FAQ de Smartsheet Control Center

Si vous avez souscrit à un forfait Advance, vous disposez d’un nombre illimité de programmes Control Center. Créez-en donc autant que vous le souhaitez.

Envoyez une demande d’assistance par le biais du portail d’assistance clientèle pour supprimer un programme.

Cette fonctionnalité n’est pas prise en charge actuellement, mais nous vous encourageons à envoyer vos commentaires et toutes vos idées pour améliorer notre produit. 

Vérifiez que le nouveau propriétaire répond aux conditions préalables nécessaires. Ensuite, suivez ces étapes pour transférer le programme. 

Tout utilisateur payant rattaché à un forfait Advance peut créer un programme. 

Une fois que vous avez provisionné un projet à partir de Smartsheet Control Center, utilisez les processus de partage standard de Smartsheet pour vous assurer que les parties prenantes y ont accès. 

Selon le niveau d’accès que vous souhaitez accorder, vous pouvez choisir de partager un espace de travail de projet entier ou un élément Smartsheet individuel (un rapport récapitulatif ou une feuille de synthèse, par exemple).

Voici quelques ressources avec des conseils et les bonnes pratiques sur le partage dans Smartsheet :

• Présentation : partager des feuilles et des rapports
• Partager un espace de travail

Vous pouvez apporter des modifications directement à partir de Smartsheet pour appliquer les mises à jour aux projets nouvellement provisionnés.

1. Localisez l’élément à mettre à jour (feuille, rapport ou tableau de bord) dans le dossier qui contient les éléments utilisés pour le type de projet, dans l’Espace de travail Administrateur. Ce même espace de travail héberge le fichier de configuration de Smartsheet Control Center.
2. Ouvrez l’élément, effectuez la modification et enregistrez le résultat.

La modification apparaît dans les futurs projets provisionnés hors Control Center.

Utilisez l’outil de configuration de Control Center pour inclure ou exclure des modèles d’un type de projet. Vous devez être un responsable de projet pour ajouter ou supprimer des modèles d’un projet.

Vous pouvez effectuer cette tâche à deux endroits :

Option 1 : Depuis Smartsheet

1. Accédez à Accueil > Tous les espaces de travail pour ouvrir le panneau de l’espace de travail et localisez l’espace de travail Administrateur pour votre configuration de Control Center.
   
2. Ouvrez le dossier contenant le projet dans lequel vous souhaitez ajouter un nouveau modèle.
3. Créez l’élément (feuille, rapport ou tableau de bord) que vous souhaitez inclure dans le projet et enregistrez-le.

Option 2 : à partir de l’outil de création de plan d’action dans Control Center

1. Connectez-vous à Smartsheet Control Center et sélectionnez l’icône de Menu.
   
   
2. Sélectionnez le nom du programme à gauche et cliquez ensuite sur Manage Program (Gérer le programme).
3. Sélectionnez le plan d’action à mettre à jour.
4. Naviguez dans l’outil de création de plan d’action et accédez à page Source Template Settings (Paramètres du modèle source).

Si vous avez ajouté ou mis à jour des modèles dans votre dossier source, vous recevez un message contextuel indiquant que l’outil de création de plan d’action a détecté le nouveau modèle.
 

5. Sélectionnez Yes (Oui) pour rendre le modèle disponible pour le type de projet.
6. Utilisez les options de la page Source Template Settings (Paramètres du modèle source) pour ajuster l’apparence du modèle dans le projet.
7. Sélectionnez Next (Suivant) pour atteindre la fin de l’outil de création de plan d’action, puis sélectionnez Suivant (Mettre à jour).

L’affichage d’une confirmation indique que le modèle ou la mise à jour du modèle fait désormais partie du type de projet. Le nouveau modèle sera inclus dans le projet la prochaine fois que vous le provisionnerez.

Dans Control Center, les feuilles sont liées les unes aux autres. Évitez donc de modifier les cellules liées à d’autres sources et données récapitulatives ou provenant de celles-ci.

