FAQ de Smartsheet Control Center

S’applique à

Smartsheet
Smartsheet Advance Package

Cet article s’adresse aux personnes qui ont récemment commencé à travailler avec un programme dans Smartsheet Control Center (SCC). Son but est d’aider les personnes désignées comme Responsables principaux et les Responsables qui gèrent ou effectuent des actualisations des programmes de Control Center existants.

Le Responsable principal est le responsable et le propriétaire des actifs Smartsheet qui composent le programme. Pour devenir Responsable, vous devez être un utilisateur sous licence d’un compte Smartsheet actif.


Connexion et accès à Control Center

Comment puis-je permettre à une partie prenante de mon organisation d’accéder à un projet provisionné à partir de Smartsheet Control Center ?

Une fois un projet provisionné à partir de Smartsheet Control Center, vous utiliserez les processus de partage standard de Smartsheet pour vous assurer que les parties prenantes y ont accès. Selon le niveau d’accès que vous souhaitez accorder aux individus ou aux groupes, vous pouvez choisir de partager un espace de travail de projet entier ou un élément Smartsheet individuel (un rapport récapitulatif ou une feuille de synthèse, par exemple).

Voici quelques ressources avec des conseils et les bonnes pratiques sur le partage dans Smartsheet :


Modifier des projets de Control Center existants

Comment actualiser un modèle utilisé dans des projets provisionnés à partir de Control Center ?

Si vous souhaitez apporter une modification qui s’applique aux projets nouvellement provisionnés, vous pouvez le faire directement à partir de Smartsheet.

  1. Localisez l’élément que vous voulez modifier (feuille, rapport ou tableau de bord). L’élément sera stocké dans le dossier qui contient les éléments utilisés pour le type de projet, dans l’Espace de travail Administrateur. Ce même espace de travail héberge le fichier de configuration de SCC.
  2. Cliquez sur l’élément pour l’ouvrir.Effectuez la modification et enregistrez l’élément.

La modification s’appliquera aux projets futurs provisionnés hors Control Center.

Comment puis-je ajouter un nouveau modèle pour qu’il puisse être utilisé pour les projets provisionnés à partir de Control Center ?

Vous utiliserez l’outil de configuration de Control Center pour inclure ou exclure des modèles d’un type de projet. Par conséquent, vous devez être un Responsable PMO pour ajouter ou supprimer des modèles d’un projet.

Vous gérerez cette tâche à deux endroits : Vous commencerez dans Smartsheet, où vous construirez le modèle et l’ajouterez au dossier de projet de Control Center. Cela le rendra accessible à l’outil de configuration de Control Center. Puis, à partir de Control Center, vous ouvrirez l’outil de configuration. Ajoutez le modèle au type de projet et gérez la façon dont il apparaît dans l’outil de configuration.

Partie 1 : Depuis Smartsheet
  1. Localisez l’espace de travail Administrateur pour la configuration de votre Control Center. Vous saurez que vous êtes au bon endroit si vous voyez le dossier du fichier de configuration de SCC dans l’espace de travail.
    Dossier Administrateur
  2. Ouvrez le dossier du type de projet pour lequel vous souhaitez ajouter un nouveau modèle (par exemple, dans l’image ci-dessus, pour ajouter un nouveau modèle au type de projet Audit et conformité, vous devez commencer par le dossier Audit et conformité)
  3. Créez l’élément (feuille, rapport ou tableau de bord) que vous voulez inclure dans le projet et enregistrez-le.
Partie 2 : depuis l’outil de configuration de Control Center
  1. Connectez-vous à Control Center et cliquez sur le menu.

    Menu de SCC
     
  2. Sélectionnez le nom du programme à gauche et cliquez ensuite sur Gérer le programme (à côté de la zone de recherche de projets).
    Gérer le programme
  3. Cliquez sur le Plan d’action que vous voulez actualiser.
     
  4. Cliquez sur Suivant, en bas de l’outil de création de projets, jusqu’à ce que vous accédiez à la page Paramètres du modèle.

    Si vous avez ajouté ou actualisé des modèles (comme spécifié dans la partie 1 ci-dessus), vous recevrez un message indiquant que l’outil de configuration a détecté le nouveau modèle. Il vous sera demandé de confirmer que vous souhaitez l’ajouter à la configuration de Control Center.
     
  5. Cliquez sur Oui pour rendre le modèle disponible au type de projet.
  6. Utilisez les options des Paramètres du modèle pour ajuster la façon dont le modèle apparaît dans le projet. (Par exemple, à partir de cette page, vous pouvez configurer le modèle pour que son inclusion dans un projet en cours de provisionnement soit facultative).
  7. Cliquez sur Suivant pour atteindre la fin de l’outil de configuration, puis cliquez sur Actualiser.

