Fourniture automatique d’utilisateurs (Entreprise uniquement)

La fonction Fourniture automatique d’utilisateurs automatise le processus d'ajout d'utilisateurs à un compte Entreprise dans Smartsheet. Plutôt que d'inviter manuellement des utilisateurs par le biais de l'écran Gestion des utilisateurs, activez cette fonction afin d'ajouter automatiquement à votre compte les utilisateurs qui se connectent à Smartsheet à l'aide d'une adresse e-mail appartenant à votre organisation. Vous pouvez choisir d'ajouter automatiquement au compte des utilisateurs sous licence ou sans licence selon le type d'accès que vous souhaitez leur octroyer.

ASTUCE : les utilisateurs ajoutés automatiquement au compte par le biais de la fonction Fourniture automatique d’utilisateurs peuvent toujours être gérés à partir de l'écran Gestion des utilisateurs.

Tous les administrateurs système d'un compte Entreprise peuvent activer la fonction Fourniture automatique d'utilisateurs au sein de Smartsheet.

REMARQUE : ce processus implique que vous ajoutiez un ou des enregistrements à votre système de nom de domaine (DNS). Par conséquent, vous pouvez être amené à solliciter l'aide d'une ressource technique interne.
  1. En tant qu'administrateur système de compte Entreprise, cliquez sur Compte, dans le coin supérieur gauche de Smartsheet, puis sélectionnez Contrôles de sécurité. Le formulaire Contrôles de sécurité s'affiche :

  2. Cliquez sur Modifier en regard de Fourniture automatique d'utilisateurs. Le formulaire Fourniture automatique d'utilisateurs apparaît :

  3. Cliquez sur Ajouter un domaine. Au départ, il s'agit de la seule option disponible sur cet écran étant donné qu'un domaine validé et activé est nécessaire pour activer la fonctionnalité.

  4. Dans le champ Ajouter un domaine, tapez un domaine d'adresses e-mail appartenant à votre organisation (par exemple, smartsheet.com).

  5. Cliquez sur le bouton Enregistrer bleu. Le formulaire devient Modifier le domaine et configure le champ Statut du domaine sur Non validé.

  6. À des fins de sécurité, vous devez confirmer que le domaine en question est sous votre contrôle. Smartsheet génère un enregistrement à ajouter au DNS de votre organisation. Pour y parvenir, vous pouvez être amené à collaborer avec votre groupe informatique.

  7. Une fois l'enregistrement ajouté, cliquez sur Valider. Smartsheet procède à une recherche de DNS afin de vérifier que l'enregistrement existe désormais dans votre domaine. La validation risque d'échouer en cas de retard dans la propagation des DNS. Dans ce cas, tentez à nouveau la validation de domaine ultérieurement.

  8. Si l'opération réussit, cela confirme que vous possédez le domaine et que vous avez autorité pour gérer les utilisateurs s'en servant dans leur adresse e-mail Smartsheet. Le statut passe de Non validé à Inactif.

    REMARQUE : l'enregistrement de DNS doit toujours être présent pour permettre la fourniture automatique.

  9. Cliquez sur le bouton Activer bleu pour confirmer la fourniture automatique du domaine.

  10. Fermez la fenêtre pour revenir au formulaire Fourniture automatique d'utilisateurs dans lequel vous allez à présent pouvoir activer cette option pour les nouveaux utilisateurs Smartsheet de votre domaine :
    • Les ajouter en tant qu'UTILISATEURS SOUS LICENCE : tout nouvel utilisateur se connectant à Smartsheet à l'aide d'une adresse e-mail comportant le domaine validé est automatiquement ajouté à votre compte Entreprise en tant qu'utilisateur sous licence. Cela n'a aucune incidence sur les éventuels utilisateurs existants.
    • Les ajouter en tant qu'UTILISATEURS SANS LICENCE : tout nouvel utilisateur se connectant à Smartsheet à l'aide d'une adresse e-mail comportant le domaine validé est automatiquement ajouté à votre compte Entreprise en tant qu'utilisateur sans licence. Cela n'a aucune incidence sur les éventuels utilisateurs existants.

  11. Après avoir sélectionné une option, cliquez sur Enregistrer. Un message de confirmation apparaît :

  12. Cliquez sur Continuer pour finaliser l'opération Fourniture automatique d'utilisateurs et être redirigé vers le formulaire Fourniture automatique d'utilisateurs.

  13. Cliquez à tout moment sur Ajouter un domaine pour valider et activer la fourniture automatique dans d'autres domaines appartenant à votre organisation. Il n’y a aucune limite au nombre de domaines que vous pouvez ajouter.

  14. Cliquez à tout moment sur Modifier dans un domaine pour ouvrir le formulaire Modifier le domaine. Vous pouvez ensuite consulter les informations concernant le domaine ou sélectionner Désactiver et Supprimer le domaine.

    REMARQUE : un domaine ne peut pas être désactivé ou supprimé si la fonction Fourniture automatique d'utilisateurs est activée et qu'aucun autre domaine n'a été activé. Configurez Fourniture automatique d'utilisateurs sur DÉSACTIVÉ ou activez d'autres domaines pour désactiver ou supprimer le domaine existant.
   
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