Au lieu de modifier directement les données récapitulatives, recherchez les cellules qui les contiennent. Par exemple, si vous utilisez une formule telle que =SUM(CHILDREN()), pour collecter les informations récapitulatives, vous devez modifier la valeur du récapitulatif en changeant les données des lignes enfant pour appliquer une modification.

Pour plus d’informations, consultez Cell links: Consolidate or maintain data consistency (Liens de cellules : consolider ou maintenir la cohérence des données) et Create and edit formulas in Smartsheet (Créer et modifier des formules dans Smartsheet).

Les données de profil dans Smartsheet Control Center sont les informations de profil pour le projet. Dans Smartsheet, les données de profil apparaissent dans la section Récapitulatif de chaque plan de projet. 

Les données de profil facilitent les flux de travail de prise en charge de projets et vous pouvez suivre et récapituler les données des projets provisionnés et des rapports.

Pour ajouter ou mettre à jour les données de profil à partir de ce moment-là, accédez à l’outil de création de plan d’action et suivez ces étapes :

1. Connectez-vous à Control Center et sélectionnez l’icône de Menu à trois lignes.
2. Sélectionnez le programme que vous souhaitez mettre à jour, puis Manage Program (Gérer le programme).
3. Sélectionnez le plan d’action à mettre à jour.
4. Naviguez dans l’outil de création de plan d’action jusqu’aux pages Profile Data Selection (Sélection des données de profil) et Customize Profile Data (Personnaliser les données de profil).
5. Sur la page Profile Data Selection (Sélection des données de profil), sélectionnez ou désélectionnez les champs de données de profil que vous souhaitez inclure.
   
6. Sur la page Customize Profile Data (Personnaliser les données de profil), vous pouvez modifier la provenance des données, le cas échéant, ajouter de nouveaux champs ou ajouter des données de profil spécifiques au modèle.
7. Sélectionnez Next (Suivant) le moment venu.
8. Naviguez dans l’outil de création de plan d’action et sélectionnez Save (Enregistrer).

Une fois que vous aurez ajouté de nouvelles données de profil, elles deviennent disponibles pour être associées aux modèles de votre projet et peuvent être incluses dans le cadre des processus de prise en charge et de provisionnement de projets.

1. Ouvrez le programme contenant les projets que vous souhaitez examiner.
2. Passez le curseur sur les options Actions à droite de l’élément.
3. Sélectionnez le menu à trois points.
4. Sélectionnez View logs… (Afficher les journaux…).

Vous pouvez afficher les journaux pour :

• Projets
• Actualisations globales
• Archivage
• Automatisation des approbations (si activée pour votre programme)

Un responsable principal peut activer l’automatisation des approbations pour un plan d’action spécifique dans Control Center. Avec l’automatisation des approbations, vous pouvez provisionner des projets lorsque vous marquez la valeur de l’approbation (configurée sur la page Intake Settings (Paramètres de prise en charge) de l’outil de création de plan d’action) dans la feuille de prise en charge après avoir activé l’automatisation.

Vous ne pouvez pas modifier les paramètres du plan d’action tant que l’automatisation est activée.

Pour activer l’automatisation des approbations :

1. Ouvrez le programme dans lequel vous souhaitez définir l’automatisation.
2. Accédez à Manage Program > Automations (Gérer le programme > Automatisations).
3. Sélectionnez New Automation (Nouvelle automatisation).
4. Sélectionnez un plan d’action, puis cliquez sur Create (Créer).

Une fois l’automatisation activée, vos éléments sont automatiquement provisionnés lorsque la valeur d’approbation configurée dans votre plan d’action est définie pour les lignes de la feuille de prise en charge.

Cette fonctionnalité n’est pas activée par défaut pour les programmes Control Center. Contactez votre représentant Smartsheet pour discuter de l’activation de l’automatisation des approbations dans Control Center.

Oui. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Dans Control Center, ouvrez le programme dans lequel vous souhaitez lier Resource Management.
2. Sélectionnez Manage Program (Gérer le programme).
3. Sélectionnez l’onglet Integrations (Intégrations).

Vous ne pouvez créer l’intégration que si vous êtes également un administrateur Resource Management.