Une fois que vous aurez reçu la confirmation, vous saurez que le modèle (ou l’actualisation du modèle) a été inclus au type de projet. La prochaine fois que vous provisionnerez un projet de ce type, le nouveau modèle sera inclus comme vous l’avez spécifié.

Bonne pratique : Un des avantages de Control Center étant que les feuilles qui y sont créées sont automatiquement liées les unes aux autres, vous voudrez éviter d’apporter directement des modifications aux éléments suivants : Cellules liées vers ou à partir d’autres sources et données récapitulatives.

Ne modifiez pas directement les données récapitulatives. Trouvez plutôt les cellules qui contiennent des données qui ont été récapitulées. Par exemple, si les informations récapitulatives sont collectées par l’utilisation d’une formule telle que =SUM(CHILDREN()), pour effectuer la modification, vous modifierez la valeur du récapitulatif en changeant les données qui sont récapitulées dans les lignes enfant.

Pour plus d’informations, consultez ces articles dans le Centre d’assistance : Liaison de cellules et Créer et modifier des formules dans Smartsheet.

Comment puis-je ajouter ou modifier les informations d’un projet (métadonnées du projet) ?

Les métadonnées dans Smartsheet Control Center sont les informations de profil pour le projet. Dans Smartsheet, vous verrez les métadonnées représentées dans la section Récapitulatif de chaque plan de projet. Les métadonnées facilitent les flux de travail d’entrée de projet et vous permettent de suivre et de récapituler les données des projets provisionnés et des rapports.

Métadonnées du programme

Si votre objectif est d’ajouter ou d’actualiser des métadonnées à partir de ce point, par exemple, si vous souhaitez inclure un champ Région afin de pouvoir rendre compte des projets par région dans la synthèse, ou si vous souhaitez actualiser un champ Région existant avec une valeur supplémentaire, vous effectuerez cela à partir de l’outil de configuration.

Voici comment actualiser ou ajouter des métadonnées de projet depuis l’outil de configuration :

  1. Connectez-vous à Control Center et cliquez sur le menu.Menu de SCC
  2. Sélectionnez le nom du programme pour lequel vous souhaitez modifier les métadonnées et cliquez sur Gérer le programme.
  3. Cliquez sur le Plan d’action que vous souhaitez actualiser.
  4. Sélectionnez la vignette correspondant au type de projet pour lequel vous souhaitez ajouter ou actualiser des métadonnées et cliquez sur Suivant.
  5. Cliquez sur Suivant pour vous déplacer dans l’outil de configuration, jusqu’à la page des métadonnées du projet.
  6. Sur la page Métadonnées de projet, modifiez les attributs des métadonnées existantes ou faites défiler la fenêtre jusqu’au bas et cliquez sur Ajouter un champ pour ajouter de nouvelles métadonnées.
    Ajouter un lien de métadonnées
  7. Cliquez sur Suivant jusqu’à ce que vous voyiez le bouton Actualisation.
  8. Cliquez sur Actualiser pour accepter les modifications des métadonnées.

Une fois que vous aurez ajouté de nouvelles métadonnées, elles seront disponibles pour être associées aux modèles de votre projet et pourront être incluses dans le cadre des processus de prise en charge et de provisionnement du projet.

Comment puis-je supprimer un projet ?

Lorsque vous commencez à utiliser Control Center, vous pouvez provisionner un projet, puis décider d’apporter des modifications qui vous obligent à reconfigurer le projet. Si vous faites une erreur que vous découvrez après avoir provisionné un projet et que vous voulez recommencer, voici ce que vous pouvez faire pour supprimer le projet provisionné :

  1. Depuis Smartsheet : supprimez le dossier du projet provisionné de l’Espace de travail du projet. Si vous utilisez une Feuille de prise en charge, vous devez également effacer la valeur de la colonne indiquant que le projet a été provisionné.
  2. Depuis Control Center :le propriétaire du PMO pour le projet peut supprimer Control Center du projet en cliquant sur l’icône ellipse > Supprimer le plan à l’extrême droite de l’intitulé du projet.
  3. Si le projet est inclus dans une feuille de synthèse récapitulative, supprimez la ligne correspondant au projet.

Effectuer des Actualisations globales

Qu’est-ce que la fonctionnalité Actualisations globales ?

La fonctionnalité Actualisations globales dans Smartsheet Control Center (SCC) vous permet d’actualiser les modèles de projet, ou les métadonnées, et de répercuter automatiquement ces changements sur les projets existants. Elle permet au responsable PMO ou au PMO de configurer les modifications nécessaires, de tester et de vérifier les actualisations, puis de répercuter les actualisations sur les projets existants. Ces modifications peuvent être apportées pour des projets spécifiques ou pour l’ensemble d’un portefeuille de projets.

