Copier un dossier ou un espace de travail

Copier un espace de travail ou un dossier est beaucoup plus facile que de recréer un ensemble de feuilles pour un nouveau projet ou client, et cela permet également de gagner du temps.

Vous pouvez copier n’importe quel dossier ou espace de travail contenant jusqu’à 100 éléments.

Pour créer une copie d’un dossier ou d’un espace de travail

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Parcourir.
2. Accédez à l’élément que vous souhaitez copier. 
3. Dans le panneau de gauche, faites un clic droit sur le nom d’un espace de travail ou d’un dossier.
4. Sélectionnez Enregistrer sous un nouveau nom....

Brandfolder Image

La copie que vous venez de créer s’affiche toujours dans un nouvel espace de travail, que vous copiiez un espace de travail ou un dossier.

5. Saisissez le nom à attribuer au nouvel espace de travail ou dossier. 

Vous pouvez attribuer un nouveau nom à l’espace de travail ou à la copie du dossier, mais les noms des feuilles, rapports et modèles qu’ils contiennent resteront identiques à ceux des originaux. Vous pouvez les renommer après avoir fait vos copies.

5. Développez les sections suivantes et vérifiez si vous souhaitez conserver les éléments décrits dans chaque section : 
   • Partage
   • Options de flux de travail automatisés et d’alerte
   • Données et options de mise en forme  
6. Indiquez si vous souhaitez que les rapports, les tableaux de bord, les liens de feuilles et les liens de cellules fassent référence à l’une ou l’autre de ces options :
   • Feuilles nouvellement créées : cette option remappe les liens afin qu’ils renvoient vers les copies nouvellement créées lors de la copie d’éléments liés dans un même dossier ou espace de travail. Les liens vers des éléments situés en dehors du dossier ou de l’espace de travail copié restent liés à ces éléments externes, et vous devrez peut-être les supprimer manuellement.
   • Feuilles d’origine : les éléments nouvellement créés continuent d’être liés à la même feuille que l’élément d’origine.
7. Sélectionnez OK.

Retrouvez votre nouvel espace de travail en accédant à Accueil > Tous les espaces de travail.

Que se passe-t-il lorsque vous copiez un dossier ou un espace de travail ?

La nouvelle copie enregistre toujours les éléments suivants à partir de l’original :

• Structure des sous-dossiers
• Feuilles
• Colonnes 
• Règles de mise en forme conditionnelle
• Modèles
• Rapports

Supposons qu’il existe un flux de travail automatisé Déplacer ou copier une ligne sur une feuille en cours de copie dans le cadre de l’action Copier le dossier ou Copier l’espace de travail. Dans ce cas, l’action Déplacer ou copier une ligne  cible la feuille de destination d’origine du flux de travail, et non la nouvelle feuille de destination créée lors de la copie. Après avoir copié le dossier ou l’espace de travail, vous devez mettre à jour vos automatisations Déplacer et Copier la ligne afin qu’elles ciblent la nouvelle feuille.

Choisissez les données et la mise en forme à conserver dans la copie

Voici plus d’informations pour vous aider : 

• Données et mise en forme de la feuille : pour inclure les informations saisies dans les cellules et la mise en forme qui leur est appliquée manuellement. Sinon, les feuilles copiées conserveront les noms et les types de colonnes, mais toutes les lignes seront vides.
  • Commentaires : pour inclure tous les commentaires de lignes, de feuilles et d’espaces de travail (si vous copiez un espace de travail).
  • Pièces jointes : pour inclure toutes les pièces jointes de lignes, de feuilles et d’espaces de travail (si vous copiez un espace de travail).
  • Liens de cellules et références de feuilles croisées : pour conserver les liens de cellules. Si vous ne sélectionnez pas cette option, les données des cellules seront conservées dans la copie de la feuille, mais ne seront pas liées.
  • Liens hypertextes de la feuille : pour conserver les liens hypertextes vers d’autres feuilles. Si vous ne sélectionnez pas cette option, les données des cellules seront conservées dans la copie de la feuille, mais ne seront pas liées par un lien hypertexte.
• Filtres de la feuille partagée : pour conserver les filtres que vous avez créés pour la feuille.
• Formulaires : pour inclure tous les formulaires dans les feuilles.
• Personnalisation de l’espace de travail (copie d’un espace de travail uniquement) : l’espace de travail copié héritera des mêmes couleurs et du même logo que l’original. Si vous ne sélectionnez pas cette option, le nouvel espace de travail héritera des couleurs et du logo configurés dans votre compte Smartsheet.

Lorsque vous copiez un espace de travail ou un dossier contenant un rapport

La nouvelle copie du rapport copie les critères définis dans les onglets suivants du rapport d’origine :

• Feuilles sources
• Colonnes à afficher
• Critères de filtre
• Groupe
• Récapituler
• Trier