherche sur une colonne de durée est 2j, elle ne correspondra qu’aux cellules qui contiennent la valeur 2j. Elle ne correspondra pas à une durée de 16h.
Commentaires Oui Non  
Toute cellule avec un lien de cellules entrant Oui Non Notez que les liens de cellules sortants peuvent être modifiés.
Cellules avec lien hypertexte Oui Non  -
Cellules avec images Oui Non  -

Restrictions sur les données des colonnes de Liste des contacts

La valeur que vous spécifiez dans le champ Rechercher doit être le nom complet de la personne qui est affichée dans la feuille ou l’adresse e-mail associée à ce contact. C’est-à-dire que vous pouvez spécifier Jean Martin ou jean.martin@mbfcorp.com

Les valeurs des colonnes de Liste des contacts doivent correspondre directement. C’est-à-dire que pour la valeur de recherche, vous devez utiliser l’un des éléments suivants dans le champ Restreindre à :

est égal(e) à
n’est pas égal(e) à
est vide
n’est pas vide

Pour la valeur de remplacement, le champ Restreindre à doit être défini à Remplacer toute la cellule.

Si vous utilisez d’autres valeurs pour les critères de Restreindre à, les colonnes de Liste des contacts seront ignorées (mais d’autres types de colonnes seront traités).


Bonne pratique : pour éviter les problèmes, utilisez l’adresse e-mail pour rechercher/remplacer plutôt que la version texte du nom d’un contact (l’adresse e-mail peut être correctement recherchée dans vos contacts Smartsheet et le nom sera affiché tel qu’il a été spécifié dans cette liste).

Restrictions sur les données des colonnes de Date

Les cellules des colonnes de Date ne seront mises en correspondance avec la valeur de recherche que si l’une des restrictions suivantes est spécifiée :

est égal(e) à
n’est pas égal(e) à
est vide
n’est pas vide

Si une autre restriction est spécifiée, les colonnes de Date seront ignorées. De même, la restriction Remplacer doit remplacer toute la cellule, sinon les colonnes de Date seront ignorées.

Exemple : trouvez les cellules qui contiennent « 30/01 » et remplacez-les par « 01/02 » sur toutes les colonnes.Cela ne correspondra PAS à une cellule de colonne de Date qui serait le 30 janvier 2017, car la restriction Contient est utilisée. Cette opération sera effectuée sur les cellules des colonnes Texte/nombre.

Notez que lorsqu’une date est entrée dans le champ Rechercher ou Remplacer, et qu’une colonne Date (ou Date/Heure) est sélectionnée, vous recevrez un avertissement indiquant comment la date sera interprétée (par exemple, le 15 février 2018), et vous aurez la possibilité de convertir la valeur en un format de date universel (AAAA-MM-JJ). La conversion au format de date universel est une bonne pratique exemplaire pour faire correspondre les colonnes de date : elle peut vous aider à éviter la confusion causée par les différents formats d’affichage de date (par exemple, mm/jj/aa ou jj/mm/aa).

Les dates dans Smartsheet sont affichées selon les paramètres personnels de chaque utilisateur. Autrement dit, l’affichage de la date est contrôlé au niveau de l’utilisateur dans les Paramètres personnels. Pour plus d’informations sur les formats de date, reportez-vous à Modification du format des nombres et des dates par défaut (via le paramètre de Langue).