4. Sélectionnez Update (Mettre à jour).
5. Sélectionnez Allow Control Center (Autoriser Control Center).

Si vous devez modifier un nom ou un e-mail, ou si le nom de l’organisation apparaît comme non défini, vous pouvez suivre les étapes suivantes.

1. Ouvrez un nouvel onglet du navigateur et connectez-vous à votre compte Resource Management.

Déconnectez-vous de tout autre compte Resource Management que vous pourriez avoir.

2. Sélectionnez Update (Mettre à jour).
3. Sélectionnez Allow Control Center (Autoriser Control Center).

Oui, mais vous ne pouvez lier qu’une feuille de modèle à Resource Management.

1. Dans Smartsheet, ouvrez la feuille de modèle à laquelle vous souhaitez lier vos plans de ressources.
2. Ouvrez le panneau Resource Management.

Puis associez la feuille de modèle. Vous n’avez pas besoin de lier tous vos projets, seulement la feuille. 

Vous devez configurer un plan d’action pour créer un plan de ressources et tous les éléments Smartsheet associés.

1. Dans Smartsheet Control Center, sélectionnez Manage Programs > Blueprints (Gérer les programmes > Plans d’action).
2. Sélectionnez + New Blueprint (+ Nouveau plan d’action) ou un plan d’action existant.
3. Faites défiler l’outil de création jusqu’à atteindre Blueprint Components (Composants de plan d’action).
4. Activez l’option Resource Management panel (panneau Resource Management), puis sélectionnez Next (Suivant).
5. Sur la page Resource Plan Settings (Paramètres du plan de ressources), sélectionnez les colonnes de la feuille de prise en charge à utiliser avec Resource Management.
   • Facultatif : pour modifier les correspondances des colonnes de prise en charge, sélectionnez Edit Settings (Modifier les paramètres), enregistrez vos modifications et cliquez sur Next (Suivant). Les modifications apportées à la correspondance affectent tous les plans d’action utilisant la feuille de prise en charge. 
6. Sur la page Connection Settings (Paramètres de connexion), sélectionnez la feuille qui apparaît dans le panneau Resource Management après avoir provisionné le projet. Généralement, il s’agit de votre plan de projet.

Remplissez l’outil de création de plan d’action comme d’habitude. 

1. Ouvrez Smartsheet Control Center et ouvrez le menu à trois lignes à gauche.
2. Sélectionnez le programme dont vous souhaitez afficher des informations.
3. Sélectionnez l’icône i à côté du nom du programme.
4. Dans le panneau Program information (Informations sur le programme), vous trouverez l’ID du programme.

Brandfolder Image

Si vous provisionnez un projet et que cette opération ne s’effectue pas correctement, le chef de projet et la personne qui a créé le projet peuvent le voir dans le filtre Creation Failed (Échec de la création). 

Vous devez provisionner à nouveau ou supprimer tous les projets dont le statut est Creation Failed (Échec de la création).

Sélectionnez l’option Edit (Modifier) (icône de crayon) > Provision (Provisionner) pour provisionner à nouveau un projet.

Le propriétaire du programme doit être un Membre payant. Par conséquent, vous devrez transférer le programme à un nouveau responsable principal avant de rétrograder l’utilisateur. 

Dans un avenir proche, les rapports de programme deviendront la principale option pour répondre à vos besoins en matière de rapports. Les champs d’application de rapport dynamiques seront automatiquement modifiés et deviendront des rapports de programme sans aucune incidence, ni sur vous ni sur votre travail.

Cette mise à jour ne modifie pas votre rapport, l'URL, les paramètres de partage, les filtres, les regroupements, la sélection de colonnes, les Dynamic Views, ou encore l'intégration dans les collections ou tableaux de bord. La principale modification concerne la configuration du champ d’application des rapports existants, qui ne portera plus sur des feuilles mais sur des programmes. 

En savoir plus sur le fonctionnement des rapports de programme.

Par conséquent, l’option permettant de créer un champ d’application de rapport dynamique sur la pageComposants d’un plan d’action du générateur de plan d’action n’est plus disponible et apparaît grisée si le plan d’action ne comprenait pas de champ d’application au départ.