Comment puis-je accéder à la fonctionnalité Actualisation globale ?

Vous devez être inscrit comme responsable PMO ou PMO dans la configuration de SCC pour effectuer les Actualisations globales. Le responsable PMO existant peut examiner et actualiser cette liste d’utilisateurs par l’intermédiaire de l’outil de création de SCC. Pour plus d’informations, reportez-vous à la question sur l’octroi de l’accès au PMO.

Quels types d’Actualisations globales puis-je effectuer ?

L’objectif des Actualisations globales est de fournir aux administrateurs de solutions un mécanisme permettant de maintenir la cohérence entre les projets existants et les nouveaux projets. Pour la version initiale, trois types d’Actualisations globales sont disponibles :

  • Ajouter une nouvelle colonne
  • Modifier une colonne existante
  • Ajouter de nouvelles métadonnées
  • Rechercher/remplacer

Pour plus d’informations sur ces options, reportez-vous à Smartsheet Control Center : Effectuez des Actualisations globales sur vos projets.

Dois-je actualiser tous mes projets ?

Non. Pendant l’étape Appliquer l’actualisation, vous pouvez choisir les projets auxquels vous voulez appliquer l’actualisation. Une fois l’actualisation effectuée, le statut « Partiellement appliquée » apparaîtra pour indiquer qu’elle n’a pas été appliquée à tous les projets.

Si une actualisation est « Partiellement appliquée », quand est-elle considérée comme « Appliquée » ?

L’actualisation globale est pleinement appliquée lorsque tous les projets de la liste Appliquer l’actualisation ont été actualisés avec succès. La liste Appliquer l’actualisation comprend les projets qui existent au moment où l’actualisation globale a été testée et validée.

Puis-je apporter des modifications à des projets qui n’ont pas été créés en utilisant Control Center ?

Non.La fonctionnalité Actualisations globales ne prend en charge que les projets créés en utilisant Control Center.

Est-ce que toutes les modifications que j’apporte à mes modèles de projet de base seront automatiquement répercutées sur tous les projets existants ?

Non, les modifications apportées directement au projet de base n’affecteront que les nouveaux projets qui seront créés. Afin d’actualiser les projets existants, vous devez utiliser la fonctionnalité Actualisation globale.

Qu’est-ce que la fonction Rechercher/Remplacer et comment est-elle utilisée ?

La fonction Rechercher/Remplacer vous permet d’actualiser les valeurs et les formules dans les cellules de toutes vos feuilles de projet et modèles existants. Vous pouvez utiliser les options avancées pour contrôler quelles cellules sont actualisées. Pour obtenir des informations détaillées sur l’utilisation de Rechercher/Remplacer des Actualisations globales et ses fonctionnalités, consultez Actualisations globales de Control Center : Rechercher/remplacer.

Fonctionnalités et outils supplémentaires

Comment afficher les journaux dans Control Center ?

Passez votre curseur sur l’ellipse qui apparaît à gauche de l’élément Control Center, et sélectionnez Afficher les journaux.

Sur la page de renvoi du Control Center pour un programme, trouvez le nom du projet et sélectionnez l’option Afficher les journaux.

Vous pouvez consulter les journaux pour :

  • Projets
  • Actualisations globales
  • Archivage
  • Automatisation des approbations (si activé pour votre programme)

Comment puis-je automatiser le provisionnement de mes projets ?

Un responsable Control Center peut activer l’automatisation des approbations pour un plan d’action spécifique de Control Center. L’automatisation des approbations provisionne les projets lorsque la valeur « approbation » (configurée dans les paramètres de prise en charge d’un plan d’action du Control Center) est marquée comme approuvée dans la feuille de prise en charge alors que l’automatisation est activée.

Remarque : les paramètres du Plan d’action ne peuvent pas être modifiés lorsque l’automatisation est activée.

Pour activer l’automatisation des approbations :

  1. Allez dans Gérer le programme et sélectionnez l’onglet Automatisations.
  2. Sélectionnez Nouvelle automatisation.
  3. Sélectionnez un plan d’action, puis Créer.

Une fois l’automatisation activée, les éléments seront automatiquement provisionnés lorsque la valeur d’approbation configurée dans votre Plan d’action est définie pour les lignes de la feuille de prise en charge.

REMARQUE : cette fonctionnalité n’est pas activée par défaut pour les programmes du Control Center. Veuillez contacter votre représentant Smartsheet pour discuter de l’automatisation de l’approbation de Control Center.