Copier un dossier ou un espace de travail

Vous pouvez créer une copie de n’importe quel dossier ou espace de travail auquel vous pouvez accéder. Lorsqu’un espace de travail ou un dossier est copié, il devient beaucoup plus simple, par exemple, de recréer un ensemble de feuilles qui sera utilisé pour un nouveau projet ou client.

Vous pouvez copier un dossier ou un espace de travail qui contient jusqu’à 100 éléments (feuilles, rapports, tableaux de bord, modèles et sous-dossiers inclus).

Types de comptes requis

Vous devez être un utilisateur sous licence pour posséder des feuilles. Par la suite, vous aurez besoin d’une licence pour créer une copie de tout dossier ou espace de travail contenant des feuilles. Vous devez souscrire à un forfait incluant les rapports pour pouvoir copier un dossier ou un espace de travail contenant des rapports. (Vous n’êtes pas sûr du type de compte dont vous disposez ? Consultez Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet.)


Créer une copie d’un dossier ou d’un espace de travail

Pour créer une copie d’un dossier ou d’un espace de travail :

  1. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur Parcourir et naviguez jusqu’à l’élément que vous souhaitez copier. 
  2. Dans le panneau de gauche, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom d’un espace de travail ou d’un dossier.
  3. Sélectionnez Enregistrer sous un nouveau nom.
  4. Saisissez le nom à attribuer au nouvel espace de travail ou dossier.

    REMARQUE : Si vous pouvez attribuer un nouveau nom à la copie de l’espace de travail ou du dossier, les éventuels rapports, feuilles et modèles qu’elle contient récupèrent en revanche automatiquement le nom exact qu’ils portaient dans leur version d’origine. Si vous le souhaitez, vous pouvez les renommer après avoir effectué la copie.
  5. Cliquez sur les flèches pour afficher les choix sous Conserver les notifications et le partage et Conserver les données et la mise en forme pour vérifier si vous souhaitez conserver les éléments qui y sont décrits.
  6. Déterminez si les rapports et les liens de cellule feront référence aux nouvelles feuilles ou aux feuilles d’origine.

    Si vous sélectionnez Nouvelles feuilles, le Générateur de rapports est mis à jour afin de collecter les informations des nouvelles feuilles dans le dossier copié et les liens de cellules sortants sont également redirigés vers les copies de la feuille.

    Lorsque vous sélectionnez Feuilles d’origine, si le dossier ou l’espace de travail que vous copiez contient un rapport faisant référence à des feuilles du même dossier, le rapport copié continue de faire référence à ces feuilles dans le dossier d’origine. De la même manière, si le dossier ou l’espace de travail contient une feuille avec des liens de cellules sortants vers une autre feuille du même dossier, la copie de cette feuille ne les inclut pas.
     
  7. Cliquez sur OK.

Le nouveau dossier ou le nouvel espace de travail apparaît dans le panneau de gauche sous Accueil.

REMARQUE : Lorsque vous copiez un dossier ou un espace de travail contenant un rapport, le critère Générateur de rapports dans la copie correspond exactement au critère du rapport d’origine, sauf si la section  répertorie les feuilles figurant en tant que rapport dans le même dossier ou espace de travail. Dans ce cas, Smartsheet met à jour automatiquement la section du Générateur de rapports copié pour collecter les résultats dans les nouvelles feuilles du dossier ou de l’espace de travail copié (plutôt que de continuer à collecter les résultats dans les feuilles du dossier ou de l’espace de travail d’origine).


Ce qui est conservé lorsque vous faites une copie

Les éléments d’origine suivants seront toujours enregistrés dans la nouvelle copie :

  • La structure des sous-dossiers
  • Les feuilles
  • Les colonnes 
  • Les règles de mise en forme conditionnelle
  • Les modèles
  • Les rapports

Vous pouvez choisir de conserver ou non ces éléments :

  • Le partage
  • Les options de flux de travail et d’alerte automatisés
  • Divers aspects de la mise en forme des feuilles et des données.

Vous ignorez quoi choisir sous Données et options de mise en forme ? Voici d’autres informations qui pourront vous aider.

Données et mise en forme de la feuille : comprend les informations saisies dans des cellules et la mise en forme qui leur est appliquée manuellement. Si cette option est désactivée, les feuilles copiées conservent les types et noms de colonne, mais toutes les lignes demeurent vides.

Commentaires : comprend tous les commentaires de lignes, de feuilles et d’espaces de travail (si un espace de travail est copié).

Pièces jointes : comprend toutes les pièces jointes de lignes, de feuilles et d’espaces de travail (si un espace de travail est copié).

Liens de cellules et références de feuilles croisées : conserve les liens de cellules. Si cette option est désactivée, les données des cellules sont conservées dans la copie de la feuille, mais ne sont plus liées.

Liens hypertexte de feuille : conserve les liens hypertexte vers d’autres feuilles. Si cette option est désactivée, les données des cellules sont conservées dans la copie de la feuille, mais ne sont plus liées par un lien hypertexte.

Filtres à feuilles partagées : conserve les filtres créés pour la feuille.

Formulaires : comprend tous les formulaires qui ont été ajoutés aux feuilles.

Personnalisation de l’espace de travail (copie d’un espace de travail uniquement) : l’espace de travail copié hérite des mêmes couleurs et du même logo que sa version d’origine. Si cette option n’est pas cochée, le nouvel espace de travail héritera des couleurs et du logo configurés sur votre compte Smartsheet.